這10 件事情,，不如留到「零碎時(shí)間」再做更有效率！

等人的5分鐘,、在捷運(yùn)上的10分鐘,、講座課程之間的下課,、工作安排中穿插的緩沖、每天早起出門前的一段時(shí)間,，還有各種事情提早開始與提早結(jié)束中產(chǎn)生的空檔,，我們每天的工作與生活中其實(shí)充滿了「沒事做的時(shí)間」，而如何善用這些零碎時(shí)間就是時(shí)間管理的關(guān)鍵,。

要怎么善用,？首先我們要知道零碎時(shí)間又能分成兩種：第一種是「固定空檔」，我每天早起后到開始準(zhǔn)備出門之間有30分鐘的空檔,，只要我能六點(diǎn)起床就一定能空出這段時(shí)間,；又或者我每天上下班通勤時(shí)間也是固定的空檔，等車與搭車時(shí)間不會(huì)有太大改變,。把一些短時(shí)間可以完成的常態(tài)任務(wù)固定在這些常態(tài)空檔里 ??面做,，以免干擾正式工作時(shí)的效率與節(jié)奏。

第二種則是「意外空檔」,，有時(shí)候要等的人遲到,，有時(shí)候會(huì)議提早結(jié)束了，這些臨時(shí)的小驚喜（是的,，有人遲到換個(gè)角度想,，我就多出了一些自己的小時(shí)間）都是我們可以好好利用的寶貴時(shí)間。但因?yàn)樘馔?，因此無(wú)法事先安排常態(tài)任務(wù),，于是有時(shí)候就可以把一些「緊急」瑣事預(yù)留在這些空檔做。沒錯(cuò),！我說(shuō)的是「緊急」瑣事,，因?yàn)檫@些意外空檔其實(shí)每天都可能發(fā)生。

把那些不需要在正式工作時(shí)間做,，或者會(huì)影響重要工作進(jìn)度的事情,，「留到」每天的零碎時(shí)間上做，因?yàn)槟阋欢〞?huì)有零碎時(shí)間,，「常態(tài)瑣事」就留在固定空檔每天重復(fù)做,，「緊急瑣事」就留在意外空檔抓緊時(shí)間處理。

幸好我們現(xiàn)在不少朋友手上都有一臺(tái)行動(dòng)裝置,，你可以用智慧型手機(jī),、平板，或隨身的小筆電在短時(shí)間內(nèi)完成這些任務(wù),。

這樣一天就有更多時(shí)間可以運(yùn)用,，不過前提即今天的主題：我們必須學(xué)會(huì)把一些事情從正式工作上移出，留待零碎時(shí)間再做,。

• 第一件事：看重點(diǎn)新聞

我自己是這樣的,，如果我坐上辦公桌后的第一件事情是上網(wǎng)瀏覽新聞,、看最新情報(bào)的話，一定會(huì)不知不覺耗費(fèi)掉開頭一個(gè)小時(shí)的工作時(shí)間,，因?yàn)椤感侣勈强床煌甑摹?，而且網(wǎng)路會(huì)讓我們透過一個(gè)連結(jié)一個(gè)連結(jié)的陷入知識(shí)的探索中。

這件事情并非不好,，只是我在不對(duì)的時(shí)間做,。

所以現(xiàn)在我都要求自己只能在零碎時(shí)間看新聞，「收集情報(bào)」對(duì)我來(lái)說(shuō)是重要的每日例行任務(wù),，但這是為了可能的工作做準(zhǔn)備,，卻非目前重要工作進(jìn)度本身，所以不能在正式工作時(shí)間做,，而要利用早起出門前,、通勤時(shí)間來(lái)做。

幸好現(xiàn)在有智慧型手機(jī),，有「Flipboard」,、「Zite」、「Feedly」這樣的新聞閱讀App,，要在行動(dòng)中看到重點(diǎn)新聞并非難事,，甚至處理起來(lái)更有效率。而且在零碎時(shí)間看新聞還可以自然而然的限制看新聞時(shí)間,，通勤等車10分鐘一到我就不能看新聞了,，所以我也會(huì)更加懂得抓住新聞重點(diǎn)來(lái)看。

• 第二件事：撰寫草稿大綱

認(rèn)識(shí)我的人都知道我的正職工作非常忙碌,，所以很好奇我到底怎么常常還能有時(shí)間寫部落格文章？這里的關(guān)鍵就是我要把「寫一篇部落格文章」這件事情再切割成好幾個(gè)小任務(wù),，其中有個(gè)任務(wù)就是「擬定大綱」,、「撰寫草稿」。

并且,，我會(huì)在每天下班搭車（捷運(yùn),、客運(yùn)、火車）的路上做這件事情,，通常通勤時(shí)間的捷運(yùn)上網(wǎng)路也不通暢,，所以我不會(huì)上網(wǎng)，而是拿出「Evernote」,，開始想大綱打草稿,。

雖然可能只有10～30分鐘的時(shí)間，但足夠了,，讓我回到家里坐到電腦前,，就可以開始正式寫文章,，而不用再浪費(fèi)正式時(shí)間去想要寫什么。

• 第三件事：處理郵件

另外一個(gè)應(yīng)該避免正式工作時(shí)間做的事情,，就是打開你的電子郵件信箱,，除非你的工作就是看信，要不然我相信你會(huì)有更重要的每日進(jìn)度要完成,，你應(yīng)該先去做那些重要緊急的每日專案進(jìn)度,。

然后在工作的空檔之間，我相信你一定每天都會(huì)有固定的工作空檔,，可能是工作一個(gè)小時(shí)后的休息時(shí)間,，可能是中午吃完飯的午休時(shí)間，這時(shí)候再花個(gè)5分鐘打開信箱去處理郵件,。

郵件通常都是「要加一些額外任務(wù)給你」,，但我們的正式、重要工作都還沒完成就要兩頭忙去處理額外任務(wù),，那是不切實(shí)際且干擾效率的,。會(huì)用郵件寄給你的額外任務(wù)通常也不是當(dāng)下就要完成不可，因此利用零碎時(shí)間來(lái)處理郵件才是最好的工作流程安排,。

• 第四件事：答覆朋友通訊

同樣的道理,，我們也沒必要在工作時(shí)間，或者我們?yōu)樽约涸O(shè)定的工作時(shí)間去處理朋友之間的聊天通訊,，例如我每天晚上固定要空出來(lái)的寫部落格時(shí)間,。

反而等到有零碎時(shí)間時(shí)，尤其是意外的空檔,，例如會(huì)議稍微延后的5分鐘,，今天部落格提早寫完剩下的10分鐘，再打開即時(shí)通和社群去看朋友傳送給你的訊息就好,。

那些名之為即時(shí)訊息的內(nèi)容,，通常都不是本質(zhì)上的即時(shí)訊息。

• 第五件事：安排日歷行程

有些朋友也會(huì)習(xí)慣在正式的工作時(shí)間里,，一開始就打開行事歷準(zhǔn)備安排工作,，這也是一個(gè)可以「重新思考看看」的流程。照理說(shuō),，一坐上辦公桌就立刻知道要做什么,，并且立刻開始工作才是最好的。

所以我會(huì)利用零碎時(shí)間來(lái)安排日歷行程,，只有打開手機(jī)上的行事歷,，重新安排工作不是什么難事。而且就像我前面說(shuō)的,，每天一定會(huì)有零碎時(shí)間,，所以一定有時(shí)間可以安排行事歷,，不用擔(dān)心沒時(shí)間做，更不用在正式工作時(shí)間做,。

而安排行事歷最好的時(shí)間,，對(duì)我來(lái)說(shuō)是下班回家的路上，在高速公路客運(yùn)上我就打開手機(jī)上的行事歷,，最好明天工作的行程安排,。

• 第六件事：檢視待辦清單

同樣的道理，你的To-Do List待辦清單也是,，不要在正式工作時(shí)間安排待辦清單,，那只是我們想要逃避工作的借口、手段而已,！因?yàn)椴幌胱稣焦ぷ?、煩惱正式工作，所以用安排待辦清單來(lái)「紓壓」,。

千萬(wàn)不要這樣,，相反的，一樣把安排待辦清單這件事情留到零碎時(shí)間做,，像是工作完成后的空檔,，就是最好??時(shí)機(jī)，可以拿出待辦清單做一個(gè)順序的微調(diào),。

• 第七件事：思考一些自己的事情

當(dāng)然,，零碎時(shí)間不一定要留給工作，也可以留給自己,，如果生活上,、人際上有什么煩惱的事情，我也會(huì)練習(xí)在正式工作時(shí)間先「暫時(shí)移開」他們,，從腦中移出,、從心里暫忘，記在筆記里,。

然后等到零碎的空檔，拿出筆記,，重新思考自己的事情,，把想法感覺寫下來(lái)。

• 第八件事：整理工作環(huán)境

如果你想整理自己的辦公室環(huán)境,、書桌上雜亂的事物,，那么也不是在正式工作時(shí)間做，不如留待那些「意外的空檔」,，花個(gè)10分鐘再整理一下桌子,。不要把整理當(dāng)做你逃避正式工作的借口了,。

• 第九件事：玩一些新玩意

看到好玩的手機(jī)游戲，看到有趣的新鮮App,，看到有意思的網(wǎng)路文章,，千萬(wàn)不要在正式工作時(shí)間分心，把這些東西留下來(lái),，稍后游玩或稍后閱讀,，因?yàn)槟憧梢越^對(duì)的放心，每天你會(huì)有一堆零碎時(shí)間讓你玩這些新玩意,。

• 第十件事：聽個(gè)音樂吧,！

最后，當(dāng)然我們不需要把零碎時(shí)間塞滿要做的事情,。

有時(shí)候,，遇到意外的零碎時(shí)間，我們就放空一下,，讓自己的心紓緩一些,，聽個(gè)音樂或什么都不做，也是零碎時(shí)間很棒的利用,。

歡迎大家一起來(lái)分享,，你會(huì)把哪些事情留到零碎時(shí)間再做呢？

作者/ 異塵行者  本文原文在此,。

圖片來(lái)源/   Steve A Johnson via Flickr , CC Licensed