域的使用

    在前面各章中，已經(jīng)詳細(xì)地介紹Word 2002的一些用法和功能,。本章學(xué)習(xí)Word的擴(kuò)展功能和更高級(jí)用法：域和宏,。

    所謂域就是指一種特殊的代碼，目的是指明文檔中的插入的信息,。比如：使用域可以把當(dāng)前的日期和時(shí)間插入到文檔中,，并可以使Word自動(dòng)地更新日期和時(shí)間。實(shí)際上前面內(nèi)容也已經(jīng)或多或少的接觸過域了,，例如,；在插入頁眉和頁腳時(shí)，學(xué)習(xí)了在頁眉和頁腳中插入相應(yīng)的頁域碼,。

    所謂宏是指一系列的命令組合在一起作為一條命令,，編輯后只要運(yùn)行宏，就能夠重復(fù)宏所記錄的一系列動(dòng)作,。下面分別介紹域和宏,。

1  域在文檔中的存在形式

    域在文檔中有兩種存在形式，那就是域代碼和域結(jié)果,。使用域?qū)υ谖臋n中插入信息和自動(dòng)保存最新的信息是很方便的,。

    用戶在文檔中看到的域是域結(jié)果，也就是域在文檔中生成的文字或圖片,。一般域是由域符號(hào),、域類型和域指令三個(gè)部分組成的。舉一個(gè)例子,，在時(shí)間域 {TIME\@“xxxx年y月z日星期m”}中,，“{}”是域符號(hào)，表示所包圍的部分是一個(gè)Word域,，域符號(hào)即是鍵盤上的花括號(hào),，插入域符號(hào)可以按下 Ctrl+F9鍵；TIME是域類型,，表示的是一個(gè)時(shí)間域,；\@“xxxx年y月z日星期m”就是域指令了。用戶可以用域指令來修改域結(jié)果,。

2  插入域

    插入域的方法有多種,。這里介紹基本的3種方法：使用快捷鍵方法、使用對(duì)話框插入和直接插入的方法,。

使用快捷鍵  

    使用快捷鍵的方法是最簡(jiǎn)潔的一種方法,，但是用戶要記住相應(yīng)的快捷鍵,。這需要對(duì)于常用的域有一個(gè)熟悉的過程。下面的標(biāo)中列出了一些和域有關(guān)的快捷鍵（如表9.1）,。

表1 域快捷鍵列表

使用對(duì)話框插入域的方法的優(yōu)點(diǎn)是比較直觀,，要遵循以下的步驟：

（1）把插入點(diǎn)移動(dòng)到要插入域的位置。

（2）選擇菜單【插入→域】命令,，這時(shí)屏幕上彈出如圖9.1所示的【域】對(duì)話框,。

（3）【類別】列表框中列出了所有域的類別，單擊一種域類型,，示例選擇【文檔信息】,，同時(shí)在下方的【域名】列表框中選擇該類別中包含的域名。

（4）在【域名】列表框中選擇要插入的域,。示例選擇【文檔信息】中的【FileSize】域,。

（5）單擊【域代碼】，然后再單擊【選項(xiàng)】按鈕,，彈出如圖9.2所示的【域選項(xiàng)】對(duì)話框,，可以改變其他域指令。

圖1  域?qū)υ捒?/p>

圖2  【域選項(xiàng)】對(duì)話框

（6）在【域選項(xiàng)】對(duì)話框中的【格式】列表框中選擇要添加的格式指令,，單擊【添加到域】按鈕,，再單擊【確定】按鈕，返回到原來的【域】對(duì)話框中,；

（7）選中【更新時(shí)保留原格式】復(fù)選框,，那么文檔再更新將保留應(yīng)用于域結(jié)果的字符格式。反之,，若清除該復(fù)選框,，可以在更新域的同時(shí)更新格式；

（8）單擊【確定】按鈕完成,結(jié)果如圖9.3所示,。

    直接插入域的方式是需要按快捷鍵Ctrl+F9,這個(gè)時(shí)候會(huì)顯示一對(duì)大括號(hào),。這時(shí)需要鍵入域名,，然后鍵入一個(gè)空格和域指令以及轉(zhuǎn)換的開關(guān)就可以了,。這種方法比較適用于高級(jí)用戶。

技巧：

    各種方式的選擇,。一般來說,，對(duì)于初學(xué)的用戶，使用菜單項(xiàng)比較好,，比較形象和直觀,，和用戶的交互性比較好。對(duì)于常用的幾個(gè)域,，應(yīng)該考慮使用快捷鍵,。

圖3  文檔中插入域示例

3  顯示域底紋

    Word為了使插入的域能夠和正文區(qū)別開來,，允許在域結(jié)果中添加底紋。用戶可以一直保持域底紋或者只有當(dāng)插入點(diǎn)移動(dòng)到域中才顯示域底紋,。注意打印時(shí)不會(huì)顯示域底紋,。設(shè)置域底紋，可以按以下步驟操作：

（1）選擇菜單【工具→選項(xiàng)】命令,。

（2）單擊【視圖】標(biāo)簽,，屏幕出現(xiàn)如圖9.4所示的【視圖】標(biāo)簽對(duì)話框。

圖4  視圖標(biāo)簽

（3）單擊【域底紋】下拉列表框,，如果選中【選取時(shí)顯示】選項(xiàng),，那么把插入點(diǎn)移動(dòng)到域中時(shí)，Word自動(dòng)給域結(jié)果添加底紋,；如果選中【不顯示】選項(xiàng),，那么不顯示域底紋；如果選中【顯示】選項(xiàng),，那么總是顯示域底紋,。

4  查看域

    查看域有查看域代碼和查看域結(jié)果兩種方式。一般情況下,，用戶在文檔中看到的只是域結(jié)果,。在編輯域時(shí)，可以顯示域代碼,，還可以在這兩種方式間相互切換,。

    查看域代碼的方法是：把鼠標(biāo)指針移動(dòng)到某個(gè)域上，單擊鼠標(biāo)右鍵,，這時(shí)彈出一個(gè)如圖9.5所示的快捷菜單,。

圖5  域的快捷菜單

    在快捷菜單中單擊【切換域代碼】命令，就可以在文檔中查看到域代碼了,，結(jié)果如圖9.6所示,。再次從快捷菜單中選擇【切換域代碼】命令，可以把域代碼切換回域結(jié)果,。

圖6  顯示域代碼結(jié)果

技巧：

    可以把插入點(diǎn)移動(dòng)到某個(gè)域中,，按下Shift + F9鍵可以在域代碼和域結(jié)果之間切換。

5  更新域

    域的內(nèi)容不同于普通文本,，域不是隨時(shí)都可以更新的,，它是依據(jù)文檔環(huán)境的變化而變化的。對(duì)于頁域碼,，在Word自動(dòng)分頁時(shí)可以自動(dòng)更新,。而有些域則需要選擇【域更新】命令進(jìn)行更新。

    更新域的方法是：選定某個(gè)域，按下F9鍵,；也可以在域上單擊鼠標(biāo)右鍵,，然后在彈出的快捷菜單中選擇【更新域】命令。要更新整個(gè)文檔中的域,，可以選擇菜單【編輯→全選】命令把整個(gè)文檔選定,，然后再按下F9鍵。

2  宏 的 使 用

1  宏的概述

    宏是把一系列Word命令和指令組合在一起,，形成一個(gè)命令,，可以實(shí)現(xiàn)在執(zhí)行任務(wù)時(shí)的自動(dòng)化。使用宏工具,，可以很方便地進(jìn)行簡(jiǎn)化的編輯操作,。當(dāng)創(chuàng)建一個(gè)宏的 時(shí)候，實(shí)際上是讓W(xué)ord增加了一項(xiàng)新的命令,。通過錄制宏,，可以節(jié)省用戶的時(shí)間，而且使得Word更加簡(jiǎn)單易用,，適合不同的需要,。用戶可以把一系列單個(gè)執(zhí) 行的命令組合在一起，形成一個(gè)宏,，進(jìn)而指定到菜單,、工具欄上或指定成為一個(gè)快捷鍵。這有些相似于DOS中的批處理命令,。本節(jié)將介紹宏,，包括其錄制，管理,， 運(yùn)行,，編輯等。舉一個(gè)例子：在編排這本書時(shí),，曾經(jīng)多次地截取Word屏幕或者對(duì)話框圖片,，然后再修改。操作步驟如下：

（1）按下Print Screen鍵或者Alt + Print Screen把整個(gè)屏幕或?qū)υ捒驈?fù)制到剪貼板中,；

（2）把插入點(diǎn)移動(dòng)到合適的位置,，單擊【常用】工具欄中的【粘貼】按鈕；

（3）選定該圖片并雙擊,，打開【設(shè)置圖片格式】對(duì)話框,；

（4）單擊【大小】標(biāo)簽,；

（5）在【縮放區(qū)】選擇【高度】為【70％】,，【寬度】為【50％】，單擊【確定】按鈕,。

（6）單擊【格式】工具欄中的【居中】按鈕完成,。

（7）每次要插入圖片時(shí),，都要重復(fù)上面的操作，十分麻煩,。如果把2～6步設(shè)定為一個(gè)宏,，并指定一個(gè)按鈕或快捷鍵，以后只要單擊按鈕或選擇快捷鍵,，就可以完成上述操作,。   

（8）創(chuàng)建宏的方法有兩種，就是利用宏錄制器和Visual Basic編輯器,。

2  錄制宏

    錄制宏的過程就是進(jìn)行一系列需要重復(fù)使用的操作,。注意宏錄制器不能錄制文檔中的鼠標(biāo)操作內(nèi)容，比如：鼠標(biāo)滾動(dòng)文檔應(yīng)該使用鍵盤操作,。對(duì)于經(jīng)常使用的宏,，可以為它指定工具欄按鈕或設(shè)定菜單項(xiàng)和快捷鍵，不必每次都打開【宏】對(duì)話框選擇要使用的宏,。

1  錄制宏指定到工具欄或菜單

如果要使用宏錄制器錄制宏,，同時(shí)把它指定到菜單或工具欄中，可以這樣操作：

（1）選擇菜單【工具→宏→錄制新宏】命令,，屏幕彈出如圖9.7所示的對(duì)話框,；

（2）在【宏名】文本框中輸入錄制宏的名稱；

（3）在【說明】文本框中輸入宏的用途說明,；

（4）在【將宏保存在】列表框中選擇要保存宏的模板或文檔,，以確定宏的使用范圍；

（5）在【將宏指定到】區(qū)中單擊【工具欄】按鈕,，彈出圖9.8所示的【自定義】對(duì)話框,；

圖7  【錄制宏】對(duì)話框

圖8  【自定義】對(duì)話框

（6）單擊【工具欄】標(biāo)簽，顯示加入宏的工具欄,，然后在【工具欄】列表框中選擇要顯示的工具欄,。

（7）單擊【命令】標(biāo)簽，從【命令】列表框中選擇宏名,，然后鼠標(biāo)左鍵把它拖動(dòng)到一個(gè)工具欄或菜單欄中,。

（8）松開鼠標(biāo)左鍵，就可以看到在工具欄或菜單欄上添加了一個(gè)文字按鈕（如圖9.9所示）,。若要給按鈕添加一個(gè)圖標(biāo),，那么單擊【自定義】對(duì)話框中的【更改所選內(nèi)容】按鈕，彈出快捷菜單,。

（9）在快捷菜單上選擇【更改按鈕圖標(biāo)】命令,，從彈出的下一級(jí)菜單中選擇需要的圖標(biāo)。如果仍然要使用文字為按鈕名稱，那么在菜單的【命名】框中輸入一個(gè)名字,。

（10）鼠標(biāo)單擊【自定義】對(duì)話框中的【關(guān)閉按鈕】,，這時(shí)進(jìn)入錄制狀態(tài)（如圖9.10所示）。

圖9  工具欄中的【宏】按鈕

圖10  文檔的【宏錄制】按鈕

（11）【宏錄制器】啟動(dòng)以后,，屏幕出現(xiàn)一個(gè)【停止錄制】工具欄,，上面有【停止錄制】和【暫停錄制】?jī)蓚€(gè)按鈕；同時(shí)狀態(tài)欄中的【錄制】框由灰變黑,；鼠標(biāo)指針的形狀也變成帶有磁帶圖標(biāo)的箭頭,。

（12）這樣就可以執(zhí)行要加入宏中的操作了。在錄制過程中,，單擊【停止錄制】工具   欄上的【暫停錄制】按鈕,，可以使有些沒用的操作不被錄入宏中。再次單擊該按鈕,，又恢復(fù)到宏的錄制中,。

（13）單擊【停止錄制】按鈕完成錄制。

2  錄制宏指定到鍵盤

如果要使用宏錄制器錄制宏,，同時(shí)把它指定到鍵盤,，那么可以這樣操作：

（1）選擇菜單【工具→宏→錄制新宏】命令，彈出【錄制宏】對(duì)話框,。

（2）在【宏名】文本框中輸入錄制宏的名稱,。

（3）在【將宏保存在】列表框中選擇要保存宏的模板或文檔，以確定宏的使用范圍,。

（4）單擊【鍵盤】按鈕,，彈出如圖9.11所示的【自定義鍵盤】對(duì)話框。

（5）在【請(qǐng)鍵入新快捷鍵】框中按下需要的快捷鍵,，單擊【確定】按鈕,。

（6）單擊【關(guān)閉】按鈕。

（7）在進(jìn)入宏錄制狀態(tài)后,，執(zhí)行要加入宏的操作,。

（8）完成后，單擊【停止錄制】按鈕,。

圖11  【自定義鍵盤】對(duì)話框

3  運(yùn)行宏

    如果已經(jīng)把要運(yùn)行的宏指定給了工具欄,、菜單或快捷鍵，那么只要單擊工具欄中的宏按鈕或從菜單中選擇宏名稱,，或直接按快捷鍵,。另外，還可以利用宏對(duì)話框來運(yùn)行宏,，操作如下：

（1）選擇菜單【工具→宏→宏】命令,，彈出如圖9.12所示的【宏】對(duì)話框,。

圖12 【宏】對(duì)話框

（2）單擊【宏的位置】列表框右邊的向下箭頭，從下拉列表框中選擇【所有的活動(dòng)模板和文檔】,、【Normal.dot】,、【W(wǎng)ord命令】或【當(dāng)前文檔】中的一種,。

（3）在【宏名】列表框中選擇要運(yùn)行的宏名,。

（4）單擊【運(yùn)行】按鈕就可以運(yùn)行該宏了。

4  編輯與調(diào)試宏

    Word是利用Visual Basic編程語言把宏錄制為一系列的Word命令來執(zhí)行的,。如果大家熟悉VB語言就可以對(duì)宏進(jìn)行編輯和調(diào)試了,，簡(jiǎn)單的操作步驟如下：

（1）選擇菜單【工具→宏→宏】命令，彈出如圖9.12所示的【宏】對(duì)話框,；

（2）在【宏名】列表框中選擇要編輯或調(diào)試的宏,；

（3）單擊【編輯】按鈕，這時(shí)系統(tǒng)進(jìn)入了如圖9.13所示的VB編輯環(huán)境,，在這里就可以對(duì)宏進(jìn)行編輯和調(diào)試了,；

圖13  Visual Basic 編輯窗口

（4）編輯調(diào)試完成后，選擇菜單【文件→關(guān)閉并返回到Microsoft Word】命令,，就又回到Word窗口中,。

5  宏的其他操作

宏的其他操作包括宏的復(fù)制、刪除和重命名等,。

l   復(fù)制宏的操作步驟如下：

（1）選擇菜單【工具→宏→宏】命令,，打開【宏】對(duì)話框。

（2）單擊【管理器】按鈕,，屏幕出現(xiàn)如圖9.14所示的【管理器】對(duì)話框,。

圖14 【管理器】對(duì)話框

（3）左側(cè)的列表框中顯示出當(dāng)前活動(dòng)文檔中使用的宏，右側(cè)的列表框中列出了Normal模板中的宏,。

（4）如果要在文檔模板與其他模板間復(fù)制宏,，單擊右側(cè)框下方的【關(guān)閉文件】按鈕，這時(shí)【關(guān)閉文件】變成【打開文件】按鈕,。單擊它,，彈出【打開】對(duì)話框，選定要打開的模板,，單擊【打開】按鈕并返回到【管理器】對(duì)話框中,。

（5）從列表框中選擇要復(fù)制的宏，單擊【復(fù)制】按鈕完成,。

l   刪除宏時(shí),，單擊【刪除】按鈕，Word彈出一個(gè)如圖9.15所示的提示是否刪除宏的對(duì)話框,，單擊【是】按鈕刪除,。

l   重命名宏時(shí),，單擊【重命名】按鈕，Word彈出一個(gè)如圖9.16所示的重命名對(duì)話框,，在此對(duì)話框中輸入一個(gè)新的名字,，單擊【確定】按鈕完成。

圖15  刪除對(duì)話框

圖16   重命名對(duì)話框