什么是長文檔,？

　　長文檔通常是指一篇頁數(shù)在10頁以上的文檔,，當(dāng)然這個(gè)“長”也沒有準(zhǔn)確的定義。也有人把長文檔稱為“大文檔”,，意思是一樣的,。如果嚴(yán)格區(qū)分的話，以“長文檔”來表示則相對比較準(zhǔn)確（因?yàn)椤伴L”表示內(nèi)容多,、篇幅長,，如50頁的文檔；而“大”表示文件大小,，如50M的文檔,，可能只有兩三頁，只不過有幾個(gè)超大的圖而已）,。

　　因此,，長文檔通常提指那些文字內(nèi)容較多，篇幅相對較長,，文檔層次結(jié)構(gòu)相對復(fù)雜的文檔,。

　　例如一本科技圖書，一篇正規(guī)的商業(yè)報(bào)告,，一份軟件使用說明書等等都是典型的長文檔,。

　　通常一篇正規(guī)的長文檔是由封面、目錄,、正文,、附錄組成的（至少要有目錄與正文）。如果要撰寫一本書,，則還會包括扉頁,、序言、參考文獻(xiàn)等等部分,。

　　誰應(yīng)該學(xué),，為什么要學(xué)？

　　經(jīng)常對長文檔進(jìn)行編輯或排版的人應(yīng)該學(xué)習(xí)長文檔的操作技巧。其中主要包括：

　　經(jīng)常自己用WPS寫書或?qū)懮虡I(yè)報(bào)告人（自己一邊寫,、一邊完成排版）,；

　　經(jīng)常用WPS排版長文檔的人（將已寫好后的文檔進(jìn)行合理的排版）。

　　學(xué)習(xí)長文檔排版的理由：

　　1.學(xué)會長文檔編輯會使自己的寫作重點(diǎn)放在寫作的內(nèi)容上,，形式上交給WPS文字來處理,。

　　2.學(xué)會長文檔編輯會使自己從簡單、重復(fù)的勞動中解脫出來,。

　　如果您經(jīng)常發(fā)現(xiàn)文檔的編號不能“隨心而動”時(shí),；如果你在文檔中改了一處后，其它地方也需要手工再修改時(shí),；如果你每次寫一篇長文檔都感到非常痛苦時(shí),；如果你想從原始勞動力中解脫時(shí)……

　　這就是學(xué)習(xí)長文檔操作技巧的最佳時(shí)機(jī)了。

　　寫作前的準(zhǔn)備

　　我們知道做任何重要的事前都要做好準(zhǔn)備,，寫長文檔也是一樣,，在寫長文檔前一定要對長文檔的寫作過程及最后的效果有大致的了解,。

　　寫作長文檔的大體操作步驟如下：

　　1.確定模板,，定義頁面大小，定義相關(guān)的樣式等,；

　　2.一邊寫大綱一邊應(yīng)用樣式,，再充分利用WPS提供的豐富功能來方便和美化我們的文檔等；

　　3.自動生成目錄等,；

　　下面以《WPS Office 2005新增功能介紹》（以下簡稱《介紹》）的寫作為例詳細(xì)說明一下長文檔的寫作過程及各步驟的知識點(diǎn),，大體的效果如圖1。

　　圖1

　　選擇合適的模板　　

　　在WPS文字中,，提供了大量的文檔模板供用戶使用,。我們在寫作開始之前，通常會看看系統(tǒng)中是否有合適的“模板”可以套用,，如果有相同或類似的模板,，就可以直接調(diào)用或稍加修改即可使用。

　　操作方法：

　　選擇“文件｜本機(jī)上的模板”菜單項(xiàng),，打開“模板”對話框,，查看相應(yīng)的選項(xiàng)卡下的模板是否有所需要的模板。如果有,，雙擊打開它,，WPS就自動新建一個(gè)基于此模板的文檔（如圖2）。

　　圖2

　　　　進(jìn)行頁面設(shè)置

　　在確定模板之后,，就需要設(shè)置正確的頁面,，防止做好后不必要的返工。

　　通常在寫一篇長文檔前應(yīng)該確定這個(gè)文檔做好后需要如何輸出——是打印成紙質(zhì)品，還是輸出為電子文檔（通常為PDF格式）,。紙張大小是設(shè)為A4,，還是B5，或是別的自定義大小,。

　　這些設(shè)置都應(yīng)該在準(zhǔn)備寫文檔前就確定下來的,，雖然說這個(gè)不是必須的，但建議讀者這樣做,，尤其對于有很多圖片的文檔,。如果在由很多圖片組成的一篇很美觀的文檔中，改變一下頁面設(shè)置后常變得“不堪入目”,。所以,，最好在寫作前設(shè)置好紙張的大小（如圖3）,。

　　方法：選擇“文件｜頁面設(shè)置”,，打開“頁面設(shè)置”對話框，進(jìn)行適當(dāng)?shù)脑O(shè)置,。本例《介紹》中的紙張大小使用了默認(rèn)大?。篈4紙張。

　　圖3

　　了解樣式和格式

　　通常情況下,，很多讀者不習(xí)慣使用樣式來進(jìn)行編輯,，但如果需要多次對部分段落或者文字設(shè)置相同的格式時(shí)，大家都喜歡使用格式刷工具,，但是如果在幾十頁甚至上百頁的長文檔中進(jìn)行這樣的操作,，工作量可想而知。這時(shí)候,，如果使用樣式進(jìn)行編輯就可以減少過多重復(fù)的人為勞動,，從而提高編輯長文檔的工作效率。

　　因此,，在進(jìn)行頁面設(shè)置以后,，讀者最好先定義好長文檔中要使用的樣式。其中使用修改現(xiàn)有的樣式或添加新樣式都是一個(gè)不錯(cuò)的選擇,。那么到底什么是樣式呢,？樣式是字體、字號和縮進(jìn)等格式設(shè)置特性的組合并作為集合加以命名和存儲,。應(yīng)用樣式時(shí),，將同時(shí)應(yīng)用該樣式中所有的格式設(shè)置。

　　在WPS文字中,，樣式分為“段落樣式”和“字符樣式”,。

　　段落樣式是存儲整個(gè)段落定義的樣式，包含字體、段落,、制表位,、邊框、編號等的樣式,。單擊“樣式和格式”任務(wù)窗格中的“新樣式”按鈕,，打開“新建樣式”對話框（如圖4）。

　　圖４

　　　　字符樣式是僅僅存儲字符的樣式,，包含字體,、邊框的樣式，打開方法同上,，把“樣式類型”框的“段落”改為“字符”即可（如圖5）,。

　　圖5

　　注意：在WPS的日常使用中比較常用的是段落樣式，尤其是對于長文檔編輯,，字符樣式只有在對個(gè)別字符需要強(qiáng)調(diào),、突出時(shí)才使用，本技巧以段落樣式為主進(jìn)行介紹,。