|
日常工作中的溝通有三種形式：面談（會議）,，電話，郵件,，并不是所有的事情都適合用郵件來溝通,。◆ 簡單而重要的事情馬上發(fā)郵件，提高你在領(lǐng)導(dǎo)面前的曝光率,；◆ 重要事情的安排,、結(jié)論，一定要發(fā)郵件,，備忘,、備查、提醒參與者,；◆ 復(fù)雜的事情,，先開會，再郵件發(fā)會議記錄,；◆ 不重要的事情,，不要發(fā)郵件，不要讓領(lǐng)導(dǎo)覺得你總是抓不住重點,。
小薪認(rèn)為,，在寫工作郵件之前，一定要構(gòu)思清楚,，什么時候該寫工作郵件,？什么時候不該寫工作郵件？口頭,、電話,、會議交流的事情，郵件進(jìn)行確認(rèn)這是一個好習(xí)慣,，很多人不是很注意,。如果你在某個社交場合里偶遇領(lǐng)導(dǎo)，他開玩笑似的跟你說了一個創(chuàng)意,，是置之不理還是埋頭實干,？都不是，你該做得是回到座位上馬上給領(lǐng)導(dǎo)寫一封郵件確認(rèn)一下這件事是不是真正需要實施,，這樣皆大歡喜,，不用做無用功了。部門內(nèi)部,、跨部門,、跨公司，我們經(jīng)常會給別人提出工作的需求,，這個大家接觸的都比較多了,。【需要強調(diào)的是】要把細(xì)節(jié)寫清楚、量化出來,，這樣需求才精確,，接需求的人知道怎么做，結(jié)果也不會太讓你難受,。比如某個互聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)品經(jīng)理做好了產(chǎn)品原型,，讓UI設(shè)計師做一張產(chǎn)品的的背景圖，沒有明確尺寸,、風(fēng)格等細(xì)節(jié),。過幾天設(shè)計師發(fā)給他一個莫名其妙的東西導(dǎo)致工期延誤，你說,，這是誰的責(zé)任,？這個是跟第2種，“需求郵件”對應(yīng)的,，收到別人的需求郵件后,，應(yīng)該盡快反饋。注意,，反饋郵件最好是發(fā)兩封：
◆ 第一封：確認(rèn)收到需求,，并告知對方自己的計劃安排◆ 第二封：反饋結(jié)果輸出物，并對輸出物做適當(dāng)?shù)恼f明比如：《關(guān)于劉楊晉升為公司副總的通知》這種郵件不需要回復(fù),，也最好不要回復(fù),。因為通知郵件往往都是群發(fā)N多人的，你一回復(fù)就很可能造成大家在郵件里群聊，非常影響別人的工作,。古代神醫(yī)看病尚且需要望聞問切來對癥下藥,，我們對待工作郵件亦是如此。小薪認(rèn)為,，識別工作郵件的廬山真面目是寫好工作郵件的第一步,。
發(fā)送地址區(qū),，有收件人、抄送人,、密送人三個部分,。
收件人需要處理該郵件的人，或者是通知發(fā)布的對象,。在這里注意不要一事二報,，也就是一件事情不要同時申請兩個領(lǐng)導(dǎo)批示；一件事情不要安排給兩個人去做,。放在抄送人里,，只是讓對方知會一下，他可以不回復(fù),。◆ 密送人其實很有用,，不方便讓別人看到在收件人列表里出現(xiàn)的人，可以放在密送里,；◆ 重要的,、容易忘的郵件，密送給自己一份,，可以方便管理查看,；◆ 在發(fā)送通知類郵件時，不想讓大家在郵件里群體回復(fù),，可以把發(fā)送對象的郵件地址列表放在密送人里,。標(biāo)題是整個郵件的金字塔頂端,，避免使用口語化的文字,，會顯得很不職業(yè)。多次或者轉(zhuǎn)發(fā)的郵件，標(biāo)題上會被加上很多的 re：fw：re：re：re：re：
而且這種郵件最好不要參與進(jìn)去,，如果必須參與的話,，把標(biāo)題清理清理。抬頭也就是稱呼,，這里最好是按照公司文化寫，有的公司文化領(lǐng)導(dǎo)就喜歡直呼名字,，有的公司文化必須稱呼 x 總,，xx 總。1）正文,，首先要注意遵循金字塔原理，先說中心思想,，再詳細(xì)闡述細(xì)節(jié),。2）一行內(nèi)容不要超過 15 個字，字體不要太小,，不要太大,，不要顏色怪異。
建議：用字號用小四（20號）,，字體用宋體,，顏色用黑色，強調(diào)的關(guān)鍵詞用紅色,，但紅色不要用太多,。
3）多條內(nèi)容，一定要用編號排列一下,，顯得你非常有條理,，別人讀的時候效率也高。
總之,，要把郵件當(dāng)成是網(wǎng)頁去設(shè)計,，根據(jù)讀者的體驗去考慮文案和排版。◆ 附件少的時候最好不要打包,，這個跟產(chǎn)品設(shè)計非常類似，能在一級頁面看的東西,，用戶一般不愿意到二級頁面去看◆ 附件不要太大,，這個很好理解，有的公司網(wǎng)速很慢,，你發(fā)大附件肯定有人會想要掐死你◆ 附件多,，必須打包的時候，一定要在郵件正文里做一下附件說明：附件中是 xx，請查收◆ 因附件較多,，必須要打成壓縮包發(fā)送的話,，一定要在郵件正文里做一下附件說明恭祝語,、簽名及其他信息，這些都好理解,，按公司的要求來就好,，不多說了。
如果貴公司沒有這方面的規(guī)范,，你可以你一封郵件提個建看，工作郵件可是有標(biāo)準(zhǔn)答案的,，你的工作郵件及格了嗎,？郵箱自動收郵件的時間間隔設(shè)置成 2 分鐘；
簡單緊急又重要的事情最好 2 分鐘內(nèi)馬上,，不要遺忘,；
郵件寫好后，不要急著發(fā),，花2分鐘檢查一下各個細(xì)節(jié),。  重要不緊急的,，馬上給予回應(yīng),，約定處理時間；其他事項標(biāo)記待處理標(biāo)簽,。  ◆ 喝酒、吵架之后,，情緒不穩(wěn)定的時候,，千萬不要發(fā)郵件；◆ 郵件中有公司機密時,，一定要仔細(xì)查看收件人，不要有不能收該信息的人,。“！”“,？”這兩個標(biāo)點符號在郵件里要慎用,。讀者感受——正常詢問,，疑問句，即使沒有問號,，也能看出來是在提問,，情緒很平靜。讀者感受——結(jié)合上下文語境,，似乎有點反問的意思了哦。讀者感受——你是想說“你他媽發(fā)還是不發(fā)”嗎？老子還就不發(fā)了,！請問昨天說的郵件發(fā)了嗎,？？,？,？？,？,？！?。,。。,。,。。,?！2. 兩個問號，就顯得非常著急,，閱讀者感受已經(jīng)開始抵觸了,；3. 嘆號，讓人感覺你在質(zhì)疑,，你在不耐煩,，對方更加反感；4. 一串問號+一串嘆號,，簡直就是個沒素質(zhì)的流氓,。最后，小薪友情提醒——發(fā)郵件前Checklist：04. 內(nèi)容正文是否有錯誤（錯別字,，稱呼等）。05. 不要發(fā)太大的郵件,，附件超過3M后,，很容易被對方服務(wù)器系統(tǒng)屏蔽。以上,，就是小薪總結(jié)的 “如何寫好工作郵件”，好吧,，這也許不能馬上讓你的工資漲到3萬……
但是,，以這種精益求精的思想去對待工作中的每一個細(xì)節(jié)，相信你一定會很快升值,，升值了離升職加薪還會遠(yuǎn)嗎,？丨鄭重說明：本文來源于網(wǎng)絡(luò),，作者：未知,。本文由薪人薪事企小薪編輯發(fā)布，如有侵權(quán),，請聯(lián)系后臺進(jìn)行刪除處理,。
|
