一,、企業(yè)秘書及秘書部門必須意識到自身工作的重要性
作為一個企業(yè)經(jīng)理的秘書,，其最為重要的職能是承上啟下、上傳下達,，也可進一步理解為關系協(xié)調,、工作協(xié)調。協(xié)調就是溝通信息,，通報情況,，解決矛盾,。企業(yè)是一個復雜的集合體，在日常工作中,，往往涉及到若干不同方面,、不同人員，他們的情況,、利益,、看問題的角度、認知水平都會有差異,，有差異就會有分歧,，有分歧就會有矛盾。因而需要進行科學的協(xié)調,，統(tǒng)一人們的認識,，進而解決各種矛盾。協(xié)調的過程也就是解決矛盾的過程,。作為秘書人員特別是新時期的秘書人員,，要能做好協(xié)調工作，解決好各種矛盾分歧,，使組織管理合理化,，組織系統(tǒng)正常運轉，組織績效顯著,；做到目標統(tǒng)一,、步調一致、綜合平衡,、協(xié)調發(fā)展,。

一般說來，協(xié)調本是領導的重要職責,，但在實際工作當中,，任何領導者都不可能也沒有必要包攬一切，而須通過其服務的秘書部門和其它部門來進行協(xié)調工作,，特別是處理屬于協(xié)調方面的問題,。因此，秘書或秘書部門必須首先意識到協(xié)調工作是自己理所當然要承擔的責任,。其次,，秘書工作的指導思想要求秘書工作做好“三服務”，即為領導服務,，為平行的和下級的單位服務,，為群眾服務。秘書或秘書部門通過直接協(xié)調或授權協(xié)調各種問題,、各方面關系,，使信息渠道暢通,，整個單位及系統(tǒng)上下左右和諧一致，減少推諉扯皮現(xiàn)象,，從而提高辦事效率,。再次，秘書部門所處的位置決定了其工作的重要性?，F(xiàn)代組織一般由橫向的職能部門和縱向的管理層次所構成,。在橫向的職能部門中,，秘書部門處于各職能部門的中介,；在縱向的層次結構中，秘書部門又處于決策層與執(zhí)行層的中介,。這種中介位置,，這種處于縱橫管理網(wǎng)絡交集點上的特殊地位，不僅決定了秘書部門必須具備協(xié)調職能,，而且為發(fā)揮協(xié)調作用提供了有利條件,。

二、企業(yè)經(jīng)理的秘書必須提高自身的職業(yè)素養(yǎng)
職業(yè)素養(yǎng)指個人在思想,，道德品質和行為舉止等方面,，經(jīng)過長期鍛煉和培養(yǎng)所達到的一定水平。秘書作為決策者和執(zhí)行者之間的橋梁,，往往代表某位領導去工作,。雖然他們主要從事的是一些日常性的服務工作，但是作為領導的重要助手,，自當必備一定的職業(yè)素養(yǎng)：

（一）以頂尖的個人形象塑造并維護領導的良好形象
秘書工作的特殊性往往就體現(xiàn)在人們通?？赡軙阅衬愁I導的秘書記住他，卻忽略其本人,。大多數(shù)領導對自己的形象是很注重的,，當然一般也會對自己秘書的形象有一定的要求。沒有一個領導會希望自己的秘書是一個蓬頭垢面,、形象齷齪的人,。另外，從某種意義上講,，秘書就是公司的商標,。其在接待客人和工作中的形象及態(tài)度，就是整個公司的縮影,。因此,，秘書必須隨時注意自己的衣著打扮、言談舉止與精神面貌,。

首先,，秘書的衣著打扮必須注意分寸,。作為領導身邊的秘書，其穿著打扮應當保持大眾化,，切忌標新立異,，當然也不可太過隨意?；疽髴撌亲匀磺逍?，與自身體形、性格相稱,，同時由于工作環(huán)境所需要的氣氛相協(xié)調,。其次，秘書應當言談得體,，舉止優(yōu)雅,。在日常生活中，由于每個人的生活條件,、個人習慣,、職業(yè)特點的不同，每個人都有自己獨特的個人習慣,。對一個秘書來說,，其言談舉止對內代表領導的形象，對外代表公司的形象,，因此必須適當注意,。說話時應清晰明快，同時在交談中學會傾聽,。日常行為應自然得體,，不矯揉造作。第三,，秘書要有強烈的生活激情,。如果說秘書的外在形象反襯了領導的素質，那么秘書的內在形象就反映著領導的能力,。因此,，在工作中，秘書必須保持著一種永不衰竭的熱情,，這才是秘書外在形象與內在品質相統(tǒng)一的客觀要求,。通過在工作中體現(xiàn)出的從容不迫、事半功倍的形象,，充分展現(xiàn)秘書較強的自我調節(jié)能力,，以對生活的樂觀態(tài)度，體現(xiàn)秘書樂觀向上的感染力，也是秘書塑造良好個人形象的重要一環(huán),。

（二）以頂尖的道德素質和職業(yè)修養(yǎng)贏取人心
所謂的道德素質與職業(yè)修養(yǎng),，是同人們的職業(yè)活動緊密聯(lián)系的，具有自身職業(yè)特征的道德準則和規(guī)范,。各行各業(yè)都有特殊的職業(yè)道德,。鑒于秘書工作的從屬性、服務性,、事務性,、繁瑣性、艱苦性等特點,，決定了秘書必須擁有較高的人格,，恪守職業(yè)道德。

首先,，秘書應當熱愛自身工作,，甘于平凡。秘書崗位十分重要,，但秘書人員不處于社會活動的前沿陳地，通常默默無聞,。所以,，秘書必須要充分認識到自己的工作性質，輕名薄利,，甘當無名英雄,，只有這樣才能做好本職工作。其次,，秘書應當謙虛謹慎,，平等待人。秘書接近領導,，常常出面替領導辦各種事情,，故人們常把他們看成領導的代言人。他們本身待人接物的態(tài)度往往影響到單位或領導的聲譽,。因此,，秘書必須寬厚謙和。對上固然要尊敬請教,，對下切莫盛氣凌人,。第三，秘書應當養(yǎng)成嚴守機密的習慣,。秘書經(jīng)常接觸和掌握機密,。因此，常有人向他們打探消息,，他們甚至成為敵方對手竊取資料情報的主要對象,。而秘書經(jīng)常與各種人打交道,，出入各種大大小小場合。這就要求秘書人員隨時提高警覺,，加強保密觀念,，養(yǎng)成保密習慣。第四,，秘書需要有堅定的立場,。秘書的一切言行在大是大非的問題上，絕不能含糊,，要立場堅定,，因為他代表的不僅僅是他個人，還有其領導其部門,。第五,，秘書必須有較高的理論修養(yǎng)。

作為秘書人員,，要深入學習馬列主義,，毛澤東思想，鄧小平理論,，特別是用鄧小平理論武裝頭腦和指導工作,。秘書人員只有達到一定的理論修養(yǎng)和政治水平才能在紛繁復雜的環(huán)境中站穩(wěn)立場，才能正確理解各項方針政策并把它們貫徹到各項工作實踐中去,。第六,，秘書必須自尊自重，克己奉公,。秘書的官職雖不大,，但權力比較大，用權比較方便,，用權的渠道和方式比較多,。近年來秘書利用工作之便大肆損公肥私之類的事件不斷見之于報端，就是因為他們沒有真正擺正自己的位置,。因此,，秘書要自尊自重，不能以自己的特殊地位謀取私利,，處理各種問題也不能攙雜私心,，更不能擅用領導名義辦各種私事，搞不正之風,。在廉政建設中,，秘書也要發(fā)揮重要作用，經(jīng)常提醒領導，堅持原則,，秉公辦事,。

三、企業(yè)經(jīng)理的秘書必須擁有善于做好各項秘書工作的能力
作為新時期的秘書人員,，要做好本職工作,，必須具備文“武”雙全的能力。秘書的工作性質就要求秘書不但要能說會做,，能得心應手處理本職工作中所遇到的各種問題,，而且要能當好領導的參謀助手，為領導提供所需求的工作信息,，協(xié)調處理好本單位的內外事務,。所以，作為一個企業(yè)經(jīng)理的秘書,，就必須具備多方面的能力,。

（一）表達能力
表達能力是秘書的“看家本領”，它包括書面的表達能力和口頭的表達能力兩個方面,。秘書人員雖然很少去演說,，但卻要經(jīng)常“說話”,。一般說來,，領導的講話精神上出自于領導，但必須形成在秘書工作之中,。因此，秘書必須要能充分領悟領導的思想,，并將其形成為書面語言,。這主要考驗的是秘書的寫作能力，秘書不僅要寫得好,，還要寫得快,，要求能及時迅速的反映出領導的思維?？陬^表達能力主要體現(xiàn)在上傳下達,、匯報情況、接待來訪等情況之下,，這些時候就要求秘書講究說話藝術,，說話時要清楚明白，注意分寸,。

（二）組織協(xié)調能力
秘書的組織協(xié)調作用主要是由秘書的輔助性決定的,。領導的任務是制定決策并指揮其他人員統(tǒng)一行動已實現(xiàn)決策，這整個過程都離不開秘書對各種工作的組織和各種關系的協(xié)調。組織協(xié)調工作做得好,，結果是一加一大于二,，事半功倍；做得不好則事倍功半,。秘書處在領導和其部屬之間的一個樞紐位置,，上下、左右,、內外各種關系的溝通,，雖不能說百分之百，但在很大程度上要通過秘書這個中間環(huán)節(jié),。因此,，秘書必須要有超強的組織協(xié)調能力。在這項工作中,，服務性,、事務性、填補性為主要特點,，秘書的主要工作是為領導的決策提供一個切實實行的平臺,，其任務是為領導決策提供方便而不是干擾甚至代替領導決策。因此,，秘書的工作首先是位領導的決策提供準確,、全面、有效的信息,，其次要提供可行的預選方案,，并將領導的決策最終形成文字，以利施行,。作為秘書人員,，當先有輔助領導進行決策的能力，同時也要準確地把握工作范圍,，巧妙的“有所為有所不為”,，組織協(xié)調好日常工作，做到上通下達信息靈通,。

（三）操作能力
秘書活動具有強烈的事務性特征,，辦實事成了秘書的一項基礎性、經(jīng)常性的工作,。特別是現(xiàn)在,，主要決策者主要是集中精力研究帶關鍵性、全局性的戰(zhàn)略問題,，而把務實的一些瑣碎工作都交給了秘書部門,。因此,，秘書的實際操作能力是一種最基本又是最重要的能力。操作能力是由多種能力綜合而成的,，包括理解和領會能力,，分析能力，應變能力等,。在日常工作中,，秘書需要思維敏捷，行動干練,，辦事果斷,，全面做好辦公室日常管理、通訊,、接待,、督察、信息,、保密,、印信、值班安排等各種工作,。應該說,，秘書工作是一種需要多種技能的綜合性的職業(yè)種類。由于科學技術的飛速發(fā)展,，尤其是辦公自動化設備的應用,，使秘書的工作方式發(fā)生了巨大變化。因此要求秘書掌握多種專業(yè)化的事務工作技能,，提高對辦公設備的操作能力,。其操作能力主要包括：文字處理設備的運用，聲像信息設備的運用和通迅網(wǎng)絡設備的運用以及計算機的運用等,。

（四）交際能力
秘書部門是溝通上下左右的樞紐部門,，秘書每天都要接觸各種人，與他們相處,。秘書只有善于交際，才使人容易接近,，也容易被人信賴,，辦事的成功率才高。所以秘書必須要處理好與領導,、與同事,、與下屬之間的各種關系。秘書需要有才能,，但不必有心計,。坦誠待人,，謙虛謹慎，便是贏得尊重與賞識的最佳途徑,。

（五）心理承受能力
秘書應付日常工作一般說來當不是什么難事,，但是秘書還有一個任務，就是要能及時妥善的解決突發(fā)事件,。因此,，秘書必須要有超強的心理承受能力。在遇到緊急情況時,，要處之泰然,，要求做到寵辱不驚。誘惑當前,，危難當頭,，正是秘書施展其才華的大好機會。而此時的秘書應當保持清醒的頭腦,，以敏捷的思維和準確地判斷能力及時果斷地處理好各種突發(fā)事件,。
總之，最為一個企業(yè)經(jīng)理的秘書或秘書部門,，必須首先擁有良好的品質與較強的能力,，才能在輔助領導決策、當好高參,，以及處理日常事務的過程中成為領導的貼心人,；才能在幫助領導協(xié)調好各種關系，把秘書的各項具體工作做好做活,；才能在“有所為有所不為”的取舍之間得心應手,；也才可能使秘書在今后可能從事的各個工作領域中縱橫馳騁，游刃有余,。

如何做一個好秘書

1,、有些事要想到領導前邊
雖然你要聽領導布置工作，但有些事情,，秘書要想在領導前邊,，當好領導參謀。這樣做,，領導才會感到你是一個好秘書,。

2、領導布置的工作要提前交卷
　 如寫材料,、搞調查等,，一定爭取按領導要求提前一點完成，對于按照要求完不成的任務,，要提前向領導打招呼,，使領導早有安排,，免得被動。
3,、注意保密工作

秘書和在領導身邊工作的職員,，知道好多機密事情，有的事要比其他群眾早一些時候知道,，一定注意保密,，不能為了顯示自己的優(yōu)越，隨意亂說,。泄密的秘書是不稱職的,，而且會給領導添麻煩的。

　　4,、負責做領導與他人的溝通工作

當領導與另外領導或其他人發(fā)生矛盾時,，做秘書工作的不能在領導面前火上加油，而要做領導的思想工作,，使其消氣,，并為領導向他人溝通，使矛盾盡快消除,，別人會以為秘書的行動是受他的領導指使的,。

　　5、平時多給領導提供資料

領導比較忙,，有一些材料顧不上看,，秘書就要將有關資料及時提供給領導，這會對他的決策有參考價值,。

6,、善于聽取領導意見
對領導的批評或要求，要認真聽取,，不要因小事而同領導翻臉,。有不同意見，可慢慢與領導溝通,。

　　7,、不要輕易在領導面前告別人的狀

輕易告別人的狀，影響領導對他人的看法,，如果看錯了人,，領導會從內心埋怨秘書。最好,，只同領導談某些工作，不做那種議論是非的事,。

8,、不向領導提過高的有利于自己的要求

9,、多到群眾中去

聽聽群眾對一些事情的議論和看法，以便提供給領導,。秘書做到及時反映群眾要求,，可以使領導辦事不脫離群眾，群眾也會對秘書反映群眾情緒的作法極為滿意,。
　　10,、要關心領導的生活

經(jīng)常在領導身旁工作，對領導的飲食,、作息時間,、身體健康多進行關懷照顧，既體現(xiàn)了關心領導,，又反映了同事之情