巧借Excel快速把Word表格行列互換

　   其實,，我們經(jīng)常用到的另一款辦公軟件Excel中就包含了表格轉(zhuǎn)置的功能,，使得我們可以直接借助Excel來轉(zhuǎn)置word表格。

　本文以如圖1所示的一個word表格為例,，向大家介紹具體的轉(zhuǎn)置方法,。

圖1

　　1. 首先要在word中右擊表格左上角的十字標(biāo)全選整個表格，然后執(zhí)行右鍵菜單中的“復(fù)制”命令

　　2. 接下來打開Excel,，在任意單元格處點擊鼠標(biāo)右鍵,，選擇“選擇性粘貼→文本”命令，將word表格粘貼到Excel中,。如圖2所示

圖2

　　3. 右擊并復(fù)制圖2中這些帶有數(shù)據(jù)的單元格(記住,，此步不可缺少，至關(guān)重要!)

　　4. 然后切換到另一空白工作表中,，右擊并執(zhí)行“選擇性粘貼”命令,。最后在彈出的如圖3所示對話框中勾選“轉(zhuǎn)置”復(fù)選框后點擊確定即可

圖3

　　5. 此時，您便會發(fā)現(xiàn)Excel表格中的行列已經(jīng)按照我們的要求互換了，而且各個單元格的數(shù)據(jù)也分毫不差,，這時再將轉(zhuǎn)置好的表格拷貝回word就行了,。如圖4所示就是已經(jīng)轉(zhuǎn)換好的word表格，怎么樣?效果不錯吧,。

圖4

      Excel動畫教程：行列快速轉(zhuǎn)換

如果需要要將Excel按行（列）排列的數(shù)據(jù),，轉(zhuǎn)換為按列（行）排列，可以通過“選擇性粘貼”來實現(xiàn),。

選中需要轉(zhuǎn)換的數(shù)據(jù)區(qū)域,，執(zhí)行一下“復(fù)制”操作；選中保存數(shù)據(jù)的第一個單元格,，執(zhí)行“編輯選擇性粘貼”命令,，打開“選擇性粘貼”對話框，選中其中的“轉(zhuǎn)置”選項,，確定返回即可,。

　具體操作的動畫演示過程如下：

       輕松調(diào)整Excel奇數(shù)行行高

        朋友在使用Excel中遇到了難題，他想把數(shù)據(jù)區(qū)域中所有的奇數(shù)行設(shè)為相同的行高,。當(dāng)然,，按住Ctrl鍵可以一一點選不連續(xù)的奇數(shù)行，但對于他的數(shù)千行數(shù)據(jù)來說,，顯然這是不明智的,，而且稍有差池，前功盡棄,?？嗨稼は耄辰K于幫他找到了解決辦法,。

　第一步,，在工作表數(shù)據(jù)區(qū)域右側(cè)選一空白列，如本例的F列,，在第一個奇數(shù)行的單元格中輸入“=1/0”,，回車，如您所料,，它將返回一個錯誤結(jié)果“#DIV/0!”,，而這正是需要的。選中此單元格及下面一個空白單元格,，將鼠標(biāo)移至選擇區(qū)域的填充柄處(此時指針變?yōu)槭中?,，按住左鍵向下拖動，直到此列需要更改行高的最后一個奇數(shù)行單元格處,。這樣,，鼠標(biāo)所拖過的區(qū)域凡奇數(shù)行的單元格都被填充了“#DIV/0!”(如圖1)。

　　第二步，打開“編輯”菜單,，選擇“定位”命令,，在“定位”對話框中單擊“定位條件”按鈕，確認(rèn)“公式”下的“錯誤”項被勾選,，取消“數(shù)字”,、“文本”、“邏輯值”的選擇(如圖2),。

　　單擊“確定”關(guān)閉對話框,，可見此列凡奇數(shù)行的單元格均被選中了(如圖3)。

　　第三步,，連續(xù)執(zhí)行“格式”,、“行”、“行高”命令,，打開“行高”對話框,，在文本框中輸入要更改的行高值(如圖4),。

　　單擊“確定”按鈕,，所有要求更改高度的奇數(shù)行行高已更改完畢(如圖5)。

　　最后,，清空定位條件列(即F列)的數(shù)據(jù)或?qū)⑵鋭h除,。

　　注意:本例選擇了“公式”的“錯誤”項作為定位條件，因為這一種情況在實際情況中出現(xiàn)的幾率很小,，當(dāng)然還可以根據(jù)工作表中的數(shù)據(jù)類別定制和選擇其他的定位條件,。

 

　　朋友順利解決了問題，但又提出了新的要求：如果要對數(shù)據(jù)區(qū)域中所有的奇數(shù)行進行格式設(shè)置,，又該如何辦呢?顯然,，上面的方法選中的僅僅是參考列中的奇數(shù)行單元格，無法直接達(dá)到要求,，只能另辟蹊徑,。突然想起了Excel的篩選功能，何不試試呢?!

　　首先,，還是在工作表數(shù)據(jù)區(qū)域右側(cè)選一空白列作為參考列,，在第一個單元格內(nèi)輸入“0”，第二個單元格內(nèi)輸入“1”,。

　　第二步,，選中“0”、“1”兩個單元格,，按住Ctrl鍵,，利用填充柄向下填充數(shù)據(jù)，直到數(shù)據(jù)區(qū)域的末行。選中參考列數(shù)據(jù)中的某一個單元格,。

　　第三步,，打開“數(shù)據(jù)”菜單，執(zhí)行“篩選”,、“自動篩選”,。

　　第四步，單擊參考列首行的按鈕,，選擇篩選條件“0”,，數(shù)據(jù)區(qū)域中，偶數(shù)列自動隱藏,。下面就可以直接對奇數(shù)列的單元格進行操作了,，不僅可以統(tǒng)一調(diào)整行高，還可以對單元格進行字體設(shè)置,、顏色填充等各種格式操作,。

　　第五步，打開“數(shù)據(jù)”菜單,，執(zhí)行“篩選”,、“自動篩選”，還原數(shù)據(jù)區(qū)域,。

　　最后,，刪除參考列。

　　一個貌似麻煩的難題,，通過參考數(shù)據(jù)的設(shè)置,，竟然如此簡單，簡單到讓人啞然失笑,，真是只有想不到的,，沒有做不到的。

       空行(列)插入與行復(fù)制

　　在日常工作中,，有時需要在Excel工作表已輸入好的數(shù)據(jù)清單中,，隔行（列）插入一些空行或空列，如將工資表中的數(shù)據(jù)做成工資條就必須先這樣做,，若一行一行（或一列一列）的插入,，是很麻煩的，不妨用Excel的公式和函數(shù)來試試,。

       假設(shè)有一工資表如圖1所示,。

圖1

　　1. 在數(shù)據(jù)清單中隔行（列）插入一個空行（列）

　　將 “插入空行”工作表變?yōu)楫?dāng)前工作表，單擊A1單元格,，輸入公式“=IF(MOD(ROW(),2)=0,"",OFFSET(工資表!$A$1,INT(ROW()/2),COLUMN()-1))”后,，選定A1,，拖動填充柄向右水平填充至數(shù)據(jù)都出現(xiàn)，接著拖動填充柄往下填充至所有的數(shù)據(jù)都出現(xiàn)即可完成隔行插入空行（當(dāng)然也可先往下填充,，再往右填充）,，結(jié)果如圖2所示。同理在“插入空列”工作表的A1單無格中輸入公式：“=IF(MOD(COLUMN(),2)=0,"",OFFSET(工資表!$A$1,ROW()-1,INT(COLUMN()/2)))”,，向右再向下填充即可完成隔列插入空列,，如圖3所示。

圖2

圖3

　　2. 在數(shù)據(jù)清單中隔行（列）插入兩個空行（列）

　　將“插入空兩行”工作表變?yōu)楫?dāng)前工作表,，單擊A1單元格,，輸入公式“=IF(MOD(ROW(),3)=0,"",(IF(MOD(ROW(),3)=2,"",OFFSET(工資表!$A$1,INT(ROW()/3),COLUMN()-1))))”，選定A1單元格,，往右再往下填充即可完成隔行插入兩空行,，(也可先往下再往右填充)。同理,，在“插入空兩列”工作表A1中輸入公式：“=IF(MOD(COLUMN(),3)=0,"",(IF(MOD(COLUMN(),3)=2,"",OFFSET(工資表!$A$1,ROW()-1,INT(COLUMN()/3)))))”,，向右再向下填充即可完成隔行插入兩空列。

　　3. 將工資表變成工資單（隔行插入兩空行,，并把一空行復(fù)制成欄目名）

　　將“工資單”工作表變?yōu)楫?dāng)前工作表,，單擊A1單元格，輸入公式“=IF(MOD(ROW(),3)=0,"",(IF(MOD(ROW(),3)=1,工資表!A$1,OFFSET(工資表!$A$1,INT(ROW()/3)+1,COLUMN()-1))))”,，選定A1單元格,，往右再往下填充即可完成（如圖4所示）,。

圖4

      Excel：用條件格式讓行列更清晰

在利用Excel處理一些較多數(shù)據(jù)的表格時,，經(jīng)常會看得眼花繚亂，搞不好就會錯行錯列,，造成麻煩,。這時我們非常希望行或列間隔設(shè)置成不同格式，這樣,，看起來就不那么費勁了,。當(dāng)然，逐行或逐列設(shè)置是不太可取的,，太費功夫,。其實，利用條件格式可以很輕松地完成這項工作,。方法是：先選中數(shù)據(jù)區(qū)中所有單元格,，然后單擊菜單命令“格式→條件格式”，在打開的對話框中,，在最左側(cè)下拉列表中單擊“公式”,，然后在其右側(cè)的輸入欄中輸入公式：=MOD(ROW(),2),。然后單擊下方的“格式”按鈕，在彈出的“單元格格式”對話框中單擊“

圖案”選項卡,，指定單元格的填充顏色,，并選擇“邊框”選項卡，為單元格加上外邊框,，然后一路單擊“確定”按鈕,。

如果我們希望在第一行不添加任何顏色，那么,，您只需要將公式改為：“=MOD(ROW()+1,2)”就可以了,。

如果能間隔兩行添加填充顏色而不是如圖所示的間隔一行，那么,，只需要將公式改為“=MOD(ROW(),3)=0”就可以了,。如果要間隔四行，那就將“3”改為“4”,。以此類推,，簡單吧？您也可以嘗試在公式中“ROW()”的后邊加上“+1”或“+2”等,，看看結(jié)果有什么不同,？

如果我們希望的是讓列間隔添加顏色，那么只需要將上述公式中的“ROW”改為“COLUMN”就可以達(dá)到目的,。

提示：本例所用主要有下面幾個函數(shù)：1. MOD(number divisor)：返回兩數(shù)相除的余數(shù),。結(jié)果的正負(fù)號與除數(shù)相同。其中Number為被除數(shù),，Divisor為除數(shù),；2. ROW(reference)：Reference為需要得到其行號的單元格或單元格區(qū)域。本例中省略reference,，那么Excel會認(rèn)定為是對函數(shù)ROW所在單元格的引用,；3. COLUMN(reference)：與ROW(reference)一樣。只不過它返回的是列標(biāo),。

      EXCEL大量數(shù)據(jù)快速錄入技巧

     高考及其他許多類似工作有大量的數(shù)據(jù)需要錄入,，為了便于匯總，各校必須統(tǒng)一格式,，所以一般由上級主管部門設(shè)計好一個數(shù)據(jù)庫,，再輔之以一個錄入的界面。這樣雖然操作起來非常直觀,，但絲毫不能減輕數(shù)據(jù)錄入的工作量（除了自動編號之外）,。仔細(xì)研究一下他們的數(shù)據(jù)庫和數(shù)據(jù)構(gòu)成，我們就可以放棄那些漂亮的錄入界面,，在Excel2000中輕松完成,。

　　一,、表頭的設(shè)計處理

　　首先要自己設(shè)計一張工作表。表頭上的表項設(shè)置,，必須建立在對上級部門數(shù)據(jù)庫的認(rèn)真剖析的基礎(chǔ)之上,。如果是傳統(tǒng)的DBF數(shù)據(jù)庫，當(dāng)然可以直接在Excel中進行相關(guān)操作,；如果是ACCESS數(shù)據(jù)庫,，經(jīng)過適當(dāng)處理，我們也可以在Excel2000中對它進行操作,。實在不行,，那就逐項記錄下所要錄入的數(shù)據(jù)項，自己設(shè)計一個表頭也是可以的,。表頭最好用漢字注明,，這樣可以避免錄入時出現(xiàn)張冠李戴的情形，需要時再適當(dāng)調(diào)整一下就行了,。

　　二,、“查找、替換”和“自動更正”功能的巧用

　　再來分析一下這些數(shù)據(jù)：在“畢業(yè)學(xué)?！币粰?，有好多個學(xué)生畢業(yè)于同一所學(xué)校，重復(fù)輸入效率肯定不高,。對,，有了，先自己定義幾個字符來臨時替代一下各個學(xué)校的名稱（如用“4Z”代表“棗陽市第四中學(xué)”,，等全部完成后再按“Ctrl+H”把所有的“4Z”全部替換為“棗陽市第四中學(xué)”不就行了,？

　　[提示：盡量用一些簡單好記、易錄入,、不會與其他內(nèi)容發(fā)生混淆的字符來執(zhí)行替換,，不過不要光顧了簡單好記,，否則,，你用“4”代替“棗陽市第四中學(xué)”試試，做了“全部替換”后可別罵人喲,！]

　　如果你連Ctrl+H這一步也想省去,，你可以試試Excel的“自動更正”功能。使用自動更正功能,，可以簡化用戶對大量重復(fù)數(shù)據(jù)的輸入操作,，例如可以將上面的“4z”定義更正為“棗陽市第四中學(xué)”，定義的方法是：

　　1.從工具菜單中選擇“自動更正”,，打開自動更正對話框,。

     2.在“替換”框中輸入數(shù)據(jù),， 如：“4z”，在“替換為”框中輸入數(shù)據(jù),，如：“棗陽市第四中學(xué)”,，單擊“添加”，再單擊 “確定”,。

     之后,，只需在單元格中輸入“4z”兩字，即會自動更正為“棗陽市第四中學(xué)”,。

　　三,、輸入法的自動切換

　　在輸入數(shù)據(jù)時，一張工作表中同時包含漢字,、英文字母和數(shù)字,，那么對于不同的單元格，輸入時不斷地切換輸入方式也是人為增加的錄入工作量,。只要作一下預(yù)處理,，便可以使Excel對不同類型的單元格實現(xiàn)輸入法的自動切換。

　　啟動Excel 2000,，新建一工作簿,，取名為“2002.xls”，右鍵單擊工作表標(biāo)簽“Sheet1”,，選擇“重命名”,，改名為“學(xué)籍登記表”。先將小張經(jīng)常使用的“智能陳橋輸入法”設(shè)為默認(rèn)漢字輸入法：單擊右下角的“En”圖標(biāo),，選擇“屬性”,，在出現(xiàn)的對話框中選擇語言標(biāo)簽下的“智能陳橋輸入平臺”，單擊[設(shè)為默認(rèn)值]并確認(rèn),。按上述設(shè)計輸入表頭內(nèi)容,，然后選中“姓名”、“性別”等需要輸入漢字的那些列,，在菜單中依次選擇“數(shù)據(jù)→有效性→輸入法模式”選項卡,，在“模式”下拉列表框中選擇“打開”，單擊[確定]按鈕（如圖1）,。再選擇其他各列,，同上操作步驟，調(diào)出“輸入法模式”選項卡,，在“模式”下拉列表框中選擇“關(guān)閉（英文模式）”,，單擊[確定]按鈕即可。

　　經(jīng)過這樣簡單的處理之后,，在錄入過程中,，當(dāng)插入點處于不同的單元格時,，Excel 2000能夠根據(jù)我們進行的設(shè)置自動在中英文輸入法間進行切換，省去了來回進行中英文切換的麻煩,。

        四,、不定長數(shù)據(jù)的預(yù)處理

　　對于學(xué)生家庭住址這一欄，列寬該如何設(shè)置呢,？太寬了會造成表格過寬左右滾動不方便,，太窄又怕萬一哪個學(xué)生的地址比較長，豈不被它右邊的列給擋住了,？不要緊,，有兩招都是專門對付這種情況的：

　　第一招、在“家庭住址”列上方單擊,，選中整列,，依次選擇菜單“格式→單元格→對齊”，在“文本控制”下選中“縮小字體填充”復(fù)選框（如圖2）,，單擊[確定]按鈕,，調(diào)整該列到合適的列寬。這樣如果某個同學(xué)的地址超過了單元格的寬度,，Excel能夠自動縮小字符的大小把數(shù)據(jù)調(diào)整到與所設(shè)列寬一致,，以使數(shù)據(jù)全部顯示在單元格中。即使以后對這些單元格的列寬進行了更改,，其中的字符也可乖乖地自動增大或縮小字號,，以適應(yīng)新的單元格列寬。

　　第二招,、選中“家庭住址”列后,，勾選圖2中的“自動換行”復(fù)選框后，Excel能根據(jù)列的寬度和文本內(nèi)容的長度自動換行,，這樣就不必瞇起眼睛去忍受那些小字了,！

　　五、讓Excel也“自動編號”

　　我們都知道,，Excel的自動填充是它的一大特色功能,。利用它來進行序號的“自動編制”，簡直就像是量體裁衣一樣方便,。一般自動填充的方法都是用鼠標(biāo)左鍵指向填充柄,，按住鼠標(biāo)向下拖動完成的（填充柄是位于選定區(qū)域角上的小黑塊，將鼠標(biāo)指向填充柄時,，鼠標(biāo)的形狀變?yōu)楹谑帧Ｍ蟿犹畛浔梢詫?nèi)容復(fù)制到相鄰單元格中,，或填充日期系列）,。如果表格有太多的行,，這種方法不便掌握拖動的距離。這里介紹一種本人摸索的更簡單的操作方法：用鼠標(biāo)左鍵雙擊填充柄,。一切OK,！注意：這樣做有時候不能達(dá)到預(yù)期的填充效果。還必須滿足下列條件：

　　1,、只能縱向填充不能橫向填充,。

　　2、欲填充的列的左(右)相鄰列非空,，且中間無間斷,，否則以上填充將在間斷處停止。

　　3,、該方法對文本形式的序列也起作用,。

       六、自動定位小數(shù)位

　　因為有一大批諸如123.5之類的學(xué)生成績需要錄入,，如果錄入前先進行下面的設(shè)置,，將會使你的輸入速度成倍提高（可以不需要輸入小數(shù)點）。

　　單擊“工具”→“選項”→“編輯”選項卡,，選中“自動設(shè)置小數(shù)點”復(fù)選框,，在“位數(shù)”微調(diào)編輯框中鍵入需要顯示在小數(shù)點右面的位數(shù)。在此,，我們鍵入“1”（如圖3）,。單擊“確定”按鈕。

　　現(xiàn)在,，在工作表的某單元格中鍵入“1235”,，則在你按了回車鍵之后，該單元格的數(shù)字自動變?yōu)椤?23.5”,。方便多了吧,！此時如果你在單元格中鍵入的是“89”，則在你結(jié)束輸入之后,，該單元格中的數(shù)字自動變?yōu)椤?9.0”,。 　

　　另外，如果你在“位數(shù)”框中輸入一個負(fù)數(shù),，比如“-1”,，則Excel將在輸入的數(shù)字后自動添上兩個“0”。如果要暫時取消在“自動設(shè)置小數(shù)點”功能中設(shè)置的選項,，可以在輸入的數(shù)據(jù)中自帶小數(shù)點,。利用Excel的“自動設(shè)置小數(shù)點”的功能，對于大量帶有固定小數(shù)位的數(shù)字，或帶有固定位數(shù)的以“0”字符串結(jié)尾的數(shù)字的輸入,，將大大提高編輯速度,。

　　七、讓表格個性化

　　為了提高工作效率,，越干越起勁,，同時好為了避免錄入時間過長后出現(xiàn)差錯。選中整個工作表,，單擊格式菜單下的“自動套用格式……”,，出現(xiàn)“自動套用格式”對話框，選擇一種比較你所喜歡的方案,，單擊[選項]按鈕,，展開對話框下部的“應(yīng)用格式種類”選項框，為了保持前面的諸多設(shè)置,，必須去掉“數(shù)字”,、“對齊”、“邊框”等復(fù)選項前的選擇,，只復(fù)選“字體”和“圖案”兩項,，[確定]后完成設(shè)置。

　　[提示：在表格中,，給單元格加上不同的顏色和底紋可以增強數(shù)據(jù)輸入時的直觀感覺,，但在黑白打印時如果連顏色和底紋都打出來，表格的可視性就大打折扣了,，因此用戶希望在數(shù)據(jù)處理時色彩繽紛,，打印時仍舊是普通的白紙黑字?？梢栽凇拔募辈藛沃羞x擇“頁面設(shè)置→工作表→打印→單元格單色打印”,，這樣打印的表格就是普通的黑白表格了。}

　　八.設(shè)置序列的有效值

　　這里所指的“序列”即某字段(如“所屬年級”)內(nèi)可能會填寫的內(nèi)容,，這些內(nèi)容是固定的,，一般個數(shù)不會太多。首先選定“所屬年級”字段所在的列(除了字段名稱),，單擊“數(shù)據(jù)”菜單中的“有效性”命令,，彈出“數(shù)據(jù)有效性”對話框，選中“設(shè)置”選項卡,，在“允許”下拉菜單中選擇“序列”,，在數(shù)據(jù)“來源”中輸入“初一,初二,初三,高一,高二,高三”(一定要在英文狀態(tài)下輸入逗號作為分隔符！),，其他設(shè)置按系統(tǒng)默認(rèn)不變(如圖1),。 　　

　　九.設(shè)置輸入提示信息

　　輸入提示信息可以使錄入過程更加清晰明了,。具體制作步驟是：在圖1中單擊“輸入信息”選項卡，選中“選定單元格時顯示輸入信息”復(fù)選框,，在“輸入信息”框內(nèi)輸入“請選擇該生所屬年級,！”(如圖2),。設(shè)置完成后,，單擊[確定]按鈕。 　　

　　十.數(shù)據(jù)的錄入

　　在以上設(shè)置完成之后就可以對所有學(xué)生的年級進行選擇錄入了,，若要錄入某學(xué)生的“所屬年級”,，只需單擊單元格右側(cè)的下拉菜單(如圖3)，選擇該生所屬的年級就可以了,。

    　其他許多表格項目的錄入也可以進行類似的設(shè)置,，以提高錄入效率。
　　一切準(zhǔn)備就緒,，下面就可以開始錄入了,。

      共享EXCEL工作簿實現(xiàn)協(xié)同錄入

    在Excel2000中，我們可以設(shè)置工作簿的共享來加快數(shù)據(jù)的錄入速度,，而且在工作過程中還可以隨時查看各自所做的改動,。當(dāng)多人一起在共享工作簿上工作時,，Excel會自動保持信息不斷更新,。在一個共享工作簿中，各個用戶可以輸入數(shù)據(jù),、插入行和列以及更改公式等,，甚至還可以篩選出自己關(guān)心的數(shù)據(jù),，保留自己的視窗,。

　一,、設(shè)置共享工作簿

　　我們可以先舉個例子：假設(shè)有甲乙丙丁四個用戶分工合作共同完成錄入操作,，四人分別在001,、002、003,、004號機器上同時操作，這四臺機器都已經(jīng)與000號電腦通過網(wǎng)絡(luò)連接了起來,，學(xué)生學(xué)籍資料信息2002.xls存放在000號機器的硬盤E:\上。

　　1,、在“工具”菜單中單擊“共享工作簿”命令,，然后單擊“編輯” 標(biāo)簽，如圖所示,?！　?/p>

　　2,、選擇“允許多用戶同時編輯,，同時允許工作簿合并”復(fù)選框，在“高級”標(biāo)簽中可以對“自動更新間隔”,、“用戶間修訂沖突解決方法”以及“個人視圖屬性”等進行設(shè)置,，在通常情況下，“高級”標(biāo)簽中的各個參數(shù)可直接使用系統(tǒng)默認(rèn)值,，然后單擊[確定]即可,。

　　3,、出現(xiàn)提示時,，保存工作簿,。

　　4、在“文件”菜單中單擊“另存為”,，然后將共享工作簿保存在其他用戶可以訪問到的一個網(wǎng)絡(luò)資源上（如000號機器的E:\）,。

　　二,、使用共享工作簿

　　1,、查看沖突日志

　　沖突日志在共享工作簿中，是為以前編輯時所作的更改保存的信息,，信息包括每個更改的作者、進行更改的時間和被更改的數(shù)據(jù)內(nèi)容等。

　　查看沖突日志有兩種方法：一是在工作表上將鼠標(biāo)箭頭停留在被修訂過的單元格上,，突出顯示詳細(xì)的修改信息；二是在單獨的沖突日志工作表上羅列出每一處沖突,，方法如下：

　?。?）在“工具”菜單中,，選擇“修訂”子菜單，再單擊“突出顯示修訂”命令,。

　?。?）選中“編輯時跟蹤修訂信息，同時共享工作簿”復(fù)選框,，該復(fù)選框?qū)㈤_啟工作簿共享和沖突日志,。

　　（3）選中“在屏幕上突出顯示修訂”復(fù)選框,，這樣在工作表上進行需要的修改后,，Excel會以突出顯示的顏色標(biāo)記修改、插入或刪除的單元格,。

　　（4）選中“在新工作表中顯示修訂”選項,，將啟動沖突日志工作表,。

　　（5）單擊[確定]按鈕,，當(dāng)彈出對話框提示保存工作簿時,，請再次單擊[確定]按鈕，保存工作簿,。

     2,、合并工作簿

　　當(dāng)合并用戶需要獲得各自更改的共享工作簿的若干備份時，Excel需要共享工作簿的每個備份都保留有從創(chuàng)建備份之日到合并之日的所有沖突日志,，同時如果天數(shù)超過指定的保留時間,，就不能再合并備份。保險的辦法是將沖突日志保留足夠長的時間,，或是輸入一個極大的天數(shù),，例如1000天。

　　合并工作簿具體操作如下：

　?。?）在欲合并的另一個工作簿文件之中,，打開共享工作簿的備份。

　?。?）單擊“工具”菜單中的“合并工作簿”命令,。

　?。?）如果有提示，請保存共享工作簿,。

　?。?）在“將選定文件合并到當(dāng)前工作簿”對話框中，單擊包含有合并更改內(nèi)容的共享工作簿的某一個備份,，然后單擊[確定]按鈕,。

　　（5）重復(fù)第（2）步到第（4）步,，直到共享工作簿的所有備份都被合并,。

　　做好以上設(shè)置后，其他用戶都可以在自己的電腦中同時編輯,、瀏覽約定的工作簿,，同時000號操作員可以在自己的窗口中看到并管理所有用戶共享編輯這個工作簿。為方便實際操作,，應(yīng)將每位用戶姓名更改為真名實姓,，方法是：單擊“工具→選項→常規(guī)→用戶姓名→輸入姓名→確定”，這樣在打開“共享工作簿”彈出的對話框（如前圖所示）中便可正確顯示正在使用本工作薄的所有用戶姓名和開始使用時間,。為了避免幾個用戶修改同一單元格的內(nèi)容,，可以估計一下數(shù)據(jù)中的記錄數(shù)量，讓幾位用戶每人分配不同的錄入部分,。比如讓甲從工作薄的第1條開始錄入,，讓乙從工作薄的第200行開始……但應(yīng)注意在“共享工作簿”狀態(tài)下不能同時編輯批注和建立超鏈接，這兩項只能在不共享狀態(tài)下進行,。

　　 提示

　　1,、如果需要取消共享工作簿，只需要在圖1的“編輯”標(biāo)簽中,，清除“允許多用戶同時編輯,，同時允許工作簿合并”項即可，不過這將使其他用戶丟失所有未保存的修改,。

　　2,、對工作簿進行共享設(shè)置后，可以由網(wǎng)絡(luò)上的多位用戶同時訪問和修改,，為避免丟失修訂記錄,，可以為工作簿指定一個密碼來保護共享，或保護其他工作表及工作簿特性,，可作如下操作：

　?。?）單擊“工具”菜單的“保護”命令，從其子菜單中選擇“保護并共享工作簿”命令，彈出“保護共享工作簿”對話框（如圖）,。 　　

     （2）選中“以追蹤修訂方式共享”復(fù)選框,，用這種方式就可以共享工作簿且避免丟失修訂記錄。如果希望其他用戶在關(guān)閉沖突日志或撤消工作簿共享狀態(tài)時輸入密碼,，請在“密碼”框中鍵入密碼,，然后在出現(xiàn)提示時再次輸入以便確認(rèn)。為工作簿提供共享保護以后,，其他用戶就不能撤消工作簿共享狀態(tài)或者關(guān)閉沖突日志了,，除非知道正確的密碼。

        Excel最新提速大法之12絕招

     Excel是一個全能的電子表格,，它功能強大,、操作方便，除了可以快速地生成,、格式化各種表格外,，還可以對表格中的數(shù)據(jù)完成很多數(shù)據(jù)庫的功能。下面向您介紹幾個快速使用Excel的方法技巧,。

    1,、快速啟動Excel。若您日常工作中要經(jīng)常使用Excel,，可以在啟動Windows時啟動它,，設(shè)置方法：(1)啟動“我的電腦”進入Windows目錄，依照路徑“Start MenuPrograms啟動”來打開“啟動”文件夾：(2)打開Excel 所在的文件夾,，用鼠標(biāo)將Excel圖標(biāo)拖到“啟動”文件夾,，這時Excel的快捷方式就被復(fù)制到“啟動”文件夾中，下次啟動Windows就可快速啟動Excel了,。

　　若Windows已啟動，您可用以下方法快速啟動Excel,。方法一：雙擊“開始”菜單中的“文檔”命令里的任一Excel工作簿即可,。方法二：用鼠標(biāo)從“我的電腦”中將Excel應(yīng)用程序拖到桌面上，然后從快捷菜單中選擇“在當(dāng)前位置創(chuàng)建快捷方式”以創(chuàng)建它的快捷方式,，啟動時只需雙擊其快捷方式即可,。

　　2、快速獲取幫助,。對于工具欄或屏幕區(qū),，您只需按組合鍵Shift＋F1，然后用鼠標(biāo)單擊工具欄按鈕或屏幕區(qū),，它就會彈出一個幫助窗口,，上面會告訴該元素的詳細(xì)幫助信息。

　　3,、快速移動或復(fù)制單元格,。先選定單元格,，然后移動鼠標(biāo)指針到單元格邊框上，按下鼠標(biāo)左鍵并拖動到新位置,，然后釋放按鍵即可移動,。若要復(fù)制單元格，則在釋放鼠標(biāo)之前按下Ctrl即可,。

　　4,、快速查找工作簿。您可以利用在工作表中的任何文字進行搜尋,，方法為：(1)單擊工具欄中的“打開”按鈕,，在“打開”對話框里，輸入文件的全名或部分名,，可以用通配符代替,；(2)在“文本屬性”編輯框中，輸入想要搜尋的文字,，最好是您認(rèn)為是唯一的單詞或短語,，以便搜尋更容易成功；(3)選擇“開始查找”即可,。在找到滿足條件的文件前,，“打開”對話框的狀態(tài)欄都會顯示“找到了0個文件”的信息，您應(yīng)該耐心等待,，只有當(dāng)“打開”按鈕由灰化狀態(tài)變成可用狀態(tài)時,，才表明搜尋結(jié)束。

　　5,、快速打印工作表,。若選擇“文件”菜單中“打印”命令來打印，會出現(xiàn)“打印”對話框讓您選擇,，程序繁瑣,。若要跳過該對話框，您可以單擊“常用”工具欄上的“打印”按鈕或者按下Shift鍵并單擊“打印預(yù)覽”按鈕,，Excel將使用“選定工作表”選項打印,。

　　6、快速切換工作表,。按Ctrl＋PageUp組合鍵可激活前一個工作表,，按Ctrl＋PageDown組合鍵可激活后一個工作表。您還可用鼠標(biāo)去控制工作表底部的標(biāo)簽滾動按鈕快速地移動工作表的名字,，然后單擊工作表進行切換,。

　　7、快速切換工作簿。對于較少工作簿切換,，可單擊工作簿所在窗口,。要對多個窗口下的多個工作進行切換，用“窗口”菜單最方便,?！按翱凇辈藛蔚牡撞苛谐隽艘汛蜷_了工作簿的名字，要直接切換到一個工作簿,，從“窗口”菜單選擇它的名字即可,。“窗口”菜單最多能列出9個工作簿,，若多于9個,，“窗口”菜單則包含一個名為“多窗口”的命令，選用該命令,，則出現(xiàn)一個按字母順序列出所有已打開的工作簿名字的對話框,，只需單擊其中需要的名字即可。

　　8,、快速插入word表格,。Excel可以處理word表格中列出的數(shù)據(jù)，您可用以下方法快速插入word表格：(1)打開word表格所在的文件,；(2)打開要處理word表格的Excel文件,，并調(diào)整好兩窗口的位置，以便能看見表格和要插入表格的區(qū)域,；(3)選中word中的表格,；(4)按住鼠標(biāo)左鍵，將表格拖到Excel窗口中,，松開鼠標(biāo)左鍵將表格放在需要的位置即可,。

　　9、快速鏈接網(wǎng)上的數(shù)據(jù),。您可以用以下方法快速建立與網(wǎng)上工作簿中數(shù)據(jù)的鏈接：(1)打開Internet上含有需要鏈接數(shù)據(jù)的工作簿,，并在工作簿選定數(shù)據(jù)，然后單擊“編輯”菜單的“復(fù)制”命令,；(2)打開需要創(chuàng)建鏈接的Excel工作簿，在需要顯示鏈接數(shù)據(jù)的區(qū)域中,，單擊左上角單元格,；(3)單擊“編輯”菜單中的“選擇性粘貼”命令，在“選擇性粘貼”對話框中,，選擇“粘貼鏈接”按鈕即可,。若您想在創(chuàng)建鏈接時不打開Internet工作簿，可單擊需要鏈接處的單元格，然后鍵入(=)和URL地址及工作簿位置,，如：=http://www.Js.com/[filel.xls],。

　　10、快速創(chuàng)建工具欄,。通過工具欄您可以快捷地訪問常用的命令或自定義的宏,，您可以根據(jù)需要快速創(chuàng)建自己的工具欄。方法為：單擊“工具”菜單中的“自定義”命令,，選擇“工具欄”選項卡,，單擊“新建”按鈕，輸入“新建工具欄”名稱,，然后單擊“確定”,。這時新建工具欄出現(xiàn)在窗口，您就可以用鼠標(biāo)把其他工具欄中的按鈕拖到新建工具欄中,，該按鈕就會在此“落戶”,。若在拖動時按著Ctrl鍵，則會將按鈕復(fù)制過來,。注意：不能將按鈕拖到“自定義”對話框或工作表中,，否則該按鈕將會被刪除。

　　11,、利用模板創(chuàng)建工作簿,。模板是一用來作為創(chuàng)建其它工作簿的框架形式，利用它可以快速地創(chuàng)建相似的工作簿,。創(chuàng)建模板方法為：(1)打開一個要作為模板的工作簿,；(2)選擇“文件”菜單中“另存為”命令，打開“另存為”對話框,；(3)在“文件名”框中輸入模板的名字,，從“保存類型”列表中選定“模板(＊.xlt)”選項，這時“保存位置”會自動切換到默認(rèn)的模板文件夾Templates文件夾,；(4)在“保存位置”中選擇“電子表格模板”文件夾,，單擊“保存”即可。這樣,，您就可以根據(jù)該模板快速創(chuàng)建新工作簿了,。

　　12、用“超級連接”快速跳轉(zhuǎn)到其它文件,。用超級鏈接在各個位置之間跳轉(zhuǎn)十分方便,，若您要切換到其它文件，只需用鼠標(biāo)指向帶有下劃線的藍(lán)色超級鏈接文件,，然后單擊鼠標(biāo)即可跳轉(zhuǎn)到超級鏈接所指向的子位置上去,，看完后若要返回,，只需單擊“Web”工具欄上的“返回”按鈕即可