「時間管理」、「工作效率」是這兩三年來最熱的一個議題,，在這個電子產(chǎn)品,、互聯(lián)網(wǎng)普及的時，很多人都覺得管理好時間真的不容易,。

一位時間管理高手給大家分享了一些小技巧,，不是要激勵大家透過什么意志力來改變自己的個性，而只是在實際的作法上微調(diào),，就能改善工作效率,。而其中有些方法，是不管換到什么工具上都是共通的,，無論何時何地都能「被執(zhí)行」,，并且不需要你修身養(yǎng)性還是改變意志就能被執(zhí)行！今天這篇文章,，就來分享時間管理上「真的可以被具體執(zhí)行」的小技巧,。

一、幫自己留下「神圣時間」

我有一個習(xí)慣是每天都有預(yù)留一段「神圣時間」,，可能是晚上10點到12點,，或是早上5點到7點，但也有可能是某個假日中午的12點到2點,，當(dāng)然這個神圣時間是留在我自己心裡的,，只有我自己知道。

但是無論任何人要給我安排什麼事情,、無論任何任務(wù)需要安排什麼時間,，都絕對不會碰觸到我心中的這段每日的「神圣時間」，當(dāng)我跟別人說：「不好意思,，這一天真的沒有時間了,。」實際的意思就是除了神圣時間外,，沒有其他時間可以安排了,。

「神圣時間」的時段不是固定每天一樣，但「神圣時間」一定是用來執(zhí)行一個我自己非常想要執(zhí)行的事情,，可能是寫一篇部落格文章,，也可能是學(xué)習(xí)一個事物,，或是讀一本書。

擁有「神圣時間」的好處就是：我自己想做的事情總是會一直保持進(jìn)度,。而這一點正是時間管理的真諦：

完成比之前更多的任務(wù)「不是」時間管理,，要真正完成自己想做的事情，才是時間管理,。

二、「少量多餐」的工作切割法

時間管理不只是安排時間,，而是可以在有時間的時候具體有效的完成現(xiàn)在可以做的任務(wù),，讓你無論面臨什么樣的時間變化都可以應(yīng)付自然，只要有空檔,，我就有事情可以做,，總是可以推進(jìn)工作進(jìn)度。

很多時候我們其實是「浪費(fèi)了太多空檔時間」,，明明開會前有30分鐘空檔,，明明下午臨時空出1個小時，但我們把這些空檔浪費(fèi)掉了,。（參考：這 10 件事情,，不如留到「零碎時間」再做更有效率！）

要改善這個問題,，具體的作法就是「切割工作」,，一件工作盡可能的切割成很多個任務(wù)步驟，每一個都要能獨立執(zhí)行,，并且每一個都能在60,、30甚至20分鐘以內(nèi)完成。

這樣一來,，我們不用等到有完整的兩個小時才能開始工作,，而是少量多餐，一天之中只要給我4個30分鐘的空檔,，我就可以把這項工作完成,。仔細(xì)計算一下：

-上班開始后大家還沒開始互相丟工作的30分鐘。

-中午午休前大家開始放下工作的30分鐘,。

-下午開會前覺得做什么都會被打斷的30分鐘,。

-傍晚下班前開始醞釀下班心情的30分鐘。

只要切割成多的任務(wù),，你真的可以空出空檔來完成一個本來很龐大的工作,。而且少量多餐會讓我感覺輕松，一次要吃下大餐則負(fù)擔(dān)太過沉重,，反而產(chǎn)生了厭食的感覺,。

三,、「想到就能做」，善用行動工作

「行動」工作可以大幅度的改變我們的工作效率,，這里指得就是在我的行動裝置上進(jìn)行的工作,，包含手機(jī)、平板,，或者非常輕便的筆電,，以及可以在任何環(huán)境下進(jìn)行工作，像是會議室,、咖啡廳,、捷運(yùn)上、行人馬路口,。

這里不是說要大家「什么時候都在工作」,，就像前面說的，這不是時間管理的目的,，甚至違背時間管理的精神,。

「行動工作」對我的意義是，什么時候我都「可以」工作,，只要我想要,、需要以及有必要，我可以立即的推進(jìn)工作進(jìn)度,，不用回到辦公室,，不會遺忘資料，善用每一個值得善用的時間,。前面第二點所說的切割工作,，就很需要行動工作一起搭配，才能更加善用空檔,。

另外,，我自己的經(jīng)驗是常常很多時候我的「工作靈感」、「工作問題與解決的方法」是發(fā)生在「行動中」,。這時候如果我善用行動工具來工作,，就可以立即儲存想法、推展進(jìn)度,、解決問題,，當(dāng)下就去掉一個待辦清單，這樣整體來看更能節(jié)省自己的時間,。

四,、「到此為止」，設(shè)定大中小截止線

我自己的時間管理經(jīng)驗告訴我,，有「到此為止」的想法是非常重要的,。很多時候我為了要把一件工作做好,，可以無止盡的進(jìn)行準(zhǔn)備、規(guī)劃,、收集資料,，在執(zhí)行上我也可以永遠(yuǎn)的去修改任何細(xì)節(jié)而讓其感覺更好，但這種事情如果沒有一個終止,，那麼沒有任何工作可以被完成,。

甚至，有時候這樣的永無止盡想法一直拖到了真正非要完成不可時,，反而只能急就章,，最后結(jié)果更加慘烈。

所以我在工作時隨時都會給自己「到此為止」的截止線,，而且可以區(qū)分三個層次，第一個大截止線是這個專桉必須完成的那一天,，或許是一個月后,。

第二個中截止線是我切割這個專桉后，設(shè)定的每週進(jìn)度,，每一週結(jié)束前,，無論如何我要達(dá)到這個進(jìn)度，無論做出來的結(jié)果是100分還是80分（當(dāng)然,，如果只有 60 分就要調(diào)整進(jìn)度）,。

第三個小截止線是每天每個時段的瑣碎任務(wù)，例如這個任務(wù)我要花兩個小時做,，或者更真實的情況是：「我只有兩個小時可以做」,，那么我就做出兩個小時能夠做到的現(xiàn)在最好的結(jié)果，接著就「到此為止」,。

當(dāng)然要追求一個更好的結(jié)果,，但比起強(qiáng)求這一次做到最好，而實際上自己并沒有任何具體能力,、條件去保證這一點,，那麼不如追求「下一次」比「這一次」做得更好。

五,、「就照著做吧,！」建立可以遵循的步驟流程、待辦清單

如果自己有些工作在本質(zhì)上是要反覆做的（或者以后還有做的機(jī)會）,，那么當(dāng)然要依據(jù)這次的經(jīng)驗,，建立一個固定的流程，而且要把這個流程寫下來,，并且把流程轉(zhuǎn)化成一個一個具體,、連續(xù)的待辦步驟,，讓自己下一次可以照著做就好。

這不只是說下一次可以比較輕松,，而是有一個「具體步驟流程」可以相對容易克服工作上最大的敵人：自己的焦慮,。

無論是之前做過的工作，還是這一次全新的陌生專桉,，我都會從自己的經(jīng)驗或請教別人的經(jīng)驗中,，事先建立好這次的「流程」、「步驟」,、「待辦清單」,，并且把這個流程非常明確、具體的寫在筆記上,。

在執(zhí)行專桉時,，無論遇到什么挫折、阻礙,，即使心情再低落,、腦袋再混亂，我都知道「只要打開這份流程筆記,，照著繼續(xù)做下一步就好」,，事先把大概的流程確定下來，可以很大程度的讓整個工作更加順暢,，自然的無論如何時間就能在自己的掌控之中,。

六、「刪去法」,，去除多余的步驟

第五點中建立了工作流程,、待辦清單后，我還會做一件事情,，就是開始刪去那些其實沒有必要的步驟,。

尤其在有時間壓力下，千萬不要忘記第一點,，這種時候依然要留給自己神圣時間,，所以一定要刪去多馀的步驟或任務(wù)。

而且一定有可以刪去的,，只要我們仔細(xì)的去思考專桉的目的,、工作的意義和整個流程的邏輯性，就可以找出那些可以精簡的部份,，精簡的愈多,，你就愈容易獲得掌控這次專桉時間的權(quán)力。

七,、「不要高估自己」,，排出真正可以完成的時間

在排定工作流程時,，難免會發(fā)生「本來想要今天完成的任務(wù)但沒有完成」，這時候要思考一個問題：我是不是太高估自己了,？這樣安排了一大堆今日要完成的任務(wù),，結(jié)果變成只是一種心理安慰，那么,，不如下次真正排出自己可以確實完成的任務(wù)數(shù)量吧,！

雖然數(shù)量一定會變少，但這樣才會讓自己真正知道需要多少時間來完成這項任務(wù),，請務(wù)必「真正的認(rèn)識自己能力的極限,、感覺的極限」，不只是能力上做不做得到,，也要在意自己的精神力是不是能支撐,，然后才知道自己確實可以完成什么樣的任務(wù)進(jìn)度。

不要每一次沒有達(dá)成目標(biāo)時就想：「下次我拼一下應(yīng)該就可以」,，或是「那就把今天沒做完的全部丟到明天一起做,，但明天原本預(yù)計要做的還是做完」，這種想法是時間管理的另外一個大陷阱,，會讓你永遠(yuǎn)都沒有辦法「安排出真正符合自己的時間管理方桉」，永遠(yuǎn)都在趕工,。

很多時候?qū)ｈ耖_始前會讓你預(yù)估時間,，與其錯誤的預(yù)估一個月就能完成，不如準(zhǔn)確的預(yù)估自己實際上需要兩個月時間,，比起緊縮導(dǎo)致最后延誤,，反而準(zhǔn)確推出的效果更好，因為一個專桉很有可能還牽涉到其他團(tuán)隊的配合,，不是你自己的事情,，只有時間準(zhǔn)確才能讓每個團(tuán)隊搭配出最好的效果。

八,、「不要打斷自己」,，關(guān)閉過度的提醒

我以前也是會使用像是新郵件提醒這類工具，但是后來我發(fā)現(xiàn)那對我來說是工作效率的另一個大敵,，是的,，沒錯，我透過郵件通知即時收到最新任務(wù)了,，但結(jié)果卻是讓我從現(xiàn)在的工作上分心,、打斷了現(xiàn)在的工作。

一旦從現(xiàn)在正在進(jìn)行的工作抽離,，要回頭繼續(xù)工作,，就要花費(fèi)更多時間的浪費(fèi),，這其實非常劃不來。

所以現(xiàn)在我都不裝任何電腦上的通知軟體,，把 Chrome 的通知關(guān)閉,，也把手機(jī)上的通知關(guān)閉，我不要這些新任務(wù)的通知來干擾我,，而讓自己可以「在這段工作結(jié)束后」才去看看有什么新通知,。

這是一個小小的方法上的改變，可是可以大幅的增加工作效率,，讓每一段工作都能最有效率,、最準(zhǔn)確的完成。

九,、「告別今日」,，寫下明日的任務(wù)清單

我曾經(jīng)在「今天晚上就該做，明天早上不要做的 5 個數(shù)位工作習(xí)慣」中分享過這個想法,，對我來說每天晚上寫下明日的任務(wù)清單有兩層意義,。

第一是告別今日，既然要寫下明日任務(wù),，那麼當(dāng)然表示我整理了今天完成的,、未完成的工作，把今日的任何問題,、錯誤留在今日封存,，然后看向明日，好好計畫那麼「接下來我可以做什麼」,。

時間管理的關(guān)鍵就是永遠(yuǎn)只看現(xiàn)在與未來,，只思考接下來怎麼做，因為人沒辦法回到過去去改變已經(jīng)在之前的時間點上發(fā)生的事情,。

第二則是讓明天一開始就能很快的進(jìn)入工作狀態(tài),，并且在一日裡可能的各種意外來臨之前，優(yōu)先完成最重要的工作,。

十,、「給自己休息時間」

最后回頭呼應(yīng)第一點，在第一點中預(yù)留的神圣時間依然是「要做什么事情」的時間,，但除此之外,，還要預(yù)留真正休息的時間。

短的來說可能是每工作30分鐘就一定休息5分鐘,，中的來說可能是每天中午會睡個午覺,，晚上會去好好吃飯，長的還說則是計畫周末的旅行出游。

時間管理終極的意義還是在「怎么樣擁有自己的時間」,，怎么樣更快完成工作只是為了讓自己多擁有一個時間的手段與過程,，而這些自己真正休息的時間，才能讓自己享受人生,，回頭好好珍惜自己,，并且也獲得更多工作的動力。

所以千萬不要自己壓榨自己,，總是去想「反正我犧牲週末就能完成」,，多嘗試換個想法：「在週末前我可以怎么精簡工作、善用工具,、請人幫忙,、溝通協(xié)調(diào)」，來讓目前的工作順利達(dá)到截止線,？

小結(jié)：

這十個方法對我來說其實環(huán)環(huán)相扣,，而且有效的改善了我的時間管理與工作效率，今天這篇文章做一個統(tǒng)整分享,，希望對大家有幫助,，也歡迎大家一起來討論，提供你們的想法,。