前段時間把團隊的內(nèi)刊改良了一下,，對word這個軟件的認知大大地提升了,。如果只會簡單的用word，或許無法勝任今后的工作,，也無法打造出專業(yè)精美的文檔,。當然了,，也沒有必要把word復雜化，只要注意四點,，專門練一個下午,，那打造稍微精美的文檔，還是沒問題的,。

先上圖,，對比第一期的內(nèi)刊，和后面改良后的第二期,。

第一期

第二期

第二期相比第一期,，易讀性更高了。當然了,，在工作中也不會用word來制作這些東西...那么我說的,，不會不是屠龍記呢？不會的,，雖然工作中不會用word來制作這些東西,，但里面涉及的技巧還是會用到的。

上文提到一個下午就能熟練使用word,，是不是真的？是的,，不夸張,，以前我們學習用時間很久，是因為我們不知道重點,。如果考試前兩天,，老師劃重點，即使你一個學期不去上課,，努力兩天,，還是能過的...

我希望把我掌握的知識系統(tǒng)化。所以寫下本文,、算個人總結(jié),。但只是劃重點，具體知識需要百度,。不過也很快,。熟悉掌握這四點后，你可以：

1. 輕松排版論文等超長文檔,、輕松制作簡歷,。
2. 掌握用word來團隊協(xié)作。
3. 制作文檔效率至少提高3倍,。
4. 制作一份稍微精美的文檔

下面講講word的這四個重點,。

▍制作精美的文檔

大部分人的排版是這樣的...

1

別人的稍微專業(yè)一些...

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出現(xiàn)這種情況是是部分小伙伴沒有弄清楚word里面的一些基本設(shè)置,。第一張圖片顯得密密麻麻，極大影響閱讀性,，是因為沒有搞清楚,，行距這個概念。用的是word默認的單倍行距,，單倍行距字數(shù)一多起來,。就會顯得密密麻麻，而第二張圖片的行與行之間就顯得有一定距離,，合適,。閱讀起來眼睛不累...講制作精美的文檔，從操作技巧+理念兩個角度講,。

操作技巧：
弄清楚幾個概念便可以了：

1.行距：行與行之間的距離
2.段距：段與段之間的距離,、分為段前、段后
3.首行縮進：理解成,，段首空幾格,。
4.圖文環(huán)繞方式：這個是設(shè)置圖片與文字之間的關(guān)系的

這些東西在word里面的段落都可以設(shè)置。講一些設(shè)置方面注意事項：

1.行距：長文檔的話,，使用1.25倍行距,。
2.段距：段前段后，可以設(shè)置0.5行,，或者1行,。
3.字體：專業(yè)的文檔，可以中文：微軟雅黑,、英文：Arial.

理念方面：
光會技巧,，還不行，不然你可能制作的文檔像下方圖片左邊的,，而不是右邊的,。

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排版這個東西講起來太復雜了，不過掌握最核心的一定就可以了,。讓讀者方便閱讀,，就是注意易讀性。在word操作上注意兩點,。

1.小標題要加粗,，字號要變大。這樣讀者一看這篇文章就能清楚整篇文章的結(jié)構(gòu),。而不是密密麻麻的一片,。
2.可以適當給文檔不同部分，區(qū)別開來,，這樣才不千篇一律,，老是看相同的頁面,，人會疲勞，所以本文,，我列舉這些要點時是使用簡書的引用功能,，來這些要點和正文區(qū)別開來。還有上方的圖片右邊也是小標題,，使用紅色區(qū)別,，讓文章有那么點層次感...當然word文檔中，建議中規(guī)中矩地加粗就可以了,。

要學制作精美專業(yè)點的文檔,、還得練，不過現(xiàn)在學個20分鐘先讓自己得文檔擺脫密密麻麻,，沒有層次的狀態(tài)吧,。

▍制作文檔提升3倍效率

我可以用短短的1分鐘左右，把下文的第一張圖片文檔（總共9頁）,，排版成第二張圖片中的效果,，并且生成目錄。第三張是局部效果,，第四張是目錄,。

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2

3.局部效果

目錄

word排版效率里面的核心理念：
一定要等文檔全部寫完，或者寫完部分,，再去調(diào)整文檔的格式（也就是哪些行距,、段距、小標題加粗什么的,。）

why?因為，如果你一邊調(diào)格式一邊寫的話,，你就得反復切換在各種格式之間,，一會是小標題的格式，一會又得切換回正文的格式,。很浪費時間,。說到這個，大家就應(yīng)該知道,，為什么簡書的markdown好用了吧,，只要打代碼就可以調(diào)格式，不用什么所謂的切換什么的,。不影響效率,。

如何操作：
這個涉及到word的樣式了。所謂的樣式,，就是你可以設(shè)計正文的格式,，一級標題的格式,，二級標題的格式等。（格式就是指那些：行距,，字體,，段距什么的。）,。你把這些都設(shè)計好之后,，保存成一個模板，到你需要這種類型的格式就拿出來用就可以了,。下方圖片是word中的樣式：

樣式

具體操作：

1.打開你以前自己制作的模板,，然后開始碼字，先不要調(diào)整格式,。
2.碼完之后,，開始選中所有的一級標題、（舉例：2.是一級標題,，2.1是二級標題，2.1.1是三級標題）,，選中之后,，點擊上方圖片里面的,，標題1.這樣，一級標題的格式就變成你設(shè)置的格式了,，再選中2.3級標題,，反復如此,。
3.標題全部改變格式后，開始選中正文，但正文不是連續(xù)的,，怎么快速選中呢？很簡單,，選一兩句正文,，然后點擊上文圖片左邊選擇鍵，然后會出來：選中所有格式類似的文本,，再點擊這個：選中所有格式類似的文本,，然后所有正文就選中了。然后再點擊,，正文樣式,，就可以了,。格式全部變了,。
4.格式改完之后,，如果是論文要生成目錄的話,，就直接點擊word里面的生成目錄就可以了,。很快,。這一套下來用不到1分鐘。

總結(jié)：
效率的話,，要記住,，先碼好全部文檔,，再改變格式。學會用樣式,，用快捷鍵,，就可以了,。

▍word用于團隊協(xié)作

發(fā)問兩個問題：

1.幫人修改文檔、該怎么留下修改痕跡,？
2.多人協(xié)助的文檔如何進行版本比對及管理?

第一個問題：
舉個例子：我需要別人幫我改一份工作文檔（或者簡歷），別人在word上修改,，然后我看了他的修改,，他修改了 1.2.3處,。我發(fā)現(xiàn),，1.2處修改合我意思，3處不合我的意思，那么我想保留1.2處,，不要他的3處,。怎么快速操作呢,？

以前的情況,，可能是，別人直接在我原文刪掉我原來的,，加上他自己的,。我收到這樣的文檔,，可能我都看不出來他改了哪里....更不說保留他一部分修改，刪掉一部分修改...

如果你和他/她都懂得word得修訂功能,，就很方便了。使用修訂功能,，1.可以迅速看出他改了哪里 2.可以快速選擇，接受他的修訂,，還是不接受,。這樣的話,，我1.2.處覺得他改得好,，就點擊接受,，3處改得不好,，就點擊拒絕。這樣就按照我的意思把文檔處理好了,。很方便。

第二個問題：
舉例子：如果老板不使用修訂功能,、你總不能一個字一個字比對,，老板到底改了哪里吧...還有一個文檔、交給不同人修改,，如何把他們的修訂合到一個文檔,、還有幾個同事一起合作寫文檔不同的部分。怎么合成一個文檔。

這個是用得比較少的技巧,，簡單說：就是word里面有一個比較,、和合并的功能鍵,。直接使用就ok了。

總結(jié)：團隊合作里面，兩個最常用能提高效率的word功能是,，批注,，和修訂,。這個太關(guān)鍵了,。20分鐘練一下就可以掌握。

▍表格的制作

工作中表格的制作會經(jīng)常用到,、制作簡歷其實也是用表格來制作的,。哪怕你說簡歷我上網(wǎng)去下載個模板就可以了,，但你要修改模板的細節(jié)，最好也要會表格的具體操作,。

表格這東西挺尷尬的,，很多人都說,，這個誰不會啊,，就是插入一個表格嘛,，但大多人制作出來的表格卻是這樣的：

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人家制作出來的是這樣，（不要問我哪里有差別）

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出現(xiàn)這些情況是因為,，可能我們對表格里面的一些細節(jié)不知道怎么調(diào),。一個精美的表格細節(jié)很重要,。有人可能說這是本末倒置,，我只說這是專業(yè)。再看一些人家ok的表格,。

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而下面的簡歷也是通過表格來制作的,。

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如何突破表格的制作呢

技能方面：只要學會三線表格的制作，那么所有的表格基本技能基本都會了,。

三線表格

精美方面：這個看到好的表格,，復制下來多模仿，工作多用就自然ok了,。

掌握上面四個方面,、工作再用一下，word其實也就那么簡單了,。
很久以前稍微學了一些word基本技能,，學完用文字系統(tǒng)化一下我零碎的知識,。這是舊文了，加以改動了一些,。

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2015年目標：在簡書輸出50篇文字,，提高自己用文字表達觀點的能力,。