公司法務最主要兩項工作,，一是給公司運作的各個環(huán)節(jié)設計流程；二是在企業(yè)發(fā)生糾紛的時候,，獨立或者協(xié)助外聘律師解決問題,。可是無論在流程的運轉(zhuǎn)中,，還是解決糾紛的過程中,，企業(yè)法務完全可以掌握主動權(quán)。本文就是從提取和保全證據(jù)的角度,，提出企業(yè)法務可以掌握企業(yè)運營主動性的一個思路,。

企業(yè)流程的運轉(zhuǎn)，多是由企業(yè)的其他部門來完成,，因此法務必須協(xié)調(diào)相關(guān)的業(yè)務部門,，引導其在實際工作中存留能夠印證企業(yè)行為的相關(guān)的證據(jù)。而發(fā)生糾紛之后的取證過程也大多是上述過程的回溯,，因此在應對真正的糾紛時,，日常流程存留的證據(jù)的價值就會凸顯。此外,，外聘律師參與糾紛解決多是“半途加入”,，而企業(yè)法務作為“自己人”更加了解企業(yè)運營的全貌，因此能夠從企業(yè)根本利益出發(fā),，更加高效和有針對性地整理出案件相關(guān)證據(jù),，進而推動糾紛解決的進行。具體的留存證據(jù)的思路和實務中的操作,，敬請閱讀陳卓律師的文章,。

隨著企業(yè)業(yè)務的不斷增加，與他人之間發(fā)生糾紛的概率是不斷加大的,。如果糾紛處理的結(jié)果差強人意,，很有可能給企業(yè)造成較大的經(jīng)濟損失。企業(yè)的利潤是靠管理層和員工的共同努力,，一單一單的業(yè)務做出來的,，然而有時一件突如其來的訴訟或仲裁糾紛案件，就有可能讓很長一段時間內(nèi)的努力化為泡影,。簡而言之,，“減少損失就是變相的增加利潤”,。因此，對于訴訟或仲裁糾紛案件的處理,，應當是企業(yè)日常經(jīng)營中較為重要的一個環(huán)節(jié),，法務人員所承擔的責任，并不比業(yè)務人員更為輕松,，企業(yè)應當對于法務人員的工作給予足夠的重視,。雖然企業(yè)在面對訴訟或仲裁糾紛案件時，可能會外聘職業(yè)律師進行處理,，但是“巧婦難為無米之炊”,，律師的工作離不開法務人員的配合，而其中最為重要的就是法務人員對于證據(jù)的搜集和整理,。

《民事訴訟法》第七條規(guī)定：“人民法院審理民事案件,，必須以事實為根據(jù)，以法律為準繩,?！彪m然該條款在訴訟法學術(shù)界被批判的較多，但是從訴訟實務的角度來看,，此條規(guī)定應該屬于民事訴訟法中提綱挈領(lǐng)的一個條款。簡單來說,，任何一個訴訟案件都是兩方面的問題,，即事實問題和法律問題。事實問題是指“發(fā)生了什么”,，而法律問題則是指“該不該承擔責任以及該承擔什么責任”,。法律問題的解決很重要，但是要以事實問題的查明為基礎,。事實問題的查明則有賴于有關(guān)當事人能否提供證明本方主張事實的證據(jù),，而證據(jù)的準備除了發(fā)生糾紛后的搜集和整理，更重要的是在發(fā)生糾紛之前的出于防范風險目的對證據(jù)的留存,。因此,，關(guān)于證據(jù)的留存，法務人員要在日常工作中注意對業(yè)務人員進行指導和協(xié)助,。

▋關(guān)于留存證據(jù)的種類

關(guān)于證據(jù)的種類問題,，在企業(yè)開展業(yè)務過程中進行區(qū)分的意義不大。簡而言之,，只要是在開展業(yè)務過程中所發(fā)生的,，可以以有形的方式反映有關(guān)事實的載體，都可以作為證據(jù),。

《民事訴訟法》第六十三條第一款規(guī)定：“證據(jù)包括：（一）當事人的陳述,；（二）書證,；（三）物證；（四）視聽資料,；（五）電子數(shù)據(jù),；（六）證人證言；（七）鑒定意見,；（八）勘驗筆錄,。”

上述法定證據(jù)種類中,，書證,、物證、視聽資料,、電子數(shù)據(jù)等,，往往是需要事先留存的，在企業(yè)開展業(yè)務過程中所發(fā)生的證據(jù)也無外乎這幾種形式,。例如合同,、招投標文件、訂單等都屬于書證,，例如設備本身,、付款憑證等都屬于物證、例如與客戶之間的電話錄音等屬于視聽資料,，雙方往來的電子郵件,、短信、聊天記錄等都可以屬于電子數(shù)據(jù),。需要在業(yè)務中重點關(guān)注的主要是上述四類證據(jù),。

除了上述四類證據(jù)以外，其他的證據(jù)類型往往是發(fā)生糾紛之后搜集取得的,，當事人陳述和證人證言可由當事人自行提供,，但是正因為是自行提供的，造假的嫌疑很大,，因此證明力較低,；而鑒定意見和勘驗筆錄，往往是法院在審理案件過程中針對某一專業(yè)性問題的調(diào)查核實所得出的結(jié)論,，但是鑒定和勘驗都是以當事人提供的基礎材料為依據(jù)進行的,，而這些基礎材料則很大程度上取決于事先留存的書證、物證,、視聽資料,、電子數(shù)據(jù)四類證據(jù)。

由此可見,，上述四類證據(jù)應當是重要程度最高,，并且有賴于企業(yè)注意留存的最主要的證據(jù)種類,。根據(jù)企業(yè)所從事的業(yè)務不同，證據(jù)留存也會有不同的要求,。具體的,，可以根據(jù)《合同法》分則部分的有關(guān)章節(jié)進行考慮。例如,，對于一家從事設備采購銷售以及系統(tǒng)集成安裝等業(yè)務的企業(yè),，所涉及的法律關(guān)系主要為買賣合同關(guān)系，以及接近承攬或者施工合同的服務合同關(guān)系,。在設備購銷合同關(guān)系中,，涉及到的證據(jù)可能主要包括購銷合同及其附件、補充協(xié)議,、訂單,、交貨單、驗收單,、質(zhì)量異議記錄,、付款憑證、發(fā)票,、往來溝通函件,、質(zhì)保及維修記錄以及其他如招投標文件、框架協(xié)議,、會議記錄等,。在承攬或者施工合同關(guān)系中，涉及到的證據(jù)可能主要包括招投標文件,、承包或分包合同及其附件、補充協(xié)議,、工程進度計劃,、工程預算和結(jié)算文件、工程驗收文件,、簽證和洽商,、付款憑證、發(fā)票,、往來溝通函件,、質(zhì)保及維修記錄等。上述兩類合同關(guān)系中所列明的證據(jù),，基本上是與該合同關(guān)系的全部流程和內(nèi)容相關(guān)的,。總之,，關(guān)于證據(jù)留存的工作應當貫穿于整個業(yè)務的全過程,。

▋關(guān)于證據(jù)留存的具體方式以及效力問題

前面已經(jīng)討論的應當留存那些證據(jù)的問題,，強調(diào)的是證據(jù)的有或無。然而,，在現(xiàn)實中僅僅做到“有”證據(jù)是不夠的,，還要注意證據(jù)的效力問題，即證據(jù)本身應當是足以被法院或仲裁庭采信的,。法院或仲裁庭在審查某一份證據(jù)是否可以采信,，要看其真實性、合法性和關(guān)聯(lián)性,。合法性和關(guān)聯(lián)性在此討論意義不大,，企業(yè)在開展業(yè)務過程中遇到證據(jù)的形式以及來源不合法的情況相對較少，合法性更多的是要強調(diào)不能偽造證據(jù),；而關(guān)聯(lián)性則不需要企業(yè)法務人員和業(yè)務人員去做太多的考量,，預先判斷某些證據(jù)是否具有關(guān)聯(lián)性從而決定是否留存，則可能導致疏漏的情況出現(xiàn),，因為誰也不清楚以后可能發(fā)生什么樣的糾紛,，會用到什么證據(jù)，因此建議還是對于業(yè)務過程中出現(xiàn)的證據(jù)盡量全部保存,。

拋開合法性和關(guān)聯(lián)性的問題,，重點討論一下關(guān)于證據(jù)的真實性。證據(jù)的真實性不是說證據(jù)客觀上是否真實,，而是指證據(jù)的可信度,，在發(fā)生糾紛之后被法院采信的可能性有多大。一般情況下原始證據(jù)的可信度高于傳來證據(jù),，直接證據(jù)的可信度高于間接證據(jù),，實物證據(jù)的可信度要大于言詞證據(jù)。簡而言之,，就是要注意盡量留存原件證據(jù)（如蓋公章有簽字的文件,，而非僅僅是復印件）、直接反映某一事實的證據(jù)（如對方接收貨物的簽收單,，而非僅僅是公司內(nèi)部的發(fā)貨記錄）,、不取決于主觀陳述的證據(jù)（如書面的合同，而非僅僅是口頭的約定）,。

接下來在實踐層面講一下證據(jù)留存的具體方式,。

▎首先，一般情況下,，最穩(wěn)妥的證明一項事實的證據(jù),，就是有對方蓋章和簽字的證據(jù)，其中往往效力最高的是蓋章。原因在于只要企業(yè)能夠確認對方的身份,，一般情況下還是可以相信公章的,，公章造假的情況也不是沒有，但概率相對較低,，一方面在與對方交往的過程中要注意核實,，另一方面公章造假可能會涉及到刑事犯罪。如果沒有加蓋公章,，只有對方代表的簽名,，這時應當有所警惕。除非簽名的是對方的法定代表人,，否則對于其他人都需要讓對方公司出具授權(quán)書,，證明其有權(quán)代表對方公司做出意思表示，此類授權(quán)書在簽約時尤其重要,，因為這直接關(guān)系到雙方之間的合同關(guān)系是否成立以及真實存在的問題,。另外，在合同中最好明確雙方的聯(lián)系人,，在合同履行過程中有些文件可能不會像合同一樣正式蓋章,，而僅僅要求對方簽字，那么這個簽字的人最好是合同中載明的聯(lián)系人,，如果是其他人,，仍然需要對方公司出具授權(quán)書或者事后其他形式的正式追認。

▎第二,，證據(jù)留存注意最好是原件,。最原始的紙面文件往往是證明效力最高的，復印件,、傳真件,、電子郵件、短信甚至QQ,、MSN聊天記錄等在效力層面都或多或少的可能存在一些問題,。復印件和傳真件容易被懷疑造假，電子郵件,、短信以及聊天記錄等往往還需要證明發(fā)出方的身份。當然,，這并不是說除了最原始的紙面文件以外其他證據(jù)就沒有任何意義因而不需要留存,。特別是考慮到交易的便捷性，合同履行過程中大事小情全都要求對方提供書面蓋章簽字的原件也不現(xiàn)實,，因此就需要考慮在便捷性和安全性之間的平衡,。對于原始紙面文件以外的證據(jù)，電子郵件的可靠程度應該是較高的，因此可以考慮更多的進行郵件往來,，只不過相關(guān)電子郵箱可以在合同中作為聯(lián)系方式之一載明,，或者有此前的實際履行行為能夠?qū)υ撾娮余]箱發(fā)出的內(nèi)容予以驗證。電子郵件一般情況下是可以長久保存在服務器中的,，如果此后發(fā)生糾紛,，電子郵件一類的證據(jù)（甚至短信、聊天記錄等）都可以進行公證,，從而確保其真實性,。對于傳真件，則可以考慮在發(fā)傳真的同時,，要求對方將發(fā)傳真的文件掃描之后,，作為附件以電子郵件的方式發(fā)出。需要特別說明的是,，短信和聊天記錄雖然類似于電子郵件的性質(zhì),，但是其保存的形式有瑕疵，都是保存在個人手機或者電腦上,，而非保存在服務器上,，可信度要低于電子郵件。

▎第三,，要注意使得留存的證據(jù)形成一個完整的可以相互印證的證據(jù)鏈條,，能夠全方位的反映整個交易的全過程。有些情況下，單獨的原件證據(jù)，都是不能充分證明某些事實成立的,。例如開發(fā)票的行為不能確鑿的證明有付款的事實存在,，簽字蓋章的合同不能證明有合同實際履行的行為等，因此如前所述,，除了原件以外的其他形式的證據(jù)也都是有意義的。

▎第四，很多情況下,，事先將所有的事項都做到證據(jù)留存是不現(xiàn)實的，這就涉及到證據(jù)缺失的補救,。關(guān)于證據(jù)缺失的補救,，并沒有特別的方法，補救的方式可以不拘一格,，視具體情況而定,。例如要求對方在郵件中確認其電話或口頭陳述的意見、進行必要的錄音或錄像,、在會談之后要求在會議記錄上簽字等,。對于涉及到需要對方配合的證據(jù)補救，有時是存在難度的，特別是對方防范意識很強的情況下,，剛才所舉的例子都是此種情況,，不能保證一定有效，發(fā)生問題之后只能盡量去做,，并且盡量在雙方因糾紛發(fā)生而導致關(guān)系惡化之前去做,。

▎第五，關(guān)于證據(jù)留存的時間,，建議盡量長時間留存,，因為誰也不知道糾紛會在什么時間發(fā)生?？紤]到公司業(yè)務量較大,，而例如電子郵箱的服務器等的存儲空間有限，因此如果一定要設定留存時間的話,，自業(yè)務完結(jié)時起算,，不得少于法定的訴訟時效期間。一般情況下訴訟時效是兩年,，個別的如國際貨物買賣合同和技術(shù)進出口合同糾紛的訴訟時效為四年,。對于業(yè)務中所涉及到的重要文件，企業(yè)一般是有存檔要求的,，存檔期限往往要長于訴訟時效期間,，對此按照企業(yè)的檔案保管制度執(zhí)行即可，在此不再贅述,。當然,，如果企業(yè)在檔案保管方面的規(guī)定或制度有缺失，有必要及時予以彌補,，盡快建立完善的制度,。

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