有人說,，世界上最悲傷的事，莫過于PPT做完了沒點(diǎn)保存,。P君覺得不盡然,，世界上最悲傷的事，莫過于你覺得自己做了一個(gè)完美的PPT然而到了客戶面前打開一看,，文字變形錯(cuò)位,，圖表視頻消失。,。,。那時(shí)你想改都來不及改T T

今天就要教大家一下如何防止這種悲傷的事情發(fā)生。

在其他電腦上打開做好的PPT,，精心挑選的字體全部變成了宋體,。這個(gè)問題產(chǎn)生的原因，是因?yàn)橹谱鱌PT的電腦里有的字體,，別的電腦里不一定有,，遇到?jīng)]有的字體，電腦就自動(dòng)的顯示為默認(rèn)的宋體了,。

那么,，這個(gè)問題要怎么解決呢？我們有四種常見的方法,。

方法一：嵌入字體

Step01 單擊【文件】進(jìn)入后臺(tái)視圖,，單擊【選項(xiàng)】,。

Step02 在彈出的【PowerPoint選項(xiàng)】對(duì)話框中，在左側(cè)選擇【保存】,，將滾動(dòng)條拉到最下面,，勾選【將字體嵌入文件】。

• 選擇【僅嵌入演示文稿中使用的字符（適于減小文件大?。?，則如果你想在其他電腦上修改文字，則只能使用這個(gè)演示文稿中已經(jīng)出現(xiàn)過的字,；若使用沒有出現(xiàn)過的字,，則沒有出現(xiàn)過的字仍然會(huì)變成宋體,。

• 選擇【嵌入所有字符(適用于其他人編輯)】,，則文字可以盡情地編輯，但文件會(huì)較大,，每次保存時(shí)間會(huì)增長(zhǎng),。

使用嵌入字體方法，只需要點(diǎn)一點(diǎn)鼠標(biāo),，非常方便,，但這樣保存的PPT文件會(huì)很大，并且每次保存的速度也會(huì)變慢,。更為討厭的是,，如果你使用的字體是未經(jīng)授權(quán)的字體，那么對(duì)版權(quán)意識(shí)非?？粗氐腜owerPoint就不會(huì)自動(dòng)嵌入這個(gè)字體,，所以有失敗的可能性。

方法二：轉(zhuǎn)化為圖片

Step01 選中文字的文本框,，在鼠標(biāo)右鍵菜單中選擇【復(fù)制】或【剪切】,。

Step02 再次單擊鼠標(biāo)右鍵，在菜單中的【粘貼選項(xiàng)】下,，選擇【圖片】,。

這樣，文字就被轉(zhuǎn)化為了圖片,，可以在任何電腦上都完美顯示,。缺點(diǎn)是文字不能再被修改了。

方法三：轉(zhuǎn)化為形狀

Step01 單擊【插入】選項(xiàng)卡【形狀】,，隨意選擇一個(gè)形狀,，比如【矩形】，繪制【矩形】覆蓋文本框,。

Step02 按住【Ctrl】鍵,，依次單擊文本框,、矩形，單擊【格式】選項(xiàng)卡【合并形狀】-【相交】,。

這樣,，文字就被轉(zhuǎn)化為形狀了。和圖片一樣,，優(yōu)點(diǎn)是在任何電腦上都可以完美顯示,，缺點(diǎn)是不能再修改文字。

不過把文字轉(zhuǎn)化為形狀之后,，選擇該形狀并用鼠標(biāo)右鍵選擇【編輯頂點(diǎn)】,，可以調(diào)整出很多非常有趣的變形字效果。如圖就是將“演講比賽”四個(gè)字分別轉(zhuǎn)化為形狀,、編輯頂點(diǎn)后,，調(diào)整出來的。

方法四：字體打包

將PPT文件中用到的所有特殊字體都找出來,，和PPT放在同一個(gè)文件夾里,。將整個(gè)文件夾一起復(fù)制到其他電腦里，先安裝所有的字體文件,，再啟動(dòng)PPT,。

這種方法非常簡(jiǎn)單粗暴，但卻萬無一失,。其缺點(diǎn)是要找出所有的特殊字體,，將它們放到和PPT文件相同的文件夾里，再將這些字體和PPT文件一起復(fù)制到其他電腦里,，要在其他電腦里安裝這些字體文件,，然后再打開PPT……整個(gè)過程工作量很大。

這四種方法的優(yōu)劣勢(shì)比較如下表格所示,，大家可以根據(jù)自己的實(shí)際情況進(jìn)行選擇,。

PPT中圖表失蹤的問題并不經(jīng)常發(fā)生，但一發(fā)生就是傷筋動(dòng)骨的大事,。畢竟文字變形錯(cuò)位也就是丑了點(diǎn),，圖表失蹤卻是怎么也含糊不過去的。

答得喵曾經(jīng)親歷一個(gè)產(chǎn)品經(jīng)理在匯集公司絕大多數(shù)高層領(lǐng)導(dǎo)的經(jīng)營會(huì)議上講述自己產(chǎn)品的次年度的計(jì)劃,，他激情澎湃地介紹：“XXX產(chǎn)品在去年超越競(jìng)品成為市場(chǎng)占有率第一的產(chǎn)品,，我們看圖表……”只見他大手一揮，身后的大屏幕上卻是白晃晃的一片,，半張圖表也沒有,。之后，他憑借自己的記憶,，描述了圖表的情況,，總算沒有讓場(chǎng)面太難看,，可是本來十拿九穩(wěn)的市場(chǎng)預(yù)算被延后再議了。

所以,，圖表失蹤的問題,，雖不常發(fā)生，我們卻不得不防,。那么,，我們要怎么預(yù)防呢？

Step01 選擇圖表,，單擊鼠標(biāo)右鍵,，選擇【復(fù)制】。

Step02 再次單擊鼠標(biāo)右鍵,，在彈出的菜單中選擇【粘貼選項(xiàng)】中的【圖片】,。

這樣，圖表被轉(zhuǎn)化為圖片就可以在任何電腦上顯示了,。

對(duì)于原始圖表,，可以直接刪掉它，如果后續(xù)還有更改數(shù)據(jù)的需要,，則可以隱藏它。需要修改時(shí),，再顯示出來,。

隱藏圖表的方法：

Step01 單擊【開始】選項(xiàng)卡【排列】中的【選擇窗格】，調(diào)出選擇窗格,。

Step02 在選擇窗格中找到源圖表,，單擊右側(cè)“小眼睛”標(biāo)志標(biāo)注，這樣圖表就隱藏起來了,。

在需要修改圖表時(shí),，再次單擊“小眼睛”標(biāo)志，將圖表顯示出來并進(jìn)行修改即可,。

——小貼士——

PPT中圖表失蹤的問題,，大抵是由于Office升級(jí)了很多年，還有很多電腦在堅(jiān)持使用07版甚至03版本導(dǎo)致的,。因?yàn)樾掳姹镜腛ffice不論從圖表可鏈接數(shù)據(jù)的量,，還是圖表的種類上都增多了很多，一旦試圖在舊版本的Office上播放新版本獨(dú)有的圖表,，就很容易發(fā)生圖表失蹤的問題,。

一段請(qǐng)專業(yè)公司精心拍攝制作的企業(yè)宣傳片、產(chǎn)品宣傳片甚至個(gè)人宣傳片,，是展示公司/產(chǎn)品/自我的非常好的方式,。然而很多大賽（比如創(chuàng)業(yè)路演大賽）都會(huì)要求參賽選手提交PPT,，而只字不提是否可以提交視頻。于是想要展示這段宣傳視頻的選手們,，選擇將視頻嵌入到PPT中,，在自己的電腦上播放之后，再愉快地提交給主辦方,。然后在當(dāng)天演講時(shí),，視頻卻無法播放。

這樣在PPT中嵌入視頻的情況,，答得喵目睹過很多次,，幾乎沒人可以順利地播放視頻。

我們知道隨著Office軟件的迭代更新,，PPT支持嵌入播放的視頻的限制越來越少,，即新版的PPT比舊版的PPT可以支持更高分辨率、更高碼率,、更長(zhǎng)時(shí)長(zhǎng)的視頻,，PPT的解碼機(jī)制也越來越成熟。這固然給我們的編輯帶來了很多的便利,，但我們需要將PPT在其他電腦上放映時(shí)也帶來了問題,。

一方面，Office的向下兼容性幾乎為零,，也就是說在Office 2016里能順利播放的視頻,，Office 2013可能勉強(qiáng)可以播放，到了Office 2010可能就無法播放了,。另一方面,，還有一些主辦方使用非正規(guī)渠道得到的Office軟件，或者將WPS作為比賽用軟件,，那么兼容性就更難以預(yù)料了,。

因此，答得喵對(duì)在PPT中嵌入視頻的建議是——不要嵌入視頻,，靠自己的演講魅力取勝吧,。

如果這個(gè)視頻必須播放，那么可以按以下步驟操作：

Step01和主辦方進(jìn)行協(xié)商,，將PPT和視頻同時(shí)提交,。

Step02在演講前打開視頻并在開始處暫停，關(guān)掉其他多余的軟件放映PPT,。

Step03演講到需要播放視頻的頁面時(shí),，按鍵盤的【Alt】+【Tab】鍵（或其他軟件切換快捷鍵），切換到視頻播放器,，播放視頻,。

Step04視頻播放結(jié)束,，關(guān)閉視頻播放器直接回到幻燈片放映狀態(tài)，繼續(xù)演講,。

如果主辦方不允許上述的操作方式,，那么可以按以下步驟操作：

Step01 請(qǐng)?jiān)敿?xì)確認(rèn)主辦方正式比賽時(shí)使用電腦的系統(tǒng)（Windows 10、Windows 10/7/XP或Mac OS等）,、使用的PPT軟件（Office2016,、Office 2013、Office 2010,、Office 2007,、Office 2003、WPS等）,。

Step02 找一臺(tái)測(cè)試電腦,，安裝同樣的操作系統(tǒng)和同樣版本的PPT軟件，測(cè)試視頻可否正常播放,。如果可以,，提交視頻；如果不可以,，調(diào)整視頻,。

Step03 準(zhǔn)備一個(gè)無須播放視頻的演講稿作為PlanB。

Step04 在正式演講當(dāng)天,，提前在主辦方比賽使用的電腦上測(cè)試視頻可否正常播放,。如果可以，則無須調(diào)整,，如不可以，刪除視頻,，采取PlanB,。

由于電腦系統(tǒng)和軟件的多樣性，以及各種盜版,、破解,、綠色軟件使得軟件本身受到了一定的“閹割”，功能不全,。使用不是制作該P(yáng)PT的電腦放映PPT時(shí),，可能會(huì)有各種可預(yù)料的、不可預(yù)料的問題發(fā)生,。

根據(jù)以往各種演講經(jīng)驗(yàn),，答得喵總結(jié)了預(yù)防未知問題的PPT完全保存大法，分享給大家,。

對(duì)于每個(gè)PPT,，答得喵準(zhǔn)備三份文件：

1. 原始版本PPT（拓展名為.pptx）,。

2. 版本PPT 97-2003（拓展名為.ppt，在軟件為Office 2003或WPS演示時(shí)使用）,。

• 當(dāng)原始版本PPT中包含動(dòng)畫時(shí),，直接【另存為.ppt】。

• 當(dāng)原始版本PPT中不包含動(dòng)畫時(shí),，先導(dǎo)出為【每頁均為圖片】,，再【另存為.ppt】。

• 圖片（拓展名為.png或.jpg,，每頁P(yáng)PT導(dǎo)出一張圖片時(shí)使用）,。

演講前預(yù)留充足的時(shí)間，在放映PPT的電腦上進(jìn)行測(cè)試,，根據(jù)實(shí)際情況,，選擇使用哪個(gè)版本。

要集齊這三份文件,，涉及三種操作,，我們依次看看具體的操作方法。

另存為97-2003版本的文件（*.ppt）：

Step01 打開原始版本PPT,，單擊【文件】—【另存為】—【更多選項(xiàng)】,。

Step02 在彈出的【另存為】對(duì)話框中，選擇文件保存地址,，并在【保存類型】處選擇【PowerPoint 97-2003演示文稿（*.ppt）】,，單擊【保存】。

Step03 彈出【兼容性檢查器】對(duì)話框,，提示你在轉(zhuǎn)化為.ppt格式時(shí)會(huì)損失多少內(nèi)容,，單擊【繼續(xù)】。即完成另存為操作,。.ppt格式的文件會(huì)自動(dòng)替換原始版本,，PPT處于打開狀態(tài)，可以放映PPT檢查效果是否滿意,。

導(dǎo)出每頁均為圖片的PPT：

Step01 打開原始版本PPT,，單擊【文件】—【導(dǎo)出】—【更改文件類型】，在列表中選擇【PowerPoint圖片演示文稿】,，單擊【另存為】,。

Step02 在彈出的【另存為】對(duì)話框中選擇保存地址，并修改文件名（比如,，在文件名后加字母p作為標(biāo)記）,，防止圖片版本覆蓋到可編輯的原始版本。然后單擊【保存】。

打開導(dǎo)出的PPT,，你會(huì)發(fā)現(xiàn)每頁都變成了一張圖片,。

這個(gè)操作會(huì)損失掉PPT中的動(dòng)畫、超鏈接等,，但切換動(dòng)畫可以保留,。如果你使用了大量的動(dòng)畫和超鏈接，那么這個(gè)操作則要謹(jǐn)慎使用,。

導(dǎo)出為圖片：

Step01 打開原始版本PPT,，單擊【文件】—【導(dǎo)出】—【更改文件類型】，在列表中選擇【PNG可移植網(wǎng)絡(luò)圖形格式(*.png)】或【JPEG文件交換格式(*.png)】,，單擊【另存為】,。

Step02 在彈出的【另存為】對(duì)話框中選擇保存地址，單擊【保存】,。

Step03 在彈出的對(duì)話框中,，選擇【所有幻燈片】。

Step04 對(duì)話框提示文件已保存成功,，單擊【確定】即可,。

之后，整個(gè)PPT文件被保存為一個(gè)文件夾,，文件夾里面是每頁幻燈片的圖片,。