OA系統(tǒng)對(duì)于一個(gè)新手來(lái)說(shuō)，很多人都弄不清楚都應(yīng)該具備哪些基礎(chǔ)的功能模塊,，哪些模塊是在企業(yè)的辦公過(guò)程中使用的頻率最高,。

據(jù)軟件協(xié)會(huì)的公布2016年OA系統(tǒng)軟件使用報(bào)告統(tǒng)計(jì)，OA系統(tǒng)企業(yè)在使用的過(guò)程中使用最多的模塊有3個(gè)部分,，流程管理,、公文管理、信息發(fā)布3個(gè)功能模塊,，這其中人力資源,、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)部門(mén)的OA信息化內(nèi)容流轉(zhuǎn)程度最高,。

OA系統(tǒng)16項(xiàng)基礎(chǔ)功能模塊詳解

OA系統(tǒng)經(jīng)過(guò)20年的發(fā)展,，功能需求變化已經(jīng)日新月異，但是企業(yè)辦公的基礎(chǔ)需求基本一致,，OA系統(tǒng)基礎(chǔ)功能有16模塊,，這16個(gè)模塊基本可以滿(mǎn)足政府,、企事業(yè)單位的辦公需求。

1,、通知公告

企業(yè)使用較多的就是通知和公告,，這個(gè)基本上是企業(yè)全員使用的一個(gè)功能模塊，OA系統(tǒng)的通知公告包括起草,、審核,、發(fā)布，提醒,、瀏覽,、回復(fù)、檢索7個(gè)小功能應(yīng)用,，企業(yè)CIO在選型的時(shí)候,，不妨自己現(xiàn)在可以試用的OA系統(tǒng)站點(diǎn)進(jìn)行公告的建立和推送。

目前國(guó)內(nèi)提供免費(fèi)試用的OA系統(tǒng)有泛微OA,、致遠(yuǎn)OA,、華天動(dòng)力OA、藍(lán)凌OA,、金和OA,、通達(dá)OA，除華天動(dòng)力OA以外,，其他OA系統(tǒng)的免費(fèi)試用都需要用戶(hù)先進(jìn)行注冊(cè),，OA系統(tǒng)廠商通過(guò)這種方式得到用戶(hù)信息，與用戶(hù)聯(lián)系后發(fā)放免費(fèi)試用測(cè)試賬號(hào),。華天動(dòng)力OA官網(wǎng)則免注冊(cè)可以試用,。

2、文件公布

OA系統(tǒng)的文件公布功能是企業(yè)使用頻率較高的一項(xiàng)模塊,，同時(shí)也是全員使用的頻次較高的功能,，文件公布包括文件的起草、審核,、發(fā)布,，提醒、瀏覽,、回復(fù),、檢索7個(gè)功能小模塊，這個(gè)功能與通知公告功能相近,，但是文件公布通常會(huì)附傳文檔附件,，目前市面上主流的OA系統(tǒng)基本都支持WORD格式的在線(xiàn)閱覽。

3,、文件交換

OA辦公系統(tǒng)革新了企業(yè)傳統(tǒng)辦公的紙質(zhì)文件的交換形式,，以電子文檔的方式實(shí)現(xiàn)了部門(mén)與部門(mén),，部門(mén)與個(gè)人，個(gè)人與個(gè)人三者之間的資料發(fā)送,、接收,、提醒、資料的分類(lèi)入庫(kù),。滿(mǎn)足了企業(yè)文件交互的辦公需求,，同時(shí)也是無(wú)紙化辦公的重要進(jìn)步。

4,、信息發(fā)布

OA系統(tǒng)都會(huì)支持欄目自定義,、內(nèi)容和樣式自定義、流程與權(quán)限自定義,、信息展示位置自定義,，支持在線(xiàn)編輯和圖文混排，支持Word和Excel的直接粘貼拷貝,。

OA系統(tǒng)支持全平臺(tái)辦公

企業(yè)在使用信息發(fā)布功能時(shí),，自定義功能是OA系統(tǒng)發(fā)展隨著企業(yè)發(fā)展變化的重大變革，既符合企業(yè)發(fā)展所需,，同時(shí)也是OA系統(tǒng)進(jìn)化的重要步驟,。

5、資料中心

OA辦公系統(tǒng)的資料中心,，是企業(yè)資料分類(lèi)存儲(chǔ)的重要功能模塊，從管理員的角度,，資料中心是管理后臺(tái)的重要功能模塊,，資料分類(lèi)的創(chuàng)建，資料的添加,、修改,、刪除、共享,、檢索,，相關(guān)系統(tǒng)的資料入庫(kù)管理，支持word,、pdf,、excel、ppt,、html等類(lèi)型文檔的全文檢索,。

6、流程管理

OA系統(tǒng)真正能夠形成體系,，幫助企業(yè)形成競(jìng)爭(zhēng)力,，主要是“工作流”的應(yīng)用,，在2002年左右泛微提出了協(xié)同管理的概念，后來(lái)華天動(dòng)力提出“OA工作流引擎”這兩者本質(zhì)的核心就是工作流程的管理,。

OA辦公系統(tǒng)的流程管理的作用主要用于日常辦公審批流程的處理,，它可通過(guò)申請(qǐng)、上報(bào),、審批,、發(fā)放等流程動(dòng)作來(lái)設(shè)置工作流程并對(duì)其進(jìn)行查詢(xún)和監(jiān)管等。常見(jiàn)的流程包括發(fā)文,、發(fā)文,、業(yè)務(wù)審批，內(nèi)容起草和制發(fā),、文件傳閱,、批示處理、工作請(qǐng)示,、工作報(bào)告,、工作交辦，部門(mén)間的工作聯(lián)絡(luò),、出差申請(qǐng),、采購(gòu)申請(qǐng)、報(bào)銷(xiāo),、請(qǐng)假等,。主要功能包括：待辦流程、在辦流程,、已辦流程,、出差委托、流程跟蹤與監(jiān)控,。

工作流說(shuō)起來(lái)“復(fù)雜”,，實(shí)際應(yīng)用更為復(fù)雜，筆者測(cè)試過(guò)泛微OA,、致遠(yuǎn)OA,、藍(lán)凌OA、通達(dá)OA,、金和OA,、華天動(dòng)力OA，每家公司的工作流設(shè)置都非常有特色,，從技術(shù)手段上看,，華天動(dòng)力OA的工作流程可視化操作界面最為易用，無(wú)需編程就可以設(shè)置工作流程，對(duì)于使用者來(lái)說(shuō)親和度最高（寫(xiě)到這感覺(jué)自己被暴擊10000次,，一定會(huì)有人認(rèn)為我是華天槍手,。實(shí)際情況如我所說(shuō)，大家自己可以去測(cè)試,，另外：請(qǐng)華天負(fù)責(zé)廣告的人主動(dòng)聯(lián)系我,，請(qǐng)付廣告費(fèi)給我）。

7,、辦公用品管理

辦公用品管理部分,，一般是行政部門(mén)或者采購(gòu)部門(mén)使用較為頻繁的一個(gè)功能，行政部門(mén)負(fù)責(zé)計(jì)劃,，采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)按照計(jì)劃進(jìn)行辦理,，而財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)監(jiān)督，所以辦公用品管理的模塊功能又包含辦公用品入庫(kù),、出庫(kù),，辦公用品申購(gòu)、申領(lǐng),、審批,，辦公用品的修改、刪除,、查看詳細(xì),。這個(gè)模塊的使用以上3個(gè)部門(mén)的頻次最高，至于個(gè)人的辦公用品申請(qǐng)功能實(shí)際可能是每個(gè)月一兩次而已,。這是傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公用品申領(lǐng)搬移到OA系統(tǒng),，申領(lǐng)查詢(xún)更為便捷。

8,、客戶(hù)關(guān)系管理

這個(gè)功能模塊,，多是業(yè)務(wù)部門(mén)在使用，早期OA系統(tǒng)出現(xiàn)時(shí),，王志東的點(diǎn)擊科技的OA系統(tǒng)就包含了客戶(hù)關(guān)系管理部分,，所以客戶(hù)關(guān)系管理成為OA系統(tǒng)的一個(gè)傳統(tǒng)模塊保留了下來(lái),。

客戶(hù)關(guān)系管理系統(tǒng)是企業(yè)與客戶(hù)交往過(guò)程中所形成的客戶(hù)信息資料企業(yè)自行定制的客戶(hù)信用分析報(bào)告,。建立合格的客戶(hù)檔案是企業(yè)信息管理的起點(diǎn)，是企業(yè)日?；A(chǔ)性工作,。

客戶(hù)關(guān)系管理系統(tǒng)包括建立、閱覽,、提醒,、檢索等功能，現(xiàn)在釘釘?shù)匿N(xiāo)幫幫CRM的功能基本上就是客戶(hù)關(guān)系管理系統(tǒng)。

9,、人力資源管理

OA系統(tǒng)的人力資源管理是專(zhuān)業(yè)HR版本的簡(jiǎn)化版本,，一般只滿(mǎn)足企業(yè)人力資源部門(mén)的基本人力資源管理所需，如果是專(zhuān)業(yè)級(jí)別的人力資源公司使用,，那就要購(gòu)買(mǎi)專(zhuān)業(yè)的HR軟件,。人力資源管理包括人才信息庫(kù)管理、招聘管理,、公司或部門(mén)用人申請(qǐng),、公司用人匯總、人事檔案管理,。

很多公司在選型OA系統(tǒng),，CIO主管都會(huì)咨詢(xún)?nèi)肆Y源部門(mén)的需求，而人力資源部門(mén)在提供需求的時(shí)候,，大多都是參考專(zhuān)業(yè)HR軟件的功能進(jìn)行功能定義,，這個(gè)是不現(xiàn)實(shí)的，目前國(guó)內(nèi)的OA系統(tǒng)軟件都達(dá)不到專(zhuān)業(yè)級(jí)HR軟件的作用,，一般只能滿(mǎn)足人力資源基本功能所需,。提醒CIO在選型OA系統(tǒng)時(shí)，千萬(wàn)不要掉進(jìn)“人力資源管理”陷阱,。

OA系統(tǒng)基礎(chǔ)功能：人力資源管理

10,、個(gè)人辦公

OA系統(tǒng)的個(gè)人辦公部分，實(shí)際上是個(gè)人自我計(jì)劃管理部分,，是滿(mǎn)足自我學(xué)習(xí)和自我監(jiān)督的重要功能模塊,，個(gè)人辦公包括計(jì)劃任務(wù)管理（任務(wù)的創(chuàng)建、跟蹤,、任務(wù)反饋與提醒）,；個(gè)人日程安排與提醒，通訊錄管理,、短消息發(fā)送,、接收、回復(fù)與提醒等,。

個(gè)人辦公功能目前在移動(dòng)辦公端使用頻率較高,，企業(yè)員工可以通過(guò)個(gè)人辦公進(jìn)行自我時(shí)間管理，對(duì)個(gè)人計(jì)劃進(jìn)行閱覽,、修正,。是企業(yè)員工使用較多的功能。

11,、電子郵件功能模塊

企業(yè)郵箱功能,，是企業(yè)內(nèi)部與內(nèi)部,、內(nèi)部與外部之間聯(lián)系的一個(gè)橋梁，通過(guò)公司自己的OA系統(tǒng)電子郵件功能,，可以統(tǒng)一對(duì)員工的業(yè)務(wù)郵件進(jìn)行統(tǒng)一管理,，既統(tǒng)一提升企業(yè)形象，又有助于業(yè)務(wù)信息的管理,，防止重要客戶(hù)信息丟失,，電子郵件功能模塊包括新建郵件、收件箱,、草稿箱,、發(fā)送箱、已刪除郵件,。

企業(yè)電子郵件功能可以統(tǒng)一網(wǎng)址后綴,，讓員工有歸屬感，同時(shí)也可以提升企業(yè)在客戶(hù)眼中的價(jià)值地位,。

12,、網(wǎng)上論壇

網(wǎng)上論壇部分，實(shí)際上公司內(nèi)部知識(shí)分享,，內(nèi)部社交的重要板塊,，人力資源部門(mén)會(huì)比較重視網(wǎng)上論壇功能需求，企業(yè)可以可以自行設(shè)置分論壇和議題,，為員工提供了一個(gè)信息交流,、溝通和問(wèn)題討論的空間，實(shí)現(xiàn)開(kāi)放,、平等,、自由的談?wù)摵桶l(fā)言，企業(yè)管理部門(mén)也可以進(jìn)行咨詢(xún),、解答和收集意見(jiàn),。

網(wǎng)上論壇部分一般也是OA系統(tǒng)生成個(gè)人門(mén)戶(hù)的重要內(nèi)容板塊之一。

13,、事務(wù)管理

OA系統(tǒng)基礎(chǔ)功能還包含事務(wù)管理模塊,，這個(gè)模塊包括留言回復(fù)、車(chē)輛管理,、會(huì)議室管理,。留言版在系統(tǒng)里面提供了一個(gè)實(shí)名和匿名方式的留言管理功能。出車(chē)管理,、加油管理,、維修管理,、駕駛員管理,。會(huì)議室的使用申請(qǐng)、查詢(xún)、管理等,。

14,、考試管理

考試管理是企業(yè)知識(shí)管理和知識(shí)學(xué)習(xí)的重要板塊內(nèi)容，早期的OA系統(tǒng)在定義的時(shí)候,，都會(huì)強(qiáng)調(diào)知識(shí)管理的功能,，實(shí)際上就是考試管理部分，考試管理一般包含自定義的考試系統(tǒng),，包括考試題目管理,、試卷管理、閱卷管理,、試卷的評(píng)分,。

OA系統(tǒng)實(shí)際上是國(guó)內(nèi)政府辦公的一個(gè)產(chǎn)物，考試管理在政務(wù)版尤為重要,，政務(wù)工作人員可以通過(guò)這個(gè)模塊進(jìn)行政務(wù)常識(shí),、廉政知識(shí)、法律知識(shí)等知識(shí)的學(xué)習(xí),。

15,、系統(tǒng)管理

系統(tǒng)管理功能使用最多就是OA系統(tǒng)的管理員，包括用戶(hù),、組織,、欄目、權(quán)限的管理,、表單定義,、工作流定義、論壇管理,、配置管理,。其中權(quán)限配置管理功能是按照企業(yè)員工職能、職務(wù)進(jìn)行權(quán)限分配的重要功能,。

16,、OA辦公精靈

這是一個(gè)類(lèi)似QQ的客戶(hù)端軟件，和OA辦公系統(tǒng)集成于一體,，實(shí)現(xiàn)信息的提醒,、在線(xiàn)用戶(hù)的顯示、簡(jiǎn)易實(shí)時(shí)聊天功能,，短消息顯示及回復(fù)等功能,。

每個(gè)OA廠商叫法不同，泛微、致遠(yuǎn)、華天動(dòng)力,、藍(lán)凌,、金和,、通達(dá)等都具有這個(gè)功能模塊,，這個(gè)功能應(yīng)用于PC電腦端,，用戶(hù)不需要啟動(dòng)OA界面就可以使用,。

OA系統(tǒng)還包含很多其他的功能,，但是這16個(gè)功能模塊基本都可以滿(mǎn)足企業(yè)日常辦公所需,，諸如個(gè)人門(mén)戶(hù)、微信整合,、釘釘整合,、APP功能等都是根據(jù)企業(yè)所需進(jìn)行增加或者刪減。萬(wàn)變不離其中,，有了這16個(gè)功能模塊作為基礎(chǔ),，企業(yè)就可以根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)的情況進(jìn)行針對(duì)性的設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)。