外貿部管理制度

為加強公司的規(guī)范管理，完善工作制度,，提高部門工作效率,，促進公司發(fā)展壯大。根據有關法律,，法規(guī)及公司章程的規(guī)定,，特制訂如下本公司外貿部門管理制度。

一．管理制度大綱

1．外貿部門全體員工必須遵守公司章程,，遵守公司的各項規(guī)章制度和決定

2．公司提倡全體員工積極學習相關科學技術和文化知識,，努力提高自身的整體素質和水平。

3．公司鼓勵員工積極參與公司的決策和管理,，給公司提出合理化建議,。鼓勵員工發(fā)揮自己工作上和文娛方面的特長。

二．行政管理制度

1．外貿部員工必須自覺遵守工作紀律,，按時上下班,，不遲到，不早退,，工作時間不得擅自離開工作崗位,，外出辦理業(yè)務前，須經經理同意,。

2．周一至周六為工作日，周日為休息日,，工作時間為：8:00-12:00, 13:30-17:30 兩個時段,，（特殊情況，以公司通知為準）

3．嚴格請,、銷假制度,。員工因私事請假應寫請假條報經理批準。末經批準而擅離工作崗位的按曠工處理,。事情緊急的需電話聯系經理批準,，可事后回公司要補寫請假條。

4．工作時間禁止上網打牌，下棋,，聊天,，玩游戲，聽音樂等與工作無關的事情,。如有違反者每次罰款10元,，累犯者依情加重處罰。罰款由受罰人上級領導報公司財務部執(zhí)行,。

5 辦公用品只能用于辦公,，不得移作他用或私用

6所有員工杜絕浪費，努力降低辦公材料消耗和辦公費用,。

三．業(yè)務管理制度

1．一般業(yè)務文件由業(yè)務本人擬稿,，本人印制，有價值文件由業(yè)務員本人按類別歸檔,，外來的文件由接件人負責簽收,，重要的文件于接件當日報送本部門經理。重要的外發(fā)文件由外貿部經理審核后發(fā)送,，并由業(yè)務員本人按類別歸檔,。

2． 所有人員應遵守公司的保密規(guī)定，不得泄露工作中接觸的公司保密事項,。

3．外貿業(yè)務中所用的各類工作表格,，傳真格式等使用統(tǒng)一制定的模板。

所有文件均要到各相關文件管理表中進行登記并獲得相應編號,。

4．業(yè)務人員在對客戶的詢價做出報價前,，應了解客戶基本信息

5．對于客戶的郵件、傳真原則上在12小時內答復,，特殊情況要延期的,，應及時向客戶解釋及告知大概需要的時間。

6．產品報價,，應按照開發(fā)工程部的價格,，如對開發(fā)工程部的價格有異議，可與開發(fā)工程部進行再度確認,，協商,。

7．對于定單數量較大，外商所能接受的價格低于我司開發(fā)工程部所報的價格,，業(yè)務人員應先上報部門經理批準實施,。

8．對于需外發(fā)的產品的報價，我司的利潤率不得低于30%,，特殊情況需上報本部門經理批準,。

9．對于C&F 及CIF 報價,，需要我方辦理運輸，保險的或需要進行法定檢驗等事項的,，業(yè)務人員應事先聯系相關中介機構進行確定,，選擇中介機構應考慮業(yè)務熟練，服務效率高及收費合理的,。

10．對于客戶要求寄樣,，原則上要求到付，特殊情況如關系比較好的老客戶,，我方可以預付,，并免收樣品費，但必須先報部門經理批準后執(zhí)行,，費用較大的,，報副總經理或總經理批準后執(zhí)行。

11．客戶要打樣的,，業(yè)務人員應和開發(fā)工程部溝通協調好,，確保樣品的質量及規(guī)格符合要求，審核無誤后方可寄出,，客戶對于產品有包裝或嘜頭要求的,，在正式包裝或印刷前需經客戶確認。

12．付款方式上,，原則上考慮前TT全部或部分作為定金,，剩余的出貨前付清，及全部短期,、即期信用證,，（我公司信用證由保華公司代理，接信用證前一定要跟客戶及保華公司聯絡好）,，業(yè)務員配合保華公司負責對信用證做形式和內容的檢查,，發(fā)現差異應及時通知客戶修改。信用證審查無誤后,，報部門經理復核,。

13．原則上，公司在收到客戶的全部貨款,，部分定金及信用證經復核無誤后,，開始安排生產計劃，組織貨源,，進行生產。

14．在定單生產階段,，業(yè)務人員應到生產車間會同生產主管對產品生產進行監(jiān)督,，檢查,，發(fā)現問題及時解決，或由部門經理協調解決,，或部門經理上報副總經理或總經理解決,。嚴格把握產品的規(guī)格，質量,，包裝,，生產時間符合客戶的要求。

15．對C & F,，CIF 價格條款的,，業(yè)務人員應在生產結束前一周，安排好貨貸,，確定定艙事宜,，一般在船期前二日，安排裝箱運輸,。對于FOB 價格條款的,，應該提前四天與客戶指定貨貸聯系出貨事宜。

16．需要委托中介機構進行報關,，商檢,，保險的，業(yè)務人員應及時準備相關資料交中介機構辦理,，辦理過程中,，業(yè)務人員要協助。

17．收匯方式為信用證的,，業(yè)務人員必須細心操作,，謹慎處理，注意單證的一致性,，做到安全收匯,。

四 客戶跟進管理辦法

1．業(yè)務員要將自己的客戶記錄到外貿部公用盤里的客戶登記表中，以免造成不同業(yè)務員重復開發(fā)同一客戶的現象,。

2．要求每個業(yè)務人員,，把自己聯系中的客戶進行管理，把每個客戶每次跟進的情況進行記錄,，方便自己有效的管理客戶,。一周的新客戶必須在當周至少聯系一次，對于客戶必須進行等級管理,，較高級別以上的客戶每月至少聯系系5次（任何形式）

客戶等級分類辦法 a. 已有業(yè)務來往的客戶,，

b. 未成交客戶按客戶優(yōu)質等級分類，并能系統(tǒng)性跟進：

A類：寄過樣品,，并一直保持跟進

B類：有過比較仔細認真的產品詢價

C類：新接觸的客戶

五 工作報告的提交：

要求外貿部人員,，每周一交上周工作報表給外貿部經理,，同時要求自己建立報告檔案，報表要求如下 ：

1本周工作回顧,，

2本周重點開發(fā)的客戶以及重點跟進客戶（要求說明,，客戶公司名稱，地址,，主要聯系人,，電話，E-mail,客戶跟進情況詳細描述）

3工作總結：本周工作中發(fā)現的問題,，包括公司內部的問題,，自身存在的問題，改進方法,，公司如何給予支持,；自己業(yè)務員心態(tài)的變化及感受。

公司制定的外貿部管理制度,，每位員工應認真執(zhí)行,，有意見可以及時向部門經理及管理代表提出，在以后的實施過程中可以及時補充,，目的是為了更好的提升個人和公司業(yè)績,，建立良好的工作氛圍。