歸檔文件整理規(guī)則

DA/T22-2000

（中華人民共和國檔案局2000-12-06發(fā)布 2001-01-01實施）

第一章 總則

    1．范圍

    本標準規(guī)定了歸檔文件整理的原則和方法,。

    本標準適用于各級機關,、團體和其他社會組織。

    2．定義

    本標準采用下列定義,。

    2．1 歸檔文件

    立檔單位在其職能活動中形成的,、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料,。

    2．2 歸檔文件整理

    將歸檔文件以件為單位進行裝訂,、分類、排列,、編號,、編目、裝盒,，使之有序化的過程,。

    2．3 件

    歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件,，文件正本與定稿為一件,，正文與附件為一件，原件與復制件為一件,，轉發(fā)文與被發(fā)文為一件,，報表、名冊,、圖冊等一冊（本）為一件,，來文與復文可為一件。

    3．整理原則

    遵循文件的形成規(guī)律,，保持文件之間的有機聯(lián)系,，區(qū)分不同價值,，便于保管和利用。

    4．質(zhì)量要求

    4．1 歸檔文件應齊全完整,。已破損的文件應予修整,，字跡模糊或易褪變的文件應予復制。

    4．2 整理歸檔文件所使用的書寫材料,、紙張,、裝訂材料等應符合檔案保護要求。

    5．整理方法

    5．1 裝訂

    歸檔文件應按件裝訂,。裝訂時,，正本在前，定稿在后,；正文在前,，附件在后；原件在前,，復制件在后,；轉發(fā)文在前，被轉發(fā)文在后,；來文與復文作為一件時,，復文在前，來文在后,。

    5．2 分類

    歸檔文件可以采用年度－機構（問題）－保管期限或保管期限－年度－機構（問題）等方法進行分類,。同一全宗應保持分類方案的穩(wěn)定。

    5．2．1 按年度分類

    將文件按其形成年度分類,。

    5．2．2 按保管期限分類

    將文件按劃定的保管期限分類,。

    5．2．3 按機構（問題）分類

    將文件按其形成或承辦機構（問題）分類（本項可以視情況予以取舍）。

    5．3 排列

    歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內(nèi),，按事由結合時間,、重要程度等排列。會議文件,、統(tǒng)計報表等成套性文件要集中排列。

    5．4 編號

    歸檔文件應依分類方案和排列順序逐件編號,，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內(nèi)容,。歸檔章設置全宗號、年度,、保管期限,、件號等必備項，并可設置機構（問題）等選擇項,。

    5．4．1 全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號,。

    5．4．2 年度：文件形成年度,，以四位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年，如1978年,。

    5．4．3 保管期限：歸檔文件保管期限的簡稱或代碼,。

    5．4．4 件號：文件的排列順序號。

    件號包括室編件號和館編件號,，分別在歸檔文件整理和檔案移交進館時編制,。室編件號的編制方法為：在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按文件排列順序從“1”開始標注,。館編件號按進館要求標注,。

    5．4．5 機構（問題）：作為分類方案類目機構（問題）名稱或規(guī)范化簡稱。

    5．5 編目

    歸檔文件應依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄,。

    5．5．1 歸檔文件應逐件編目,。來文與復文作為一件時，只對復文進行編目,。歸檔文件目錄設置件號,、責任者、文號,、題名,、日期、頁數(shù),、備注等項目,。

    5．5．1．1 件號：填寫室編件號。

    5．5．1．2 責任者：制發(fā)文件的組織或個人,，即文件的發(fā)文機關或署名者,。

    5．5．1．3 文號：文件的發(fā)文字號。

    5．5．1．4 題名：文件標題,。沒有標題或標題不規(guī)范的,，可自擬標題，外加“[ ]”號,。

    5．5．1．5 日期：文件的形成時間,，以8位阿拉伯數(shù)字標注年月日，如19990909,。

    5．5．1．6 頁數(shù)：每一件歸檔文件的頁數(shù),。文件中有圖文的頁面為一頁。

    5．5．1．7 備注：注釋文件需說明的情況,。

    5．5．2 歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標準A4型（長×寬為297mm×210mm）,。

   5．5．3 歸檔文件目錄應裝訂成冊并編制封面。歸檔文件目錄封面可以視需要設置全宗名稱,、年度,、保管期限,、機構（問題）等項目。其中全宗名稱即立檔單位的名稱,，填寫時應使用全稱或規(guī)范化簡稱,。

    5．6 裝盒

    將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面,、盒脊及備考表項目,。

    5．6．1 檔案盒

    5．6．1．1 檔案盒封面應標明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm（長×寬）,，盒脊厚度可以根據(jù)需要設置為20mm,、30mm、 40mm等,。

    5．6．1．2 檔案盒應根據(jù)擺放方式的不同,，在盒脊底邊設置全宗號、年度,、保管期限,、起止件號、盒號等必備項,，并可設置機構（問題）等選擇項,。其中，起止件號填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號,，中間用“－”號連接,；盒號即檔案盒的排列順序號，在檔案移交進館時按進館要求編制,。

    5．6．1．3 檔案盒應采用無酸紙制作,。

    5．6．2 備考表

    備考表置于盒內(nèi)文件之后，項目包括盒內(nèi)文件情況說明,、整理人,、檢查人和日期。

    5．6．2．1 盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損,、修改,、補充、移出,、銷毀等情況,。

    5．6．2．2 整理人：負責整理歸檔文件的人員姓名。

    5．6．2．3 檢查人：負責檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名,。

    5．6．2．4 日期：歸檔文件整理完畢的日期。