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配圖攝于大阪USJ哈利波特區(qū)域  我的知識管理方法論歡迎關(guān)注微信公眾號@Trialday 近年來在法律圈中，知識管理儼然成為一個熱門詞匯,，其中不乏諸多高手通過文章和問答的形式,，介紹了在各自領(lǐng)域內(nèi)關(guān)于法律知識如何管理的經(jīng)驗。不過,，從我接觸到的律所或者律師個人,，真正能將知識管理貫徹執(zhí)行并堅持的，堪稱鳳毛麟角,。 人人皆念KM好,，我相信你也有過,，讀完這些文章或方法后仿佛茅塞頓開，打開電腦開始整理文件,，但三分鐘熱度一過或者某些原因中斷,，最后徹底棄坑的經(jīng)歷。知識管理這個長盛不衰的話題,，卻不斷地在向我們證明“知易行難”,。究竟知識管理出了什么問題？為什么一件大家都覺得正確的事情,，卻難以有人堅持下來,？我認為有四個原因： 1.知識“管理”可不是簡單的知識“整理” 絕大多數(shù)的知識管理的文章，其實灌輸?shù)氖且环N知識整理的方法：包括如何設置一層一層的文件夾,、如何給文件進行長長的命名,。其實大部分律師電腦里都有層層疊疊的文件夾，放著各種法條,、案例,、文章。當然,，在整理資料的過程中,，我們確實也在消化吸收其中的精華，但似乎并沒有節(jié)約下什么學習成本,。等到再次需要調(diào)用知識時,，卻往往不會從過往的資料中找,，而是習慣性地從0開始重新搜索或收集,。這樣的知識管理，縱然建立起強大而復雜的體系,，卻仿佛把寶藏藏于墓穴之中,。 舉個最簡單的例子，前些年盛行一時的“裁判觀點集成法”,，從出版社到不少律所,，從數(shù)十萬字的紙質(zhì)出版物到微信上成百上千的文章，似乎已經(jīng)將法律知識管理的很好了,。但平心而論,，當你真實面對一個法律問題的時候，習慣性的是會在自己電腦里找資料,、翻閱那些束之高閣的書籍,、打開微信搜索找文章，還是更直接的打開一個案例法規(guī)數(shù)據(jù)庫,，輸入關(guān)鍵詞檢索,？ 總結(jié)一下第一點,，整理好的知識，整齊,、漂亮但似乎用處寥寥,。 2.知識“管理”可不只是“管理員”的工作 這時候我發(fā)現(xiàn)一個有些嚴重的問題，在傳統(tǒng)的知識管理框架中,，討論的大多數(shù)是采集,、整理、存放這些問題,，關(guān)注點在于,，一個好的知識管理員該如何工作。一個知識管理體系,，好比是一個內(nèi)容龐雜的圖書館,，而傳統(tǒng)知識整理的工作，是怎么把一本新書編碼,、歸類,、最終放到合適的書架上去，圖書館-閱覽區(qū)-書架-層-書,，就像我們知識管理中建立起的一層層的文件夾,。 現(xiàn)在問題來了，我第一次來到這個圖書館,，沒有地圖沒有分區(qū)指引,，如何找到我想要的書？自然是要去詢問管理員,，記下剛才一連串位置信息,，甚至需要他親自帶我到那個書架前才能找到。你在一家新開的商場中找到某個品牌柜臺時,，一定也會有類似的體驗,。當體系是由某些管理員建立的時候，其他知識的使用者,，需要耗費一定的成本去學習這個體系,，有時候這個成本比找到那個知識還要高。 好,，第二點,，知識管理難以依賴部分管理員建立的體系，而必須調(diào)動全體成員,。 3.知識“管理”是為了知識“使用” 你可能會說,，“我不需要管理員，我自己就管理自己的知識就可以了”,。其實這句話恰恰道出了重點,，因為你是知識的使用者,，所以更會按照使用者的邏輯方法去管理知識。 什么是使用者的管理邏輯呢,？簡單的說就是,，不管什么組織方式，只要我用的時候能找到就行,。見過我辦公桌的人都會感慨,，怎么能這么亂，你需要找東西的時候能找到嗎,？這就是管理者的邏輯,，希望整齊、清晰,、明了,。但我作為使用者，對每樣東西的具體位置可能難以精準描述,，但我會記得因為筆筒和筆不太常用,，放在左邊靠顯示器后面；右手使用鼠標,，不想經(jīng)常碰翻杯子,，所以咖啡杯放在鍵盤左側(cè)；桌面空間有限,，所以所有紙質(zhì)資料都在升降桌下方……你看,，我按照自己的使用習慣擺放物品，是不是也挺有道理的,，但確實沒什么規(guī)矩,。 當我們給人指路時候，會找地標性建筑物,，而不是經(jīng)緯度,；當我們介紹別人時,，會說他獨一無二的經(jīng)歷,，而不是戶口信息；當我們檢索資料時,，會用關(guān)鍵詞,，而不是案號或者文號。我問過很多檢索達人,，你們在挑選檢索關(guān)鍵詞的時候，有沒有什么方法?。克麄兇蟛糠侄紩πφf,，唯手熟爾,，多檢索就自然知道那么幾個詞是管用的,，就知道某個案例就躺在那兒。 第三點,，使用知識的邏輯不是條理,，而是這項知識的特征。 4.知識管理是將“隱形”知識顯性化 何帆法官的《簡談法院綜合部門的知識管理》一文中,，特別提及了隱形知識和顯性知識的區(qū)別,，對我啟發(fā)很大,。傳統(tǒng)的整理式知識管理,，還是停留在本身顯性知識的排列組合上；而想要從隱形知識中真正挖掘出“干貨”來,，光靠事后的收集整理是收效甚微的。就必須要“打通”阻隔在知識產(chǎn)生和知識使用的中間環(huán)節(jié),。最簡單的“打通”方法,，就是跳過這個所謂的知識管理階段，生產(chǎn)隱形知識時,，直接完成顯性化。 我們團隊有一個“復盤文化”,，就是在任何一個項目,、活動或者事項結(jié)束后,，立刻總結(jié)經(jīng)驗,。這個總結(jié)可不是有個“復盤管理員”全稱監(jiān)控大家,，到最后拉出一個長長的“待改進問題清單”；而是參與項目的每個人,，自己總結(jié)自己工作的得失,，同時也給與之配合的其他小伙伴提提建議。大家既是本次活動的參與者（相當于知識的生產(chǎn)者）,，又是下次活動的參與者（相當于知識的使用者）,，而將所有的感受、別扭,、建議說出來的過程,，也就是把隱形的內(nèi)容顯性化了，下次自然能反諸己身,，也沒必要找個監(jiān)工來,。 最后一點，最好的知識管理,，是壓根沒有管理這個環(huán)節(jié)。 總結(jié)一下上面四點：因為知識管理的目的，不是為了簡單整理，而是為了將隱性知識顯性化以供使用，所以知識管理的最佳方法,，是在知識產(chǎn)生的環(huán)節(jié),，由知識生產(chǎn)者將知識特征固定下來,，以供使用中調(diào)取,。 似乎有點復雜了,，簡化一下,，三個字： “打標簽” 1.標簽是對知識多個維度特征的顯現(xiàn) 經(jīng)常有律師跟我說,，在查找資料時看到我的某個最高法院（勝訴,，笑）公報案例。我會問他,，這個案例對你有什么啟發(fā)嗎,？有人從中看到了“預約合同”的界定方法，有人發(fā)現(xiàn)了“再審新證據(jù)”的規(guī)則,，也有人體會到“IRAC”寫作法的邏輯嚴謹,，還有人洞察出“訴訟逆轉(zhuǎn)”的技巧。面對同一個案例,，我們給他打上了不同的“預約合同”,、“再審新證據(jù)”、“IRAC”,、“訴訟逆轉(zhuǎn)”的標簽,，也就是這條知識的多個維度特征。 2.標簽是成本最低的知識管理方法 打標簽難不難,？難,，也不難。如果靠事后回憶或者另尋他人,，無疑是事倍功半,，而在采集知識的同時，趁熱打鐵的打上標簽,，似乎就容易多了,。當你閱讀一篇文章或案例時，腦中一定會閃過一些問題或詞語,，其實就是這條知識的標簽,，及時的記錄不是什么難事,。我無數(shù)次地吐槽過微信里的收藏功能，稱之為“黑洞”,，因為簡單的收藏動作只是儲存了信息，沒有任何附加標志,，大大增加再次調(diào)用的難度,。 在本地化工作時代,，我曾經(jīng)寫過一篇法律文件命名指引，其實就是一種標簽化的思路,，將一個文件的核心要素,，通過一定順序的標簽組合成文件名,，方便整理和調(diào)用,。而互聯(lián)網(wǎng)時代,，能夠給知識附加標簽的工具比比皆是,，更進一步提高了標簽的易用性,。 3.標簽是效率最高的知識調(diào)用方法 下一次，是你想找一個訴訟逆轉(zhuǎn)的經(jīng)典案例,，可這篇文書通篇都沒有“訴訟逆轉(zhuǎn)”這四個字！也許通過高超的檢索技巧,，能夠發(fā)現(xiàn)這是一個再審翻盤的案件,，可我只要在知識庫中，選出“訴訟逆轉(zhuǎn)”,，就將每一個標注過這個特征案例一網(wǎng)打盡,。標簽絕不是僅從文中摘抄的詞匯，更是知識采集者一瞬間的靈感和感悟,，已經(jīng)實現(xiàn)了部分隱性知識的顯性化,。 所有的檢索技巧，最終都是關(guān)鍵詞采選和組合的技巧,，而通過不同標簽的組合,，實際是將關(guān)鍵詞從“填空題”變成了“選擇題”。更可以提高知識調(diào)用效率,。面對自己的知識庫,，優(yōu)先通過標簽關(guān)鍵詞的篩選功能，找到各標簽的交集,，準確定位知識內(nèi)容,。 4.標簽是唯一能實現(xiàn)團隊化知識管理的方法 管理一套知識庫，維護成本太高,，也許需要一個團隊的專職人員,。但維護一套標簽庫，其實更可行。因為我們在過往的法律學習和日常工作磨合中,，基本實現(xiàn)了對法律專業(yè)詞匯的統(tǒng)一,。盡管仍可能存在部分同義詞構(gòu)成的詞簇混用（常見的如“最高人民法院”、“最高法院”,、“最高法”或者“民刑交叉”,、“刑民交叉”等），但統(tǒng)一關(guān)鍵詞的難度,，相比統(tǒng)一一套知識體系,，還是要容易得多。 我過去一直認為,，做知識管理是個痛苦的過程,，因為管理的過程沒有成果產(chǎn)出，也沒有即時反饋,。實際上,，標簽本身就是一種反饋，蘊含著我對于每一條內(nèi)容的思考和理解,。我們在Alpha系統(tǒng)里開發(fā)了一個知識管理的功能,，由一個Chrome瀏覽器插件和系統(tǒng)中的收藏夾組成,。無論是將一個網(wǎng)頁全文進行收藏,，還是就其中一段話的收錄和感想，我都可以附上靈光一現(xiàn)的標簽,。而在添加時還能夠查看系統(tǒng)中已有的標簽,，也可以幫助我和團隊統(tǒng)一標簽體系。 團隊共用一套標簽體系,，逐步就會形成自己的知識圖譜,。借助機器學習的方法，將知識庫,、標簽體系和知識圖譜逐步導入,，將可以實現(xiàn)新知識點的自動生成標簽方法。 最后總結(jié)一下,，知識管理不應該是一項負擔或者一種工作,，而應該是貫穿在法律人工作的全流程。法律人每時每刻在做的知識輸入和輸出,，可以通過標簽化的管理方式,，最終實現(xiàn)知識采集、知識管理和知識沉淀的一步到位,。 以上,。 祝各位晚安，好夢！ |
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