編者按：合同管理是企業(yè)法務(wù)的工作重點(diǎn),，無論是項(xiàng)目合同審查，還是日常合同管理都是企業(yè)避免風(fēng)險(xiǎn)的關(guān)鍵步驟,。這一步驟,，做到精細(xì)化、規(guī)范化,，無疑也是很重要的,。因此，對(duì)于企業(yè)法務(wù)的個(gè)人素質(zhì)要求也是越來越高,，不僅有專業(yè)的素養(yǎng),，還得適應(yīng)信息化時(shí)代的要求。本文作者,，從合同管理的十個(gè)方面提煉出精華,，作為要點(diǎn)，實(shí)乃企業(yè)法務(wù)必備,。

文/葉小忠

來源/微信公眾號(hào) 賽尼爾法務(wù)管理（senior_rmWX）

一,、合同管理制度設(shè)計(jì)

目前，大型企業(yè)合同管理一般包括三類,，一是綜合性制度,，如合同管理制度或辦法，二是專項(xiàng)制度,，如合同專用章管理,、授權(quán)管理等，三是指引性制度,，指向或引用其他已有制度規(guī)定,。

二、合同管理模式

合同管理模式取決于企業(yè)資源配置,、效率要求,，一般來說，合同管理模式分為兩種：一是專業(yè)（職能）管理模式,，如中國移動(dòng),，特點(diǎn)是完全獨(dú)立管理，歸屬于管理部門,；二是綜合（項(xiàng)目）管理模式,，如諾西，特點(diǎn)是組織協(xié)調(diào)推行,，完成主要職能,。

對(duì)于大型集團(tuán)企業(yè)而言,，還需要解決縱向管理模式的問題，也有兩種選擇,，一是集中管理模式,，如中鋼，業(yè)務(wù),、人員,、系統(tǒng)總部集中，二是分級(jí)管理模式,，是目前比較主流的管理模式,，如中國石油。

三,、合同授權(quán)管理

合同授權(quán)管理包括對(duì)人的授權(quán),、對(duì)機(jī)構(gòu)的授權(quán)。

對(duì)人的授權(quán)分為基本的授權(quán)和特別授權(quán),，基本授權(quán)一般為一次性授權(quán),，主要是對(duì)管理層授權(quán)；特別授權(quán)是一事一授權(quán),，主要是對(duì)普通員工的授權(quán),。

對(duì)機(jī)構(gòu)的授權(quán)，如總部對(duì)下屬企業(yè),、對(duì)內(nèi)設(shè)的職能部門的授權(quán)等,，一般可以根據(jù)合同的級(jí)別、性質(zhì),、金額,、對(duì)象給予不同的機(jī)構(gòu)授權(quán),。最常見的是根據(jù)合同金額授權(quán),。根據(jù)合同性質(zhì)授權(quán)是指比如知識(shí)產(chǎn)權(quán)、擔(dān)保,、重組等雖與金額無關(guān),，但關(guān)系到公司發(fā)展的合同，只能由總部簽署,。根據(jù)合同對(duì)象授權(quán)是指對(duì)于某些長期的戰(zhàn)略性合作伙伴,，統(tǒng)一由總部負(fù)責(zé)處理相關(guān)合同。

四,、合同審查流程設(shè)計(jì)

一般來說,，法律部門經(jīng)常會(huì)遇到業(yè)務(wù)部門關(guān)于合同審查流程及周期的投訴。合同流程的設(shè)計(jì)涉及四個(gè)要素：流程性質(zhì),、流程結(jié)構(gòu),、流程適用、流程節(jié)點(diǎn)。

傳統(tǒng)的流程結(jié)構(gòu)為串行結(jié)構(gòu),，優(yōu)點(diǎn)是層層把關(guān),，風(fēng)險(xiǎn)管控效果好，缺點(diǎn)是效率太低,。

還有一種是并行結(jié)構(gòu),，也叫綠色通道、快速通道,，即合同從經(jīng)辦部門流出后所有職能部門同步審核,，效率顯著提升，但也存在一些問題,，比如各職能部門的意見是否沖突,，法律部是否需要審核其他部門意見，公司管理層如何決策,，法務(wù)部可否作為綜合把關(guān)部門最后收口等,。

我們要根據(jù)情況選擇不同的流程結(jié)構(gòu)，一般情況下建議串行為主,，并行結(jié)構(gòu)可作為特殊情況的綠色通道,。此外，我們可以對(duì)交易對(duì)象進(jìn)行分級(jí)管理,，根據(jù)信用等級(jí)選擇適用的審核流程,。

從流程節(jié)點(diǎn)來講，除了必要的業(yè)務(wù)部門,、財(cái)務(wù)部門,、法律部門之外，還要選擇哪些部門作為流程必要節(jié)點(diǎn),，也要根據(jù)合同性質(zhì)給予安排和協(xié)調(diào),，不能一概而論。比如涉及研發(fā)的,，要有技術(shù)部門參與,；涉及上市公司的，要有董辦審核是否存在關(guān)聯(lián)交易等,。

五,、合同審查效率

為了提高合同審查效率，我們可以考慮對(duì)重要合同進(jìn)行合同預(yù)審,、制作合同示范文本,、合同指南、利用合同信息系統(tǒng)等等,。但法律部也要慎用,，比如合同預(yù)審在線下或非規(guī)定流程中做了大量工作,，但最后審核流程中沒有留下工作痕跡，為此我們可以考慮增加合同預(yù)審模塊或合同預(yù)審的記錄考核,。此外,，我們可以建立拒審問題清單，要求經(jīng)辦部門根據(jù)法務(wù)部門在長期工作中總結(jié)出來的合同文本中非實(shí)質(zhì)性的,、非法律的,、業(yè)務(wù)性的、經(jīng)常性問題的清單進(jìn)行自檢,，提升合同文本質(zhì)量,，同時(shí)提升整體效率。

六,、合同履行監(jiān)控

法律部門不是業(yè)務(wù)的執(zhí)行部門,，對(duì)業(yè)務(wù)的實(shí)質(zhì)進(jìn)展不了解，如何通過業(yè)務(wù)部門獲取履行信息是個(gè)難點(diǎn),。常見的做法是要求業(yè)務(wù)部門填寫履行信息表單反饋,，但這完全依靠業(yè)務(wù)部門的自覺性，為此我們可以對(duì)合同履行情況進(jìn)行抽查,，查看合同履行情況的準(zhǔn)確性,。但這個(gè)方法的問題在于合同履行事后抽查的制度安排是否能實(shí)現(xiàn)，能否對(duì)業(yè)務(wù)部門構(gòu)成約束,，抽查合同的代表性是否合理,、覆蓋全面。還有一些做法是通過建設(shè)信息系統(tǒng),，運(yùn)用技術(shù)手段解決管理與業(yè)務(wù)部門信息不對(duì)稱的問題,，這些就要求法律部門要進(jìn)行不同類型合同履行節(jié)點(diǎn)的梳理，確定履行節(jié)點(diǎn)的信息選取,，這對(duì)法律部門的專業(yè)能力是一個(gè)挑戰(zhàn),。

七、合同資質(zhì)管理

合同資質(zhì)管理即對(duì)交易對(duì)象主體資質(zhì)的管理,，以前我們通常會(huì)看對(duì)方的營業(yè)執(zhí)照,、工商年檢,，現(xiàn)在有了更多的全國聯(lián)網(wǎng)的信息系統(tǒng),，比如全國企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)、全國失信被執(zhí)行人名單等,，通過這些系統(tǒng),，我們可以審核供應(yīng)商是否有效存續(xù)、經(jīng)營范圍中是否包含業(yè)務(wù)事項(xiàng),、是否存在行政處罰,、是否被列入經(jīng)營異常名錄或嚴(yán)重違法企業(yè)名單等等,，這些都為企業(yè)進(jìn)行合同主體的資質(zhì)審核提供了便利。

八,、崗位資格要求

現(xiàn)在合同工作中的一般問題已經(jīng)從法律人員前移至了業(yè)務(wù)部門,，這就要求所有有談判、起草合同資格的人通過合同的相關(guān)培訓(xùn),，通過考核后,，才能獲得合同信息系統(tǒng)里相應(yīng)的權(quán)限。

九,、合同范本制定

這是一個(gè)基礎(chǔ)性工作,，特別是對(duì)于一個(gè)持續(xù)經(jīng)營的企業(yè)來說。合同范本制定有兩個(gè)要求,，一是要保證交易安全,，要嚴(yán)謹(jǐn)、周密,，二是要提升交易效率,。在范本的使用方面，一是參考使用,，二是強(qiáng)制使用,，視公司的實(shí)際情況而定。對(duì)于范本的審查一般是簡易審查或者綠色通道,。

制作合同范本容易出現(xiàn)的問題是范本內(nèi)容沒有針對(duì)性調(diào)研,，因此范本的形成一般要求成立由業(yè)務(wù)部門、法律部門組成的團(tuán)隊(duì),，弄清楚業(yè)務(wù)的模式,、需求、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn),，比如合同范本要不要包括發(fā)包人對(duì)承包人農(nóng)民工工資發(fā)放的管理,。另外，企業(yè)要通過對(duì)外聘律師或者法務(wù)部專業(yè)人員進(jìn)行技術(shù)安排來適應(yīng)具體業(yè)務(wù)情況,，除了請(qǐng)商務(wù)律師審核外,，必要時(shí)可以請(qǐng)?jiān)V訟律師從訴訟角度來審核文本的技術(shù)問題。

十,、合同信息系統(tǒng)

我們要認(rèn)識(shí)到,，合同信息系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)合同信息挖掘、管理的一個(gè)技術(shù)平臺(tái),，但是合同信息系統(tǒng)建設(shè)不僅僅是軟件開發(fā),，而是要能體現(xiàn)企業(yè)合同管理的思路和模式，統(tǒng)籌考慮功能需求,，能和其他系統(tǒng)互聯(lián)互通,，能實(shí)現(xiàn)不斷更新,、迭代。

實(shí)習(xí)編輯/王林