ISO9000認(rèn)證前的準(zhǔn)備工作

1．正式審核前,，為什么要做準(zhǔn)備工作？

（1）       保證按期進(jìn)行審核,；

（2）       使員工了解審核的方式和要求,，能正確應(yīng)對(duì)審核。

（3）       進(jìn)一步改進(jìn)工作,，盡可能減少不合格,；

（4）       組織力量，以便以最快的速度糾正審核中提出的不合格；

（5）       給審核組留下良好印象,。

2,、對(duì)審核前的準(zhǔn)備工作如何開(kāi)展？

（1）       全體員工清醒地,、主動(dòng)地,、輕松自如地迎接審核。

（2）       從各個(gè)方面體現(xiàn)一種與ISO9000族國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)精神一致的管理水平（包括后勤安排）,；

（3）       應(yīng)努力體現(xiàn)一種真誠(chéng)追求提高管理水平,，不單純?yōu)榱巳∽C的思想境界。

（4）       應(yīng)使全體員工都注意體現(xiàn)謙虛認(rèn)真的工作作風(fēng),。

（5）       慶堅(jiān)決防止在審核中推卸責(zé)任,，轉(zhuǎn)移責(zé)任和不禮貌的行為；

（6）       使全體員工輕松自如進(jìn)入審核,，不要施加太大的壓力,。

3、對(duì)文件進(jìn)和清理和準(zhǔn)備的工作應(yīng)如何進(jìn)行,？

（1）       收起全部作廢,、不使用或與質(zhì)量體系無(wú)關(guān)的文件的記錄。

（2）       使所有執(zhí)行的文件和保存的記錄達(dá)到應(yīng)到的位置,；

（3）       為審核組準(zhǔn)備兩套質(zhì)量手冊(cè)和程序文件,；

（4）       各部門(mén)管理和使用的文件相對(duì)集中在各部門(mén)；

（5）       質(zhì)量記錄相對(duì)集中在責(zé)任管理部門(mén)或人員處,；

（6）       進(jìn)行中的記錄按正常程序運(yùn)作,。

4、認(rèn)證前應(yīng)做哪些準(zhǔn)備工作,？

（1）       開(kāi)展全員培訓(xùn),，全員培訓(xùn)的依據(jù)是：

①     質(zhì)量方針,；

②     質(zhì)量手冊(cè),；

③     程序文件；

④     相關(guān)作業(yè)文件等,。

（2）       全員培訓(xùn)的要求

①     達(dá)到“做什么的會(huì)什么”的要求,；

②     按照文件規(guī)定的內(nèi)容進(jìn)行培訓(xùn)；

③     講實(shí)效,，不走過(guò)場(chǎng),；

④     應(yīng)進(jìn)行必要的崗位考核。

（3）       全員培訓(xùn)的安排

①     以部門(mén)為主,；

②     針對(duì)崗位進(jìn)行,；

③     可組織一些專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)（如文件管理、統(tǒng)計(jì)技術(shù)等）

5、怎樣才能確保執(zhí)行體系文件,，并保存好質(zhì)量記錄,？

（1）       建立正確的文件意識(shí)

①     強(qiáng)調(diào)“說(shuō)到的一定做到”的要求；

②     在全體員工中樹(shù)立“文件”就是法規(guī)的意識(shí),；

③     在全體員工中建立文件可根據(jù)需要更改的意識(shí),；

（2）       注意發(fā)揮中層管理者的作用

①     中層管理者是組織“上軌”的關(guān)鍵；

②     只有中層管理者高度重視,、熟悉文件才能保證實(shí)現(xiàn)本部門(mén)的“上軌”目標(biāo),。

③     要防止對(duì)ISO9000工作機(jī)構(gòu)的依賴(lài)思想，樹(shù)立人人參與的觀念,。

6,、如何進(jìn)行自我檢查？

（1）       部門(mén)/公司自查的目的,；

①     進(jìn)一步提高各部門(mén)/人員執(zhí)行文件的自覺(jué)性和強(qiáng)化文件意識(shí),；

②     使各部門(mén)學(xué)會(huì)用自己的文件檢查自己的動(dòng)作方法；

③     通過(guò)各部門(mén)的自查促使有關(guān)人員進(jìn)一步熟悉文件,；

（2）       使內(nèi)審員進(jìn)一步熟悉文件并進(jìn)行審核練習(xí)

①     培訓(xùn)過(guò)的內(nèi)審員需要實(shí)踐

②     內(nèi)審員可通過(guò)審核熟悉文件并可發(fā)現(xiàn)文件系統(tǒng)的不足,；

③     內(nèi)審員可通過(guò)對(duì)自己質(zhì)量體系的自查練習(xí)審核技巧，同時(shí)也可在顧問(wèn)督導(dǎo)（內(nèi)審）時(shí)比較,，以發(fā)現(xiàn)自己的不足,。

（3）       按照文件的要求進(jìn)行自查

①     自查應(yīng)嚴(yán)禁脫離文件的規(guī)定而用主觀的評(píng)價(jià)方法去評(píng)價(jià)質(zhì)量體系活動(dòng)；

②     自查一定要嚴(yán)格按照文件的規(guī)定認(rèn)真核查實(shí)際運(yùn)作,；

③     記錄必須是完整和規(guī)范的,，按要求收集、整理和保管,。

（4）       各部門(mén)須先進(jìn)行自查：

①     應(yīng)要求各部門(mén)先進(jìn)行自查,；

②     各部門(mén)的自查必須覆蓋該部門(mén)的全部活動(dòng)；

③     各部門(mén)自查發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)組織糾正（如屬文件問(wèn)題就報(bào)ISO9000工作機(jī)構(gòu)和顧問(wèn)決定是否修改文件,。

（5）       內(nèi)審組的全面自查

①     組成內(nèi)審組

②     內(nèi)審組對(duì)各部門(mén)各項(xiàng)活動(dòng)進(jìn)行檢查,；

③     檢查的重點(diǎn)是文件的完善性、可操作性和文件執(zhí)行的情況,；

（6）       自查應(yīng)該首先制定計(jì)劃

①     明確規(guī)定各部門(mén)自查的時(shí)間安排和要求,；

②     明確規(guī)定各部門(mén)自查的報(bào)告和糾正情況報(bào)告的時(shí)間及要求；

③     明確規(guī)定內(nèi)審組進(jìn)行全面自查的時(shí)間安排和要求,；

④     明確規(guī)定全面自查后的整改要求,。

（7）       對(duì)計(jì)劃的實(shí)施進(jìn)行監(jiān)督

①     ISO9000工作機(jī)構(gòu)對(duì)各部門(mén)的自查工作和效果進(jìn)行監(jiān)督檢查；

②     管理者代表對(duì)全面自查的情況和效果進(jìn)行監(jiān)督檢查,；

③     需要時(shí),，管理者代表應(yīng)向最高管理者報(bào)告,，最高管理者視需要采取必要的措施。

（8）       自查應(yīng)注意文件的可操作性

①     自查中如發(fā)現(xiàn)文件與實(shí)際運(yùn)作不符的情況時(shí),，對(duì)是否屬文件的問(wèn)題應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真,、慎重的分析。

②     自查中發(fā)現(xiàn)的文件問(wèn)題,，屬手冊(cè)和程序的問(wèn)題,，需修改時(shí)最好事先征求顧問(wèn)的意見(jiàn)。

7,、正式審核前應(yīng)該做哪些準(zhǔn)備工作,？

（1）       審核前的準(zhǔn)備的目的

①     保證按期進(jìn)行審核；

②     使員工了解審核的方式和要求,，能正確應(yīng)對(duì)審核,。

③     進(jìn)一步改進(jìn)工作，盡可能減少不合格,；

④     組織力量,，以便盡快，有效地糾正審核中提出的不合格,；

⑤     給審核組留下良好印象,。

（2）       審核前準(zhǔn)備工作包括

①     后勤準(zhǔn)備；

②     審核前培訓(xùn),；

③     文件,、記錄清理和準(zhǔn)備；

④     組織準(zhǔn)備,；

⑤     環(huán)境及氣氛準(zhǔn)備,。

（3）       后勤準(zhǔn)備包括

①     審核組生活安排

②     接送、返程票安排,；

③     住宿,、工作餐安排；

④     交通安排,；

⑤     其他安排,；

（4）       審核組工作條件的準(zhǔn)備

①     工作間（在單位內(nèi)）；

②     必要的指引性文件（如工廠或工作場(chǎng)所平面布置圖,、工藝流程簡(jiǎn)圖,、單位機(jī)構(gòu)圖及各機(jī)構(gòu)主要管理者姓名、主要陪同人員名單,、有關(guān)單位的其他介紹性資料等）“

③     必備的供審核用工作文件（質(zhì)量手冊(cè)、程序文件若干套在工作間,，其他文件在各部門(mén)備查）,；

④     工作用文具（紙張、書(shū)寫(xiě)用筆、釘書(shū)機(jī)等）及飲品,；

⑤     需要時(shí)可備工作服/防護(hù)服等,。

（5）       審核方工作條件的準(zhǔn)備

①     每晚加班工作間、交通,、生活安排,；

②     與各部門(mén)有關(guān)人員的通訊聯(lián)絡(luò)安排等；

8,、審核前培訓(xùn)包括哪些內(nèi)容,？

（1）       崗位職責(zé)及熟悉文件和記錄的培訓(xùn)

①     進(jìn)一步熟悉本崗位職責(zé)；

②     進(jìn)一步熟悉崗位工作所執(zhí)行的文件和記錄,；

③     進(jìn)一步熟悉質(zhì)量方針等應(yīng)知會(huì)基本知識(shí),；

（2）       審核的應(yīng)對(duì)培訓(xùn)

①     了解質(zhì)量體系審核及其運(yùn)作方式；

②     了解審核應(yīng)對(duì)注意的事項(xiàng),；

③     對(duì)審核組提出的不合格采取糾正措施的方法和要求,。

9、文件記錄如何進(jìn)行整理,？

（1）       文件清理

①     清理全部作廢,、不使用與質(zhì)量體系無(wú)關(guān)的文件和記錄；

②     將所有執(zhí)行的有效文件和應(yīng)保存的記錄放到預(yù)定的位置,；

（2）       文件準(zhǔn)備

①     清理全部作廢,、不使用與質(zhì)量體系無(wú)關(guān)的文件和記錄；

②     將所有執(zhí)行的有效文件和應(yīng)保存的記錄放到預(yù)定的位置,；

（3）       文件準(zhǔn)備

①     為審核組準(zhǔn)備若干質(zhì)量手冊(cè)和程序文件,；

②     各部門(mén)管理和使用的文件相對(duì)集中在各部門(mén)；

③     質(zhì)量記錄相對(duì)集中在責(zé)任管理部門(mén)或人員處,；

④     進(jìn)行中的記錄按正常程序運(yùn)作,；

10、其他方面怎樣進(jìn)行組織準(zhǔn)備,？

（1）       確定陪同人員

①     單位高層陪同人員2-3名（至少有一名管理者代表或副總經(jīng)理）,；

②     各部門(mén)陪同人員1-2名（至少有一名部門(mén)主管或其代表）。

（2）       回答問(wèn)題的應(yīng)對(duì)工作人員

①     單位的高層管理者,；

②     管理者代表

③     推行工作機(jī)構(gòu)的人員及陪同人員,；

④     受審部門(mén)的管理者和主要工作人員；

（3）       組織全體人員迎接審核

①     保證單位高層管理者審核期間在崗位上（包括需要時(shí)晚上聯(lián)絡(luò)）,；

②     保證各部門(mén)管理者審核期間在工作崗位上（包括需要時(shí)晚上加班）,；

③     保證單位和各部門(mén)文件管理人員在工作崗位上（包括需要時(shí)晚上加班）；

④     保證全體員工在工作崗位上,。

（4）       環(huán)境準(zhǔn)備

①     打掃衛(wèi)生

②     清除無(wú)關(guān)雜物

③     所有物資放置在規(guī)定位置,；

④     所有標(biāo)識(shí)清楚準(zhǔn)確,。

（5）       氣氛方面的準(zhǔn)備包括

①     歡迎審核組條幅或標(biāo)語(yǔ)；

②     動(dòng)員全體員工進(jìn)入受審核狀態(tài),；

③     制造一種歡迎審核,、歡迎提出不合格、快速有效糾正不合格的工作氣氛和良好形象,。

（6）       審核前準(zhǔn)備的總要求

①     全體員工清醒地,、主動(dòng)地、自然地迎接審核,。

②     從各個(gè)方面體現(xiàn)一種ISO9000族標(biāo)準(zhǔn)精神一致的管理水平（包括后勤安排）,。

③     應(yīng)努力體現(xiàn)真誠(chéng)追求提高管理水平，不單純?yōu)榱巳∽C的思想境界,。

④     應(yīng)使全體員工都注意體現(xiàn)謙虛認(rèn)真的工作作風(fēng),。

⑤     應(yīng)堅(jiān)決防止在審核中推卸責(zé)任、轉(zhuǎn)移責(zé)任和不禮貌的行為,。

⑥     使全體員工輕松自如進(jìn)入審核,，不要施加過(guò)大的壓力或制造緊張氣氛。

11,、接受認(rèn)證審核時(shí),，每一位員工必須要做到的是什么？

（1）       知道應(yīng)做什么事,？

（2）       知道如何做事,；

（3）       知道做事的依據(jù)；

（4）       用記錄證實(shí)所做的事,；

12,、接受審核應(yīng)有的正常心態(tài)是什么？

（1）       不怕出現(xiàn)不合格,，發(fā)揮出最佳水平,；

（2）       盡可能減少不合格，以提高認(rèn)證通過(guò)的可能性,；

（3）       盡快糾正不合格,；

13、被審核方聆聽(tīng)時(shí)應(yīng)注意哪些問(wèn)題,？

（1）       認(rèn)真聽(tīng),，聽(tīng)不懂必然會(huì)回答不準(zhǔn)確；

（2）       不懂就問(wèn),，審核員會(huì)換一個(gè)角度詢(xún)問(wèn),；

（3）       一定搞清楚所問(wèn)的是什么問(wèn)題。

14,、接受審核時(shí)回答問(wèn)題的基本原則是什么,？

（1）       依據(jù)文件回答問(wèn)題,；

（2）       依據(jù)實(shí)際情況回答問(wèn)題,；

（3）       緊緊圍繞提問(wèn),，不要扯得太遠(yuǎn)；

（4）       語(yǔ)言簡(jiǎn)單明了,；

（5）       不要假設(shè)審核員不懂技術(shù)問(wèn)題,，審核員的視點(diǎn)是整個(gè)體系。

15,、回答問(wèn)題時(shí)有沒(méi)有什么技巧,？

（1）       說(shuō)自己的事，不說(shuō)別人的事,；

（2）       只說(shuō)該說(shuō)的事,；

（3）       用證據(jù)說(shuō)明問(wèn)題；

（4）       自信而又不失謙虛,；

（5）       多解釋?zhuān)粻?zhēng)論,；

（6）       有誤解時(shí)把解釋權(quán)給更明白的人，最好是直接相關(guān)的上級(jí),。

16,、回答問(wèn)題時(shí)應(yīng)避免出現(xiàn)哪些現(xiàn)象？

（1）       不懂裝懂,；

（2）       說(shuō)別人的事,；

（3）       所說(shuō)的不符合事實(shí)；

（4）       對(duì)其他部門(mén)或人員進(jìn)行詆毀,；

（5）       爭(zhēng)論不休,；

（6）       不禮貌，可能人導(dǎo)致不好的結(jié)果,；

17,、在審核進(jìn)行過(guò)程中如何采取糾正行動(dòng)？

（1）       力爭(zhēng)在審核組離開(kāi)前糾正不合格,；

（2）       當(dāng)天提出,，盡可能當(dāng)天糾正；

（3）       自己提方案,，自己糾正,；

（4）       經(jīng)審核員確認(rèn)可以接受；

18,、在審核前對(duì)最高領(lǐng)導(dǎo)有什么要求,？

（1）       了解質(zhì)量方針的內(nèi)涵；

（2）       了解質(zhì)量目標(biāo)及其實(shí)施方法和實(shí)施情況,；

（3）       了解本組織各部門(mén)的職責(zé)和重要的接口方式,；

（4）       了解本組織質(zhì)量體系的基本情況,；

（5）       了解本組織的質(zhì)量工作狀況。

19,、在審核前對(duì)管理者代表有什么要求,？

（1）       熟悉質(zhì)量體系文件的細(xì)節(jié)和本組織的質(zhì)量體系；

（2）       了解相關(guān)的其他文件（如技術(shù)文件）

（3）       熟悉質(zhì)量方針,、質(zhì)量目標(biāo)及部門(mén)的工作職責(zé),；

（4）       熟悉內(nèi)部質(zhì)量審核和管理評(píng)審的情況；

（5）       熟悉本組織的質(zhì)量工作情況,。

20,、在審核前對(duì)各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)有什么要求？

（1）       了解質(zhì)量方針,、質(zhì)量目標(biāo),；

（2）       熟悉本部門(mén)的質(zhì)量職責(zé)和相關(guān)的質(zhì)量文件；

（3）       熟悉本部門(mén)與相關(guān)部門(mén)的工作接口,；

（4）       熟悉對(duì)下屬的工作要求,；

（5）       熟悉本部門(mén)的質(zhì)量工作情況；

21,、在審核前對(duì)文件管理人員有什么要求,？

（1）       熟悉所管理的文件的范圍；

（2）       熟悉文件管理程序

（3）       熟悉文件修改情況,；

（4）       熟悉文件的歸檔,；

（5）       隨時(shí)拿出所需的文件。

22,、在審核前對(duì)重要崗位/關(guān)鍵工序的工作人員有什么要求,？

（1）       熟悉崗位職責(zé)；

（2）       熟悉依據(jù)的規(guī)范,、程序等,；

（3）       熟悉使用的工具、設(shè)備等,；

（4）       熟悉使用的統(tǒng)計(jì)方法,；

（5）       經(jīng)過(guò)培訓(xùn)，持證上崗,。

23,、審核前對(duì)一般工作人員的最基本要求？

（1）       熟悉本崗位職責(zé),；

（2）       熟悉從事工作所依據(jù)的文件,；

（3）       熟悉工作中需作的質(zhì)量記錄；

（4）       熟悉工作接口；

（5）       熟悉本組織的質(zhì)量方針及和自己工作的關(guān)系,；

（6）       熟悉本組織的質(zhì)量組織（質(zhì)量責(zé)任人,、管理者代表等）；

（7）       熟悉實(shí)施ISO9000族國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的目的及所實(shí)施的標(biāo)準(zhǔn)的基本知識(shí),。

24,、在審核進(jìn)行時(shí)的陪同人員應(yīng)具備哪些條件？

（1）       熟悉陪同區(qū)域的工作和文件,；

（2）       態(tài)度友善,、不卑不亢,、反應(yīng)靈活,；

（3）       認(rèn)真記錄審核情況；

（4）       及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)傳遞準(zhǔn)確的審核信息,。

25,、正式審核時(shí)審核員經(jīng)常詢(xún)問(wèn)哪類(lèi)問(wèn)題？

（1）       你是做什么工作的,？

（2）       你是如何進(jìn)行工作的,？

（3）       有無(wú)記錄證明你已正確地進(jìn)行了工作？

（4）       你為什么要這么做,？

（5）       你平時(shí)填寫(xiě)的表格能不能看一看,？

26、回答審核員時(shí)的基本點(diǎn)是什么,？

（1）       以本公司制定的質(zhì)量體系文件為基礎(chǔ),。

（2）       以質(zhì)量記錄為依據(jù)；

（3）       以實(shí)際情況為證明,；

27,、每一位員工回答問(wèn)題時(shí)的心態(tài)應(yīng)該是什么？

（1）       自信,，相信所做的絕大部分是正確的,；

（2）       謙虛，承認(rèn)個(gè)別情形會(huì)存在某些問(wèn)題,；

（3）       不推卸責(zé)任,。

28、正式審核到來(lái)之前,，怎樣做一下突擊改善,？

（1）       對(duì)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行衛(wèi)生整頓等清理工作；

（2）       保證現(xiàn)場(chǎng)使用的文件為有效版本,；

（3）       每個(gè)部門(mén)進(jìn)行自查自改,；

（4）       每位員工對(duì)照文件，熟悉工作職責(zé),；

（5）       給每位員工適當(dāng)減壓,，使員工有輕松的心情迎接審核,，才能發(fā)揮出最佳水平。