“云”作為保存文件的功能盡人皆知,。然而，“云”不僅僅是保存文件這么簡單,。作為在現(xiàn)代辦公環(huán)境下的應用,，如何充分發(fā)揮“云”存儲及其各項功能，真正為提高辦公效率服務,，是辦公一族應該掌握的技能,。那么，有哪些“云”技巧可以為我們?nèi)粘＾k公所用呢,？

1. 配合QQ下發(fā)員工任務

將文件存放在云盤中,，按照不同的任務給不同員工分配不同的文件。只需針對不同員工生成不同的文件鏈接,，附帶不同的訪問密碼（圖1）,。然后，將這些文件鏈接和密碼,，通過QQ,、微信等通信工具，分別發(fā)送給相應的員工,。這樣,，工作小組中的每個人，都可以及時通過下載獲得自己的工作文件,。

2. 工作現(xiàn)場進行實時監(jiān)控

在PC端連接攝像頭,，或者直接用筆記本電腦的攝像頭，安裝定時拍照軟件,，將照片存儲文件夾設置為系統(tǒng)庫中的“圖片”文件夾（圖2）或其他云盤的指定同步文件夾,。這樣，每次自動拍攝的照片,，都會自動同步到云盤當中,。訪問者在另一地點，只要用同樣的賬號登錄云盤,，就能看到工作場所拍攝的實時畫面,。

小提示：

定時拍照可用Timershot、WebCameyes等工具來完成,。

3. 員工資料聯(lián)合自動備份

云盤的自動備份文件夾一般都有個數(shù)限制,，例如百度云管家最多同時自動備份5個文件夾，而360云盤為6個文件夾。那么,，倘若一個辦公室需要將多于5個文件夾的資料自動備份到云端,，該怎么做？

我們可以在辦公室員工的多臺電腦上安裝同一個云盤,，用同一個賬號登錄,，但每臺電腦上設置不同的自動備份文件夾。以百度云為例,，假設辦公室有5臺電腦,，就可以設置25個自動備份文件夾。讓每臺電腦分工負責不同的備份任務,，但云端獲得的是全套25個備份任務,。

小技巧：

對于一臺電腦中的文件，若需要自動備份的文件夾多余規(guī)定的最大限度5個或6個,，可以用建立二級文件夾的辦法自動備份更多的文件夾。由于自動備份的文件包含各級子文件夾下的文件,，因此,，只要先將需要備份的多個文件夾納入到5個或6個以及自動備份文件夾下，這個文件夾下的所有文件夾都會被自動備份到云盤中,。之后,，用戶可訪問云端文件目錄，將備份文件夾下的不同文件夾用轉移命令轉移到云盤的任意位置,。不論文件夾有多大,，轉移操作基本上是妙傳，不占用時間,。

4. 辦公云盤鎖定資料安全

辦公室資料放在云盤中,，這樣可以免于本地災難發(fā)生時數(shù)據(jù)遭殃。但是,，云盤客戶端常開著,，電腦可能被閑雜人等接觸，云端存儲的數(shù)據(jù)可能會被別人看到,。在這種情況下,，可使用多種方法鎖定云盤。以百度云管家為例,。

在系統(tǒng)托盤云管家圖標上右擊,，選擇“鎖定云管家”命令鎖定云盤。還可在云管家設置窗口的“安全”頁面下,，設定鍵盤在若干時間段內(nèi)無操作后自動鎖定云盤,，時間可由用戶來設定，以分鐘為單位。此外,，也可以給鎖定云盤操作定義一個熱鍵,，需要鎖定云盤時，隨手按動熱鍵組合,，即可讓云盤處于鎖定狀態(tài),。這更適合于正在進行鍵盤操作的環(huán)境下使用（圖3）。

5. 移動辦公資料異地中轉

讓每位員工的手機中都安裝與辦公室PC同類的云客戶端軟件,，并用單位的工作賬號登錄,。這樣，無論是出差在外,，還是在上下班的路上,，遇到緊急情況，都可以隨時登錄云盤,，訪問工作文件,。甚至可以配合手機中安裝的各類辦公軟件，在云盤中直接處理辦公文件,。

小提示：

如果在網(wǎng)吧等公共場所處理閱讀或處理辦公資料,，建議直接通過網(wǎng)頁端訪問云盤，不要使用客戶端訪問,，以免將資料同步到本地而泄露機密,。

6. 免裝工具進行文書管理

以往的一些文書資料，如通行版Office或PDF文件,，總需要找專門的閱讀器來閱讀,。如果用云盤來管理PDF文書資料，無論是文件管理還是閱讀都會更加省心,。

首先在云端分門別類地創(chuàng)建各級文書目錄的文件夾,，然后將各類Office文檔、PDF或TXT,、JPG等文書資料保存在相應的文件夾中,。需要閱讀時，只需進入云盤,，直接按類定位文書文件,，點擊可直接打開預覽文檔或圖片，不需要安裝第三方閱讀工具（圖4）,。推介使用360或百度云盤,。

小技巧：

如果云盤中存放的文書資料很多，一時難以定位,，可利用云盤的搜索功能,，直接用文件名關鍵詞來搜索文件,。

7. 創(chuàng)建小組協(xié)作辦公方案

以往的協(xié)作辦公離不開郵件工具，而相互之間傳送資料常常會使用U盤,。云盤的出現(xiàn)可以讓郵件和U盤下崗,。

對于需要協(xié)作工作的項目，可以在小組云盤中建立一個專門的工作項目文件夾,，接下來每個小組成員根據(jù)自己的需要在其中創(chuàng)建自己的工作文件夾,，把各自的資料上傳到其中。需要共同討論修改的文檔,，每個人都可以在自己的終端打開修改,，然后同步上傳到云端。個別文件如果涉密,，可通過文檔自身的二級密碼功能或壓縮軟件加密碼功能,，添加訪問權限，確保文檔內(nèi)容的安全,。

小技巧：

如果小組外部人員需要訪問特定的文件,，可使用上面所說的生成私密文件鏈接的方法，用密碼來下載,。

8. 辦公首選軟件自帶云盤

除了諸如百度云,、360云盤的一些專門云盤外，越來越多的軟件自帶有云盤功能,。例如Windows 8.1便自帶了OneDrive云盤，國內(nèi)辦公軟件WPS也自帶了云盤,。這些軟件的云盤不用單獨申請,，在使用軟件過程中，只要用個人賬戶登錄,，即可將生成的文檔保存在云盤當中（圖5）,，云盤與軟件的銜接和使用更加自然方便，尤其對普通電腦用戶,，更能帶來便利,。

小提示：

如果你在使用新版的Windows 8.1操作系統(tǒng)，最好請注冊網(wǎng)絡賬戶登錄系統(tǒng),，這樣自帶的云盤就能發(fā)揮作用,。對于處理辦公文檔的用戶，使用WPS前將賬戶設置為自動登錄,，在使用過程中養(yǎng)成將文檔保存到云端的習慣,，這樣對于異地訪問文檔、文檔協(xié)作共享,、特殊情況下的災難恢復等都大有益處,。