數字檔案館建設之路(原創(chuàng))  

2007-11-07 14:18:18|  分類： 論文類 |  標簽： |字號大中小 訂閱

                                                                        課題成果

[課題]

國家檔案局科技項目《館藏檔案鑒定,、篩選,、數字化及利用網絡技術實現(xiàn)法律效力的應用研究》

隨著社會的進步和網絡技術的發(fā)展，我國各級黨政機關在互聯(lián)網上登錄了數以億計的公開現(xiàn)行文件和政府信息,，使公眾享受了方便快捷、高效率,、低成本的信息服務,得到百姓的普遍歡迎,。與之相比,互聯(lián)網上檔案信息服務卻很少，與公眾對檔案信息開放的需求形成強烈的反差,。

為此,，2002年《全國檔案信息化建設實施綱要》就提出加快檔案資源數字化、信息管理標準化,、信息服務網絡化的進程,，為改革開放和現(xiàn)代化建設服務的要求。特別是中辦發(fā)[2004]34號文件和《國家檔案局中央檔案館關于加強檔案信息資源開發(fā)利用的意見》(國檔發(fā)[2005]1號)先后下發(fā),，使檔案館面對著社會需求和上級要求的雙重壓力,，加快數字檔案館建設步伐已成為全國檔案系統(tǒng)從管理層到技術層的共識與行動。

從目前我國數字檔案館建設的實踐來看,，雖然已有資金雄厚的檔案館按數字化與上網利用分步進行的案例,，但面對全國綜合檔案館上億卷檔案,在傳統(tǒng)載體檔案利用與數字化檔案利用長期并行的趨勢下，迫切需要多樣化,、分層次的數字檔案館建設模式,。為此，長春市檔案館與中國人民大學信息資源管理學院,、北京市博陽信息工程研究所協(xié)作,，2004年進行了國家檔案局科技項目《館藏檔案鑒定、篩選,、數字化及利用網絡技術實現(xiàn)法律效力的應用研究》的理論與實踐研究,，運用現(xiàn)代管理理念和先進的科學技術，以利用為本,，優(yōu)選在先,，探索出檔案鑒定、數字化,、上網利用同步這樣一個新模式,，系統(tǒng)解決了人力資源和資金設備使用效率，節(jié)約數字檔案館建設成本,，最大限度發(fā)揮檔案信息資源利用效益問題,，形成了值得借鑒的數字檔案館發(fā)展戰(zhàn)略,。

今年初,，該項目順利通過國家檔案局組織的科技成果鑒定。

                         數字檔案館建設創(chuàng)新成果----檔案數字化與利用服務的綜合研究    

一,、項目研究的基礎

長春市檔案館在完成網絡工程建設后,，2004年初就把檔案信息化建設確定為“一把手”工程、班子工程和全員工程。首先從認識上破除傳統(tǒng)觀念和思想束縛入手,，消除干部對信息化的距離感,、恐懼感和陌生感。其次抽調骨干力量組成工作班子,，群策群力,，科學決策，制定了《2004—2010年長春市檔案信息化建設發(fā)展規(guī)劃及實施方案》,，在規(guī)劃中明確了“利用為本,、急用先上、快速反應,、即時見效”的思路,，在方案中確定了檔案鑒定、數字化,、上網利用同步,，多種數據庫建設同步的數字檔案館建設實施路線。三是抓住工人調配檔案需求強烈,，手工檢索十分困難,，局館干部有目共睹的有利時機，項目前期研究從百萬工人調配檔案數據庫建設入手,，全員參與,，齊心協(xié)力，僅利用45個工作日就建成了112萬人的專題數據庫,，即時投入使用,，使檔案的查準率由萬分之六提高到百分之百。實實在在的檔案數據庫建設成果,，不但得到利用者的普遍贊譽,，更重要的是信息化帶動戰(zhàn)略在全體檔案干部的心中扎根，成為長春市檔案館無形的財富,，也為此項以理論與實踐結合的應用研究打下了良好的基礎,。四是以先進技術為支撐，以利用效果為檢驗標準,，從檔案數字化到上網利用,、從實施過程到實現(xiàn)目標的思想明確。

二,、項目研究的組織

此項研究的組織,，一方面要考慮研究對象的適用性、典型性和學術性,，還要認準主要切入點,，才能卓有成效,，早出成果。另一方面,，我們對課題組成員的研究素質和研究能力以及特長進行了慎重考慮,。可以說對各種研究因素進行了科學匹配,，充分運用了策略和技巧,，實踐表明，這番心血沒有白費,。

（一）組成團隊,，開展大協(xié)作

在研究題目和對象確定之后，項目組從理論,、技術,、實踐三個層面聚集了優(yōu)秀的研究人員。在理論層面,，重視理論對實踐的指導性,，實行檔案館與信息資源管理學院聯(lián)合，集中優(yōu)秀理論人才,，加強理論指導,。在實踐層面，重視經驗和動手操作能力,，打破行政分工界限,，抽調優(yōu)秀實踐人才。在技術層面,，堅持科學發(fā)展觀,，實行檔案館與研究所協(xié)作，聚集優(yōu)秀技術人才,。本項目屬應用性研究,，不但理論上要有突破，實踐上也需要創(chuàng)新,。從工作最后成果看,，各個層面的研究人員合力攻關，成為全國檔案界館,、學,、研、用四位一體的成功案例,。

（二）契而不舍,，苦干克難關

項目研究任務以上百萬件檔案作為研究對象，面對不同時期不同內容的檔案,，面對大量近乎于重復的工作,，面對當年立項當年鑒定，并要在實踐基礎上提煉出有規(guī)律性成果的預期,。一年的時間,，全體研究人員，放棄了180天的機關例行休假,，加班加點不計其數,。有幾位同志常年早來晚走，幾乎每個周末周日都到機關加班,，為項目研究的速度,、深度而嘔心瀝血。

三,、項目研究的主要內容

到2004年底,，全國檔案館保管三億多卷檔案，不必要也不可能一下子都全文數字化,。長春市檔案館保管著不同時代,、不同作用、不同質量的三十萬卷檔案,，按照需求導向的原則,，走檔案鑒定、數字化篩選,、上網利用同步是客觀需要的必然規(guī)律,，領導和專家作出了明智的戰(zhàn)略抉擇。為此,，研究人員對長春市檔案館近三年檔案利用統(tǒng)計數據進行了匯總分析,，結合政府信息公開的要求，最后確定了當前利用率高,、社會影響大的工人調配檔案作為專題研究對象,，確定改革開放以后代表性較強的1982年度各全宗檔案作為橫向研究對象，確定能夠反映各個歷史時期檔案產生情況,、現(xiàn)實利用和歷史研究價值較高的市政府全宗各年度檔案作為縱向研究對象,，使項目研究的代表性更強、實用價值更高,。

（一）檔案鑒定與數字化范圍的研究

1．該項目所指鑒定即檔案的價值鑒定,，對選擇范圍內的每一件檔案進行留存(確定固定年限的保管期限)、緩銷,、銷毀的研究,。通過鑒定數據對選定范圍內檔案保管期限的重新劃定，總結相對應檔案今后保管期限改革的規(guī)律,，也為鑒定后定期（固定年限的）檔案的批量出庫銷毀打下基礎, 使檔案館朝著有用就進沒有就出的動態(tài)管理系統(tǒng)發(fā)展,，盡快形成良性循環(huán),。

2．篩選是把《全國檔案信息化建設綱要》提出的“重要的和利用頻繁的檔案全文數字化的”要求,對選擇范圍內的每一件檔案進行的細化研究，確定,、標明是否進行全文數字化檔案的類別,在文件劃密,、解密規(guī)定的原則下，參考機關各部門現(xiàn)行文件上網范圍選定檔案開放的研究,、實踐,，總結館藏檔案數字化后上網范圍和規(guī)律。

3．檔案鑒定,、篩選,、數字化、整理,、利用流程及整理方法的系統(tǒng)研究,。

（二）數字化檔案利用網絡技術實現(xiàn)法律效力的應用研究

1．把CA認證、數字水印,、電子簽章,、權限控制、智能卡技術嵌入檔案管理系統(tǒng),，并以下崗職工急需工人調配檔案辦理社會保險為契機,，利用網絡技術提供數字化工人調配檔案起憑證作用為案例，研究,、實踐數字化檔案法律效力的實現(xiàn)方式,，為館藏檔案數字化后作用的發(fā)揮開辟新的途徑。

2．積累工人調配檔案利用網絡技術實現(xiàn)法律效力的實例數據,，進行檔案數字化前查全率,、查準率、查詢時間等多方面數據對比分析,，研究利用網絡提供數字化檔案社會效益與經濟效益,。

（三）研究檔案數字化不同途徑的成本問題

利用成本理論，依據實踐數據對選定范圍的檔案鑒定與數字化同步和檔案鑒定與數字化分步(即全部數字化后再鑒定)的經濟成本,、機會成本進行系統(tǒng)評估,、比較研究，推算出長春市館藏全部檔案鑒定,、數字化的成本,，為今后檔案信息化建設決策提供科學依據。

四,、項目研究的主要成果

    為了綜合使用人力,、物力、技術、設備資源,，增強人力和資金使用效率,，節(jié)約成本，提高效益,，整個項目研究采取的是一體化,、流水線的方式進行。

（一）檔案鑒定與數字化同步

目前,，我國綜合檔案館檔案數字化工作，因受經濟條件,、人員結構,、保密觀念、總量偏大的影響,，與許多行業(yè)信息化速度相比處于落后狀態(tài)?，F(xiàn)在，全國綜合檔案館一般都采取檔案數字化與鑒定分步的方法,。為了加快數字檔案館建設,，把檔案價值鑒定與數字化同步進行，既符合節(jié)約,、高效的原則,，又可加快數字檔案館建設步伐，收到事半功倍的效果,。

1．館藏全部現(xiàn)行檔案兩種數字化方法成本分析

利用研究數據分析,，長春市檔案館有90萬件現(xiàn)行檔案，利用兩種數字化方法的成本（顯明成本）分別是：

采取檔案鑒定與數字化同步的方法,，完成90萬件任務,，計算成本需投入40萬元。不需要更多的掃描設備,，也不影響有用檔案數字化的速度,，但需要投入檔案鑒定專業(yè)人員。

采取鑒定與數字化分步的方法,，完成90萬件任務計算成本需120萬元,，需要大量的掃描設備來提高速度，是鑒定與數字化同步成本的3倍,。

2．檔案鑒定,、篩選實踐研究

檔案鑒定、篩選是按照上級檔案部門關于檔案鑒定,、篩選原則規(guī)定而進行的細化研究,。檔案鑒定內容包括檔案的存毀鑒定、保管期限鑒定,。檔案篩選內容包括對鑒定留存檔案確定是否全文數字化,、開放兩個方面,。

（1）保管期限與存毀鑒定細化研究

依據檔案的具體內容、價值大小,、重要程度,、載體形式，經反復研究與實踐,，從建立動態(tài)檔案館和不再重復鑒定的角度出發(fā),，將鑒定后檔案的保管期限劃定為永久、80年,、50年,、30年、緩銷和銷毀六個檔次,。判定依據一是按照檔案內容是否繼續(xù)發(fā)揮效用來判斷,；二是按照檔案內容是否具有法律憑證作用來判斷；三是按照檔案內容是否反映立檔單位主要職能活動來判斷,；四是按照立檔單位的級別來判斷,；五是按照檔案是否產生于特殊年代來判斷；六是按照立檔單位的性質來判斷,；七是按照檔案內容所反映的問題大小來判斷,；八是按照同一全宗同一年度檔案齊全完整程度來判斷；九是按照檔案是否唯一來判斷,。在軟件技術支持下,，對檔案查詢是否唯一。若出現(xiàn)重復件,，則在第一責任者單位留存,，其它立檔單位的重復件剔除；十是按照特殊需要來判斷,。

鑒定10萬件檔案后永久檔案件數占鑒定總件數的21%,；80年檔案件數占鑒定總件數的19%；50年檔案件數占鑒定總件數的19%,；30年檔案件數占鑒定總件數的8%,；緩銷檔案占28%，銷毀檔案占5%,。

（2）檔案全文數字化篩選的細化研究

按照檔案的利用頻率及發(fā)揮作用的程度來決定是否對檔案進行全文數字化處理,。實踐中將檔案全文數字化的范圍確定為：利用頻繁的檔案；重要且難以查到的檔案,；有法律效力的檔案,；需要搶救的檔案等等。

實踐數據：鑒定后檔案掃描件數占鑒定總件數的20％，占鑒定后留存檔案總件數的50％,，其中掃描率最高的全宗達到60％,。

（3）開放檔案篩選的細化研究

根據檔案內容及其開發(fā)利用價值，將其分為開放和不開放檔案兩種,。被篩選為開放的檔案直接進入互聯(lián)網,，即時提供利用。不開放檔案在內網按規(guī)定的范圍使用,。開放檔案的類別主要確定為：經濟,、社會管理方面檔案；通用的公共服務方面檔案,；與個人關系密切的扶貧,、優(yōu)撫、教育,、社會保障,、勞動就業(yè)等方面檔案,；科學技術普及方面的檔案,；文化方面的檔案；機關機構職能和人事調整,、變動情況檔案等等,。

實踐數據：鑒定后開放檔案件數占留存檔案件數59%，政府全宗各年開放的平均數81%,，最大數為90%,。基本規(guī)律是年代越久遠開放越多,。

3．檔案鑒定與數字化同步的好處

一是檔案價值鑒定,、提前開放鑒定、數字化篩選,、整理,、上網利用一次完成，不但避免多次重復調卷,，節(jié)省人力和時間,，更重要的是加快了檔案提前開放利用的步伐；二是避免無保存價值檔案數字化,，加快館藏檔案數字化速度,；三是剔除無保存價值的檔案，節(jié)省保管空間,，降低保管成本,。

（二）多種數據庫建設同步

按照利用為本、急用先上的思路，同步建設檔案目錄和全文數據庫,。一是滿足一般檢索需要,，建好檔案文件級目錄數據庫。目前,，絕大多數綜合檔案館,，由于沒有實現(xiàn)全部檔案的文件級目錄機檢，查找檔案不快,、不準,、不全的問題普遍存在。從數字檔案館建設來說,，把文件級目錄數據庫建設作為一項基礎性工作,，努力提高檔案的查全率、查準率,，長春市檔案館在完成案卷級目錄數據庫的基礎上,，已完成了70%的文件級目錄數據庫建設。二是滿足特殊檢索需要,，適時建立檔案專題數據庫,。館藏檔案僅靠文件級目錄數據庫是不可能解決全部檢索問題的。隨著客觀需要的變化,，對某一專題檔案集中利用需求是經常發(fā)生的,，組織力量突擊建立專題數據庫，滿足社會需求,，是檔案館與時俱進的突破口,，也是充分發(fā)揮檔案作用的最佳時機。長春市檔案館根據現(xiàn)實需要已建立多種專題數據庫115萬條,。三是滿足信息檢索的需要,，建立檔案全文數據庫。按照國家檔案局提出的重點的,、利用頻繁的檔案首先實現(xiàn)全文數字化的要求,，已完成15萬件和112萬人常用檔案鑒定、數字化任務,。

（三）數字化加工與利用同步

由于長春市檔案館檔案數字化思路明確,，運用“二.八”定律的優(yōu)選實施路線，并采取全文數字化檔案在網絡中直接利用,，目錄數字化檔案即時掃描全文利用的方法,，使數字化檔案在網絡中發(fā)揮了接待利用的主導作用。目前,，在互聯(lián)網的《長春檔案信息資源網》上已開放檔案107萬條,，在局域網上運行檔案數據200萬條,，并成功把身份認證、數字水印,、電子簽名等新技術運用于檔案數字化實踐,，進行了數字化檔案利用替代檔案原文利用、電子簽章替代手工蓋章,、計算機打印件替代復復印件的探索,，積累了下崗工人憑加蓋電子簽章的數字檔案打印件辦理社會保險的成功案例，其數字化檔案的法律效力得到認可,，系全國范圍內率先開展的創(chuàng)新性實證研究,。從而實現(xiàn)了運用數字檔案高效利用、保護原件的作用,。據2004年初至2005年6月底的實際統(tǒng)計,，全部工人調配檔案數字化僅占館藏檔案數字化比例的10%，卻在網絡中提供的工人調配檔案數占長春市檔案館接待利用總數的68%,，充分證明了檔案數字化優(yōu)選路線的科學性,。

工人調配檔案專題數據庫案例分析

數據分析：

2004年利用人次是2003年的3倍。

2003年因為查不到而多查檔案538131件,，使2003年利用件次是2004年的700倍,。

查全率是未查到人次與利用人次的百分比。2003年查全率只有38%,，2004年查全率則是100%,，提高了62個百分點,。

查準率是利用件次與利用人次的百分比,。2003年查準率是萬分之六，2004年查準率是100%,。

2003年未查到檔案的122人中有的檔案不在檔案館,，也有的在檔案館沒查出來。其中有14%在2004年建成調配檔案數據庫后又補查到,，最典型的是原在長春參加工作,，現(xiàn)在外地辦理社會保險的同志查到了調配證。

檔案數字化前查找一件檔案平均是3.5小時,，檔案數字化后查找一件檔案是5分鐘,，一年多就使利用者和接待人員節(jié)省查檔時間3000多小時，為外地查檔人員節(jié)省大量的旅差費,，同時也節(jié)省了接待人員的時間,，提高了工作效率。

（四）技術創(chuàng)新

長春市檔案館在數字檔案館建設中,，除跟隨計算機新技術進行硬件升級外,，重點是不斷地將新的管理思想,、管理理念濃縮形成不斷完善的軟件系統(tǒng)。

（1）利用新技術,，固化創(chuàng)新

充分利用計算機新技術,，科學設計、完善檔案管理系統(tǒng),。一是基于大型數據庫的安全機制和系統(tǒng)完備的授權控制,，將身份認證、數字水印,、電子簽章,、智能卡技術系統(tǒng)的嵌入檔案管理系統(tǒng)，保證數據安全及有效利用,，使數字化檔案法律效力的實現(xiàn)成為可能,。二是努力使檔案管理系統(tǒng)覆蓋檔案實體管理和數字化檔案管理所有業(yè)務。三是把重組和再造的業(yè)務流程利用計算機新技術固定下來,，使改革創(chuàng)新適時到位,。四是內外部數據順暢導出導入，并保證其可以更大范圍的共享,。

（2）利用自定義功能,，提高效率

設計和利用檔案管理系統(tǒng)數據庫自定義功能，結合研究與實踐的需要,，科學合理地設計,、設置數據庫結構和字段，使數字化檔案的關聯(lián)度更大,、系統(tǒng)性更強,。長春市檔案館數據庫建立和檔案鑒定、篩選,、數字化,、整理、利用等具體內容研究都是在檔案管理系統(tǒng)支持下,，按照系統(tǒng)工程思想設計的,，數據相互關聯(lián)，系統(tǒng)即時記錄,。使用人員根據需要自動提取字段數據,，任意編排，批量利用,，使過去手工無法做到的事情迎刃而解,。

（五）制度創(chuàng)新

建立數字化檔案形成、管理,、利用環(huán)環(huán)相扣,、相互約束,、保證安全的制度是數字檔案館建設的主要內容之一。在人員管理制度方面主要是按照系統(tǒng)工程思想在組織,、機制,、制度保障方面形成一整套實用的措施。在數據管理制度方面主要是把數據管理的要求,，變?yōu)榭茖W使用權限控制功能,，形成相互約束的操作規(guī)程，達到既保證數據安全又方便利用的目的,。

1．保障措施

一是組織保障：根據工作需要,，建立數字檔案館建設領導小組，形成一把手工程,、班子工程,、全員工程的齊抓共管行政管理體系。組建由技術總負責人,、超級數據管理員,、數據管理員、數據監(jiān)督員組成的檔案數據技術管理體系,。二是機制保障：實施分級管理的責任機制,。數字檔案館建設領導小組，負責數字檔案館建設重大問題的決策,、指揮,，強化對數字檔案館建設的領導。建立數據管理相關入員連鎖責任制,，實行審批者沒有數據操作權,，超級管理員不允許使用數據操作權，數據管理員只有需要時經批準給予數據操作權,，數據監(jiān)督員給予全部數據的查看權,，這樣就形成了人員管理的新機制,。三是制度保障：建立館藏檔案數據錄入責任制度,、接收外部數據責任制度、檔案數據安全管理制度,、網絡運行安全制度,、計算機主機房管理制度等等，保障網絡及數據安全運行,、有效管理,、科學使用。

2．建立數字化檔案形成,、使用人員崗位責任制

為規(guī)范館藏檔案數字化工作,，保證數字化檔案真實性和有效利用,，制定具有法律責任的連鎖責任制是數字檔案館建設不可缺少的內容。一是檔案數字化加工人員在掃描拍照檔案原文時,，認真檢查檔案原文排序是否正確,、內容是否完整，根據檔案原文的質量,，確定掃描技術參數,。在檔案數字化過程中，必須由專人負責檔案的保密與安全,，工作人員不得擅自復制檔案內容或將涉及檔案內容的物品帶出工作間,，也不得向其它人泄漏檔案信息。二是檔案館負責提供數字化檔案利用的人員,，要按照紙質檔案利用的保密,、安全、準確制度執(zhí)行,，承擔相應的責任,。三是無論是檔案數字化加工人員還是提供利用人員，都要按照檔案法律法規(guī)的要求,，對數字化檔案真實性,、準確性、安全性負有法律責任,，直接領導有連帶責任,。

五、成果鑒定意見

2005年1月16日,，國家檔案局組織權威專家對該項目進行了成果鑒定,，其主要意見如下：

（一）該項目運用現(xiàn)代管理理念和系統(tǒng)科學方法論指導項目研究和實踐，在管理為利用服務,、技術為需求服務及常用先上等六個理念的基礎上,，對館藏檔案鑒定、篩選,、數字化及電子簽名技術的應用等方面進行了較全面的研究與實踐,，在檔案鑒定原則、篩選原則,、數字化原則及開放原則等方面有所創(chuàng)新,。通過項目研究帶動、促進管理機制的變革,，進行全面制度創(chuàng)新以及注重成本效益的做法具有先進性,。

（二）該項目在對檔案業(yè)務流程進行系統(tǒng)再造與重組的基礎上，深入探討技術支持的方式,、方法,，成功地把身份認證,、電子簽名等新技術運用于檔案數字化實踐，實現(xiàn)了運用數字檔案高效利用,、保護原件的作用,。并積累了下崗工人憑加蓋電子簽章的數字檔案打印件辦理社會保險的成功案例，其數字化檔案的法律效力得到認可,，系全國范圍內率先開展的創(chuàng)新性實證研究,。

（三）該成果對于在檔案館開展檔案數字化工作中,因地制宜、因時制宜,，增強人力和資金使用效率,，節(jié)約成本，提高效益,，具有較強的示范作用,。建議在本領域繼續(xù)深化研究，并加大實踐力度,，組織實施和推廣,。

數字檔案館建設是一個長期的任務，隨著社會需求的增大和檔案館功能的擴展,，提供全方位服務和多元數據庫建設任務會更重,，需要解決的問題會更多，檔案工作者面臨著新的挑戰(zhàn)和機遇,。

此文《中國信息界》雜志2005年16期上發(fā)表,，2006年獲中國信息化百篇優(yōu)秀論文獎