通知，可以說(shuō)是HR在工作中應(yīng)用最多的一種應(yīng)用文了,，雖說(shuō)我們可以不按國(guó)家公文處理辦法來(lái)寫(xiě)通知,，但是基本的注意事項(xiàng)還是要有的。人力資源部門(mén)作為和員工利益相關(guān)的多個(gè)政策的制定者,、執(zhí)行者與監(jiān)督者,，在通知的應(yīng)用上也要下足功夫。

一,、通知的構(gòu)成要素

通知的格式一般包括：標(biāo)題,、發(fā)文字號(hào)(通知編號(hào))、稱(chēng)呼,、正文,、落款等。

（一）標(biāo)題

標(biāo)題一般格式為“關(guān)于XXX的通知”,，標(biāo)題是對(duì)正文內(nèi)容的提煉,，也就是讓他人一看到標(biāo)題就明白通知是說(shuō)關(guān)于哪方面的事宜。

如果通知比較緊急或者重要，可以在標(biāo)題中寫(xiě)明,，如“關(guān)于XXX的緊急通知,、關(guān)于XXX的重要通知”等。

在實(shí)操中,，有的人不重視標(biāo)題,，或者直接寫(xiě)“通知”二字，或者寫(xiě)“XX通知”（如：放假通知）等,，這些標(biāo)題都是不規(guī)范和不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?。如果將全年的通知進(jìn)行存檔，目錄中全是“通知”二字,，對(duì)于文檔的查找也是不方便的,。

（二）發(fā)文字號(hào)(通知編號(hào))

在紅頭文件中，一般是說(shuō)發(fā)文字號(hào),，這個(gè)在《規(guī)章制度文檔的構(gòu)成要素》里面進(jìn)行了說(shuō)明,，在此不再重復(fù)。

在非紅頭文件中,，叫發(fā)文字號(hào)有些不倫不類(lèi),，筆者將稱(chēng)它為通知編號(hào)。通知編號(hào)按時(shí)間順序進(jìn)行編號(hào),，編號(hào)規(guī)則可以自定,，建議體現(xiàn)公司信息、部門(mén)信息,、年份,、順序號(hào)等，要和規(guī)章制度的編碼區(qū)分開(kāi)來(lái),，如HY-HR-20160001,，HY代表公司、HR代表部門(mén),、2016代表年份,、0001代表順序號(hào)。一般在文檔,、表格等編碼規(guī)則中,，建議順序號(hào)一定要帶有虛數(shù)0。

（三）稱(chēng)呼

稱(chēng)呼也就是被通知者的名稱(chēng),，可以是單位,、部門(mén)、團(tuán)體,、個(gè)人等,，如“公司全體員工；生產(chǎn)一線員工；財(cái)務(wù)部,、生產(chǎn)部,；張三、李四,；……”,。

（四）正文

正文是整個(gè)通知中最重要的部分，它寫(xiě)明通知的事項(xiàng)及要求等,。正文內(nèi)容一般由以下幾部分構(gòu)成：

正文內(nèi)容一般包括緣由、事項(xiàng),、結(jié)尾三部分,。

緣由指通知的背景、目的等,，讓被通知者明白為什么要給他們發(fā)這一則通知,，緣由部分的結(jié)尾是“現(xiàn)通知如下、現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下,、特此以下通知”等用語(yǔ),，用于過(guò)渡到事項(xiàng)部分。緣由內(nèi)容不建議寫(xiě)過(guò)多的內(nèi)容,，能將原因描述清楚即可,。緣由部分在一些簡(jiǎn)短通知中可以不用過(guò)渡用語(yǔ)或者是直接把緣由省略。

事項(xiàng)要寫(xiě)明被通知者應(yīng)當(dāng)知道,、執(zhí)行等具體事項(xiàng)及要求等,。事項(xiàng)內(nèi)容要描述準(zhǔn)確、條理清楚,、內(nèi)容嚴(yán)謹(jǐn),、便于執(zhí)行等，不能讓被通知者看到通知后不知如何執(zhí)行,。

結(jié)尾不是必需的,，可寫(xiě)可不寫(xiě)。如果要寫(xiě),，有幾種可能：

通知生效的日期或效力時(shí)間范圍,，如自通知之日起執(zhí)行，自XXXX年XX月XX日起執(zhí)行,，效力期限為XXXX年XX月XX日-XXXX年XX月XX日等,。

對(duì)事項(xiàng)執(zhí)行的要求，如“望遵照?qǐng)?zhí)行,；特此通知,，請(qǐng)認(rèn)真執(zhí)行”等，也可以直接用“特此通知”。

幾項(xiàng)不規(guī)范通知事例：

【事例1】某公司發(fā)布了一則通知,，主要內(nèi)容是讓某部分員工參加臨時(shí)培訓(xùn),，其中關(guān)于培訓(xùn)日期和時(shí)間是這樣描述的：培訓(xùn)時(shí)間為明日14點(diǎn)整。按照通知的落款時(shí)間或發(fā)布時(shí)間,，被通知員工可以知道是哪一天培訓(xùn),，但是不建議這樣描寫(xiě)，不能讓被通知者推斷,，而是要明確寫(xiě)明,，如培訓(xùn)時(shí)間為2016年11月18日14點(diǎn)整，或者培訓(xùn)時(shí)間為明(2016年11月18日) 14點(diǎn)整,。

【事例2】某公司公布了國(guó)慶節(jié)放假的通知,，其中有部分內(nèi)容這樣寫(xiě)：根據(jù)國(guó)家放假安排，公司放假時(shí)間為10月1日至10月3日,。國(guó)家國(guó)慶節(jié)請(qǐng)假安排可不是這樣安排的,，這緣由表述有誤?？梢灾苯诱f(shuō)明公司根據(jù)生產(chǎn)情況,，放假時(shí)間為……。

【事例3】某公司因生產(chǎn)任務(wù)重,，計(jì)劃國(guó)慶節(jié)放假5天,，通知正文內(nèi)容“因公司生產(chǎn)任務(wù)繁重，經(jīng)公司總經(jīng)理辦公會(huì)研究決定,，公司國(guó)慶放假安排為10月1日至10月5日放假,，特此通知?！?。這則通知沒(méi)有告知員工4日和5日是調(diào)休的哪兩天，內(nèi)容不嚴(yán)謹(jǐn),。

【事例4】某公司發(fā)放端午福利,，通知中寫(xiě)明是全體員工都可領(lǐng)福利，結(jié)果保潔員去領(lǐng)福利時(shí)被告知不包括保潔員,。此通知內(nèi)容不嚴(yán)謹(jǐn),，容易讓員工心生不滿。

（五）落款

落款包括署名,、日期和印章等,。

二、通知的分類(lèi)

在普遍認(rèn)知中,，通知一般有事務(wù)性通知,、任免性通知,、發(fā)布性通知、轉(zhuǎn)發(fā)性通知,、批轉(zhuǎn)性通知等,。在人力資源實(shí)操中，用的最多的是事務(wù)性通知和任免性通知,。

事務(wù)性通知,。主要是要求具體事項(xiàng)的執(zhí)行等，如關(guān)于XX放假的通知,、關(guān)于對(duì)XX進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)的通知

任免性通知,，在人力資源實(shí)操中可以將其范圍擴(kuò)展，叫任免異動(dòng)性通知,，主要用于任免,、聘用、調(diào)動(dòng),、離職、解除勞動(dòng)關(guān)系等方面,。

另外發(fā)布性通知主要是用于發(fā)布規(guī)章制度,，一般紅頭文件中用的較多，在實(shí)行非紅頭文件的公司中,，也可以用通知發(fā)布規(guī)章制度,，但通知編號(hào)和制度編碼都是獨(dú)立的。轉(zhuǎn)發(fā)性通知一般用于兩個(gè)方面,，一是下級(jí)機(jī)構(gòu)轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)單位的公文,，二是轉(zhuǎn)發(fā)不相關(guān)單位的公文，如轉(zhuǎn)發(fā)社保局,、職評(píng)辦等單位的公文,。

三、注意事項(xiàng)

在實(shí)操中,，有的人對(duì)通知認(rèn)識(shí)不清,，或者對(duì)工作了解較少，造成對(duì)通知應(yīng)用不規(guī)范或者工作缺失,。

（一）通知具有短效性

通知一般是要求立即執(zhí)行的具體事項(xiàng),，一般都是立即執(zhí)行、生效的,，過(guò)了規(guī)定時(shí)間或者事項(xiàng)執(zhí)行完畢后,，通知也就失去了作用。如關(guān)于發(fā)放XX獎(jiǎng)勵(lì)的通知,，獎(jiǎng)勵(lì)發(fā)放完畢后通知隨之失效,；關(guān)于XX會(huì)議的通知,，過(guò)了會(huì)議時(shí)間，通知失去了效力,。

所以在實(shí)操中,，建議不要用通知規(guī)定長(zhǎng)效的事宜。在幫某公司梳理制度的過(guò)程中,，發(fā)現(xiàn)有的通知執(zhí)行了N年仍在執(zhí)行,。

（二）效力時(shí)間

效力時(shí)間包括生效的時(shí)間和終止的時(shí)間，并不是每一則通知都會(huì)出現(xiàn),，但要注意應(yīng)該出現(xiàn)效力時(shí)間的一定不能忽略,。如任免通知中一般要寫(xiě)明自XXXX年XX月XX日起執(zhí)行。

（三）以通知當(dāng)制度用

以通知當(dāng)制度用的情況很普遍,，這種情況的根源一般是制度中未規(guī)定或沒(méi)有制度以通知來(lái)補(bǔ)充,、制度內(nèi)容不合工作要求以通知來(lái)補(bǔ)充等。在實(shí)操中,，一定要區(qū)分規(guī)章制度和通知的作用,，不能將兩者混淆。通知一般是不經(jīng)過(guò)民主程序的,，如果用通知代替制度,，是存在很大法律風(fēng)險(xiǎn)的。如果公司依據(jù)通知對(duì)員工進(jìn)行考核或者其它處理,，員工申請(qǐng)仲裁,，公司是處于被動(dòng)狀態(tài)的。

【事例】某公司考勤制度中未對(duì)遲到進(jìn)行處罰或考核,，因遲到情況太多,，老板要求人力資源部出臺(tái)措施進(jìn)行考核，人力資源部發(fā)布了一則通知要求大家按時(shí)上班,，如果遲到便進(jìn)行XXX考核,。這種情況人力資源部可以出臺(tái)一個(gè)“考勤管理制度的補(bǔ)充規(guī)定”作為考勤制度的補(bǔ)充，待到合適時(shí)機(jī)再將主制度和補(bǔ)充規(guī)定合并更新,。

（四）忽略存檔

通知也是需要整理存檔的,，以便查閱方便，有的HR忽略通知存檔,，電子文檔是在臨時(shí)文檔中編輯打印,，紙質(zhì)文檔發(fā)布后就不再管，后期查閱通知時(shí)找不到,，仿佛沒(méi)有存在過(guò)一般,。通知也是需要存檔的，通知中有可以借鑒的內(nèi)容,、有事項(xiàng)的各種信息等,，這些能給其它工作帶來(lái)一些便利,。