文件控制程序

  1. 目的

   本程序規(guī)定公司管理體系文件的編制、審核,、批準(zhǔn),、發(fā)布、修改等過程的要求,，以確保各部

   門所使用文件的有效性及一致性,。

2. 適用范圍

   適用于公司各部門與質(zhì)量體系有關(guān)的文件的控制，包括質(zhì)量手冊,、程序文件,、工作指引類文

   件、作業(yè)性技朮文件等體系文件及相關(guān)的外部文件,、臨時文件的控制,。

3. 職責(zé)

 3.1 文控中心負(fù)責(zé)質(zhì)量手冊、程序文件,、工作指引類等文件的發(fā)布,、補(bǔ)發(fā)、回收,、作廢的管控作業(yè)和公司質(zhì)量管理體系運行所需的外部文件的管理,、控制。

 3.2 各部門應(yīng)指定人員負(fù)責(zé)管理與本部門相關(guān)的帶有“受控”標(biāo)識的文件,。

4.  工作程序

4.1 文件的編制,、審核,、批準(zhǔn)

   文件的編制可根據(jù)文件級別的要求，必要時可成立文件編寫小組進(jìn)行,。

4.1.1 質(zhì)量手冊：由管理者代表組織相關(guān)人員編寫,，管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn),。

4.1.2 程序文件：由相關(guān)部門編寫,，管理者代表批準(zhǔn)。

4.1.3 工作指引類文件：此文件可分為工作程序指引和作業(yè)性技朮指引兩類,，工作程序指引如：規(guī)范,、實施細(xì)則、管理制度,、管理辦法,、方案等。作業(yè)性技朮指引主要指產(chǎn)品生產(chǎn)作業(yè)標(biāo)準(zhǔn),、工藝,，和原材料、半成品,、成品檢驗標(biāo)準(zhǔn)等,。

由相關(guān)部門編寫，部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),。

4.1.4 同一級別,、類型文件的編制應(yīng)保持統(tǒng)一的格式、風(fēng)格,。

4.1.5 未簽名確認(rèn)或未按規(guī)定簽名確認(rèn)的文件無效,。

4.2 質(zhì)量體系文件編號原則

4.2.1 質(zhì)量手冊的編號

     SQ– QM – XX

     SQ：公司代號    

QM：質(zhì)量手冊

XX：章節(jié)號

 4.2.2 程序文件的編號

     SQ – QP – XX

     SQ： 公司代號

     QP： 程序文件

     XX： 程序文件順序號

4.2.3工作程序指引類文件的編號

    SQ – WI – XX – YY

    SQ： 公司代號

    WI： 工作指引類文件

    XX： 編制部門代號

      YY： 文件順序號

4.2.4記錄表格的編號

　　　SQ – QF – XX – YYY/Z

     SQ： 公司代號

     QF： 記錄表格文件

     XX： 編制部門代號

YYY：順序號

Z：　修改號

4.2.5        部門代號編號

工程部：EN　　生產(chǎn)部：MA　　品管部QC　　市場部：MR　　資材部：PM　

財務(wù)部：FN　人事總務(wù)部：AD　　        

4.3 受控文件的編碼作業(yè)

4.3.1為確保受控文件編號的唯一性，質(zhì)量手冊,、程序文件,、工作指引文件（管理制度，管理細(xì)則等）由各文件編制人員應(yīng)向文控文員申請文件編號,，由文控文員依4.2(質(zhì)量體系文件編號原則)進(jìn)行編號作業(yè),。已發(fā)行的受控文件如需更改，文件修訂人無需再向文控文員申請新編號,，直接沿用原編號即可,。

4.3.2 作業(yè)性技朮指引文件的編號

作業(yè)性技朮指引文件可由部門根據(jù)所對應(yīng)的不同文件性質(zhì)給予編號命名。

如BOM用其對應(yīng)的產(chǎn)品型號給以識別,，零件圖紙用其對應(yīng)的物料編碼或零件型號給以識別,，

工藝指導(dǎo)書用對應(yīng)的產(chǎn)品型號給以識別，QA標(biāo)準(zhǔn)用對應(yīng)的產(chǎn)品型號給以識別，IQC標(biāo)準(zhǔn)用其對應(yīng)的物料編碼給以識別等,。

4.4 文件的發(fā)放

4.4.1 文控文員接到由各部門待發(fā)布的受控文件,，應(yīng)先確認(rèn)文件格式、編號,、是否正確,，內(nèi)容、頁次是否清晰,，是否依要求進(jìn)行簽核,。如無誤由管理者代表批準(zhǔn)確定實際發(fā)放數(shù)量及發(fā)放范圍后復(fù)印、發(fā)放,。文件控制中心保存質(zhì)量管理體系文件原稿,，

4.4.2質(zhì)量手冊副本、程序文件副本由文控文員加蓋 “受控”章及編發(fā)放號后發(fā)放到各相關(guān)部門,。其它受控文件副本加蓋 “受控”章后發(fā)放給各相關(guān)部門,，并按規(guī)定在<<文件收發(fā)記錄>>上登記。

4.4.3 為確保各部門使用的文件保持最新的版本﹐文控中心應(yīng)建立<<受控文件一覽表>>,。各部門持有之文件份數(shù)﹑文件分布狀態(tài)等內(nèi)容均可通過<<受控文件一覽表>>查取,。文控中心應(yīng)定期更新<<受控文件一覽表>>并傳至各部門，由各部門自行核對所使用的文件的份數(shù),、版次是否與<<受控文件一覽表>>相符,。

4.4.4已加印“受控”章的副本文件禁止復(fù)印，由于修訂或其它特殊需要時復(fù)印的文件加印“非受控”章,，只可作參考,，不在受控范圍之內(nèi)。

4.4.5加印“受控”章的文件為現(xiàn)實有效的文件,，所有質(zhì)量管理體系文件自發(fā)行之日起生效,。

4.4.6 任何人未經(jīng)授權(quán)不得在受控文件上隨意畫改,，和未經(jīng)文件管理人許可私自外借,，以確保文件的清晰，整潔和完整,。

4.5 文件的修改

4.5.1文件需要修改時,，提出部門應(yīng)填寫<<文件更改申請單>>審核、批準(zhǔn)程序按4.1進(jìn)行,。如屬4.1.3類的文件發(fā)生錯誤或須修改時,，在特殊情況下文件編寫部門負(fù)責(zé)人或指定受權(quán)人可以在文件的正本和副本上作同時的更改修正，并簽名和注明修改日期,。

4.5.2 所有的質(zhì)量體系文件發(fā)行版本均由“1”開始,。質(zhì)量手冊，質(zhì)量管理體系程序和工作指引的修訂變更應(yīng)予以記錄，當(dāng)其更改次數(shù)達(dá)6次或公司發(fā)生重大變化時,，實行換版,，換版時，除文控中心保留一份原稿（與受控文件分開保存）存檔外,，其余受控狀態(tài)下的版本全部回收銷毀,。

4.5.3 文件修改注意事項

a.    必需滿足ISO9001：2008要求

b.    文件修改后必須按程序4.1規(guī)定重新審批。

c.    文件的修改應(yīng)與公司現(xiàn)行的文件不發(fā)生矛盾,。

  4.5.4 在未經(jīng)受權(quán)的情況下任何人不得善自更改或修改受控狀態(tài)下的文件,。

4.6文件的作廢、銷毀

4.6.1 新版本(修訂)文件發(fā)出后﹐由文控中心收回蓋有”受控”印章的作廢文件,，并在原稿和副本加“作廢”章以視為失效文件,，統(tǒng)一銷毀。作廢文件如為積累知識或備以后參考的原因而需保留的﹐可只加“作廢”章標(biāo)識,，不于回收銷毀,，存檔時需作明確隔離。

  4.6.2文件失效﹑不適于運作需要或文件重編被取代時﹐由申請部門填寫《文件/撤回/廢止通知》經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后,，方可給予回收廢止﹐正本印注“作廢”分開保存三個月以備參考,。

4.7 文件的補(bǔ)發(fā)

    遇以下情況可申請補(bǔ)發(fā)；

a.    新增部門或工序﹑機(jī)器等受控副本數(shù)量未能滿足要求;

b.    遺失/損壞;

    以上情形由申請部門填寫<<文件遺失/補(bǔ)發(fā)申請單>>經(jīng)文件管理負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后﹐文控中心

方予補(bǔ)發(fā)并記錄,。因保管不善等原因遺失或人為損壞而申請補(bǔ)發(fā)的﹐申請部門需同時作糾

正,、預(yù)防措施。

4.8 文件的定期評審   

4.8.1管理者代表每年組織對現(xiàn)有質(zhì)量管理文件進(jìn)行至少一次評審﹐必要時予以修改/更新(執(zhí)行4.1條款規(guī)定)﹐以保持文件的適宜性,、有效性,、充分性、可操作性,。

4.9  外來文件的控制    

4.9.1凡是涉及到與公司質(zhì)量管理相關(guān)的作業(yè)性技朮外來文件應(yīng)交給工程部或品管部評價其適用性,，確認(rèn)適用的文件，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)簽署姓名和日期,，交由文控文員控制發(fā)放,。

4.9.2 屬于ISO標(biāo)準(zhǔn)，國家,、地方,、行業(yè)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)等外來文件由管理代表或總經(jīng)理批準(zhǔn)

     指定保存/發(fā)放范圍,。

4.10臨時文件的控制

公司的臨時文件,，包括從制樣、試產(chǎn)到量產(chǎn)階段臨時的產(chǎn)品規(guī)格,、作業(yè)指導(dǎo)文件之類的臨時性文件,；臨時文件管控方法依正本文件執(zhí)行分發(fā),、回收作業(yè)，使用期限管控采用以下方式：

     4.1.1由制訂部門在文件上規(guī)定使用期限,，過期自動作廢,，文控文員依4.4文件分發(fā)作流程執(zhí)行分發(fā)作業(yè)，在過期日期當(dāng)天,，文控文員應(yīng)收回過期的臨時文件并加蓋作廢文件章作廢處理,。若在使用期內(nèi)，發(fā)行了正式的文件,，則此臨時文件被取代,，文控應(yīng)依正式文件的收發(fā)方式收回臨時文件；

     4.1.2臨時文件的編號應(yīng)依正式文件的編號原則進(jìn)行編號,，版次欄位標(biāo)示“臨時文件”以區(qū)別于正式文件,。

     4.1.3若為特定的過程或因特殊要求而產(chǎn)生的臨時性文件，可根據(jù)實際情況規(guī)定臨時文件的使用期限,。

5. 相關(guān)文件

5.1   <<文件發(fā)放工作指引>>

6. 質(zhì)量記錄/表格

6.1 <<文件收發(fā)記錄>>                   SQ-QF-EN-012

6.2 <<文件遺失/補(bǔ)發(fā)申請單>>            SQ-QF-EN-006

6.3 <<文件/撤回/廢止通知>>             SQ-QF-EN-007

6.4 <<受控文件一覽表>>                 SQ-QF-QC-044

6.5 <<文件更改申請單>>                 SQ-QF-EN-009