有時(shí)一個(gè)表太長或太寬,，我們可以把這個(gè)表中的一些行或列隱藏起來以方便查看,。以列為例，                  

方法一：

◎選定要隱藏的列,。

◎依次選擇“格式”→ “列”→ “隱藏”,，就可以把這一列隱藏起來；

如果要取消隱藏,，只要在依次選擇“格式”→ “列”后,，再在彈出的對(duì)話框中單擊 “取消隱藏”命令就可以了。

方法二：

◎選定要隱藏的列,。

◎右鍵單擊該列,，在彈出菜單中單擊“隱藏” 就可以把所選的列隱藏起來,。

如果要取消隱藏，就要選定與該列相鄰的兩列并用右鍵單擊,，再在彈出菜單中單擊“取消隱藏”,。

方法三：

不使用菜單命令，直接拖動(dòng),，也可以隱藏列,。方法是：把鼠標(biāo)放到待隱藏的列的右側(cè)分界線上，當(dāng)鼠標(biāo)變成左右雙箭頭時(shí),，按下左鍵向左拖動(dòng)鼠標(biāo)至左側(cè)分界線時(shí)松開左鍵,，就可以把該列隱藏起來。

反之,，把鼠標(biāo)放到這個(gè)左側(cè)分界線上,，當(dāng)鼠標(biāo)變成左右雙箭頭時(shí)按下左鍵向右拖動(dòng)鼠標(biāo)至適當(dāng)位置時(shí)松開左鍵，隱藏的列就顯示出來了,。

以上方法也可以用于行的隱藏

七,、設(shè)置行高和列寬

設(shè)置行高和列寬可使工作表變得更加多樣化，以適合各種需要,。我們可以拖動(dòng)單元格邊框線來設(shè)置行高和列寬,，但是這樣不能達(dá)到精確的效果，而且速度很慢,。下面的方法可以精確的設(shè)定行高和列寬,。　

1,、設(shè)置相同的行高               

◎選定要改變行高的區(qū)域,。

◎依次選擇格式→行→行高。

◎在“行高”對(duì)話框中輸入需要的數(shù)值,，然后單擊“確定”,。

2 、設(shè)置相同的列寬

設(shè)置列寬的方法與設(shè)置行高的方法基本是一樣的,，只需將“行”改為“列”,；將“行高”改為“列寬”。

3,、按照實(shí)際內(nèi)容設(shè)置行高和列寬

（1）設(shè)置行高

◎ 單擊工作表全選按鈕（行號(hào)上方的空白方框）,，使工作表處于全選狀態(tài)。

◎ 將鼠標(biāo)移至任一行標(biāo)垂直邊線上,。當(dāng)指針變?yōu)樯舷码p箭頭時(shí)雙擊左鍵,，各行就自動(dòng)按照實(shí)際內(nèi)容調(diào)整行的高度。

（2）設(shè)置列寬

設(shè)置列寬的方法與設(shè)置行高的方法基本是一樣的,，只需將“行”改為“列”,；將“行高”改為“列寬”,。

八、用數(shù)字代替字母作列標(biāo)

Excel工作表中通常是用英文字母作列標(biāo)表示列的順序,。如果烈數(shù)過多通過英文字母就很難辨認(rèn)列的順序,，如；按住Ctrl鍵,，同時(shí)按下橫向滾動(dòng)條的右箭頭,，最后的一列名稱為“IV”,，這就很難說出是多少列。因此，烈數(shù)過多的情況下最好用數(shù)字代替英文字母表示列的順序,。其操作方法是：

◎依次選擇工具→選項(xiàng),。

◎在選項(xiàng)對(duì)話框中打開常規(guī)選項(xiàng)卡,，然后選擇“C1R1引用樣式”復(fù)選框,。

◎單擊“確定”，就會(huì)將英文字母改為數(shù)字（上述“IV”是256列）,。

如果要將數(shù)字改為英文字母,，在“選項(xiàng)”對(duì)話框的“常規(guī)”選項(xiàng)卡中取消“C1R1引用樣式”復(fù)選框就行了。

（四）工作表格式

一,、設(shè)置單元格邊框

為單元格設(shè)置邊框可以起到區(qū)分內(nèi)容的作用（如果不給工作表設(shè)置邊框,，打印出來的表是沒有邊框的）。設(shè)置單元格邊框的方法是：

◎選定要設(shè)置邊框的單元格區(qū)域,。

◎依次選擇“格式”→“單元格”。

◎在“單元格格式”對(duì)話框中選擇“邊框”選項(xiàng)卡（如圖）,；選擇線條樣式,，然后選擇邊框樣式，單“確定”,。

如果要取消設(shè)置的邊框,，則依次選擇“編輯”→“撤消單元格格式”?；蛑匦麓蜷_“邊框”選項(xiàng)卡,，在該卡中選擇邊框（無）。

二,、設(shè)置單元格背景圖案

為單元格設(shè)置具有個(gè)性化的背景圖案不僅使電子表格顯得更加生動(dòng),，還可以對(duì)某些特殊數(shù)據(jù)起到強(qiáng)調(diào)的作用。設(shè)置單元格背景圖案的操作步驟如下：

◎選定要設(shè)置背景圖案的單元格區(qū)域,。

◎依次選擇“格式”→“單元格”,。

◎在“單元格格式”對(duì)話框中打開“圖案”選項(xiàng)卡，然后選擇顏色,、圖案底紋,。單擊“確定”,。

三、調(diào)整單元格區(qū)域底色和數(shù)據(jù)顏色

在單元格區(qū)域設(shè)置底色和調(diào)整數(shù)據(jù)顏色的方法是：

◎選定需要調(diào)整的單元格區(qū)域,。

◎選定工具欄上的“填充顏色”按鈕,，在打開的顏色方塊中選定需要的顏色，就設(shè)置或改變了單元格區(qū)域的底色,。

◎選定工具欄上的“字體顏色”按鈕,，在打開的顏色方塊中選定需要的顏色，就改變了單元格區(qū)域的字體顏色,。

四,、單元格的合并與數(shù)據(jù)居中

單元格的合并及居中是將相鄰的單元格合并為一個(gè)單元格。合并后,，只保留所選區(qū)域左上角單元格中的數(shù)據(jù)內(nèi)容,，且該內(nèi)容會(huì)在選定的整個(gè)區(qū)域內(nèi)居中排列，如圖,。

A

B

C

D

E

F

G

1

08年商品銷售情況統(tǒng)計(jì)表

2

商品名稱

單價(jià)

銷售量

金額

利潤率

利潤

3

AAA

5

12

60

5%

3,。0

4

BBB

6

10

60

5%

3。0

5

CCC

12

20

240

4%

9,。6

實(shí)行單元格的合并及居中的方法是：

◎選定要合并的單元格A1,、B1、C1,、D1,、E1、F1,，

◎依次選擇“格式”→“單元格”→“對(duì)齊”,。

◎在“對(duì)齊”選項(xiàng)卡的“水平對(duì)齊”和“垂直對(duì)齊”中均選擇“居中”，

同時(shí)選定“合并單元格”復(fù)選框,。

五,、單元格數(shù)據(jù)對(duì)齊方式

為保持單元格內(nèi)容排列整齊、美觀,?？筛鶕?jù)不同的內(nèi)容使用不同的對(duì)齊方式，

◎ 文本：內(nèi)容相同或?qū)挾纫恢碌奈谋?，可采取“居中”方式,。如果?nèi)容不同、寬度不一的文本,，應(yīng)采取“左對(duì)齊”方式,。

◎ 數(shù)字：編號(hào)的數(shù)字可采取居中對(duì)齊方式；可計(jì)算的數(shù)字應(yīng)采取“右對(duì)齊”方式。

◎項(xiàng)目名稱：一般采取“居中”對(duì)齊方式,。

◎表頭大標(biāo)題：一般使用單元格合并及居中對(duì)齊方式（見上節(jié)）,。

六、設(shè)置工作表背景圖案

設(shè)置背景圖案的目的是為了便于區(qū)別不同的工作表,。設(shè)置的背景是不能被打印出來的,，只有在編輯時(shí)才能看見。

設(shè)置工作表背景圖案步驟是：

◎選定要設(shè)置背景圖案的工作表,。

◎依次選擇“格式” →“工作表”→“背景”,。

◎從彈出的“工作表背景”對(duì)話框中選擇圖片文件。單擊“插入”,，背景就設(shè)置好了,。

如果不想要背景了，就依次選擇“格式”→ “工作表”→ “刪除背景”,。

七,、設(shè)置字符格式

對(duì)于表格中出現(xiàn)的文字可以根據(jù)自己的喜好自行設(shè)定字體、字形,、字號(hào),。設(shè)置的方法是：

◎選定要設(shè)置字符格式的單元格區(qū)域。

◎依次選擇格式單元格,。

◎分別在字體,、字形、字號(hào)等欄目中選定有關(guān)的內(nèi)容,。

八,、用格式刷快速復(fù)制文字格式

A

B

C

1

貨物名稱

數(shù) 量

單位

2

ASD

134

件

3

FGH

134

件

4

JHG

156

件

5

OK

275

件

工作表中有時(shí)有部分文字需要按一定的格式（如字體、自形,、顏色等）全部進(jìn)行修改,。使用逐個(gè)修改的辦法進(jìn)展較慢。用格式刷快速復(fù)制的辦法可收事半功倍的效果,。

◎ 選定一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)格式（如右圖之“B2”）。

◎在工具欄中雙擊“格式刷”,，鼠標(biāo)指針變?yōu)閽咧阈巍?/p>

◎用掃帚形鼠標(biāo)抹過需要修改的數(shù)字（如右圖之B4,、B5），這些數(shù)字的格式就會(huì)改為與B2相同的格式（結(jié)果如右圖）,。

九,、設(shè)置數(shù)字格式

Excel帶有多種數(shù)字格式，包括常規(guī),、數(shù)值,、貨幣格式、會(huì)計(jì)專用格式、百分比格式等,，可以適應(yīng)多種專業(yè)表格制作的需要,。其中：

1、 “常規(guī)”格式,， 指輸入單元格中的沒有其他任何標(biāo)志的純數(shù)字,，如“123”、“567”,，

2,、 "數(shù)值"格式， 指帶有小數(shù)位數(shù)的數(shù)字,，如"123.00",、"367.34"

3、“貨幣”和會(huì)計(jì)專用格式,， 指帶有小數(shù)位數(shù)和貨幣符號(hào)的數(shù)字,。如：“￥250.00”、 “＄364.25",。會(huì)計(jì)專用格式還可以對(duì)一列數(shù)值進(jìn)行小數(shù)點(diǎn)對(duì)齊,。

4、“百分比”格式,， 指帶有百分號(hào)的數(shù)字,，如"642.37％"、“573.35％”,。

現(xiàn)在以設(shè)置貨幣格式為例,，介紹設(shè)置數(shù)字格式的方法；

◎選定要設(shè)置貨幣格式的單元格（數(shù)字必須在單元格中右對(duì)齊,，否則需單擊另一單元格后再回頭選定原單元格,，否則下一步打不開“數(shù)字”選項(xiàng)卡）。

◎依次選擇“格式”→“單元格”,。 

◎在“單元格格式”對(duì)話框中打開“數(shù)字”選項(xiàng)卡（如圖）,。

◎在“分類欄”中選擇“貨幣”，并在貨幣符號(hào)欄中選擇“￥”或“＄”,，然后單擊“確定”,。

其他數(shù)字格式的操作方法與此基本相同。

十,、對(duì)齊功能的使用

為保持表格中的數(shù)據(jù)排列整齊,，可以使用Excel對(duì)齊功能讓同類型的數(shù)據(jù)在各單元格中所處的位置相同。數(shù)據(jù)對(duì)齊的方式有水平對(duì)齊,、垂直對(duì)齊,。水平對(duì)齊中又分為左對(duì)齊,、右對(duì)齊、兩端對(duì)齊,、居中等項(xiàng),。垂直對(duì)齊也有居中、靠下,、兩端對(duì)齊,、分散對(duì)齊等。

使用對(duì)齊功能的方法是：

◎ 選定需要進(jìn)行數(shù)據(jù)對(duì)齊的單元格區(qū)域,。

◎ 依次選擇“格式”→“單元格”,。

◎ 在“單元格格式”對(duì)話框中打開“對(duì)齊”選項(xiàng)卡。

◎ 根據(jù)需要,，在水平對(duì)齊清單或垂直對(duì)齊清單在選取其一,。然后單擊“確定”。

十一,、單元格數(shù)據(jù)角度調(diào)整

單元格數(shù)據(jù)角度調(diào)整是指統(tǒng)一調(diào)整各單元格數(shù)據(jù)斜向排列的角度,。其方法是：

1、選定需要調(diào)整排列角度的單元格數(shù)據(jù),。

2,、依次選擇“格式”→“單元格”。

3,、在“單元格格式”對(duì)話框的“方向”欄內(nèi),，根據(jù)需要設(shè)置角度數(shù)值（或移動(dòng)鐘形圖表的指針），然后單擊“確定”,，各單元格內(nèi)的所有數(shù)據(jù)就會(huì)按照設(shè)定的角度排列,。

十二、自動(dòng)套用格式

Excel帶有一些常用格式,。自動(dòng)套用格式就是將這些格式有選擇地用在單元格區(qū)域,。方法是：

◎選定要套用格式的單元格區(qū)域。

◎依次選擇“格式”→“自動(dòng)套用格式”,。

◎在“自動(dòng)套用格式”對(duì)話框中,，選定需要的“格式”。然后單擊“確定”,。

此外,，單擊“自動(dòng)套用格式”對(duì)話框中的“選項(xiàng)”，會(huì)在下面出現(xiàn)一個(gè)“要應(yīng)用的格式”欄,，其中有“數(shù)字”、“字體”,、“對(duì)齊”,、“邊框”、“圖案”、“列寬/行高”等選項(xiàng),，點(diǎn)擊其中的任何一項(xiàng),，對(duì)話框中的所有格式就會(huì)出現(xiàn)相應(yīng)的改變。因此,，在套用格式前,，如果對(duì)已有的格式不太滿意，可利用這些選項(xiàng)對(duì)已有的格式作適當(dāng)修改,。

十三,、樣式的應(yīng)用

樣式的應(yīng)用即將Excel樣式中的各項(xiàng)格式有選擇地應(yīng)用到單元格中。方法是：

◎選定需要按照樣式設(shè)置格式的單元格區(qū)域,。

◎在工作簿中依次選擇“格式”→“樣式”,，打開“樣式”對(duì)話框（如圖）。

◎根據(jù)需要在樣式對(duì)話框中選取某些復(fù)選框（或取消某些復(fù)選框）,。

◎ 如果有的復(fù)選框內(nèi)容需要更改,，如將“數(shù)字  G/通用格式”改為“貨幣格式”，則須先取消“數(shù)字”復(fù)選框,。然后單擊“修改”,。再在彈出的“單元格格式”對(duì)話框的“數(shù)字”選項(xiàng)卡中選擇“貨幣”。

◎ 單擊“單元格格式”對(duì)話框的“確定”,。再單擊“樣式”對(duì)話框的“確定”,。 原來的純數(shù)字格式就會(huì)改為貨幣格式。

（以上步驟亦可用于修改其他選項(xiàng),。）

十四,、 單元格的條件格式

單元格的條件格式是指按照不同的條件顯示不同的單元格格式，以示區(qū)別,，便于查找,。例如學(xué)習(xí)成績多于90分的數(shù)值用紅色加粗字體表示；介于80～89分之間的數(shù)值用藍(lán)色加粗字體表示,；介于70～79分之間的數(shù)值用用綠色加粗字體表示,。操作方法如下：

◎ 選定需要設(shè)置條件格式的單元格區(qū)域。

◎ 依次選擇“格式”→“條件格式”,打開“條件格式”對(duì)話框,，（如下圖）

◎ 在“條件格式”對(duì)話框的條件欄內(nèi)選定“單元格數(shù)值”,、介于（或大于、小于,、等于…… ）,。

◎ 在數(shù)值框中輸入相應(yīng)的數(shù)值。

◎ 單擊“格式”,，在打開的“單元格格式”對(duì)話框中選定需要的字體,、字形,、顏色、或圖案,。

◎ 先后在“單元格格式”對(duì)話框 和“條件格式”對(duì)話框中單擊“確定”,。                         

刪除單元格條件格式

◎ 選擇含有要更改或刪除的條件格式的單元格。

◎ 單擊“格式”菜單中的“條件格式”命令,，出現(xiàn)“條件格式”對(duì)話框,。

◎ 在“條件格式”對(duì)話框單擊“刪除”按鈕，然后選擇要?jiǎng)h除條件的復(fù)選框,。

按下“確定” ,，反回到條件各式對(duì)話框，再單擊“確定”即可,。

十五,、快速設(shè)置多個(gè)工作表表頭

如果多個(gè)工作表使用相同的表頭，設(shè)置表頭的方法一般是逐一輸入,。這個(gè)方法速度很慢,。下面介紹統(tǒng)一輸入的方法，這個(gè)方法比較快,。

◎ 選定工作表,。

如果要選定連續(xù)的工作表，則先選定第一個(gè)工作表,，按住Shift鍵,，

如果選定的工作表是不連續(xù)的，則則先選定第一個(gè)工作表,，按住Ctrlt鍵,，

再逐一選定其他工作表。

◎ 逐一輸入表頭名稱（項(xiàng)目名稱）

這樣就可以將所選各表的表頭一次輸入成功,。

十六,、設(shè)置斜線表頭

除使用繪圖工具欄的直線在單元格中直接畫斜線外，還可以用以下方法：

◎ 右鍵單擊要設(shè)置斜線表頭的單元格,，在彈出菜單中選定“設(shè)置單元格格式”,。

◎ 在“單元格格式”對(duì)話框中打開邊框選項(xiàng)卡。

◎ 在樣式預(yù)覽框中點(diǎn)擊左上角至右下角的中心點(diǎn)(或點(diǎn)擊文本框右下角斜線框樣式),，然后單擊“確定”,，就會(huì)在表頭單元格中出現(xiàn)一條對(duì)角斜線。

◎ 輸入行的標(biāo)題（如科目）,，然后按Alt+Enter組合鍵進(jìn)行強(qiáng)制換行,。再輸入列標(biāo)題（如姓名）。

◎ 將行標(biāo)題（科目）右移靠近單元格右側(cè),，單擊Enter鍵,，斜線表頭即成,。

（如圖）

A

B

C

D

1

科目姓名

語文

英語

數(shù)學(xué)

2

王仍

85

82

90

3

黃月

90

85

80

（五）數(shù) 據(jù) 輸 入

一、數(shù)據(jù)輸入的基本方法

方法一： 用鼠標(biāo)選定單元格,，然后向單元格直接輸入數(shù)據(jù)，此數(shù)據(jù)同時(shí)顯示在編輯欄,。

方法二：用快捷鍵選定單元格,。其中，按行輸入與按列輸入所用鍵有所不同,。按行輸入數(shù)據(jù)一般用Tab鍵選定單元格,。例如在單元格A1中輸入數(shù)據(jù)后，按Tab鍵 就可以橫向移動(dòng),，在單元格B1中輸入數(shù)據(jù),。再按Tab鍵就可在單元格C1中輸入數(shù)據(jù)。按列輸入數(shù)據(jù)一般用Enter鍵選定單元格,。例如在單元格A1中輸入數(shù)據(jù)后按Enter鍵就可以在單元格A2中輸入數(shù)據(jù),；再按就可在A3中輸入數(shù)據(jù).下表顯示不同按鍵與單元格移動(dòng)方向的關(guān)系。

按       鍵

活動(dòng)單元格的移動(dòng)方向

Enter

從上到下

Shift-Enter

從下到上

Tab

從右到左

Shift-Tab

從左到右

如果按下[Enter]鍵后,，單元格并不移動(dòng),，就可以依次選擇“工具”→“選項(xiàng)”。在“選項(xiàng)”對(duì)話框中打開“編輯”選項(xiàng)卡,，然后打開其中的“按Enter移動(dòng)活動(dòng)單元格標(biāo)識(shí)框”的“方向”清單,，選定需要的移動(dòng)方向，再單擊 “確定”,。

二,、幾種特定數(shù)據(jù)的輸入方法

在Excel工作表的單元格中，可以使用兩種最基本的數(shù)據(jù)格式：常數(shù)和公式,。常數(shù)是指文字,、數(shù)字、日期和時(shí)間等數(shù)據(jù),，還可以包括邏輯值和錯(cuò)誤值,，每種數(shù)據(jù)都有它特定的格式和輸入方法，為了使用戶對(duì)輸入數(shù)據(jù)有一個(gè)明確的認(rèn)識(shí),，有必要來介紹一下在Excel中輸入各種類型數(shù)據(jù)的方法和技巧,。

1、輸入文本

Excel單元格中的文本包括任何中西文文字或字母以及數(shù)字,、空格和非數(shù)字字符的組合,。每個(gè)單元格中最多可容納32000個(gè)字符數(shù)。輸入到單元格的任何字符串,，只要不被系統(tǒng)解釋成數(shù)字,、公式,、日期、時(shí)間,、邏輯值,，則Excel一律將其視為文本。在Excel中輸入文本時(shí),，默認(rèn)對(duì)齊方式是：單元格內(nèi)靠左對(duì)齊

雖然在Excel中輸入文本和在其它應(yīng)用程序中沒有什么本質(zhì)區(qū)別,，但是還是有一些差異，比如我們?cè)赪ord,、PowerPoint的表格中,，當(dāng)在單元格中輸入文本后，按回車鍵表示一個(gè)段落的結(jié)束,，光標(biāo)會(huì)自動(dòng)移到本單元格中下一段落的開頭,，而在Excel的單元格中輸入文本時(shí)，按一下回車鍵卻表示結(jié)束當(dāng)前單元格的輸入,，光標(biāo)會(huì)自動(dòng)移到當(dāng)前單元格的下一個(gè)單元格,。

因此，如果不是想在當(dāng)前單元格中結(jié)束輸入而是想在單元格中分行,，則必須按住Alt鍵的同時(shí)按回車鍵,，即在單元格中輸入硬回車。

2,、輸入非數(shù)值性的數(shù)字字符串

非數(shù)值性的數(shù)字字符串是指郵政編碼,、電話號(hào)碼、身份證號(hào)碼等數(shù)字群,。為了避免被Excel 認(rèn)為是數(shù)字型數(shù)據(jù),，需要在這些數(shù)字群前添加“ ’”，以表明是“數(shù)字字符串”而非“數(shù)字”數(shù)據(jù),。例如,，要在“單元格中輸入【7654321987987】，則應(yīng)在輸入框中輸入【'7654321987987】,。否則,，回車后就會(huì)出現(xiàn)【7.65432E+12】

這樣的數(shù)字。這是科學(xué)計(jì)數(shù)方式,。如果出現(xiàn)這種方式,，可用右鍵單擊該單元格，

選擇“設(shè)置單元格格式”,，然后在“分類”欄中選擇“自定義”,，在“類型”欄

內(nèi)選擇“0”，單擊“確定”，就可以恢復(fù)原數(shù)字,。

3,、輸入分?jǐn)?shù)

幾乎在所有的文檔中，分?jǐn)?shù)格式通常用一道斜杠來分界分子與分母,，其格式為“分子/分母”,。在Excel中日期的輸入方法也是用斜杠來區(qū)分年月日的，比如在單元格中輸入“1/2”,，按回車鍵則顯示“1月2日”,。為了避免將輸入的分?jǐn)?shù)與日期混淆，我們?cè)趩卧裰休斎敕謹(jǐn)?shù)時(shí),，要在分?jǐn)?shù)前輸入“0”（零）以示區(qū)別，并且在“0”和分子之間要有一個(gè)空格隔開,，比如我們?cè)谳斎?/2時(shí),，則應(yīng)該輸入“0 1/2”，然后回車,。如果在單元格中輸入“8 1/2”,，則在單元格中顯示“8 1/2”，而在編輯欄中顯示為“8.5”,。

4,、輸入負(fù)數(shù)

在單元格中輸入負(fù)數(shù)時(shí)，可在數(shù)值前輸入“-”作標(biāo)識(shí),，也可將數(shù)字置在（）括號(hào)內(nèi)來標(biāo)識(shí),，比如在單元格中輸入“（88）”，按一下回車鍵,，則會(huì)自動(dòng)顯示為“-88”,。

5、輸入小數(shù)

輸入小數(shù)有兩種方法：

一是手動(dòng)輸入法：在輸入小數(shù)時(shí),，用戶可以象平常一樣使用小數(shù)點(diǎn),，還可以利用逗號(hào)分隔千位、百萬位等,，當(dāng)輸入帶有逗號(hào)的數(shù)字時(shí),，在編輯欄并不顯示出來，而只在單元格中顯示,。

二是自動(dòng)輸入法：當(dāng)你需要輸入大量帶有固定小數(shù)位的數(shù)字或帶有固定位數(shù)的以“0”字符串結(jié)尾的數(shù)字時(shí),，可以采用此方法：選擇“工具”、“選項(xiàng)”命令,，打開“選項(xiàng)”對(duì)話框,，單擊“編輯”標(biāo)簽，選中“自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”復(fù)選框,，并在“位數(shù)”微調(diào)框中輸入或選擇要顯示在小數(shù)點(diǎn)右面的位數(shù),。

如果要在輸入比較大的數(shù)字后自動(dòng)添零,，可指定一個(gè)負(fù)數(shù)值作為要添加的零的個(gè)數(shù)，比如要在單元格中輸入“88”后自動(dòng)添加3個(gè)零,，變成“88 000”,，就在“位數(shù)”微調(diào)框中輸入“-3”，相反,，如果要在輸入“88”后自動(dòng)添加3位小數(shù),，變成“0.088”，則要在“位數(shù)”微調(diào)框中輸入“3”,。

另外,，在完成輸入帶有小數(shù)位或結(jié)尾零字符串的數(shù)字后，應(yīng)清除對(duì)“自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”符選框的選定,，以免影響后邊的輸入,；如果只是要暫時(shí)取消在“自動(dòng)設(shè)置小數(shù)點(diǎn)”中設(shè)置的選項(xiàng)，可以在輸入數(shù)據(jù)時(shí)自帶小數(shù)點(diǎn),?！?/p>

6、輸入貨幣值

Excel幾乎支持所有的貨幣值,，如人民幣（￥）,、英鎊（￡）等。輸入貨幣值的方法是：

先在單元格區(qū)域輸入純數(shù)字,，并選定該區(qū)域,。然后右鍵單擊該區(qū)域，再選擇“設(shè)置單元格格式”,，打開“數(shù)字”選項(xiàng)卡,。在該卡“分類”欄中選擇“貨幣”，打開“貨幣符號(hào)”清單,，選定需要的一種符號(hào),，單擊“確定”即成。

如果是要輸入人民幣符號(hào),，可以直接按住Alt鍵,，再在數(shù)字小鍵盤上按“0165”即可。

7,、輸入日期

Excel是將日期和時(shí)間視為數(shù)字處理的,，它能夠識(shí)別出大部分用普通表示方法輸入的日期和時(shí)間格式。用戶可以用多種格式來輸入一個(gè)日期,，可以用斜杠“/”或者“-”來分隔日期中的年,、月、日部分。比如要輸入“2001年12月1日”,，可以在單元格內(nèi)輸入“2001/12/1”或者“2001-12-1”,。如果要在單元格中插入當(dāng)前日期，可以按鍵盤上的Ctrl+;組合鍵,。

8,、輸入時(shí)間

在Excel中輸入時(shí)間時(shí)，用戶可以按24小時(shí)制輸入,，也可以按12小時(shí)制輸入,。這兩種輸入的表示方法是不同的，比如要輸入下午2時(shí)30分38秒,，用24小時(shí)制輸入格式為：2:30:38,，而用12小時(shí)制輸入時(shí)間格式為：2:30:38 p，注意字母“p”和時(shí)間之間有一個(gè)空格,。如果要在單元格中插入當(dāng)前時(shí)間,，則按Ctrl+Shift+;鍵

9、同時(shí)對(duì)多個(gè)單元格輸入相同數(shù)據(jù)

如果要對(duì)多個(gè)單元格輸入相同的數(shù)據(jù),，可以按照下列操作步驟執(zhí)行：

(1) 選定要輸入數(shù)據(jù)的多個(gè)單元格區(qū)域。

(2）輸入數(shù)據(jù),。

(3) 同時(shí)按下[Ctrl]和[Enter]鍵,，就可以看到如下圖所示。

電力

電力

電力

電力

二,、自動(dòng)填充功能的應(yīng)用

自動(dòng)填充是一種快速輸入功能,，他主要用于輸入一些有規(guī)律的系列數(shù)字。如表格中的項(xiàng)目序號(hào),、工資表中的工資序號(hào)以及日期系列,、星期系列等。要使用自動(dòng)添充功能首先必須將封閉的方形單元格改為右下角有缺口并含有一個(gè)黑色小方塊的單元格,。修改的方法是：依次選擇“工具”－“選項(xiàng)”,，在“選項(xiàng)”對(duì)話框中打開“編輯”選項(xiàng)卡，然后選取“單元格拖放功能復(fù)選框”和“顯示粘貼選項(xiàng)按鈕”復(fù)選框,。

下面介紹自動(dòng)填充功能適用的某些項(xiàng)目,。

1、 輸入連續(xù)的序列數(shù),。

在第一個(gè)單元格中輸入一個(gè)基數(shù)（如“3”）,，然后用鼠標(biāo)左鍵將指針輕輕靠近單元格右下角，當(dāng)指針變?yōu)楹谏?”形時(shí)向下拖動(dòng)到一定位置,，松開左鍵,，再打開彈出的“自動(dòng)填充選項(xiàng)”清單，選擇“以系列方式填充”，所選列中就會(huì)出現(xiàn)一系列連續(xù)數(shù)字（如：3,、4,、5、6,、……）圖1,。

2、連續(xù)輸入等差序列數(shù),。

方法一：例如在第一個(gè)單元格中輸入一個(gè)基數(shù) “3”,，接著在第二個(gè)單元格中輸入“5”（兩者差數(shù)為“2）”。然后將兩個(gè)單元格合并,，再按上法拖動(dòng)鼠標(biāo)到一定位置時(shí)松開左鍵,，就可看到差數(shù)相同的一系列數(shù)字（如：3、5,、7,、9、11……）,。

方法二：例如在第一個(gè)單元格中輸入一個(gè)基數(shù) “3”,， 按上法拖動(dòng)鼠標(biāo)到一定位置時(shí)松開左鍵。然后依次選擇“編輯”－“填充”－“序列”,。在“序列”對(duì)話框（右圖）中選擇“等差序列”,，在“步長值”中輸入“2”（等差數(shù)），單擊“確定”,， 就可看到差數(shù)相同的一系列數(shù)字（如：3,、5、7,、9,、11……）圖2。

3,、連續(xù)輸入等比系列數(shù)

例如在第一個(gè)單元格中輸入一個(gè)基數(shù) “3”,， 按上法拖動(dòng)鼠標(biāo)到一定位置

時(shí)松開左鍵。然后依次選擇“編輯”－“填充”－“序列”,。在“序列”對(duì)話框中選擇“等比序列”,，在“步長值”中輸入“3”（等比數(shù)）單擊“確定”，就可以看到比數(shù)相同的一序列數(shù)字（如：3,、9,、27、81,、243……）圖3,。

4,、　輸入連續(xù)的月、日數(shù),。

例如在第一單元格輸入“3/21”,。 用鼠標(biāo)左鍵將指針輕輕靠近單元格右下角，當(dāng)指針變?yōu)楹谏?”形時(shí)按下左鍵,，“3/21”即變?yōu)椤?月21日”,，向下拖動(dòng)指針到適當(dāng)位置時(shí)松開左鍵，就可以看到從3月21日起的一系列連續(xù)日期（如3月21日,、3月22日……3月31日,、4月1日、4月2日…）圖4,。

5,、　輸入年、月數(shù),。

例如在第一單元格輸入“2008年3月”,， 然后用鼠標(biāo)左鍵將指針輕輕靠近單元格右下角，當(dāng)指針變?yōu)楹谏?”形時(shí)向下拖動(dòng)到一定位置,，松開左鍵,，然后打開彈出的“自動(dòng)填充選項(xiàng)清單”，選擇“以月填充”,，就會(huì)看到“2008年10月”…“2008年12月”,、“2009年1月”、“2009年2月”……,。圖5,。

三,、簡單的數(shù)字四則運(yùn)算

怎樣在Excel電子表格中進(jìn)行加,、減、乘,、除等常用的簡單運(yùn)算,，除上節(jié)所舉實(shí)例外，再以下圖為例分述其操作方法：

商 品 銷 售 情 況 一 覽 表

A

B

C

D

E

F

G

1

貨 物名 稱

數(shù)量

單價(jià)

銷售收 入

單 位成 本

成本合計(jì)

利潤

2

ASD

134

3

402

2.5

335

67

3

FGH

134

3

402

2.5

335

67

4

JHG

134

3

402

2.5

335

67

5

OK

134

3

402

2.5

335

67

6

LIU

134

3

402

2.5

335

67

7

MJH

200

5

1000

4.5

900

100

8

合 計(jì)  

3010

2575

435

1,、加法： （如D列,，求“銷售收入”合計(jì)）。選定需要進(jìn)行運(yùn)算的單元格區(qū)域并延伸至下一個(gè)空白單元格,，在工具欄單擊“自動(dòng)求和”（∑）,，或輸入“=SUM（D2：D7），單擊Enter鍵,。

2,、減法： （如第7行,，利潤=銷售收入-成本合計(jì)）。選定需要記載運(yùn)算結(jié)果的單元格（如“G7”）,，輸入“=D7-F7” 單擊Enter鍵,。或輸入“=SUM（D7-F7”,，單擊Enter鍵,。

3、乘法： （如第7行,，銷售收入=數(shù)量×單價(jià)）,。選定需要記載運(yùn)算結(jié)果的單元格（如“D7”），輸入“=B7*C7”,， 單擊Enter鍵,。或輸入“=SUM（B7*C7）”,，單擊Enter鍵,。

4、除法： （利潤率=利潤÷成本,，）,。 選定需要記載運(yùn)算結(jié)果的單元格（如“H8”）。輸入“=G8/F8”,，單擊Enter鍵,。或輸入“=SUM（G8/F8）”,，單擊Enter鍵

四,、“選擇性粘貼”中的“運(yùn)算”

以圖1為例，單元格A1中原有數(shù)值為"2",，要求對(duì)A列中所有數(shù)值都改為原數(shù)乘以“0.8”以后的數(shù)值,。如果在A1中輸入公式“=A1*0.5,然后回車,就會(huì)出現(xiàn)“不能計(jì)算該公式?！钡腻e(cuò)誤提示,得不到準(zhǔn)確的運(yùn)算結(jié)果,。雖然可以利用添加輔助列（利用公式把最終折算后的分?jǐn)?shù)添加到輔助列中）的方法來求得計(jì)算結(jié)果，但是比較麻煩,，而且不能在原單元格中就地更改數(shù)值,。

為能較快地取得準(zhǔn)確的計(jì)算結(jié)果，可采用“選擇性粘貼”中的“運(yùn)算”功能進(jìn)行計(jì)算,。具體步驟如下：

◎在一空白單元格中輸入0.8,，然后到其它任意單擊元格中單擊一下，再返回用右鍵單擊0.8所在的單元格,，然后單擊“復(fù)制”,。

◎選定A列中的所有數(shù)值,。

◎依次選擇“編輯”→“選擇性粘貼”

◎在“選擇性粘貼”對(duì)話框的“運(yùn)算”欄下選擇“乘”，然后單擊“確定”,，該列所有數(shù)值就會(huì)準(zhǔn)確改為新的數(shù)值,。見（圖2）

A

1

2

2

4

3

6

4

8

5

10

6

12

A

B

C

1

1.6

0.8

2

3.2

3

4.8

4

6.4

5

8

6

9.6

五、同時(shí)更改工作表的所有數(shù)字

在工作表很大,，數(shù)字很多的情況下,，要按照一定的要求（如＋、－,、×,、÷某數(shù)字）逐個(gè)更改工作表的所有數(shù)字，就很費(fèi)時(shí)費(fèi)力?，F(xiàn)將一種快速更改的方法介紹于后：

例如要求對(duì)工作表中的全部數(shù)字乘以3,，并顯示出結(jié)果。其操作步驟是,，

◎在任一空白單元格中輸入3,，并用右鍵單擊該單元格，然后選擇“復(fù)制”

◎選定需要更改數(shù)字的單元格區(qū)域,。

◎依次選擇“編輯”→“定位”,。

◎在“定位”對(duì)話框中單擊“定位條件”，再中“定位條件”對(duì)話框中選擇“常量”,，單擊“確定”,。

◎依次選擇“編輯”→“選擇性粘貼”。

◎在“選擇性粘貼”對(duì)話框的“運(yùn)算”欄內(nèi)選擇×號(hào),，然后單擊“確定”,，即成。

六,、公式中的“引用”,。

1、“引用”的意義

公式中的“引用”,，簡單地說就是在公式中用單元格名稱（即單元格地址）代替該單元格中的數(shù)值進(jìn)行運(yùn)算?，F(xiàn)以下圖為例來說明使用“引用”的好處,。

A

B

C

D

E

1

貨物名稱

數(shù)量

單位

單價(jià)

銷售收入

2

ASD

134

件

3

402

第2行商品ASD的銷售收入有兩種運(yùn)算方法：

一種是在單元格E2中輸入公式“134×3”,，然后按Enter鍵。這種方法比較簡單,，但是“數(shù)量”,、“單價(jià)”的數(shù)值稍有變動(dòng)，輸入的數(shù)值就必須跟著改動(dòng),。如果相同貨物數(shù)量,、單價(jià)變動(dòng)太多,，計(jì)算起來就不勝其煩。

另一種方法是在單元格E2中輸入公式“=B2*D2”然后 按Enter鍵,。計(jì)算結(jié)果與上一種方法是一樣的,。其中，“B2”是數(shù)量“134”的位置,；“D2”是單價(jià)“3”的位置,。就是“引用”單元格位置替代其中的數(shù)值進(jìn)行運(yùn)算。它的好處是無論B2,、D2單元格中的數(shù)值怎樣變動(dòng),，運(yùn)用公式“=B2*D2”都可以準(zhǔn)確地計(jì)算出結(jié)果，不需要重新輸入數(shù)值,。

2,、“引用”的三種形式

⑴　相對(duì)引用

相對(duì)地址是指，公式中的單元格地址隨著計(jì)算范圍的改變而改變,，例如,，計(jì)算范圍如果是單元格“A2”與“B2”，則公式中的單元格地址也應(yīng)該是“A2”與“B2”,。如果計(jì)算范圍改為“F3”與“G3”,，公式中的單元格地址就應(yīng)該相對(duì)應(yīng)地改為“F3”與“G3”。 相對(duì)引用是運(yùn)算公式中使用比較多的一種形式,。

⑵　絕對(duì)引用

絕對(duì)引用是指公式中的單元格地址處于凍結(jié)狀態(tài),，不隨著計(jì)算范圍的改變而改變。絕對(duì)引用的書寫方法是在列號(hào)和行號(hào)前面添加美元符號(hào)“＄”,，如“＄Ａ＄２”,、 “＄D＄6”。

“＄D＄6”,。

⑶　混合引用

混合引用是指公式中的單元格地址既有相對(duì)引用,，又有絕對(duì)引用，如＄A6

是列為絕對(duì)引用,，行為相對(duì)引用,；“D＄6”是列為相對(duì)引用，行為絕對(duì)引用　,。

七,、輸入單元格地址的簡易方法

使用一般的方法輸入公式很容易把單元格地址輸錯(cuò)，如將B23輸成B22,。簡易而又準(zhǔn)確的方法是在輸入“=”號(hào)后用鼠標(biāo)直接點(diǎn)擊單元格?，F(xiàn)以在單元格D7中輸入公式“=A1+A2+C6”為例，敘述其方法：

在單元格D7中輸入 = 號(hào),。鼠標(biāo)點(diǎn)擊單元格A1,，選擇+號(hào),；再單擊A2，選擇+號(hào),；再單擊C6,，至此，就在單元格D7中輸入了公式“=A1+A2+C6”,，單元格A1,、A2、C6周圍出現(xiàn)閃爍狀態(tài),。單擊Eenter鍵就可看到計(jì)算結(jié)果,。

八、快速輸入公式的方法   

輸入公式的方法一般是在選定記載運(yùn)算結(jié)果的單元格后通過鍵盤直接輸入“=”,、單元格名稱和運(yùn)算符號(hào),，這樣不僅速度慢，而且容易出錯(cuò)?，F(xiàn)以下圖為例,，介紹一項(xiàng)快速而且不易出錯(cuò)的方法。

選中D2單元格輸入“＝”號(hào)后,，用鼠標(biāo)左鍵單擊一下B2單元格,，可以看到D2單元格等號(hào)的后面顯示了藍(lán)色的“B2”字符，上方的編輯欄中的等號(hào)后面也顯示“B2”字符),。接著通過鍵盤輸入符號(hào)“*”,，再用鼠標(biāo)單擊一下C2單 元格，回車后即可完成公式的輸入,，并在D2單元格中顯示出計(jì)算的結(jié)果,。 

六、公式填充柄的應(yīng)用

公式填充柄的應(yīng)用實(shí)際是將Excel自動(dòng)填充功能應(yīng)用于公式計(jì)算,。這樣可以節(jié)省大量的計(jì)算時(shí)間?，F(xiàn)以下圖為例將其操作方法介紹如下：

1、在單元格D2中輸入公式“=B2*C2”,，回車后結(jié)果為30,，060。00（圖1）,。

2,、將鼠標(biāo)指針移至單元格D2右下方的小黑方塊處，指針變?yōu)楹谏珜?shí)心的十字形時(shí)按住鼠標(biāo)左鍵,，向下拖拉至恰當(dāng)位置（單元格D11）,，放開鼠標(biāo)左鍵,，相應(yīng)單元格中就會(huì)顯示出計(jì)算結(jié)果                      

七,、用函數(shù)輸入日期

日期可以直接手工加上,，但Excel提供了一些函數(shù)，我們可以把日期用函數(shù)來添加進(jìn)去,。

◎選定需要輸入日期的單元格

◎單擊“fx”按鈕

◎打開“插入函數(shù)”對(duì)話框的 “選擇類別”框,，從中選擇“日期              

與時(shí)間”

◎在“選擇函數(shù)”清單中單擊“NOW”，單擊“確定”

◎在彈出的函數(shù)參數(shù)對(duì)話框單擊“確定”

◎打開“粘貼函數(shù)”對(duì)話框,，從左邊“函數(shù)類型”列表框中選擇“日期”,， 打開“粘貼函數(shù)”對(duì)話框，從左邊“函數(shù)類型”列表框中選擇“日期”,，

此節(jié)反映了使用函數(shù)的一般步驟,，可作參考。

八,、錯(cuò)誤信息的含義及處理辦法

在Excel中輸入公式后,，有時(shí)不能正確地計(jì)算出結(jié)果，并在單元格內(nèi)顯示一個(gè)錯(cuò)誤信息,，這些錯(cuò)誤的產(chǎn)生,，有的是因公式本身產(chǎn)生的，有的不是,。下面介紹幾種常見的錯(cuò)誤信息,，并提出避免出錯(cuò)的辦法。

１,、錯(cuò)誤值：＃＃＃＃

含義：輸入到單元格中的數(shù)據(jù)太長或單元格公式所產(chǎn)生的結(jié)果太大,，使結(jié)果在單元格中顯示不下?；蚴侨掌诤蜁r(shí)間格式的單元格做減法,，出現(xiàn)了負(fù)值。

解決辦法：增加列的寬度,，使結(jié)果能夠完全顯示,。如果是由日期或時(shí)間相減產(chǎn)生了負(fù)值引起的，可以改變單元格的格式,，比如改為文本格式,，結(jié)果為負(fù)的時(shí)間量。 　　

２,、錯(cuò)誤值：＃DIV/0! 　　

含義：試圖除以0,。這個(gè)錯(cuò)誤的產(chǎn)生通常有下面幾種情況：除數(shù)為0、在公式中除數(shù)使用了空單元格或是包含零值單元格的單元格引用,。

解決辦法：修改單元格引用,，或者在用作除數(shù)的單元格中輸入不為零的值。 　　

３、錯(cuò)誤值：＃VALUE! 　　

含義：輸入引用文本項(xiàng)的數(shù)學(xué)公式,。如果使用了不正確的參數(shù)或運(yùn)算符,，或者當(dāng)執(zhí)行自動(dòng)更正公式功能時(shí)不能更正公式，都將產(chǎn)生錯(cuò)誤信息＃VALUE!,。 　　

解決辦法：這時(shí)應(yīng)確認(rèn)公式或函數(shù)所需的運(yùn)算符或參數(shù)正確,，并且公式引用的單元格中包含有效的數(shù)值。例如,，單元格C4中有一個(gè)數(shù)字或邏輯值,，而單元格D4包含文本，則在計(jì)算公式=C4＋D4時(shí),，系統(tǒng)不能將文本轉(zhuǎn)換為正確的數(shù)據(jù)類型,，因而返回錯(cuò)誤值＃VALUE!。 　　

４）錯(cuò)誤值：＃REF! 　　

含義：刪除了被公式引用的單元格范圍,。

解決辦法：恢復(fù)被引用的單元格范圍,，或是重新設(shè)定引用范圍。

５,、錯(cuò)誤值：＃N/A 　　

含義：無信息可用于所要執(zhí)行的計(jì)算,。在建立模型時(shí)，用戶可以在單元格中輸入#N/A,，以表明正在等待數(shù)據(jù),。任何引用含有#N/A值的單元格都將返回#N/A。

解決辦法：在等待數(shù)據(jù)的單元格內(nèi)填充上數(shù)據(jù),。

６,、錯(cuò)誤值：＃NAME? 　　

含義：在公式中使用了Excel所不能識(shí)別的文本，比如可能是輸錯(cuò)了名稱,，或是輸入了一個(gè)已刪除的名稱,，如果沒有將文字串括在雙引號(hào)中，也會(huì)產(chǎn)生此錯(cuò)值

解決辦法：如果是使用了不存在的名稱而產(chǎn)生這類錯(cuò)誤,，應(yīng)確認(rèn)使用的名稱確實(shí)存在,；如果是名稱，函數(shù)名拼寫錯(cuò)誤應(yīng)就改正過來,；將文字串括在雙引號(hào)中,；確認(rèn)公式中使用的所有區(qū)域引用都使用了冒號(hào)（：）。例如：SUM（C1：C10）,。注意將公式中的文本括在雙引號(hào)中,。

７、錯(cuò)誤值：＃NUM!

含義：提供了無效的參數(shù)給工作表函數(shù),，或是公式的結(jié)果太大或太小而無法在工作表中表示,。

解決辦法：確認(rèn)函數(shù)中使用的參數(shù)類型正確。如果是公式結(jié)果太大或太小，就要修改公式,，使其結(jié)果在-1×10307和1×10307之間,。

８、錯(cuò)誤值：＃NULL,！

含義：在公式中的兩個(gè)范圍之間插入一個(gè)空格以表示交叉點(diǎn),，但這兩個(gè)范圍沒有公共單元格,。比如輸入：“=SUM(A1:A10 C1:C10)”,，就會(huì)產(chǎn)生這種情況。

解決辦法： 取消兩個(gè)范圍之間的空格,。上式可改為“=SUM(A1:A10 ,C1:C10)”

七,、日期格式的設(shè)定

我們也可以改變Excel默認(rèn)的時(shí)間和日期格式，建立自己定義的格式,?？梢栽谳斎肭霸O(shè)定自己所需要的數(shù)據(jù)格式，例如習(xí)慣于“年,、月,、日”的日期格式，則可對(duì)要輸入的單元格進(jìn)行格式的設(shè)定,，設(shè)定的步驟可按下述方法進(jìn)行：

(1) 執(zhí)行“格式”菜單中的“單元格”命令,，這時(shí)屏幕上出現(xiàn)“單元格”對(duì)話框。

(2) 單擊“數(shù)字”選項(xiàng)卡,，選擇“分類”列表框中的“日期”選項(xiàng),，對(duì)話框如圖所

示。從中選擇所需要的“年,、月,、日”格式，按下“確定”按鈕,。

(3) 當(dāng)執(zhí)行完上述操作后,，輸入的日期數(shù)據(jù)就采用了所設(shè)定的格式。如在“B2”中輸入的日期就會(huì)以“1996年8月6日”的格式顯示出來,，

八,、在奇位數(shù)前加“0”

在奇位數(shù)前加“0”，目的是使數(shù)字序列中各數(shù)的位數(shù)相同,，排列整齊,。如“1”改為“01”，這樣與“10”,、“11”等2位數(shù)排在一起,，就顯得比較整齊。加0的方法可以逐一地加，但比較麻煩,， 快速的方法是：

◎ 選定需要加0的單元格區(qū)域,，然后依次選擇“格式”“單元格” （或右鍵單擊選定的單元格）。

◎在“單元格格式”對(duì)話框中打開“數(shù)值”選項(xiàng)卡（或單擊彈出的“設(shè)置單元格格式”） ,，然后在“分類”欄中選擇“自定義”,。 再在右側(cè)“類型”文本框中輸入“00”，單擊“確定”,。

（注：其中,，“0”代表個(gè)位數(shù)，“00”代表十位數(shù),，“000”代表百位數(shù),，以此類推。因此,，如果要在個(gè)位數(shù)前加一個(gè)“0”,， 則需在“類型”文本框中輸入 “00”；如果要在個(gè)位數(shù)前加兩個(gè)“0”,，則需在“類型”文本框中輸入 “000”）,。

九、在單元格的數(shù)值后加入單位名稱

帶有單位名稱的數(shù)值（如：“1臺(tái)”,、“2輛”,、“3支”等）都只能作為文本格式輸入單元格，位于單元格的左側(cè),。文本是不能進(jìn)行運(yùn)算的,。如果要對(duì)這些數(shù)值進(jìn)行運(yùn)算，就需要將它們?cè)O(shè)置為數(shù)值格式,，使之位于單元格的右側(cè)。設(shè)置的方法是：                                       

A

1

1輛

2

2輛

3

3輛

4

4輛

5

5輛

◎ 先在單元格區(qū)域輸入純數(shù)字,，并選定該區(qū)域,。                                                                 ◎ 右鍵單擊選定的單元格區(qū)域，然后在彈出菜單中單擊“設(shè)置單元格格式”,。

◎ 在“單元格格式”對(duì)話框中打開“數(shù)字”選項(xiàng)卡,，單擊“自定義”。

◎ 在對(duì)話框右側(cè)文本框內(nèi)輸入0和雙引號(hào),，并在雙引號(hào)中輸入單位名稱,，如：［0“輛”］。單擊“確定”,。                        

◎ 在工具欄在單擊“自動(dòng)求和”按鈕 ,。 

十,、自動(dòng)為工作表添加序號(hào)

Excel具有自動(dòng)填充功能，它可幫助用戶快速實(shí)現(xiàn)諸如“第1欄”,、“第2欄”…“第10欄”之類的數(shù)據(jù)填充工作,，具體步驟為：

◎ 在A1、B1單元格中分別輸入“第1欄”,、“第2欄”字樣（不能用中文數(shù)字,，如一、二等）,。

◎ 依次選擇“格式”→“單元格”→“字體”,。

◎ 設(shè)置適當(dāng)?shù)淖煮w、字形,、字號(hào),。等內(nèi)容,。

◎ 將鼠標(biāo)移至B1單元格的右下角,，當(dāng)其變成十字形時(shí)，拖動(dòng)鼠標(biāo)向右移動(dòng),，直至J1欄為止,。

◎ 放開鼠標(biāo)，則A1-J1欄就會(huì)出現(xiàn)諸如“第1欄”,、“第2欄”…“第10欄”的欄號(hào),，且它們的格式、排列位置都完全相同,，從而滿足了用戶為表格添加欄號(hào)的要求,。當(dāng)然，我們也可采用同樣的辦法在Excel表格中自動(dòng)設(shè)置F1,、F2或第1行,、第2行之類的行號(hào)，操作十分方便,。

（六）數(shù) 據(jù) 管 理

一,、隱藏單元格中的數(shù)據(jù)

工作表中某單元格的數(shù)據(jù)會(huì)同時(shí)顯示在編輯欄內(nèi)。因此要隱藏單元格的數(shù)據(jù)必須同時(shí)隱藏編輯欄內(nèi)同樣的數(shù)據(jù),。操作步驟如下：

第一步,，隱藏單元格內(nèi)的數(shù)據(jù)。

◎ 選定需要隱藏的單元格數(shù)據(jù),。

◎ 右鍵單擊該單元格,，在彈出菜單中選定“設(shè)置單元格格式”。

◎ 在“單元格格式”對(duì)話框中打開“數(shù)字”選項(xiàng)卡,。

◎ 在“分類”欄內(nèi)選擇“自定義”,。

◎ 在對(duì)話框右側(cè)“類型”文本框中輸入“,；；,；”（三個(gè)分號(hào)）,，然后單擊“確定”。

第二步,隱藏編輯欄內(nèi)的數(shù)據(jù),。

◎ 按照第一步操作打開“單元格格式”對(duì)話框,。

◎ 在該對(duì)話框中單擊“保護(hù)”，然后選取“隱藏”復(fù)選框,，單擊“確定”,。

◎ 依次選擇“工具”→“保護(hù)”→“保護(hù)工作表”，單擊“確定”,。

如果要恢復(fù)單元格中的數(shù)據(jù)則需按第一步操作在“單元格格式”對(duì)話框中刪除“,；；,；”,，然后單擊“確定”。

如果要恢復(fù)編輯欄的數(shù)據(jù),，則需依次選擇“工具”→“保護(hù)”→“撤消工作表保護(hù)”,。

二、將單元格中的阿拉伯?dāng)?shù)字改為中文數(shù)字

◎ 選定需要更改的單元格,。

◎ 依次選擇“格式”“單元格”（或右鍵單擊選定的單元格）,。

◎ 在“單元格格式”對(duì)話框中打開“數(shù)值”選項(xiàng)卡（或單擊彈出的“設(shè)置單元格格式”），然后在“分類”欄中選擇 “特殊”,。

◎ 在“類型”欄中選擇中文小寫或大寫數(shù)字,，單擊“確定”，被選定阿拉伯?dāng)?shù)字就會(huì)變成中文小寫或大寫數(shù)字,。

如果要將中文數(shù)字改回為阿拉伯?dāng)?shù)字,，用同樣的方法在“單元格格式”對(duì)話框的“分類”欄內(nèi)選擇“常規(guī)”或“數(shù)值”，然后單擊“確定”,，即成,。

三、數(shù)據(jù)查找與替換  

1,、查找

當(dāng)需要重新查看或修改工作表中的某一部分內(nèi)容時(shí),，可以查找和替換指定的任何數(shù)值，包括文本,、數(shù)字,、日期，公式,、附注等,。操作步驟如下：

◎依次選擇“編輯”→ “查找”,，屏幕顯示“查找與替換”對(duì)話框。

◎在“查找內(nèi)容”框中輸入要查找內(nèi)容,，然后單擊“選項(xiàng)”,。

在彈出的“范圍”、“ 搜索”,、 “搜索范圍”等欄目內(nèi)選擇需要選項(xiàng)

然后“查找下一個(gè)”,，即開始查找。

◎當(dāng)Excel找到相應(yīng)的內(nèi)容后,，這個(gè)單元格就會(huì)顯示出來,。如果還需要進(jìn)一步查找，可以再單擊“查找下一個(gè)”,。

提示：

如果要在多個(gè)單元格查找同樣的內(nèi)容,，則應(yīng)全選工作表或選定有關(guān)的單元格區(qū)域，并在輸入內(nèi)容,、選定有關(guān)選項(xiàng)后單擊“查找全部”,。

如果要對(duì)工作表執(zhí)行查找或替換工作，可以先將它們選定為工作表組,，再執(zhí)行相應(yīng)的操作,。

2,、替換

替換是將某一數(shù)據(jù)串替換為另一不同的數(shù)據(jù),。

進(jìn)行替換的操作步驟如下：

◎依次選擇“編輯”→ “查找”，屏幕顯示“查找與替換”對(duì)話框,。

◎在“查找內(nèi)容”中輸入要被替換的數(shù)據(jù),。

◎在“替換為”中輸入新的數(shù)據(jù)。然后按“替換”按鈕即可,。

如果需要將所有要被替換的數(shù)據(jù)都換成新的數(shù)據(jù),，則應(yīng)單擊 “全部替換”，這樣可以節(jié)省時(shí)間,。

四,、用“查找與替換”功能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)

在excel 中，有時(shí)需要統(tǒng)計(jì)表中相同數(shù)據(jù)出現(xiàn)的次數(shù),，如果對(duì)excel 的函數(shù)運(yùn)用不熟悉,，我們可以巧妙地通過“查找與替換”來實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的簡單統(tǒng)計(jì)。

如需統(tǒng)計(jì)人員花名冊(cè)中性別為“男”的人數(shù),，可選中性別所在列,，點(diǎn)擊“編輯”菜單下的“替換”項(xiàng)。在“查找內(nèi)容”中填寫“男”,，“替換為”中填上“A”,，選擇“全部替換”,，此時(shí)excel會(huì)彈出菜單提示“完成了X處被替換”，這個(gè)X即為統(tǒng)計(jì)出的男性人數(shù),。

再選擇“編輯”菜單下“撤消”功能,，使原單元格數(shù)據(jù)恢復(fù)。 

五,、強(qiáng)制分行重疊排列數(shù)據(jù)

當(dāng)輸入的數(shù)據(jù)已超過單元格的寬度,，因而采用增加單元格行高的辦法使數(shù)據(jù)重疊排列的方法稱為強(qiáng)制分行。強(qiáng)制分行的操作步驟是：

⑴　選定需要強(qiáng)制分行的單元格,。

⑵　在編輯欄的長數(shù)據(jù)中間設(shè)置插入點(diǎn),，插入點(diǎn)前方的數(shù)據(jù)量不要超過一個(gè)單元格的數(shù)據(jù)量（如圖）。

⑶　按Alt+Enter組合鍵,，再按Ente鍵,。

▼×√fx

XX商貿(mào)開發(fā)公司

A

B

C

1

XX商貿(mào)開發(fā)公司

2

六、全屏顯示工作表中的所有數(shù)據(jù)

制作的工作表往往往有兩種情況：一種是項(xiàng)目較少,，在工作表中占用的列數(shù)不多,，工作表中有不少空間未被利用。另一種是項(xiàng)目太多,，占用的列數(shù)超過了當(dāng)前屏幕,，已延伸到當(dāng)前屏幕以外。如果要使制作的表格恰好布滿當(dāng)前屏幕各列,，對(duì)于前者可放大字體,；對(duì)于后者可縮小字體。具體方法是：

⑴ 放大字體,。

◎ 選定需要放大字體的單元格或區(qū)域,。

◎ 單擊工具欄中的“顯示比例”按鈕，在打開的列表中單擊“選定區(qū)域”,。 制作的表格恰好布滿當(dāng)前屏幕各列,。

⑵ 縮小字體。

◎ 按住C+tr+Shift組合鍵,，拖動(dòng)鼠標(biāo)左鍵從左至右選定各列,，直至最后一列松開左鍵。

◎ 單擊工具欄中的“顯示比例”按鈕,，在打開的列表中單擊“選定區(qū)域”,。表格的字體縮小，恰好布滿當(dāng)前屏幕各列,。

七,、數(shù)據(jù)排列的快速轉(zhuǎn)置

A

B

1

李心

243

2

王仍

369

3

黃月

435

4

張言

897

5

許靜

557

數(shù)據(jù)排列的快速轉(zhuǎn)置指用快速的方法將按列排的數(shù)據(jù)改為按行排列，或?qū)葱信诺臄?shù)據(jù)改為按列排列,。操作方法如下：

◎選定要快速轉(zhuǎn)置的單元格區(qū)域,，右鍵單擊該區(qū)域,。

◎在彈出的菜單中選擇“復(fù)制”。

◎在同一工作表（或其他工作表）中選定將要轉(zhuǎn)置                                  圖1

到的單元格區(qū)域,，右鍵單擊該區(qū)域,。

◎在彈出的菜單中單擊“選擇性粘貼”，然后在“選擇性粘貼”對(duì)話框中選定“轉(zhuǎn)置”復(fù)選框,，單擊“確定”如（圖1）,。 

◎選定原單元格區(qū)域，然后依次選擇“編輯”－“刪除”－“右側(cè)單元格左移”,，單擊“確定”,，就會(huì)轉(zhuǎn)置成功。如（圖2）,。

A

B

C

D

E

1

李心

王仍

黃月

張言

許靜

2

243

369

435

897

557

圖2

八,、Excel定位功能

1、使用定位功能查找數(shù)據(jù)

在Excel中,，我們需要到達(dá)某一單元格,，一般是使用鼠標(biāo)拖動(dòng)滾動(dòng)條來進(jìn)行，但如果數(shù)據(jù)范圍超出一個(gè)屏幕的顯示范圍,，或者數(shù)據(jù)行數(shù)非常多時(shí),，想快速定位到某一單元格就有點(diǎn)麻煩。此時(shí),，可以使用“定位”功能快速找到想要的單元格,。

例1：需要選中Y2008單元格（或快速移動(dòng)到Y(jié)2008單元格），我們可以依次選擇 “編輯→定位”菜單,，在彈出對(duì)話框中的“引用位置”文本框里輸入“Y2008”后按回車即可,。

例2：需要選中Y列的2004～2008行的單元格，我們按照相同的方法,，在“引用位置” 文本框里輸入“Y2004:Y2008”按回車即可。

例3：需要選中2008行的單元格,，我們可以在“引用位置” 文本框里輸入“2008:2008”按回車即可,。

例4：需要選中2004～2008行的單元格，我們可以在“引用位置” 文本框里輸入“2004:2008”按回車即可,。

2,、通過定位功能選定并刪除空行

在數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與分析過程中，由于記錄的添加,、刪除以及數(shù)據(jù)表的合并等原因,，經(jīng)常會(huì)在表格中出現(xiàn)一些空行（如圖1）。這些空行的存在既不美觀,，同時(shí)也影響了數(shù)據(jù)分析的結(jié)果,。如果一行一行地刪除,，費(fèi)時(shí)費(fèi)力?！±肊xcel中提供的“定位”功能,，一次性定位表格中的所有空行，然后就可以將其“一網(wǎng)打盡”,。

◎依次選擇“編輯”→“定位”菜單命令 

◎在出現(xiàn)的“定位”對(duì)話框中單擊“定位條件”按鈕,，                                

◎在彈出的“定位條件”對(duì)話框中選擇“空值”單選項(xiàng)（如圖2），然后單擊“確定”按鈕,，這樣就可以將表格中所有的空行全部選中了,。

◎鼠標(biāo)右擊選中區(qū)域，在彈出的快捷菜單中依次選擇“刪除→整行”命令即可,。

提示：使用該方法刪除時(shí)要確保其                   

他非空行中的所有單元格內(nèi)均填有數(shù)值,，否則會(huì)出現(xiàn)誤刪除記錄的現(xiàn)象。

九,、Excel篩選功能

Excel篩選功能是指按照設(shè)定的條件對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選,，符合條件的就被顯示出來，不符合條件的就被隱藏下去,。因此,，Excel篩選功能實(shí)際也是一種查找功能。Excel中提供了兩種篩選操作,，即“自動(dòng)篩選”和“高級(jí)篩選”,。 “自動(dòng)篩選”一般用于簡單條件的篩選。 “高級(jí)篩選”一般用于條件較復(fù)雜的篩選,，篩選的結(jié)果可顯示在原數(shù)據(jù)表格中,，不符合條件的記錄被隱藏起來；也可以在新的位置顯示篩選結(jié)果,，不符合條件的記錄同時(shí)保留在數(shù)據(jù)表中而不被隱藏起來,，這樣更便于進(jìn)行數(shù)據(jù)的比對(duì)。一般情況下,，“自動(dòng)篩選”能完成的操作用“高級(jí)篩選”完全可以實(shí)現(xiàn),，但有的操作則不宜用“高級(jí)篩選”，因?yàn)檫@樣會(huì)使問題復(fù)雜化,，

下面介紹幾折利用篩選功能的實(shí)例,。

1、自動(dòng)篩選

目的：將語文成績“大于等于90分”的學(xué)生和語文成績“小于60分”的學(xué)生篩選出來,。

實(shí)現(xiàn)過程如下：

◎,、選中數(shù)據(jù)表中任意一個(gè)單元格，執(zhí)行“數(shù)據(jù)→篩選→自動(dòng)篩選”命令，此時(shí),，每一項(xiàng)列標(biāo)題右側(cè)均出現(xiàn)一個(gè)下拉按鈕（參見圖1）,。

圖1

◎單擊“語文”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后彈出的快捷菜單中（參見圖1）,，選“自定義”選項(xiàng),，打開“自定義自動(dòng)篩選方式”對(duì)話框（如圖2）。

圖2

◎單擊左上方框右側(cè)的下拉按鈕,，在隨后出現(xiàn)的對(duì)話框中,，選“大于或等于”選項(xiàng)，然后在右上方框中輸入數(shù)值“90”,；選中“或”選項(xiàng),，再單擊左下方框右側(cè)的下拉按鈕，在隨后出現(xiàn)的快捷菜單中,，選“小于”選項(xiàng),，然后在右下方框中輸入數(shù)值“60”（參見圖2）。

4,、設(shè)置好以后,，單擊“確定”按鈕，符合條件的數(shù)據(jù)即刻被篩選出來（篩選的結(jié)果如圖3所示）,。

圖3

提示： 在上述篩選結(jié)果的基礎(chǔ)上，對(duì)“數(shù)學(xué)”列繼續(xù)進(jìn)行篩選操作,，將篩選條件設(shè)置為“大于或等于”“90”，就可將“語文”和“數(shù)學(xué)”成績都“大于或等于90”分的學(xué)生篩選出來,。

2、高級(jí)篩選

目的：將“語文”或“數(shù)學(xué)”成績“大于或等于”“90”分的學(xué)生篩選出來,。

實(shí)現(xiàn)過程如下：

◎先執(zhí)行“數(shù)據(jù)→篩選→自動(dòng)篩選”命令，撤銷“自動(dòng)篩選”功能,。 如果前面沒有進(jìn)行“自動(dòng)篩選”操作，則此步可以省略,。

◎分別選中D66,、D67、E66、E68單元格,，輸入內(nèi)容：語文、>=90,、數(shù)學(xué)、>=90（如圖4）,。

圖4

◎選中成績表中任意單元格，執(zhí)行“數(shù)據(jù)→篩選→高級(jí)篩選”命令,，打開“高級(jí)篩選”對(duì)話框（如圖5）,。

圖5

◎選中“將篩選結(jié)果復(fù)制到其他位置”選項(xiàng),。

提示： 也可以不選擇此選項(xiàng),，但為了保留原有數(shù)據(jù)，建議最好將篩選結(jié)果復(fù)制保存到其他位置上,。

◎單擊“條件區(qū)域”右側(cè)的紅色按鈕，此時(shí),，對(duì)話框縮小成一個(gè)浮動(dòng)狀態(tài)條（如圖6）,，用鼠標(biāo)選中D66至E68條件區(qū)域，然后按浮動(dòng)狀態(tài)條右側(cè)的紅色按鈕,，返回“高級(jí)篩選”對(duì)話框,。

圖6

6、單擊“復(fù)制到”右側(cè)的紅色按鈕,，此時(shí),，對(duì)話框縮小成一個(gè)浮動(dòng)狀態(tài)條（如圖7），用鼠標(biāo)選中保存篩選結(jié)果的第1個(gè)單元格（如A69）,，然后按浮動(dòng)狀態(tài)條右側(cè)的紅色按鈕,，返回“高級(jí)篩選”對(duì)話框。

提示：“數(shù)據(jù)區(qū)域”系統(tǒng)通常按默認(rèn)區(qū)域自動(dòng)添加,，如果需要更改,，仿照上面操作就行了。

7,、全部設(shè)置完成后,，單擊“確定”按鈕，符合條件的數(shù)據(jù)就被篩選出來了。 　　提示： 如果把“條件區(qū)域”改成如圖8所示的樣式（即,，條件數(shù)值位于同一行中），然后執(zhí)行上述篩選制度操作,，則只將“語文”和“數(shù)學(xué)”成績都“大于或等于”“90”分的學(xué)生篩選了出來,。

十、Excel的排序功能

在用Excel制作相關(guān)的數(shù)據(jù)表格時(shí),，我們可以利用它的排序功能,，瀏覽、查詢,、統(tǒng)計(jì)相關(guān)的數(shù)字,。下面，我們以圖1所示的“員工基本情況登記表”為例,，來全面體驗(yàn)Excel的排序功能。

1,、快速排序

如果我們希望對(duì)員工資料按某列屬性（如“工齡”由長到短）進(jìn)行排列，可以這樣操作：選中“工齡”列任意一個(gè)單元格（如I3）,，然后按一下“常用”工具欄上的“降序排序”按鈕即可（參見圖1）,。 

圖1

小提示：①如果按“常用”工具欄上的“升序排序”按鈕，則將“工齡”由短到長進(jìn)行排序,。②如果排序的對(duì)象是中文字符,，則按“漢語拼音”順序排序。③如果排序的對(duì)象是西文字符,，則按“西文字母”順序排序,。

2,、多條件排序

如果我們需要按“學(xué)歷、工齡,、職稱”對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行排序,，可以這樣操作：選中數(shù)據(jù)表格中任意一個(gè)單元格，執(zhí)行“數(shù)據(jù)→排序”命令,，打開“排序” 對(duì)話框?qū)ⅰ爸饕P(guān)鍵詞,、次要關(guān)鍵詞、第三關(guān)鍵詞”分別設(shè)置為“學(xué)歷,、工齡,、職稱”,，并設(shè)置好排序方式（“升序”或“降序”）,，再按下“確定”按鈕就行了,。              

3、按筆劃排序

對(duì)“姓名”進(jìn)行排序時(shí),，一般喜歡按“姓氏筆劃”來進(jìn)行：選中姓名列任意一個(gè)單元格,，執(zhí)行“數(shù)據(jù)→排序”命令，打開“排序”對(duì)話框（參見圖2）,。單擊其中的“選項(xiàng)”按鈕,，打開“排序選項(xiàng)”對(duì)話框（圖3），選中其中的“筆劃排序”選項(xiàng),，確定返回到“排序” 對(duì)話框,，再按下“確定”按鈕即可,。

小提示：如果需要按某行屬性對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行排序，我們只要在上述“排序選項(xiàng)”對(duì)話框中選中“按行排序”選項(xiàng)即可,。

4．按行排列數(shù)據(jù)

相信大家對(duì)Excel的排序功能都不陌生，通常數(shù)據(jù)只是按列排列,。有時(shí)我們需要按行排列數(shù)據(jù),，這時(shí)只需從“數(shù)據(jù)”菜單中選擇“排序”,，在排序?qū)υ捒蛑凶笙陆沁x中“選項(xiàng)”按鈕，在彈出的對(duì)話框中選擇“按行排序”,，并設(shè)置相應(yīng)關(guān)鍵字即可，而且還可以更改排序的方法是按拼音還是按筆畫排序或是選擇自定義序列中的排序方法,。

5、自定義排序

當(dāng)我們對(duì)“職稱”列進(jìn)行排序時(shí),，無論是按“拼音”還是“筆劃”,，都不符合我們的要求,。對(duì)于這個(gè)問題，我們可以通過自定義序列來進(jìn)行排序：

先把相應(yīng)的職稱序列按需要排序的順序輸入到相應(yīng)的單元格區(qū)域（如N2至N18）中（圖4）,；執(zhí)行“工具→選項(xiàng)”命令,，打開“選項(xiàng)”對(duì)話框，切換到“自定義序列”標(biāo)簽下,，在“從單元格中導(dǎo)入序列”右側(cè)的方框中輸入“$N$2:$N$18”（也可以用鼠標(biāo)選擇輸入），然后單擊“導(dǎo)入”按鈕,，將相應(yīng)的序列導(dǎo)入到系統(tǒng)中,，確定返回,。

小提示：序列導(dǎo)入后，原來N2至N18區(qū)域中輸入的數(shù)據(jù)可以刪除,，導(dǎo)入的序列在其他Excel文檔中均可直接使用。

選中“職稱”列任意一個(gè)單元格,，執(zhí)行“數(shù)據(jù)→排序”命令，打開“排序”對(duì)話框,，單擊其中的“選項(xiàng)”按鈕,，打開“排序選項(xiàng)”對(duì)話框（參見圖3）,，按“自定義排序次序”選項(xiàng)右側(cè)的下拉按鈕，在隨后彈出的下拉列表中,，

選中上述“導(dǎo)入”的序列,，確定返回到“排序”對(duì)話框，再       圖4

按下“確定”按鈕即可,。

6、用函數(shù)進(jìn)行排序

有時(shí),，我們對(duì)某些數(shù)值列（如“工齡、工資”等）進(jìn)行排序時(shí),，不希望打亂表格原有數(shù)據(jù)的順序，而只需要得到一個(gè)排列名次,。對(duì)于這個(gè)問題,，我們可以用函數(shù)來實(shí)現(xiàn)（以“工齡”為例）：在“工齡”右側(cè)插入一個(gè)空白列（J列）,，用于保存次序（圖5）,，然后選中J2單元格，輸入公式：=RANK(I2,$I$2:$I$101),，然后再次選中J2單元格，將鼠標(biāo)移至該單元格右下角成“細(xì)十字線狀”時(shí)（這種狀態(tài),，我們通常稱之為“填充柄”狀態(tài)），按住左鍵向下拖拉至最后一條數(shù)據(jù)為止,，次序即刻顯示出來（圖5）,。 

圖5

小提示：若要升序排序，可在公式最后增加一個(gè)“非零”參數(shù),，如將上述公式改為：=RANK(I2,$I$2:$I$101,1),。

7,、讓序號(hào)不參與排序

當(dāng)我們對(duì)數(shù)據(jù)表進(jìn)行排序操作后，通常位于第一列的序號(hào)也被打亂了,，如何不讓這個(gè)“序號(hào)”列參與排序呢？我們?cè)凇靶蛱?hào)”列右側(cè)插入一個(gè)空白列（B列）,，將“序號(hào)”列與數(shù)據(jù)表隔開。用上述方法對(duì)右側(cè)的數(shù)據(jù)區(qū)域進(jìn)行排序時(shí),，“序號(hào)”列就不參與排序了,。

小提示：插入的空列會(huì)影響表格的打印效果,，我們可以將其隱藏起來：選中B列（即插入的空列），右擊鼠標(biāo),，再選擇“隱藏”選項(xiàng)即可,。

（七）Excel公式與函數(shù)

一,、什么是公式

Excel除能方便地進(jìn)行表格和圖形處理外，更重要的是能對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行各種復(fù)雜的運(yùn)算分析,。例如,，制作工程預(yù)算表并對(duì)其進(jìn)行分析；或者對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)表進(jìn)行計(jì)算,、分析等等。Excel之所以具備如此強(qiáng)大的功能,，公式(包括函數(shù))起了非常重要作用。

在Exce 中“公式”是不同于“數(shù)值”和“文本”之外的第三種數(shù)據(jù)類型,。公式的共同特點(diǎn)是以“=”號(hào)開頭,，它可以是簡單的數(shù)學(xué)式,，也可以是包含各種Excel函數(shù)的式子。

輸入到單元格中的公式均由等號(hào)("=")開頭,，等號(hào)后面由如下五種元素組成：

◎運(yùn)算符：如“+”、“－",、“×”,、“÷”等,。

◎單元格引用：單元格“引用”是指在公式中輸入單元格的位置（亦稱單元格名稱，如A1,、B4、F5等）,，以替代該單元格中的數(shù)值進(jìn)行運(yùn)算,。公式中引用了單元格,，無論該單元格的數(shù)值怎樣改變,，公式總會(huì)自動(dòng)根據(jù)改變后的數(shù)值進(jìn)行運(yùn)算，而不必重新修改公式,。單元格引用包括單個(gè)單元格或多個(gè)單元格組成的范圍，以及命名的單元格區(qū)域,。這些單元格或范圍可以是同一工作表中的,，也可以是同一工作薄其他工作表中的，甚至是其他工作薄工作表中的,。

◎數(shù)值或文本：例如，“100”或“數(shù)學(xué)”,。

◎工作表函數(shù)：可以是Excel內(nèi)置的函數(shù)，如SUM或MAX,，也可以是自定義的函數(shù),。（Excel中的函數(shù)實(shí)際是一些預(yù)定義的公式,，它們使用一些稱為參數(shù)的特定數(shù)值按特定的順序或結(jié)構(gòu)進(jìn)行計(jì)算。）

◎括號(hào)：即“(  )”,，它們用來控制公式中各表達(dá)式被處理的優(yōu)先權(quán),。

（公式與函數(shù)的應(yīng)用是一個(gè)比較復(fù)雜的問題。這里僅列舉一些比較簡單的計(jì)算,。為適應(yīng)進(jìn)一步學(xué)習(xí)的需要，本文末另載有《excel函數(shù)教程》,。）

二,、公式和函數(shù)應(yīng)用數(shù)例：

1. 計(jì)算商品金額數(shù)值

我們知道商品單價(jià)×數(shù)量=金額,。下圖所示的工作表中的A2和B2單元格分別存放著某種商品的“單價(jià)” 數(shù)值（250）和“數(shù)量”數(shù)值（8），為了計(jì)算“金額”數(shù)值,，可以在編輯欄（或D2單元格）中輸入公式“=250*8”(圖 1)，回車后,，可以看到計(jì)算結(jié)果為“2000”,。但是,，像這樣用具體數(shù)值來建立的公式，不能適應(yīng)單元格數(shù)字的改變,，因此在Excel中用得很少,。

如果在D3單元格中輸入公式“=A2*B2” 如(圖 2)，同樣可以計(jì) 算出“金額”數(shù)值（2000）,，，但其適用范圍很寬,，無論賦予A2,、B2什么數(shù)值，這個(gè)公式計(jì)算的結(jié)果總是正確的,。               

2. 計(jì)算銷售額總和

下圖所示的工作表中的B2和B11單元格分別存放10天的銷售額，為了計(jì)算這些天的銷售額總和,，可以在D2單元格中輸入公式 “=B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+B9+B10+B11”(圖 3)，這個(gè)公式和數(shù)學(xué)中的求和公式?jīng)]什么兩樣,，不過由于需要求和的項(xiàng)目太多,，所以公式看起來比較長,。

為了簡化公式，我們也可以在公式中使用函數(shù)實(shí)現(xiàn)同樣的功能,。選中D3單元格，輸入公式“=SUM(B2:B11)”,，可以看到得出的計(jì)算結(jié)果是一樣的(圖 4)，其中SUM為Excel的內(nèi)置函數(shù),，功能為求出各項(xiàng)數(shù)值之和,。

3. 用公式合并字符

下圖所示的工作表中的A2和B2單元格分別存放著“姓”和“名”字符,，

為了得出“姓名”字符串，可以在D2單元格中輸入公式“=A2&B2” ,，其中“&”是一個(gè)運(yùn)算符號(hào),，我們稱它為連接符號(hào)，它的功能為把兩個(gè)文本字符或文本字符串連接起來,。 

除了這種方法外,，我們也可以使用函數(shù)達(dá)到同樣的目的。選中D3單元格，輸入公式“=CONCATENATE(A2,B2)”,，回車后得到的結(jié)果和前面的公式是一致的(圖 6),。

其中函數(shù)CONCATENATE的功能為將幾個(gè)文本字符串合并為一個(gè)文本字符串。