辦理客戶業(yè)務(wù)前的準(zhǔn)備工作

營業(yè)助理復(fù)查上次該客戶當(dāng)面所交代或來電來函所應(yīng)辦工作是否已完成,如未完成應(yīng)速辦妥,。

(一)營業(yè)助理對客戶所寄來擬在仿制的原樣品,如需準(zhǔn)備報價,、樣品,、印盒,、紙?zhí)住?biāo)紙,、標(biāo)頭,、陳列箱、說明書等資料,應(yīng)即準(zhǔn)備齊全,如有問題不能解決,應(yīng)即向主管經(jīng)理請示如何處理,。

(二)營業(yè)助理須將客戶所欲購的項目,應(yīng)準(zhǔn)備最新報價,以滿足客戶再訂購的需要,。

(三)營業(yè)助理應(yīng)客戶所需,代訂飯店 房間、并于前一天應(yīng)再與飯店聯(lián)絡(luò),不可有誤,。

(四)營業(yè)助理須通知裝押助理,最遲于于客戶來前一日辦妥OOL。

(五)如需采購部有關(guān)科長配合準(zhǔn)備工作者,營業(yè)助理應(yīng)協(xié)調(diào)妥善對大客戶來應(yīng)預(yù)到公司日期,。


□ 客戶接待工作

(一)如需到機場迎接,營業(yè)部助理應(yīng)向總務(wù)科安排接機事宜,并應(yīng)于飛機抵達(dá)前2小時與航空公司機場辦事處聯(lián)絡(luò)班機確定到達(dá)時間,。必須提前5分鐘抵達(dá)機場或飯店將客人接來公司。

(二)如客戶需赴工廠察看,營業(yè)助理應(yīng)事先與工廠聯(lián)絡(luò),安排行程,。

(三)如客戶需要游覽名勝古跡,營業(yè)助理應(yīng)事先安排觀光行程,。


□ 客戶來訪接待

(一)赴機場或飯店接客戶前,營業(yè)助理應(yīng)將有關(guān)資料、檔案,、樣品等置于業(yè)務(wù)洽談室,。

(二)如客戶需要飲料、食品等,營業(yè)助理應(yīng)通知樣品室準(zhǔn)備。

(三)如需采購部有關(guān)科長備詢時,營業(yè)助理應(yīng)事先通知待命,。


□ 客戶接洽業(yè)務(wù)

(一)營業(yè)部經(jīng)理及助理陪客戶挑選樣品,。

(二)經(jīng)客戶挑選的有興趣產(chǎn)品,營業(yè)助理應(yīng)即記錄詳細(xì)資料及產(chǎn)品編號、規(guī)格,、包裝明細(xì),、材數(shù),最近工廠價格。如有必要,得與有關(guān)科長協(xié)調(diào)報價,。如客戶是以C&F或CIF條件采購者,應(yīng)即計算所擬報單位數(shù)量的運費,如該產(chǎn)品客戶以前曾購買者,則應(yīng)記錄前次廠價與賣價,。

(三)與客戶洽談中,對報價及客戶所特有要求的規(guī)格、形態(tài),、大小,、尺寸、厚度,、結(jié)構(gòu)材料,、顏色、包裝,、品質(zhì),、訂購數(shù)量等，營業(yè)助理均應(yīng)詳細(xì)列入記錄,必要時畫上該產(chǎn)品草圖,。

(四)如客戶當(dāng)日未能決定采購者,須待次日繼續(xù)洽談時,營業(yè)助理應(yīng)將所挑選出來的樣品,留條囑咐樣品室暫保留于業(yè)務(wù)治談室架子內(nèi),。以免下次洽談時重復(fù)挑選。(保留期限不得超過一星期),。

(五)如客戶不予洽談或已洽商完畢的樣品,營業(yè)助理應(yīng)囑咐樣品室歸還原處,。

(六)客戶如有任何詢問應(yīng)即查核答復(fù),如不能即時答復(fù),亦應(yīng)向客戶說明原因并告以何時答復(fù)。

(七)與客戶洽談中,對客戶所交代的工作應(yīng)于下次洽談前完成,。



□整理報價單

(一)應(yīng)客戶需要,將洽談中感興趣的產(chǎn)品,營業(yè)助理與采購部有關(guān)科長協(xié)調(diào)整理報價單,經(jīng)主管理經(jīng)理核閱后打出交給客戶,。

(二)客戶訂購產(chǎn)品,營業(yè)助理應(yīng)于客戶離公司的當(dāng)日或限內(nèi)將報價單單項總價及全部總價底稿整理妥當(dāng),呈主管經(jīng)理閱后,掃報價單所規(guī)定份數(shù)增加二份。如是C&F或CIF時,報價單上的材數(shù)不予打出,。

(三)營業(yè)助理,應(yīng)即核對報價單是否與底稿相符,如有錯誤即自行修改確實無誤,然后抽出一份報價單請示經(jīng)理后,開國內(nèi)訂單,連同國內(nèi)訂單裝運聯(lián)一并交裝押助理,。

(四)所有寄國外信件,報價單若其他一切文件須由營業(yè)助理核對,并在寄出份上經(jīng)理簽名處旁簽名和簽注日期,送交主管經(jīng)理發(fā)出,但報關(guān)文件由營業(yè)助理于結(jié)并前自行核對單價數(shù)量，必須在當(dāng)日內(nèi)完成,。


□ 開國內(nèi)訂單

營業(yè)助理應(yīng)時常查核自存的報價單,并盡速請主管經(jīng)理會同有關(guān)采購科長發(fā)出國內(nèi)訂單,并在存檔報價單及資料卡或PRICE LIST 上注明承制工廠,、廠價、國內(nèi)訂單號碼及日期,。

(一)訂單上嘜頭可采用下列方式:
1. 刻章,。
2. 打字。
3. 由營業(yè)助理書寫清楚,。

(二)如國內(nèi)訂單上數(shù)量,、價格,、包裝、規(guī)格,、嘜頭有變更時,即發(fā)出"訂單更改通知",并與原國內(nèi)訂單留底聯(lián)裝訂一起,。

(三)如是將國內(nèi)訂單改開另一工廠,則應(yīng)于國內(nèi)訂單留底聯(lián)、驗貨聯(lián),、裝運聯(lián)上注明,"本訂單是原訂單號重開,原訂單作廢"并于存檔報價單聯(lián)及資料卡或PRICE LIST上更改國內(nèi)訂單號碼,、日期、承制廠名稱價格,但在工廠聯(lián)及簽回聯(lián)上絕對不可注明該訂單是重開,并即將裝運聯(lián)直接交裝運押助理,。

(四)原國內(nèi)訂單如是改開別家工廠時,須用特別編號,舉例如下:
KR-1021 (此為改開訂單號碼)
K-1021 (此為原訂單號碼)

(五)需動退的貨,外箱上要打記號,應(yīng)于訂單上特別注明,告知工廠,。

(六)如是紡織品的訂單,亦應(yīng)于訂單上注明需辦GUOTA才可出口。

(七)印制樣品請款時,務(wù)必附上樣品才可付款,。

(八)訂單一個ITEM在￥5,000以上,科長在時一定要讓科長簽字,才能寄出,如科長不在而急于需寄出的訂單由營業(yè)部自行決定,。此訂單進否要由科長簽字才寄出,但如未經(jīng)科長簽字的訂單,采購科長應(yīng)協(xié)助出貨,而催貨則由營業(yè)部負(fù)責(zé)。

(九)凡向工廠催貨(包括配件及印刷品)一切的責(zé)任由營業(yè)助理負(fù)責(zé),但裝押助理協(xié)助催貨,。



□ 開妥國內(nèi)訂單

(一)國內(nèi)訂單開妥后,須校對與報價單上所列的包裝,、數(shù)量是否相符。

(二)開妥國內(nèi)訂單送主管經(jīng)理核閱簽名后:

1. 留底聯(lián)存查,。

2. 工廠聯(lián)及簽回聯(lián)及驗貨聯(lián)交管制中心,。

3.裝運聯(lián)連同報價單一份交裝押助理保存出貨用。

4.簽回聯(lián)逾10天工廠未自動簽回時,由管制中心過濾,如該訂單單項金額超過美金2000元或人民幣8萬元以上者,通知有關(guān)副(助)理或外務(wù)員負(fù)責(zé)簽回,(如金額未超過以上金額者不必硬性簽回),如超過美金5,000元者,務(wù)必由各有關(guān)科長簽回,。

5.管制中心收到簽回聯(lián)時,核對單價,、數(shù)量后,如簽回聯(lián)上有更改部分,應(yīng)由管制中心通知各承辦助理，再交行政助理處理后轉(zhuǎn)交各有關(guān)人員更改樣品室價格,。


(三)營業(yè)助理收到出貨樣品時,須詳查出貨樣品的品質(zhì)規(guī)格是否符合客戶要求,如符合則呈閱主管經(jīng)理后將出貨樣品自行保管,否則即刻請示旅客經(jīng)理如何處理,驗貨平面由主管經(jīng)理核閱后收回再保留,。

1.北部地區(qū)助理取回出貨樣品,仍交由管制中心銷案后,自行保管。

2.送他倉庫的出貨樣品亦需取回,但貴重及體積太大的,助理可自行決定是否取回,。

(四)工廠收到訂單要求承辦助理改價,須由經(jīng)理決定不可自作主張,。


□ 索取樣品

(一)客戶未訂購,但要求樣品的項目應(yīng)請示主管經(jīng)理會同采購部有關(guān)科長向何家工廠索取樣品,并填妥樣品索取函,以三聯(lián)交收發(fā)中心以一承留底。

(二)客戶已訂購者,應(yīng)按報價單國內(nèi)訂單上規(guī)定數(shù)量向有關(guān)工廠索取樣品,。

(三)索取樣品如急迫時,以電話與有關(guān)工廠及外務(wù)員聯(lián)絡(luò),。

(四)重要樣品如在限期內(nèi)仍未收到回音時,應(yīng)即填寫"重要樣品逾期追問單",交有關(guān)采購科長采取緊急措施。

(五)對外務(wù)人員交辦的事項,應(yīng)隨時督促如期完成,如有任何困難時請示主管經(jīng)理處理,。

(六)收到工廠樣品后應(yīng)即詳細(xì)檢查是否完好無缺,如有規(guī)格不符或損壞應(yīng)速通知工廠重寄,并囑咐注意改善及小心包裝,。

(七)向工廠索取樣品時,要注明該工廠產(chǎn)品的編號,如無工廠編號,須附上草圖或相片。

(八)向工廠索取樣品時,請勿寫客戶及地區(qū)名稱,。

(九)外借樣品申請單上一律附上2"×3"相片留底。

(十)內(nèi)借(暫借)樣品應(yīng)于資料中心登記,。

(十一)凡一個ITEM拍成一張的相片均以2"×3"為主,。

附件:
索取樣品職責(zé)的劃分:

1.舊樣品一律由營業(yè)部直接向工廠或外務(wù)員索取，若無法取得,請科長提供資料,由助理繼續(xù)索取,到完成為止。

2.新樣品一律要科長負(fù)責(zé)索取,所謂新樣品包括:
(1)客戶送來的樣品(圖片),。
(2)舊樣品但有部分更改者,。
①外務(wù)員編制隸屬采購部,但其工作直接對營業(yè)部負(fù)責(zé)。
②有訂單的新樣品由科長負(fù)責(zé)索取樣品到底,。
③無訂單的新樣品索取期限已屆,科長無法完成,應(yīng)呈所屬經(jīng)理,說明理由,。



□ 寄樣品給客戶

在收到工廠所寄來的樣品上,貼妥本公司標(biāo)簽與ITEM NO.品名

(一)如以海郵或空郵寄出者,應(yīng)打收件人地址、姓名,、電話,、標(biāo)簽及SAMPLE INVOICE五聯(lián),在第四聯(lián)上簽名及注明日期交包景裹組寄出,將第三聯(lián)隨同樣品裝入箱內(nèi)。第一聯(lián)寄客戶,第二聯(lián)交收發(fā)歸檔,第五聯(lián)自存,。

1.如樣品數(shù)量過多或價值過高,而交涉仍需付樣品費者,應(yīng)于SAMPLE INVOICE上注明SAMPLE CHARGE并去函向客戶索取樣品費及郵費,。

2.每3個月依自存的第五聯(lián)SAMPLE INVOICE清理客戶未寄來樣品費郵費或其他費用,打DEBIT NOTE用會計科長名義向客戶索取。

3.寄國外包裹,由各助理自行包好,裝入箱內(nèi)"

4.如寄出SMP需辦出口配額者,承辦助理應(yīng)特別注意事先辦理,。

(二)如以航空貨運方式寄出者,應(yīng)打SAMPLE INVOICE六聯(lián)單價打上虛價(不實的價格)第一聯(lián)于樣品寄出后隨函寄給客戶,第五聯(lián)由航空貨運公司簽名后交秘書室收發(fā)人,，六聯(lián)自存。收到航空貨運公司提單應(yīng)核對航空運費,、客戶地址及班機是否正確,如航空貨運公司計算傭金時核對,其余交秘書室存檔,如航空運費為本公司支付者,須客戶確實收到貨品時才可簽付運費,。

(三)所有寄出國外的樣品須由經(jīng)理過目,再行寄出。



□ 客戶來電來函來樣品

(一)收到客戶來電來函,應(yīng)立即請示經(jīng)理如何處理,。

(二)收到客戶來擬仿制的樣品,或寄來的目錄相片,其開發(fā)報價等,應(yīng)即請示主管經(jīng)理,。若有居交訂單者,請公司予以獎勵。

(三)主管經(jīng)理外出時,營業(yè)助理應(yīng)在自己能力范圍內(nèi)所能管的事先行管理,主管經(jīng)理返公司后,再呈報處理經(jīng)過如系緊急事項,應(yīng)設(shè)法與主管經(jīng)理取得聯(lián)絡(luò),以便迅速處理,。



□ 須經(jīng)確認(rèn)樣品,、印刷品

(一)如國內(nèi)訂單上載有樣品、印刷盒,、紙?zhí)?、?biāo)紙、標(biāo)頭經(jīng)國外客戶確認(rèn)通過后,立即以公司印的表格,寄交工廠及有關(guān)外務(wù)員,留底一份交裝押簽收,并在原國內(nèi)訂單裝運聯(lián)上登記后再交回營業(yè)助理留存,。如以電話通知工廠,應(yīng)補寄通知以便安排出貨,。

(二)客戶正式確認(rèn)通過的樣品,應(yīng)會知有關(guān)外務(wù)員或科長,規(guī)格正確以便驗貨。



□ 驗貨

(一)如非專案訂單因訂購數(shù)量小或外務(wù)員忙碌,因地區(qū)偏遠(yuǎn)無法前往承制廠商貨或因承制廠商品質(zhì)差,外務(wù)人員不能決定可出貨時,外務(wù)人員來電或來函通知,，營業(yè)助理應(yīng)即請示主管經(jīng)理如何處理,。但北部地區(qū)、廣州地區(qū)不論任何情況,應(yīng)通知外務(wù)員必須親往驗貨,。

(二)營業(yè)助理因解決重要問題須往工廠時,應(yīng)填出差申請表返回公司后憑出差報告表,向總務(wù)科請領(lǐng)差旅費,。

(三)所有訂單的驗貨聯(lián)均由管制中心直接寄交外務(wù)員,以便協(xié)助催貨,如助理需到倉庫驗貨,自行找裝運聯(lián)或留底聯(lián)。


□申請國外(內(nèi))傭金賠償

(一)營業(yè)助理填妥申請書,送呈主管經(jīng)理,、總經(jīng)理簽名核準(zhǔn)送交押匯科長,如賠償須扣工廠者于表上注明并另填寫扣款單一份交會計,一份交稽核,一份交采購科長,一份留底,以便工廠請款時扣除,如是親交來公司的客戶,須備妥收據(jù)及護照影本送交會計制單,。
(申請書為四聯(lián),其中一份留底)

(二)在支付國外傭金時必須:
1.與國外公司訂傭金可在任何地點支付的契約影本交會計,。
2.每支付前由對方公司來信指定由某人攜帶該公司開立的收據(jù)支領(lǐng)。

(三)押匯科長收到國外匯款支出申請單,送交有關(guān)會計簽收一份,另一份交稽核,。


□ 對樣品處理

(一)出貨樣品:營業(yè)助理必須取得并切實負(fù)責(zé)驗貨無誤后予以自行保管或予補樣,。

(二)收到工廠新樣品,呈閱主管經(jīng)理后,應(yīng)附廠商住址、電話及負(fù)責(zé)人姓名及價格資料即送采購部有關(guān)科長編資料,。

(三)承辦助理收到新樣品,應(yīng)從速送采購部,如獲訂單,可得獎金,。

(四)有秘密樣品(專利或只能賣給專門客戶)不可隨便陳列于樣品室。其訂單及樣品函的科長欄應(yīng)改填經(jīng)理名,。

(五)如需向商業(yè)部門借出樣品時,應(yīng)填寫"樣品外借申請單"連同彩色照片呈總經(jīng)理核后方可借出,。

(六)如有不可陳列的印刷盒,由承辦助理于出綱SMPL上注明"不可陳列"字樣,先交管制中心銷案后,再由管制中心送交承辦助理保管。



□ 注銷國內(nèi)訂單

(一)營業(yè)助理向裝押助理簽收"營業(yè)部訂單貨款支付核準(zhǔn)單"須詳細(xì)核對單價,、數(shù)量及扣款事項并作付款記錄后交管制中心核對,無誤后簽名呈閱經(jīng)理,并將原國內(nèi)訂單底上予以注銷,。

(二)凡有退關(guān)稅或退貨物稅的工廠在未結(jié)關(guān)前請款一律保留50%(包括送倉庫貨)，如工廠急需貨款,亦應(yīng)先開來保證票,。



□ 接到報價單與國內(nèi)訂單

裝押助理收到由營業(yè)助理轉(zhuǎn)來的報價單與國內(nèi)訂單時,應(yīng)核對報價單與國內(nèi)訂單上包裝,、數(shù)量是否完全相符,如發(fā)生錯誤或有疑問時,應(yīng)即與營業(yè)助理協(xié)調(diào)或請示主管經(jīng)理如何處理。


□ 簽收L/C影本

(一)押匯科長收到L/C后,即影印一份送交營業(yè)經(jīng)理簽收,再轉(zhuǎn)交營業(yè)助理核閱并在存檔的O/C上登記L/C號碼,S/D,、V/D以及金額后,交裝押助理,。

(二)L/C可能發(fā)生的問題如下:

1.收到L/C時須先核對總金額、數(shù)量,、單價是否正確,。

2.收以L/C當(dāng)天時,如距有效日少于三天,即須向主管經(jīng)理提出。

3.通常L/C是可分批,如不可分打,須向主管經(jīng)理提出,。

4.如由本地?zé)o直接船可到達(dá)的港口,須看L/C是否可以轉(zhuǎn)船,如不可以須請示主管經(jīng)理,必須特別注意出口港不能指定為本地港口,。

5.核對受益人全名、地址有無錯誤,。

6.核對交易條件是為FOB,、CIF、C&F是否相符,。

7.L/C內(nèi)容有無錯誤字,。

8.有無規(guī)定整批或限裝貨柜或特別指定船公司。

9.如同一富戶有數(shù)張L/C時須看有無規(guī)定可予合并,。

10.如L/C直接由國外客戶寄來,而未經(jīng)銀行登記,須即請示主管經(jīng)理是否送銀行核對其簽字是否符合,。

11.如遠(yuǎn)期付款的L/C應(yīng)查看利息,是否由買方負(fù)擔(dān),如否應(yīng)即請示主管經(jīng)理。

12.如有怪異字眼,或條款有違常理者,應(yīng)即請示主管經(jīng)理,。


□裝船通知單

(一)依照國內(nèi)訂單的規(guī)定交貨日期一個月至一個月前開始作業(yè),由裝押助理按外勤人員的報告或直接與工廠聯(lián)系后填寫裝船通知單,。

送貨柜場者:共四聯(lián)

第一聯(lián):
寄工廠,由裝押助理寫好廠商信封交營業(yè)助理簽字后再送收發(fā)。

第二,、三聯(lián):
(1)寄有關(guān)外務(wù)員,在第二聯(lián)上填妥確定出貨日期,、凈重,、毛重、才積,、未能如期交貨原因后寄回經(jīng)理,再交裝押助理協(xié)調(diào)安排出貨。
(2)如每一ITEM超過,美金5000元者,第二聯(lián)交有關(guān)科長,第三聯(lián)仍寄交外務(wù)員,。

第四聯(lián):裝押助理存查,。


貨送倉庫者:填"送倉裝船通知單",共二聯(lián)

第一聯(lián):
寄工廠,由裝押助理寫好廠商信封交營業(yè)助理簽字后,再送收發(fā)。

第二聯(lián):
裝押助理存查,。

如重要訂單未能如期交貨,得填寫"重要訂單逾期追問單"交有關(guān)科長協(xié)助處理,。

(二)如國內(nèi)訂單規(guī)定收到L/C后才通知生產(chǎn)者,收到L/C當(dāng)日即在裝船通知單上注明"L/C已收到"，船期通常以S/D期限前三星期為宜,。(彈性應(yīng)用)

(三)如國內(nèi)訂單規(guī)定須等樣品確實通過才生產(chǎn)者,當(dāng)收到客戶確認(rèn)函電時,由營業(yè)助理填寫確認(rèn)函交工廠,并將留底聯(lián)交有關(guān)裝押助理簽收,并在國內(nèi)訂單裝運聯(lián)上登記后,再交回營業(yè)助理,以便安排船期,。

(四)如出口美、日地區(qū),應(yīng)將經(jīng)濟部商品檢驗局的原料來源加工處所切結(jié)書空白數(shù)份填妥,可隨同第一聯(lián)裝船通知單寄往工廠或交外務(wù)員蓋章填寫后寄回,才回經(jīng)濟部商品檢驗局申請產(chǎn)地證明書,。

(五)需確實注意出口貨品是否含有須辦退稅進口零件,協(xié)調(diào)報關(guān)行后與有關(guān)工廠辦理手續(xù),。



□ 催貨

(一)送貨柜場的裝船通知單發(fā)出后一星期內(nèi)如無回音交貨,應(yīng)該會同營業(yè)助理向工廠或外勤業(yè)務(wù)人員催貨。

(二)退稅資料寄來本公司時,應(yīng)先告知工廠填明承辦人姓名,否則經(jīng)常很多助理有同一家工廠的貨,退稅資料往往誤傳,而發(fā)生工玫不能退稅的麻煩,。


□ 收到倉庫送來的進貨單

(一)裝押助理收到進貨單應(yīng)即核對,，對所列的嘜頭、數(shù)量,、包裝情況表是否與國內(nèi)訂單符合,如需更正即刻通知倉儲科長處理,。

(二)收到進貨單后,需通知助理前往倉庫驗貨,并制訂"萊部訂單貨款支付核準(zhǔn)單"。

(三)如未通知送貨柜場而擅自送來倉庫者,應(yīng)扣運費,。



□ 簽訂S/O

(一)依據(jù)出貨明細(xì)表及國內(nèi)訂單裝運聯(lián)所示大約材數(shù)計算體積重量,。

(二)向擬裝運的船公司或報關(guān)行查是否確實簽到S/O。

(三)船期如有提前或延后,應(yīng)立即與工廠聯(lián)系務(wù)必配合,。

(四)打S/O時須查核是否每張均打,如有漏打,應(yīng)即時補上,以免報關(guān)行在船公司重打,浪費時間,。

(五)簽S/O的時間應(yīng)提早一星期或兩星期,或事先以電話與船公司聯(lián)絡(luò)訂船位。

(六)如裝整臺貨柜時,必須貨物實際重不可超過船公司所規(guī)定的重,如超過時應(yīng)請示主管經(jīng)理處理,。



□ 結(jié)關(guān)前工作

(一)如由他庫裝貨柜出貨者,應(yīng)提前將出貨明細(xì)表一份交倉儲科科長,以便送貨,。(貨未到或尚未驗貨,應(yīng)在明細(xì)表上注明)

(二)(如由倉庫出卡車者,須在結(jié)關(guān)前二天將出貨明細(xì)表交押匯科長,以便及時通知卡車,貨未到或尚未驗貨必須在明細(xì)表上注明。

(三)須密切注意倉庫出貨時間,、車號,、嘜頭、數(shù)量及送貨地點,確定時應(yīng)即通知報關(guān)行,。

(四)于船期結(jié)關(guān)前一日,確定出貨明細(xì)表的正確項目,、數(shù)量,如所出的貨有配件印刷工廠者,須于出貨明細(xì)表上注明。

(五)打PRCKING LIST六份,并于其中三分抬頭改成INVOICE并于其上注明每家工廠正確全名,統(tǒng)一編號,、發(fā)票號碼,交營業(yè)助理核閱,。并填寫出口登記本四聯(lián),第五聯(lián)(財務(wù))連同PACKING LIST三份INVOICE二份送交押匯科長蓋章后,連同退稅資料交報關(guān)行,一份交會計科長,其中另一份INVOICE自行留底,。

(六)出口登記本上所列規(guī)定送件日期及預(yù)計入帳日期,應(yīng)填寫結(jié)關(guān)后七天,如有遲延應(yīng)寫原因。

(七)送貨當(dāng)天早上必須聯(lián)絡(luò)工廠確實出貨時間,、卡車號碼及到達(dá)時間,確定時立即通知報關(guān)行,。

(八)結(jié)關(guān)當(dāng)天如有未能確定工廠出貨把握者,須立即修改資料,將該綱報關(guān)。

(九)貨如未依時間送達(dá),所發(fā)生海關(guān)費用及規(guī)費應(yīng)有記錄,并于簽訂單支付核準(zhǔn)單時填上應(yīng)扣數(shù)目,注意請款時扣除,。

(十)裝押助理如當(dāng)日有結(jié)關(guān)的貨,須所有的貨到達(dá)確實報關(guān)完畢,才可下班,。

(十一)裝押助理必須待進貨柜場的貨確已送達(dá)無誤才可制"營業(yè)部訂單貨款支付核準(zhǔn)單"。

(十二)工廠的出貨發(fā)票要開送貨當(dāng)天的日期,、配件,，如分批出貨,亦需于每一次出貨(磅貨)即開來當(dāng)天的發(fā)票,不可延遲于送貨。

(十三)工廠如在貨未結(jié)關(guān)前,即已送達(dá)貨柜場,而有需退貨物稅或關(guān)稅者,請款時一律暫時保留50%,并于貨款支付核準(zhǔn)單上注明此點,。


□結(jié)關(guān)后工作

(一)裝押助理須查詢報關(guān)行及船公司,貨是否確實出口無誤,如確實無誤,將出口明細(xì)表一份交會計,另一份送管制中心,并將營業(yè)部訂半日貨款支付核準(zhǔn)單交營業(yè)助理,。

(二)催CBC必須確實于結(jié)關(guān)次日取得,除非以錯單出口者,須隨時催報關(guān)行,最遲須于一星期內(nèi)取得,否則須向主管經(jīng)理報備。

(三)于CBC到達(dá)后,如要辦理經(jīng)濟部產(chǎn)地證明書,須附上INVOICE一份,工廠已蓋好章的原料來源加工切結(jié)書一份及CBC副本一份送交報關(guān)行,以便辦理產(chǎn)地證明,。

(四)在拿B/L前須將S/O留底正確無誤一份交報關(guān)行,以便到船公司拿B/L時核對,。

(五)在收到B/L時立刻核對材數(shù)與運費與內(nèi)容有無錯誤是否符合。

(六)B/L如須預(yù)付運費,應(yīng)會同營業(yè)助理填妥營業(yè)部雜費支付核準(zhǔn)單交有關(guān)會計,如經(jīng)理不在,為爭取時效,可憑裝押助理簽名,即送會計付款,事后由會計送給經(jīng)理,、副經(jīng)理,、助理補簽。

(七)將文件備妥,待文件齊全后,將全套押匯文件另加出貨明細(xì)表INVOICE,B/L各一份連同出口登記本第三聯(lián)(稽核)第四聯(lián)(押匯)交押匯科長,將必要文件轉(zhuǎn)送銀行押匯,出口登記本第三聯(lián)由押匯科長轉(zhuǎn)送稽核,時間由結(jié)關(guān)日起不得超過七天,如有延誤需寫原因,并須扣各經(jīng)理利息,并處罰裝押助理,。

(八)押準(zhǔn)文件存檔聯(lián)及寄交客戶,，聯(lián)經(jīng)由營業(yè)助理呈閱主管經(jīng)理后，分別寄出并在存檔聯(lián)上注明"歸檔",交收發(fā)中心,。

(九)押匯科長收到結(jié)匯證書連同信匯回條,、出貨明細(xì)表、INVOICE及B/L各一份送交有關(guān)會計,。


□ 打OOL

視客戶或經(jīng)理需要,裝押助理應(yīng)按所辦客戶會同營業(yè)助理打OOL三份,一份由裝押助理留存,兩分轉(zhuǎn)交營業(yè)助理留存一份,另一份呈閱主管經(jīng)理,。



□ 收到倉庫存貨周報表

倉儲科須于每周一上午11時半前將倉庫周報表送交行政助理,行政助理于午前送交裝押助理,裝押助理收到后須填妥L/C期限欄及裝船日期欄,并核對數(shù)量、嘜頭廠商無誤后交營業(yè)助理核對,于每周二中午下班前交主管經(jīng)理轉(zhuǎn)交行政助理,如倉庫存貨周報表上有錯誤時須立刻去電話與倉儲科長聯(lián)系查明,。



□ 申請LOCAL L/C

(一)向押匯科長取表填妥,即送主管經(jīng)理,總經(jīng)理簽名核準(zhǔn)交押匯科長申請,在開發(fā)本地信用狀申請書上須開給何家工廠,手續(xù)費是否從工廠扣除,。

(二)押匯時LACAL L/C復(fù)印件本一份需送押匯科長。



□ 貨完全出清時的工作

(一)國內(nèi)訂單裝運聯(lián)待貨完全出清不再使用時,自行燒掉,。

(二)L/C影本待貨完全出清不再使用時,應(yīng)即交押匯科長,。



□ 核簽報關(guān)費

(一)核對嘜頭、件數(shù)是否無誤,并于出口登記本留底聯(lián)注銷并于出口登記本上報關(guān)費欄登記該批報關(guān)費,以免報關(guān)行重復(fù)請款,。

(二)報關(guān)費如多出規(guī)定費用時,應(yīng)簽請經(jīng)理核準(zhǔn)