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還在用記事本安排工作,?試試訴訟案件流程管理吧
作者:楊宇宙律師
單位:大成(上海)律師事務(wù)所 陶鑫良知識(shí)產(chǎn)權(quán)律師團(tuán)隊(duì)
微信公眾號(hào):知識(shí)產(chǎn)權(quán)縱橫;贏在ip
訴訟有其程序要求,,對(duì)案件進(jìn)行流程節(jié)點(diǎn)管理,,也早就引入了法院的電子辦公系統(tǒng)。對(duì)于訴訟律師而言,,案件流程節(jié)點(diǎn)管理不僅有助于提高效率,,也方便團(tuán)隊(duì)成員甚至跨團(tuán)隊(duì)的協(xié)同作戰(zhàn)。掌握最in工作方式,,從本文開始,。與非訴訟不同,訴訟中有大量的定制化,,個(gè)性化,,差異化的內(nèi)容,但是這并非說(shuō)訴訟中沒(méi)有流程化和標(biāo)準(zhǔn)化的內(nèi)容,;相反,,我們認(rèn)為在訴訟案件中進(jìn)行流程化和標(biāo)準(zhǔn)化管理,可以提高效率,,減少出錯(cuò),,在此基礎(chǔ)上的個(gè)性化、差異化才能取得更好的效果,。怎么有效地將訴訟按步驟進(jìn)行流程管理,?目前團(tuán)隊(duì)借助于所使用的協(xié)同軟件Worktile,在這方面做了一些嘗試,。
以下以知識(shí)產(chǎn)權(quán)訴訟中相對(duì)復(fù)雜的專利侵權(quán)訴訟為例,,說(shuō)明如何將一個(gè)專利侵權(quán)訴訟案件化為47步(當(dāng)然也可以根據(jù)團(tuán)隊(duì)的習(xí)慣改為任意步驟)進(jìn)行管理,同時(shí)達(dá)到任務(wù)分配,、期限監(jiān)控,、工作統(tǒng)計(jì)、復(fù)盤流程等效果,。具體是怎么玩的,,下面慢慢道來(lái)(此處略去新建團(tuán)隊(duì),、新建項(xiàng)目、增加項(xiàng)目成員,、甚至項(xiàng)目公開權(quán)限等基礎(chǔ)操作,,如有興趣,可以去Worktile官方網(wǎng)站www.worktile.com),。
一,、通過(guò)任務(wù)設(shè)立做到訴訟案件操作流程化首先,我們將一個(gè)專利訴訟(假設(shè)存在無(wú)效程序)分為五個(gè)列表:案件洽談,、訴前準(zhǔn)備,、訴訟、無(wú)效和訴訟后,,在每個(gè)列表中新建任務(wù),,每個(gè)任務(wù)對(duì)應(yīng)的是案件中的一個(gè)操作程序。這樣任何一個(gè)團(tuán)隊(duì)成員(即便是新加入的成員或者外部合作律師)處理任何一個(gè)專利訴訟,,都不會(huì)遺漏必要步驟,比如說(shuō)在合同簽訂完畢后忘記請(qǐng)款,。列表是可以任意增加或者刪除的,。
每個(gè)任務(wù)都可以分配給相應(yīng)的團(tuán)隊(duì)成員完成,同時(shí)還可以添加關(guān)注該任務(wù)的成員,,職責(zé)明確,。給每個(gè)分配好的任務(wù)設(shè)定完成期限。同時(shí)可以為任何一個(gè)任務(wù)增加描述,,該描述可以是該任務(wù)必要的操作指示,,以法律檢索為例:
除了標(biāo)準(zhǔn)化的任務(wù)描述,對(duì)于每個(gè)具體案件中的個(gè)性化要求,,可以在任務(wù)描述中予以明確,。亦可在下方的評(píng)論中進(jìn)行討論(類似BBS模式)。
設(shè)置任務(wù)的標(biāo)簽,,比如用四種顏色設(shè)置了“緊急重要”“緊急不重要”“重要不緊急”和“不緊急不重要”四個(gè)標(biāo)簽,,給需要的任務(wù)設(shè)置標(biāo)簽,使得任務(wù)性質(zhì)更加明確,。可以通過(guò)篩選方便地查看相應(yīng)的任務(wù):比如分配給我的任務(wù),,我所關(guān)注的任務(wù),我所創(chuàng)建的任務(wù),,不會(huì)擔(dān)心忘記任務(wù)了,。項(xiàng)目中的期限和日程可以通過(guò)日歷表格來(lái)進(jìn)行監(jiān)控。如果需要上傳日程相關(guān)文件,,比如開庭傳票,,可以直接在日常頁(yè)面中上傳附件,。項(xiàng)目任務(wù)統(tǒng)計(jì)對(duì)于案件主辦律師是個(gè)便利工具,這個(gè)是模版中沒(méi)有一個(gè)項(xiàng)目完成時(shí)的狀態(tài),。每個(gè)任務(wù)完成后,,勾選該任務(wù)前的方塊表示完成,如一列任務(wù)過(guò)多,,對(duì)于完成的任務(wù),,可以選擇“歸檔”,這些任務(wù)就會(huì)被歸檔(隱藏),。示例地,,我們隨意勾選完成一些項(xiàng)目,設(shè)置一些項(xiàng)目標(biāo)簽,,再將兩個(gè)任務(wù)設(shè)置為過(guò)期,,任務(wù)頁(yè)面和項(xiàng)目簡(jiǎn)報(bào)頁(yè)面就會(huì)變成:這下各種任務(wù)統(tǒng)計(jì)信息就會(huì)顯示出來(lái):每個(gè)案件都要這么設(shè)置一遍任務(wù)非常麻煩,因此我們將模版作為一個(gè)獨(dú)立項(xiàng)目,,每次有新案件,,只需要在該模版項(xiàng)目的設(shè)置中選擇拷貝項(xiàng)目,就可以把這個(gè)模版全部(包括所有的任務(wù),、文件,、話題、文檔)都復(fù)制到新建立的案件項(xiàng)目中,。如果案件簡(jiǎn)單無(wú)需這么多步驟,,那就刪去不需要的任務(wù)。如果復(fù)雜的案件多出了其他特別的定制要求(任務(wù)),,那就在該案件中增加,。另外,建立每個(gè)新案件項(xiàng)目時(shí),,都可以設(shè)置基本項(xiàng)目信息,,比如:這樣,比如客戶和法官的聯(lián)系方式就一目了然了,。這個(gè)軟件看板式操作比較方便,,基本都是拖曳操作,在模版的基礎(chǔ)上,,根據(jù)實(shí)際需要可以方便地進(jìn)行調(diào)整,,比如:任務(wù)可以隨意拖動(dòng)。二、通過(guò)文件管理實(shí)現(xiàn)訴訟案件操作標(biāo)準(zhǔn)化 Worktile每個(gè)項(xiàng)目中都有文件這一欄,,可以新建文件,,可以新建文件夾(文件夾可以自己定義名稱和顏色),,例如這里設(shè)定了三個(gè)文件夾:分別為程序類模版、實(shí)體類模版,、辦案指引,。每個(gè)文件夾下方還可以建立子文件夾,如在程序類模版中設(shè)立涉外類程序文件模版和非涉外模版,。團(tuán)隊(duì)小伙伴再也沒(méi)有理由不用模版文件了,。說(shuō)明:理論上,案件具體文件都可以上傳,,但是基于安全考慮,,我們還是謹(jǐn)慎地選擇不上傳。Worktile網(wǎng)頁(yè)版本無(wú)需安裝,,可以隨時(shí)邀請(qǐng)其他律師甚至客戶加入到某個(gè)具體案件的項(xiàng)目中來(lái),只需要給被邀請(qǐng)對(duì)象發(fā)個(gè)郵件或者鏈接,。
這樣,,可以很方便地打破空間距離,隨時(shí)組建一個(gè)高效,、標(biāo)準(zhǔn)化,、流程化管理的訴訟團(tuán)隊(duì)了。
除了網(wǎng)頁(yè)版,Worktile也有手機(jī)APP版(蘋果和安卓都有),,兩者可以同步,,可以綁定微信,通過(guò)微信實(shí)時(shí)提醒,。這些內(nèi)容目前都是免費(fèi)的,。
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