|
條條道路通羅馬,。在ERP系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程中，如果某條路走不通,，選擇換一個(gè)角度再看看,，或許就會(huì)有意外的收獲?？偡止緲I(yè)務(wù)解決方案,，就是其中的一個(gè)代表。在這篇文章中,，筆者就以實(shí)際案例為背景,，談?wù)勅绾瓮ㄟ^(guò)總分公司這個(gè)作業(yè)方案來(lái)解決系統(tǒng)使用過(guò)程中的難題。
案例一：同一個(gè)供應(yīng)商不同采購(gòu)員負(fù)責(zé) 業(yè)務(wù)背景介紹： 這是一家從事五金工具生產(chǎn)的企業(yè),，其主要的客戶是各大超市與專賣店,。對(duì)于這家企業(yè)，其有一個(gè)特點(diǎn),，即采購(gòu)金額特別大,。其實(shí)供應(yīng)商并不是很多,。為此就遇到一個(gè)難題：不同的采購(gòu)員有時(shí)候會(huì)向同一個(gè)供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。如現(xiàn)在這家供應(yīng)商同時(shí)生產(chǎn)螺絲刀和鉗子,。企業(yè)在給業(yè)務(wù)員分配采購(gòu)任務(wù)時(shí),，分別有采購(gòu)員甲和采購(gòu)員乙來(lái)分別采購(gòu)螺絲刀和鉗子。在ERP系統(tǒng)中,，根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃轉(zhuǎn)換采購(gòu)訂單時(shí),，會(huì)根據(jù)供應(yīng)商基本信息中的定義自動(dòng)生成采購(gòu)訂單。在這個(gè)作業(yè)中,，還會(huì)自動(dòng)帶出采購(gòu)員,。但是通常情況下，一個(gè)供應(yīng)商只能夠關(guān)聯(lián)一個(gè)采購(gòu)員,。而現(xiàn)在這家供應(yīng)商又有兩個(gè)采購(gòu)員來(lái)負(fù)責(zé),。遇到這種需求，該如何處理呢,？ 有些實(shí)施顧問(wèn)會(huì)想到,，可以取不同的名字。即再虛設(shè)一個(gè)供應(yīng)商的名字,。這么做雖然可以解決采購(gòu)員與供應(yīng)商之間的對(duì)應(yīng)關(guān)系,，但是又會(huì)出現(xiàn)新的問(wèn)題。如在生成應(yīng)付帳款或者在采購(gòu)金額統(tǒng)計(jì)時(shí),，就會(huì)出錯(cuò),。需要手工的再進(jìn)行應(yīng)付帳款的合并等作業(yè)。這無(wú)疑會(huì)增加不比要的工作量,。 解決方案： 其實(shí)遇到這種情況,，完全可以通過(guò)總分公司的方案來(lái)解決。如現(xiàn)在可以將這家供應(yīng)商設(shè)置為一個(gè)總公司,，然后下面虛設(shè)兩家分公司,，分別對(duì)應(yīng)不同的采購(gòu)員與原材料信息。在系統(tǒng)基本設(shè)置中,，可以設(shè)置這兩家分公司向總公司付款,。如此的話，一切問(wèn)題都解決了,。 在生成采購(gòu)訂單時(shí),，系統(tǒng)會(huì)帶出在原材料基本信息出定義的供應(yīng)商，采購(gòu)員也是這個(gè)供應(yīng)商所對(duì)應(yīng)的采購(gòu)員,。這也就是說(shuō),，生成后的采購(gòu)訂單，用戶不用再手工調(diào)整采購(gòu)員的信息,。系統(tǒng)自動(dòng)帶出來(lái)的就是正確的信息,。 在應(yīng)付帳款作業(yè)中,，由于系統(tǒng)設(shè)置的是向總公司付款，為此應(yīng)付帳款憑證上,，就會(huì)將這兩個(gè)不同采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)行自動(dòng)合并到一家供應(yīng)商的應(yīng)付帳款中。也就是說(shuō),，應(yīng)付帳款上的供應(yīng)商信息,，顯示的是總公司的信息，而不是分公司的,。 案例二：外貿(mào)型企業(yè)中以進(jìn)出口公司作為中間人 業(yè)務(wù)背景介紹： 國(guó)家加入了WTO之后,，外貿(mào)型的生產(chǎn)企業(yè)越來(lái)越多。他們?yōu)榱烁鞣N原因（如避稅或者管理的需要）,，往往會(huì)獨(dú)立的設(shè)置一家外貿(mào)公司,。所有出口的業(yè)務(wù)都是有這家外貿(mào)公司來(lái)完成的。但是外貿(mào)企業(yè)與生產(chǎn)企業(yè)其實(shí)就是一家人,?；蛘哒f(shuō)，從管理實(shí)質(zhì)上來(lái)講,，這個(gè)外貿(mào)企業(yè)只是生產(chǎn)企業(yè)下面的一個(gè)部門,。但是從業(yè)務(wù)本質(zhì)上來(lái)看，這家外貿(mào)企業(yè)才是生產(chǎn)企業(yè)的客戶,。生產(chǎn)企業(yè)從外貿(mào)企業(yè)接單,，然后將貨物賣給外貿(mào)企業(yè)，并向外貿(mào)企業(yè)開具發(fā)票并向其收貨款,。但是實(shí)際上,，問(wèn)題并沒(méi)有這么簡(jiǎn)單。因?yàn)樽鳛樯a(chǎn)企業(yè)來(lái)說(shuō),，其需要統(tǒng)計(jì)各個(gè)客戶（不是外貿(mào)企業(yè)）的訂單金額,、出貨金額等等。也就是說(shuō),，其相關(guān)的統(tǒng)計(jì),，是站在最終客戶的角度，而不是外貿(mào)企業(yè)的角度,。所以在ERP系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程中,，并不能夠簡(jiǎn)單的將外貿(mào)企業(yè)作為一個(gè)客戶來(lái)對(duì)待。 解決方案： 如果企業(yè)遇到這種業(yè)務(wù),，那么筆者建議企業(yè)采用總分公司的方案來(lái)解決,。其實(shí)解決問(wèn)題的思路也比較簡(jiǎn)單明了。即在生產(chǎn)企業(yè),，可以將這家外貿(mào)公司當(dāng)作企業(yè)的客戶,，不過(guò)是將其設(shè)置為總公司,。然后將這些真實(shí)的客戶設(shè)置為這家總公司的分公司。在銷售訂單中,，采取的是分公司的信息,。不過(guò)再后續(xù)的應(yīng)收帳款中，可以設(shè)置多級(jí)科目,。將總公司設(shè)置為一級(jí)科目,，然后將各個(gè)客戶設(shè)置為明細(xì)客戶。如此的話,，就可以解決這個(gè)業(yè)務(wù)所遇到的相關(guān)問(wèn)題,。 在統(tǒng)計(jì)銷售訂單金額時(shí)，從分公司的角度來(lái)進(jìn)行統(tǒng)計(jì),。此時(shí)得到的結(jié)果就是終端客戶所下單或者出貨的金額,。而在應(yīng)收帳款中，其實(shí)際面對(duì)的是外貿(mào)企業(yè)（客戶先將貨款打到外貿(mào)企業(yè)的帳上,，然后再將其轉(zhuǎn)到生產(chǎn)企業(yè)的帳上）,。通過(guò)總公司付款業(yè)務(wù)，應(yīng)收帳款上顯示的付款方也是外貿(mào)企業(yè),。這就與財(cái)務(wù)核算的需求一致,。同時(shí)由于應(yīng)收帳款憑證上也有具體客戶的信息，在追蹤時(shí)也可以追蹤到終端客戶,。
案例三：向A公司采購(gòu),，卻向B公司付款
業(yè)務(wù)背景介紹： 在國(guó)內(nèi)，對(duì)于采購(gòu)的環(huán)節(jié)控制的其實(shí)還不是很嚴(yán)格,。在實(shí)際工作中,，經(jīng)常會(huì)遇到向A公司采購(gòu)，卻向B公司付款的業(yè)務(wù),。如現(xiàn)在某家公司,，采購(gòu)訂單上顯示的是A公司的名字，但是對(duì)放開過(guò)來(lái)的發(fā)票卻是B公司的,，而且也是向B公司付款,。從法律法規(guī)上來(lái)講，這是擦邊球,。其實(shí)這A,、B兩家公司可能都是一個(gè)老板?？赡苁茿公司這個(gè)月的銷項(xiàng)稅額太多了,，沒(méi)有這么多的進(jìn)項(xiàng)稅額抵扣。為此就將這筆業(yè)務(wù)以B公司的名義來(lái)做,，將發(fā)票臺(tái)頭開了B公司,。 解決方案： 如果從標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程來(lái)說(shuō),，這個(gè)需求是無(wú)法實(shí)現(xiàn)的。因?yàn)樵谏蓱?yīng)付帳款時(shí),，要求采購(gòu)訂單,、入庫(kù)單、發(fā)票等原始單據(jù)一致,。而現(xiàn)在采購(gòu)訂單與發(fā)票明顯是不一致的,。在以前，如果遇到這種情況的話,，可能需要通過(guò)意外作業(yè)的形式化來(lái)處理。即將原先的這一筆應(yīng)付帳款指定結(jié)束掉,，然后再手工開一筆應(yīng)付帳款,。顯然，這就使得采購(gòu)訂單與應(yīng)收帳款之間脫離了關(guān)系,，不利于后續(xù)的查詢與追蹤,。 其實(shí)遇到這種需求時(shí)，通過(guò)總分公司這個(gè)作業(yè)來(lái)解決,，也是相當(dāng)簡(jiǎn)單的一個(gè)事情,。原理很簡(jiǎn)單，將A公司設(shè)置為總公司,，將B公司設(shè)置為分公司,。然后在付款時(shí)，讓用戶根據(jù)實(shí)際情況選擇,，是向A公司付款還是向B公司付款,。不過(guò)這里需要注意的是，企業(yè)如果這么操作具有一定的法律風(fēng)險(xiǎn),。這還要看企業(yè)的當(dāng)?shù)氐亩悇?wù)部門控制的嚴(yán)不嚴(yán),。畢竟這是在鉆法律的控制。如果法律控制的比較嚴(yán)格,，那么還需要對(duì)采購(gòu)訂單進(jìn)行調(diào)整,，更改采購(gòu)訂單的供應(yīng)商。不過(guò)由于在這個(gè)階段,，往往收貨作業(yè)已經(jīng)發(fā)生,。此時(shí)如果需要更改采購(gòu)訂單，就需要花費(fèi)比較大的工作量,。如需要先做退貨處理,。然后在更改供應(yīng)商、再收貨,，再生成應(yīng)付帳款,。此時(shí)就可以做到采購(gòu)訂單,、發(fā)票、收貨單與應(yīng)付帳款等單據(jù)一致,。 另外筆者在提一句,，在實(shí)際工作中遇到這種需求還有另外一種解決方案。一種是通過(guò)委托收款業(yè)務(wù)來(lái)解決,。這跟現(xiàn)在淘寶網(wǎng)上購(gòu)物委托收款相似,。讓A供應(yīng)商出一個(gè)書面的證明，將這筆款付款B公司,。這是手工操作的思路,。如果在ERP系統(tǒng)中，則需要通過(guò)應(yīng)付帳款轉(zhuǎn)移來(lái)解決,。即先利用A公司的采購(gòu)單與入庫(kù)記錄生成應(yīng)付帳款憑證,。然后再通過(guò)應(yīng)付帳款轉(zhuǎn)移作業(yè)，將這筆應(yīng)付帳款轉(zhuǎn)移到B公司帳戶下,。 具體采用什么樣的措施,，主要還是要看企業(yè)的實(shí)際情況。如果這種業(yè)務(wù)發(fā)生的比較頻繁,，筆者認(rèn)為通過(guò)總分公司的解決方案來(lái)實(shí)現(xiàn)比較合適,。如果這個(gè)業(yè)務(wù)發(fā)生的比較少，一年難得遇到幾次,，則可以通過(guò)應(yīng)付帳款的轉(zhuǎn)移作業(yè)來(lái)實(shí)現(xiàn),。畢竟應(yīng)付帳款轉(zhuǎn)移，需要多一個(gè)步驟,。如果業(yè)務(wù)量多的話,，會(huì)降低工作效率。而采用總分公司的話,，只是對(duì)一個(gè)選擇的動(dòng)作,，其工作量相對(duì)來(lái)說(shuō)，并不會(huì)增加很多,。 |
|
|
