近年來,，隨著電子文件的數(shù)量飛速增長,、應(yīng)用范圍不斷擴大、社會功能日趨明顯,，我國各地區(qū),、各單位都越來越重視電子文件管理。在開展電子文件管理的過程中,，人們越來越深刻地認識到：電子文件管理的專業(yè)性,、復(fù)雜性，決定其很大程度上依賴于標準的支撐與保障,；只有構(gòu)建一個科學,、完善的電子文件管理標準體系，才能提高電子文件管理的專業(yè)化,、規(guī)范化,、標準化程度，確保電子文件真實,、完整,、可用和安全。因此,，我國必須堅持“標準先行”的原則,，加快推進電子文件管理標準建設(shè),。
  
    一、我國電子文件管理標準建設(shè)的現(xiàn)狀  
    從上個世紀末開始,，國家檔案局和有關(guān)部門開始研究制定與電子文件管理有關(guān)的標準,，到目前為止已經(jīng)出臺了5個國家標準和6個檔案行業(yè)標準。
    5個國家標準是：①《GB/T 17678.1-1999  CAD電子文件光盤存儲,、歸檔與檔案管理要求  第一部分：電子文件歸檔與檔案管理》,；②《GB/T 17678.2-1999  CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求　第二部分：光盤信息組織結(jié)構(gòu)》,；③《GB/T 18894-2002  電子文件歸檔與管理規(guī)范》,；④《GB/T23286.1-2009  文獻管理長期保存的電子文檔文件格式  第一部分：PDF1.4(PDF/A-1)的使用》；⑤《GB/Z23283-2009  基于文件的電子信息的長期保存》,。
    6個檔案行業(yè)標準是：①《DA/T 31-2005  紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》,；②《DA/T 32-2005  公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則》；③《DA/T38—2008  電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》》,；④《DA/T46-2009  文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》,；⑤《DA/T47-2009  版式電子文件長期保存格式需求》；⑥《DA/T48-2009  基于XML的電子文件封裝規(guī)范》,。
    除了上述國家標準和行業(yè)標準之外,，中國核工、石油,、航天,、航空、銀行,、電信,、電力、鋼鐵等重要行業(yè)的一些大中型企業(yè)也制定了一些與電子文件管理有關(guān)的企業(yè)標準,。例如，中國石油天然氣集團公司制定了本企業(yè)的《電子文件元數(shù)據(jù)規(guī)范》,、《檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》和《歸檔電子文件格式規(guī)范》等,。
盡管已經(jīng)出臺了上述一系列標準，但是我國的電子文件管理標準建設(shè)仍然存在一些欠缺,，主要表現(xiàn)在：
    一是標準的系統(tǒng)性不足,。由于缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào),，各標準研究制定單位相互封閉,、各自為戰(zhàn)，造成各個標準之間難以銜接,，甚至相互沖突,，整個電子文件管理領(lǐng)域的標準結(jié)構(gòu)散亂,、不成體系。
    二是標準的數(shù)量不足,。目前仍缺乏涉及一些電子文件管理關(guān)鍵環(huán)節(jié)（如形成,、捕獲）、核心技術(shù)（如遷移,、封裝）的標準,；缺乏音頻、視頻,、網(wǎng)頁等特殊格式,，銀行保險、航天航空,、國防核工等特殊行業(yè)的電子文件管理標準,。
    三是標準的國際化程度較低。我國電子文件管理領(lǐng)域采納國際標準的比例比較低,，而且自身的標準在國際上的影響力較低,。
    四是推廣不夠。在實際工作中,，部分單位和電子文件管理軟件系統(tǒng)研發(fā)企業(yè)缺乏標準化意識,，一些標準沒有得到充分的推廣應(yīng)用。
  
   二,、我國電子文件管理標準建設(shè)的發(fā)展趨勢   
    2009年,，根據(jù)中國人民大學副校長馮惠玲教授率領(lǐng)的團隊提交給中央和國家領(lǐng)導人的《關(guān)于加強我國電子文件科學管理的報告》，中央辦公廳和國務(wù)院辦公廳聯(lián)合發(fā)布了《電子文件管理暫行辦法》,，成立了國家電子文件管理部際聯(lián)席會議,。國家電子文件管理部際聯(lián)席會議負責統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)全國的電子文件管理工作,。據(jù)悉,，聯(lián)席會議成立之后，就將加強電子文件管理標準建設(shè)列為年度工作重點之一,；由聯(lián)席會議辦公室牽頭起草的《國家電子文件管理工作規(guī)劃（2011－2015年）》（征求意見稿）也將加強電子文件管理標準建設(shè)列為十二五時期的重要任務(wù)之一,。由此可見，我國電子文件管理標準建設(shè)將迎來一個黃金時期,。筆者建議,，在這個黃金時期，我們應(yīng)著重從以下幾方面開展工作：
    一是構(gòu)建電子文件管理標準體系,。應(yīng)全面梳理當前我國電子文件管理領(lǐng)域內(nèi)標準的情況,，在分清哪些標準已經(jīng)失效、哪些標準需要修訂、哪些標準繼續(xù)適用,、哪些標準亟需制訂的基礎(chǔ)上,，根據(jù)電子文件管理的客觀規(guī)律和要求，構(gòu)建一個科學,、完善的標準體系,。在標準體系的搭建過程中，需要認真考慮各種標準之間的一致性與協(xié)調(diào)性,，并以標準體系作為標準建設(shè)的重要指南,，科學規(guī)劃，循序漸進地推動我國電子文件管理標準建設(shè),。
    二是加快研究制定亟需的核心標準,。根據(jù)當前實際工作需要，應(yīng)該盡快制定電子文件管理術(shù)語,、標識,、系統(tǒng)功能需求、元數(shù)據(jù),、遷移,、封裝等亟需的基礎(chǔ)性、關(guān)鍵性標準,。據(jù)了解,，國家電子文件管理部際聯(lián)席會議辦公室委托中國人民大學、國家檔案局等單位研究起草的《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》,、《電子文件通用元數(shù)據(jù)規(guī)范》已經(jīng)多次征求意見,，將于年內(nèi)正式發(fā)布。希望電子文件管理術(shù)語,、標識,、遷移、封裝等標準也能加快研究制定,。
    三是提高標準的國際化程度,。要加強與國際標準化組織信息與文獻技術(shù)委員會檔案/文件管理分技術(shù)委員會（ISO/TC46/SC11），以及西方發(fā)達國家的文件管理標準化組織的交流與合作,，積極采納國際標準,，同時努力增強我國標準在國際上的影響力和話語權(quán)。據(jù)悉,，中國人民大學安小米教授作為ISO/TC46/SC11的重要成員全程參與了許多重要的文件管理國際標準的制定；而且我國已經(jīng)準備等同采用2個重要的文件管理國際標準,，即《ISO15489－1  信息與文獻：文件管理  第1部分：總則》,、《ISO23081－1  文件元數(shù)據(jù)：原則》。這些是可喜的進步。
    四是加強標準的推廣應(yīng)用,。要加強我國電子文件管理標準的宣傳,、貫徹，提高標準推廣,、實施效果,。可以通過開展電子文件管理系統(tǒng)測評認證,，對有關(guān)電子文件管理軟件產(chǎn)品進行標準一致性測評認證,，強制要求政府采購?fù)ㄟ^測試認證的軟件產(chǎn)品，從而引導和約束黨政機關(guān),、研發(fā)企業(yè)遵從各項電子文件管理標準,。
    可以相信，隨著標準建設(shè)步伐的加快,，我國電子文件管理將進入一個新的發(fā)展階段,。