高管們大約有一半的工作時(shí)間都在開會(huì)——而這些時(shí)間又有一半是無(wú)效的,，其中30%的會(huì)議時(shí)間都用來(lái)討論沒(méi)有結(jié)果的問(wèn)題。當(dāng)然,，并不是所有的會(huì)議都毫無(wú)成效,，但還有更好的辦法來(lái)溝通信息,、動(dòng)員員工和鼓勵(lì)創(chuàng)新。要改進(jìn)會(huì)議,，可以采取以下步驟：

　　1. 專注于激勵(lì)員工的因素,。丹尼爾·平克（Daniel H. Pink）在其著作Drive（中譯名《驅(qū)動(dòng)力》，中國(guó)人民大學(xué)出版社2012年出版）中列舉了三種能激勵(lì)我們的心理需求,?！澳芰Α贝碇覀兲岣咦陨砑寄堋⒆非蟾匾碌男枨?，“自治”是我們主導(dǎo)自己生活的愿望,，而“關(guān)聯(lián)”則是我們交往和關(guān)愛(ài)他人的需求。當(dāng)這些需求得到滿足后,，員工的敬業(yè)度,、工作積極性、生產(chǎn)率,、創(chuàng)新能力和忠誠(chéng)度都會(huì)提高,。那么，我們?cè)撊绾螌⑦@些激勵(lì)因素潛移默化地融入會(huì)議呢,？

　　2. 將會(huì)議變成戰(zhàn)略參與討論會(huì)（strategic engagement session,，SES），以激發(fā)團(tuán)隊(duì)的共同創(chuàng)造力為重點(diǎn),，從新的角度了解有待解決的問(wèn)題,，進(jìn)而創(chuàng)造價(jià)值。在低效的會(huì)議上,，領(lǐng)導(dǎo)者占用大部分時(shí)間發(fā)布信息,，其余的時(shí)間告訴與會(huì)者這些信息對(duì)他們來(lái)說(shuō)意味著什么。

　　想象一下,，有一個(gè)工作小組,，其成員各具其才，為團(tuán)隊(duì)做出同等的貢獻(xiàn),。居于團(tuán)隊(duì)核心的領(lǐng)導(dǎo)者,，其角色是引導(dǎo)參與者完成活動(dòng)，提出啟發(fā)性的問(wèn)題,，鼓勵(lì)每個(gè)人積極參與,。

　　假設(shè)公司召開一次預(yù)定為1小時(shí)的月度情況報(bào)告會(huì)。不要將90%的時(shí)間用于信息發(fā)布,，10%的時(shí)間用于討論,，可以試試4D SES形式：開會(huì)前，發(fā)布（Distribute）戰(zhàn)術(shù)數(shù)據(jù)；用5分鐘來(lái)確定（Determine）數(shù)據(jù)是否具備基本的清晰度和背景,，回答問(wèn)題,，將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為信息；用25分鐘指導(dǎo)（Direct）大家理解信息,，解析信息的含義,，避免造成誤解。運(yùn)用“展示－思考”練習(xí),。推動(dòng)關(guān)鍵問(wèn)題的討論,，期待所有人都能積極出謀劃策。綜合重要結(jié)果,，尊重不同意見(jiàn),。用30分鐘將每個(gè)人的創(chuàng)造力相結(jié)合，制定關(guān)鍵標(biāo)準(zhǔn),，推動(dòng)（Drive）新結(jié)果轉(zhuǎn)化為知識(shí),。將“展示－思考”練習(xí)的成果加以整理，形成成熟的結(jié)果,，例如添加知識(shí)定義的行動(dòng)計(jì)劃,。

　　籌備SES

　　遵循以下9條指導(dǎo)原則，會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)者便會(huì)成為鼓勵(lì)大家積極參與的會(huì)議協(xié)調(diào)人：1）保持目光接觸,，建立關(guān)系,，讓對(duì)話富有意義。2）承認(rèn)各人知識(shí)儲(chǔ)備的差異,，因?yàn)榕c會(huì)者的背景和專長(zhǎng)各不相同,。設(shè)定平衡的基調(diào)，營(yíng)造非評(píng)判性的文化氛圍,，讓大家放心大膽地提問(wèn),。3）推進(jìn)開放式討論。幫助別人發(fā)言,，但不要替他們發(fā)言,?？梢蕴岢鲋T如“對(duì)你來(lái)說(shuō),，這在工作中意味著什么？”之類的問(wèn)題,。通過(guò)提示“請(qǐng)?jiān)俳o我講講這一點(diǎn)”來(lái)鼓勵(lì)進(jìn)一步的討論,。4）如實(shí)表達(dá)自己的想法，但不要不懂裝懂,。只有協(xié)調(diào)人不包攬大部分討論,，才能涌現(xiàn)出更妙的創(chuàng)意。5）提出問(wèn)題、尋求理解,、發(fā)現(xiàn)意義,。求知欲會(huì)推動(dòng)溝通，激發(fā)進(jìn)一步了解他人的愿望,。6）通過(guò)確認(rèn)自己已經(jīng)了解與會(huì)者的建議或意見(jiàn),，對(duì)其表示認(rèn)可。7）如果出了錯(cuò),，要找機(jī)會(huì)承認(rèn),。當(dāng)你承認(rèn)自己從未有過(guò)某些想法時(shí)，你便同與會(huì)者拉近了關(guān)系,，賦予他們自主權(quán),。8）交替擔(dān)任領(lǐng)導(dǎo)者和追隨者。將指揮權(quán)交給與會(huì)者,，仔細(xì)傾聽(tīng),，遵從他們的領(lǐng)導(dǎo)。9）運(yùn)用幽默,。要想消除緊張感,，沒(méi)有什么比歡笑更快。保持輕松氛圍,，從日常情境和話語(yǔ)中尋找幽默,。

設(shè)計(jì)創(chuàng)意空間

　　創(chuàng)新和創(chuàng)意可能意味著要離開傳統(tǒng)會(huì)議室的小天地。請(qǐng)運(yùn)用以下指導(dǎo)方針,，營(yíng)造一個(gè)調(diào)動(dòng)參與熱情,、提高參與度、激發(fā)創(chuàng)新型思維的環(huán)境,。

　　1. 擺脫會(huì)議桌,。沒(méi)有什么比領(lǐng)導(dǎo)者坐在桌首更能表明“這地方我說(shuō)了算”。站起來(lái),，在房間里來(lái)回走一走,，或者坐到桌邊或凳子上。這些做法能傳達(dá)平等觀念,，提升活力,，鼓勵(lì)參與。如果桌子可以拆分,，你可以建立一些小型分組討論區(qū),，讓成員之間有密切的目光接觸。

　　2. 重選會(huì)址,。可以考慮將討論會(huì)挪到會(huì)議室外進(jìn)行,，從餐廳或其他公共場(chǎng)所等活躍空間中吸取自然活力,。改變與會(huì)者的行為，可以為任務(wù)帶來(lái)活力,、提高專注度,、激發(fā)創(chuàng)造力。自然光線令與會(huì)者精力充沛,、創(chuàng)意迸發(fā),。如果天氣不錯(cuò)，可以考慮在室外開會(huì),，使用便攜式黑板或活動(dòng)掛圖做展示,。

　　3. 建立白色空間。在裝飾繁復(fù)的空間里,，與會(huì)者很難保持專注,。所以，如果墻上有圖片,，摘下來(lái),。如果空間中凌亂堆放著綠植、獎(jiǎng)品和各種小擺設(shè),，把它們撤走,。把墻面和窗子清空，用來(lái)掛報(bào)事貼或移動(dòng)掛圖,。將這些創(chuàng)意保留幾小時(shí),，并鼓勵(lì)與會(huì)者添加新創(chuàng)意。

　　想象一下你的下一次會(huì)議,。每位與會(huì)者都積極參與,、獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策、對(duì)任務(wù)興致勃勃,。這個(gè)過(guò)程令他們產(chǎn)生了社群感和自豪感,。房間里氣氛活躍，創(chuàng)意的火花開始迸發(fā),，每個(gè)人都致力于思考應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)的明確方案,。通過(guò)將會(huì)議轉(zhuǎn)變?yōu)镾ES，領(lǐng)導(dǎo)者鼓勵(lì)參與式創(chuàng)新,，并形成關(guān)于未來(lái)結(jié)果的創(chuàng)意,。SES改善了環(huán)境，從而產(chǎn)生更合理的決策,、更強(qiáng)大的思想領(lǐng)導(dǎo)力,，并提高參與度和公司利潤(rùn),。