姜曉亮律師

應(yīng)收賬款風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的原因主要有：掌握客戶信息不全，不真實(shí),；沒(méi)有準(zhǔn)確判斷客戶的資信狀況,；沒(méi)有準(zhǔn)確判斷客戶信用的變化情況；缺乏與客戶的有效溝通,；未能建立起有效的客戶信用額度評(píng)估體系,；未能有效轉(zhuǎn)嫁風(fēng)險(xiǎn)；對(duì)應(yīng)收賬款監(jiān)控不嚴(yán),；缺乏對(duì)應(yīng)收賬款追討的方法,、手段及管理措施；缺少合適本公司的信用管理制度,；對(duì)客戶所在地的司法環(huán)境不甚了解等,。上述種種原因彼此之間是互相影響，由于沒(méi)有全面真實(shí)地了解客戶的信息狀況,，導(dǎo)致公司對(duì)客戶的靜態(tài)資信情況和動(dòng)態(tài)信用變化失去準(zhǔn)確的判斷,；而公司與客戶進(jìn)行的非理性交易，又往往會(huì)忽略信用風(fēng)險(xiǎn)的轉(zhuǎn)嫁,，缺乏設(shè)計(jì)應(yīng)收賬款的監(jiān)控程序,，最后形成逾期賬款和壞賬；在這種情形下,，公司盲目追討債務(wù)又進(jìn)一步增加了成本和人為風(fēng)險(xiǎn),。

第一章 規(guī)范內(nèi)部管理

1、銷(xiāo)售合同

作為交易雙方規(guī)則的書(shū)面載體,，銷(xiāo)售合同往往在應(yīng)收賬款的管理當(dāng)中起著至關(guān)重要的決定性作用,。在與客戶簽訂銷(xiāo)售合同時(shí)，要著重注意以下事項(xiàng)：

（1）首先要確認(rèn)與客戶簽訂銷(xiāo)售合同的類(lèi)別,，以便通過(guò)合同的類(lèi)別來(lái)確定對(duì)公司有利的管轄法院,；除了與信譽(yù)良好的公司交易外，對(duì)大筆欠款的交易必須確定在本公司所在地法院處理,，以避免壞帳或虧損,。同時(shí)，要明確各項(xiàng)交易條件,，如：對(duì)賬條款,、付款方式、付款日期和先決條件等,；

（2）明確雙方的權(quán)利和違約責(zé)任,。簽訂合同的根本出發(fā)點(diǎn)就是要規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，一旦交易發(fā)生商業(yè)風(fēng)險(xiǎn),，如果沒(méi)有制訂切實(shí)可行的違約責(zé)任條款,，那么對(duì)于受損的利益，再追索起來(lái)將十分困難,；

（3）切忌貪圖方便或因?yàn)殡p方一貫不錯(cuò)的合作關(guān)系,，而忽略合同的簽訂工作。因?yàn)樵谏虡I(yè)社會(huì)當(dāng)中,，僅僅依靠個(gè)人關(guān)系或私交甚好等理由來(lái)維系的合作關(guān)系,，往往是不穩(wěn)定的；

（4）簽訂合同時(shí),，雙方須加蓋銷(xiāo)售合同專(zhuān)用章或公章,，并由雙方的委托代理人簽字，同時(shí),，對(duì)多頁(yè)合同必須加蓋騎縫章,。

2. 傳真合同

在合同效力條款中，增加傳真方式訂立合同的句子,，說(shuō)明對(duì)傳傳真訂立合同的情況,。公司發(fā)給客戶重要傳真應(yīng)請(qǐng)客戶回傳確認(rèn)；或發(fā)快遞固定證據(jù),。在履行合同過(guò)程中,，在發(fā)票,、對(duì)帳單、或貨單等書(shū)面文件上,，在備注欄中注明所依據(jù)的傳真合同及訂單的時(shí)間及編號(hào),。

公司應(yīng)明知許多法院的法官不確認(rèn)傳真合同的效力，因此在發(fā)生合同糾紛時(shí),，傳真合同的文本將成為鏡中花,，水中月。

建議公司用PDF彩色文本通過(guò)Email的方式簽訂合同,。

3,、定期對(duì)帳

公司要形成定期的對(duì)帳制度，每隔一定時(shí)間（具體時(shí)間段可根據(jù)客戶及交易情況確定,，一般不超過(guò)6個(gè)月）必須同客戶核對(duì)一次賬目,。對(duì)容易產(chǎn)生數(shù)據(jù)誤差的情況，尤其要特別重視：

（1）產(chǎn)品品種多,、規(guī)格繁雜,；

（2）產(chǎn)品回款期限不同；

（3）多次出增貨,，退貨,、換貨；

（4）客戶付款時(shí)不具體對(duì)應(yīng)產(chǎn)品品種及每筆訂單,；

（5）沖抵款（如：客戶返利,、破損產(chǎn)品貨款、廣告款和推廣費(fèi)用等）,；

（6）與具有兩個(gè)以上關(guān)聯(lián)企業(yè)的客戶混同交易,；

通常在向客戶用快遞寄送發(fā)票時(shí)附寄對(duì)賬單；并同時(shí)在合同中約定對(duì)賬單條款與之呼應(yīng),。

4,、激勵(lì)措施

在制定營(yíng)銷(xiāo)計(jì)劃時(shí)，要將應(yīng)收賬款的管理納入對(duì)銷(xiāo)售人員的考核項(xiàng)目中,，即銷(xiāo)售崗位的考核不僅要和銷(xiāo)售,、回款業(yè)績(jī)掛鉤，也要和應(yīng)收賬款的管理聯(lián)系在一起,，制訂合理的應(yīng)收賬款管理規(guī)定,，使應(yīng)收賬款得到快速及時(shí)的清理回收。

5．信用報(bào)告會(huì)議

公司應(yīng)定期如開(kāi)不同層次的信用報(bào)告會(huì)議,，相互溝通,，以便及時(shí)掌握情況，將信用風(fēng)險(xiǎn)減至最低,。

1】銷(xiāo)售部門(mén)會(huì)議：應(yīng)收款的回籠作情況,，可能存在的風(fēng)險(xiǎn)和未來(lái)的工作規(guī)劃,。

2】銷(xiāo)售部門(mén)和其他部門(mén)的聯(lián)席會(huì)議：對(duì)主要客戶的信用風(fēng)險(xiǎn)以及目前危險(xiǎn)客戶進(jìn)行分析和評(píng)價(jià)，逾期帳款和超過(guò)信用額度銷(xiāo)售帳戶分析,，以及新客戶的資信情況等,。

3】公司會(huì)議：必要時(shí)邀請(qǐng)會(huì)計(jì)師與律師參加，討論公司應(yīng)收款的運(yùn)作情況,，所遇到的困難和信用風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測(cè)，客戶信用額度的確定與核實(shí),；公司信用策略的執(zhí)行情況以及改進(jìn)措施等,。

第二章 銷(xiāo)售部門(mén)業(yè)務(wù)

6、原則性

銷(xiāo)售人員在同客戶維持良好關(guān)系的同時(shí),，一定要講究原則性,，即處理好銷(xiāo)售人員的同情心和職業(yè)道德之間的關(guān)系，不折不扣地執(zhí)行公司制定的銷(xiāo)售計(jì)劃及應(yīng)收帳款管理制度,。

7,、回款意識(shí)

銷(xiāo)售人員應(yīng)養(yǎng)成良好的習(xí)慣，及時(shí)且適時(shí)與客戶聯(lián)絡(luò)溝通,。例如,，賬款回收期限前一周，Emai或電話通知或拜訪客戶關(guān)于此項(xiàng)業(yè)務(wù)的負(fù)責(zé)人,，預(yù)告其結(jié)款日期,；在結(jié)款日一定按時(shí)前往拜訪。對(duì)應(yīng)收賬款來(lái)說(shuō)：

（1）時(shí)間是欠款者的保護(hù)傘,，時(shí)間越長(zhǎng),，追收成功率越低。

（2）應(yīng)收賬款的安全延長(zhǎng)期：如賒銷(xiāo)帳期是30天,，最后收款期限不能超過(guò)60天,；如賒銷(xiāo)賬期是60天，最后收款期限不能超過(guò)90天,；

（3）如不馬上催款,，相當(dāng)于將回款的機(jī)會(huì)讓給其他債權(quán)人公司，同時(shí)本公司的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)就相應(yīng)的提高,。

8,、追款要點(diǎn)

（1）合理合法地運(yùn)用人脈關(guān)系；

（2）在合同中約定對(duì)帳條款,，采用對(duì)帳單和快遞催款方式,；

（3）建立完善的客戶信用資料檔案；

（4）讓客戶寫(xiě)下還款計(jì)劃的承諾文書(shū),，并加蓋公章,；

9,、危險(xiǎn)信號(hào)

在日常的客戶拜訪中，當(dāng)出現(xiàn)下列狀況時(shí),，經(jīng)辦人應(yīng)特別謹(jǐn)慎,，并及時(shí)將此信息通報(bào)給公司，避免損失：

（1）客戶正常的營(yíng)運(yùn)費(fèi)用無(wú)法支付（如：房租,、水電費(fèi)和員工工資等）,；

（2）客戶負(fù)責(zé)人無(wú)正當(dāng)理由的突然失蹤；

（3）客戶經(jīng)辦人員的頻繁更換,；

（4）客戶低于成本價(jià)銷(xiāo)售其產(chǎn)品,；

（5）客戶頻繁地變更供應(yīng)商；

（6）客戶提供無(wú)法兌付的空頭支票,；

（7）客戶公司沒(méi)有人氣,；等等。

第三章 客戶管理

10,、開(kāi)戶管理

在開(kāi)戶時(shí),，雙方相互向?qū)Ψ教峁I(yíng)業(yè)執(zhí)照，組織機(jī)構(gòu)代碼證與稅務(wù)登記證的PDF彩色文本,。不要等到有糾紛訴訟時(shí),，因法院需要被告的營(yíng)業(yè)執(zhí)照與組織機(jī)構(gòu)代碼證，才急忙到客戶所在地的國(guó)家機(jī)關(guān)進(jìn)行付費(fèi)調(diào)查,，而費(fèi)時(shí)費(fèi)力,。

登入“全國(guó)企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”(gsxt.saic.gov.cn)，核實(shí)該企業(yè)的注冊(cè)資金,、地址,、法定代表人、經(jīng)營(yíng)范圍,、投資人信息,、企業(yè)變更情況、包括企業(yè)的年度報(bào)告,、資質(zhì)資格許可,、經(jīng)營(yíng)異常名錄和有無(wú)違法紀(jì)錄等。

11,、信用評(píng)估

（1）客戶的資信狀況：公司發(fā)展?fàn)顩r,、在行業(yè)中的口碑、歷史交易記錄以及在銷(xiāo)售通路中上,、下游的評(píng)價(jià)等,；同時(shí)，登入法院被執(zhí)行人信息查詢平臺(tái)（ http://zhixing.court.gov.cn/search/ ）,，查詢?nèi)珖?guó)法院（不包括軍事法院）新收及此前未結(jié)的執(zhí)行實(shí)施案件的被執(zhí)行人信息,；如客戶在此名單中,，應(yīng)針對(duì)具體情況進(jìn)行分析判斷。

（2）客戶的財(cái)務(wù)狀況：公司的性質(zhì),、注冊(cè)資金（認(rèn)繳的資金是否經(jīng)驗(yàn)資到賬）,、資金來(lái)源、固定資產(chǎn),、流動(dòng)資金,、公司欠債情況、還債能力以及客戶應(yīng)收帳款等,；

（3）客戶的經(jīng)營(yíng)狀況：公司發(fā)展方向,、負(fù)責(zé)人經(jīng)營(yíng)理念、主營(yíng)銷(xiāo)售渠道,、是否有本行業(yè)的經(jīng)驗(yàn)、是否有經(jīng)銷(xiāo)競(jìng)爭(zhēng)產(chǎn)品,、是否有代理暢銷(xiāo)產(chǎn)品,、銷(xiāo)售隊(duì)伍、銷(xiāo)售規(guī)模,、倉(cāng)儲(chǔ)以及物流配送系統(tǒng)等,；

（4）客戶的負(fù)責(zé)人資料：社會(huì)地位、家庭背景,、個(gè)人背景,、家庭成員、婚姻狀況,、個(gè)人愛(ài)好以及不良嗜好等,。

12．信用額度的確定

對(duì)客戶應(yīng)考察其盈利能力、償債能力,、信用狀況等,。根據(jù)調(diào)查與判斷結(jié)果,確定各客戶的信用等級(jí)及最高賒帳限額。對(duì)賒銷(xiāo)業(yè)務(wù)的批準(zhǔn),應(yīng)明確各級(jí)人員的權(quán)限,。對(duì)一次性或累計(jì)賒銷(xiāo)數(shù)額較大的客戶,應(yīng)作為重點(diǎn),對(duì)客戶進(jìn)行充分的,、足夠的調(diào)查,客戶應(yīng)具有相適應(yīng)的、足夠的資信狀況,。對(duì)資信狀況不佳的客戶,如能提供擔(dān)保,也可與其交易,。不能不加選擇地盲目擴(kuò)大賒銷(xiāo)的范圍、數(shù)額,。

13. 客戶檔案

客戶檔案應(yīng)包括以下內(nèi)容：客戶營(yíng)業(yè)執(zhí)照,，組織機(jī)構(gòu)代碼證，稅務(wù)登記證,、客戶所有的銀行賬號(hào)（包括外匯賬號(hào)）,，客戶信用資料,、賒銷(xiāo)合同、以往交易記錄等,?？蛻魴n案應(yīng)從與客戶建立交易關(guān)系前就著手建立，并在客戶關(guān)系的發(fā)展過(guò)程中予以及時(shí)補(bǔ)充與更新,。公司應(yīng)定期從互聯(lián)網(wǎng),，銷(xiāo)售部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén),，及委托律師調(diào)查客戶的信用資料,。

14. 對(duì)帳條款

1] 在合同條款中約定對(duì)履行合同過(guò)程中如何對(duì)帳及確認(rèn)，包括對(duì)發(fā)票的確認(rèn),。

2] 對(duì)前期履約形成的債權(quán)債務(wù)進(jìn)行確認(rèn),，并對(duì)付款期再次確認(rèn)。

3] 目的：1,。確認(rèn)債權(quán),；2。間接確認(rèn)無(wú)質(zhì)量糾紛,；3,。催款；4,。為債權(quán)人可能的延期交貨避責(zé)

4] 對(duì)已有風(fēng)險(xiǎn)的債權(quán)單獨(dú)訂立對(duì)帳條款,；并要求債務(wù)人提供擔(dān)保。

15． 管轄法院

確認(rèn)與客戶簽訂銷(xiāo)售合同的類(lèi)別,，如定作合同,，加工合同，或在合同中確認(rèn)履行地,。以便通過(guò)合同的類(lèi)別或條款來(lái)確定對(duì)公司有利的管轄法院,；除了與信譽(yù)良好的公司交易外，對(duì)大筆欠款的交易必須確定在本公司所在地法院處理,，以避免壞帳或虧損,。

16．關(guān)聯(lián)擔(dān)保

對(duì)資信不明或欠佳的客戶，可要求其關(guān)聯(lián)公司進(jìn)行擔(dān)保,。擔(dān)保分為物保和人保,，物保主要有抵押和質(zhì)押；人保主要有保證,。保證人的保證責(zé)任是連帶保證責(zé)任,，而不是一般保證責(zé)任。

17、回款意識(shí)

客戶在處理應(yīng)付賬款時(shí),，會(huì)根據(jù)以下的原則選擇先后支付順序：

（1）利潤(rùn)貢獻(xiàn)的多少,；

（2）產(chǎn)品銷(xiāo)售金額的多少；

（3）產(chǎn)品在客戶心目中的地位,；

（4）客情關(guān)系的維護(hù)程度,；

（5）客戶公司對(duì)貨款的管理制度；

要經(jīng)常性地強(qiáng)化客戶的回款意識(shí),，將向本公司的付款順序排列在前面,，成為客戶的第一付款順序。

18,、控制發(fā)貨與減少建議金額

建立控制發(fā)貨制度并在雙方的合同中約定相應(yīng)的條款,。按照客戶實(shí)際的欠款情況，采用“多批少量”的方法有效地控制應(yīng)收賬款,。一般以每月少發(fā)貨1次為宜,，從而督促客戶付款。

19,、警示信號(hào)

客戶若出現(xiàn)以下情況,，應(yīng)對(duì)公司貨款的安全性起警示作用：

（1） 頻繁轉(zhuǎn)換管理層人員，客戶離職人員增加,；

（2） 受到其他公司的法律訴訟,；

（3） 客戶財(cái)務(wù)人員經(jīng)常性的回避,；

（4） 付款比過(guò)去延遲,，經(jīng)常超出最后期限；

（5） 多次不履行付款承諾,；

（6） 客戶決策層存在較嚴(yán)重的內(nèi)部矛盾,，未來(lái)發(fā)展方向不明確；

（7） 客戶有其他的不明確贏利的投資如：股票,、期貨等,；

（8） 開(kāi)出大量的期票；

（9） 銀行因余款不足而退票,；

（10） 應(yīng)收帳款過(guò)多,，資金回籠困難；

（11） 轉(zhuǎn)換銀行過(guò)于頻繁,；

（12） 突然下過(guò)大的定單,，遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出所在區(qū)域的銷(xiāo)售能力；

（13） 發(fā)展過(guò)快（管理,、經(jīng)營(yíng)不能同步發(fā)展）,；

當(dāng)客戶出現(xiàn)以上危險(xiǎn)信息時(shí)，應(yīng)采取果斷、迅速的應(yīng)變措施,，降低應(yīng)收帳款的回收風(fēng)險(xiǎn),。

第四章 應(yīng)收賬款管理

20、日常管理

（1）客戶資料（營(yíng)業(yè)執(zhí)照,，組織機(jī)構(gòu)代碼證及客戶的所有銀行賬號(hào),，客戶地址，郵編,，電話,，聯(lián)系人等信息），銷(xiāo)售文本（合同,，送貨單證,，發(fā)票，對(duì)賬單等）是否齊備,，內(nèi)容是否準(zhǔn)確無(wú)誤,。

（2）及時(shí)給客戶發(fā)票，貨款回收可能越早,，同時(shí)要確認(rèn)客戶收到發(fā)票,；但是在上一批貨款清潔之前，不要輕易地開(kāi)出第二批貨款的發(fā)票,，以免增加公司的稅負(fù)成本,。

（3）完善客戶拜訪制度。與客戶的接觸率與賬款的成功回收率是成正比的,，且越早與客戶接觸,，與客戶進(jìn)行開(kāi)誠(chéng)布公的溝通，被拖欠的機(jī)會(huì)就越低,；

（4）定期探訪,。對(duì)客戶到期的賬款，應(yīng)按時(shí)上門(mén)收款,，或Email,，電話催收，不應(yīng)有等待的心理,；

（5）公司制度,。客戶是需要教育的,，一定要給客戶一個(gè)正確的觀念：本公司對(duì)所有欠款都是非常嚴(yán)肅的,，是不能夠容忍被拖欠的；

（6）服務(wù)精神,。認(rèn)同及理解客戶的質(zhì)量投訴,，同時(shí)可以利用自身的優(yōu)勢(shì)幫助客戶解決困難,；

（7）技巧交流。追收欠款是需要技巧的,，如：Email技巧,、上門(mén)拜訪技巧；同時(shí)應(yīng)了解客戶的經(jīng)營(yíng)狀況,、財(cái)務(wù)狀況,、個(gè)人背景等資料。

21．收集證據(jù)

1】 對(duì)方的營(yíng)業(yè)執(zhí)照與組織機(jī)構(gòu)代碼證（法院要求提供）及客戶銀行賬號(hào)（包括外匯賬戶）,；

2】 能夠證明雙方權(quán)利,、義務(wù)關(guān)系的證據(jù),主要是銷(xiāo)售合同，補(bǔ)充協(xié)議等,；

3】 能夠證明公司按照約定全面履行了自己的義務(wù),不存在違約行為的證據(jù),如送貨的證據(jù),，交接單，驗(yàn)收單證,，開(kāi)具的發(fā)票等,。

4】 客戶履行與未履行義務(wù)的證據(jù),如客戶的付款憑證與客戶出具或認(rèn)可的欠條、還款計(jì)劃,、對(duì)賬單,，未兌現(xiàn)的商業(yè)匯票等。

5】 債權(quán)未超過(guò)訴訟時(shí)效的證據(jù),，如催款函,，律師函等。

22,、催收應(yīng)收款

（1）文件準(zhǔn)備,。檢查被拖欠款項(xiàng)的銷(xiāo)售文件是否齊備，如合同,、送貨單證,、發(fā)票,、對(duì)賬單以及付款協(xié)議等,；

（2）追討文件。建立賬款催收發(fā)文制度,。根據(jù)情況的不同,，建立4種不同程度的催收文件――對(duì)賬單、預(yù)告函,、警告函和律師函,，按情況采用不同程度的文件并及時(shí)快遞發(fā)出。

23,、呆帳處理

（1）折讓,。即可以通過(guò)折讓的方式降低客戶付款壓力，增加款項(xiàng)收回機(jī)率，減少損失,；

（2）收回貨物或客戶庫(kù)存抵押,；

（3）第三方債權(quán)轉(zhuǎn)讓?zhuān)?/p>

（4）法律訴訟或仲裁。

第五章 其他

24. 附則

本指引由姜曉亮律師起草并不定期修正,，目的是為了向顧問(wèn)單位提供應(yīng)收賬款管理方面的借鑒,、經(jīng)驗(yàn)，并非規(guī)范性規(guī)定,，僅供公司管理人員參考,。