公文格式是公文的表現(xiàn)形式。公文采取特定和法定的格式,，目的是規(guī)范公文處理工作,，提高工作效率，做到運(yùn)行有序,，易于識別,，便于批閱處理和歸檔查考,。因此，公文格式的規(guī)范對于維護(hù)公文的權(quán)威性和嚴(yán)肅性有著重要意義,。當(dāng)前,，黨的機(jī)關(guān)和行政機(jī)關(guān)公文分別由《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》和《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)范，二者在格式上存在一些差別,其弊端日益顯露出來,，因此,，統(tǒng)一黨政機(jī)關(guān)公文格式勢在必行。
　　
　　一,、黨政機(jī)關(guān)公文格式的主要差異
　　
　　黨政機(jī)關(guān)公文格式上的差異主要體現(xiàn)在以下五個方面：
　　
　　1.用紙格式不統(tǒng)一,。按規(guī)定，黨的機(jī)關(guān)公文用紙規(guī)格既可采用16開型,，也可采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型,，國家行政機(jī)關(guān)一般用A4型。但當(dāng)前黨的機(jī)關(guān)公文普遍采用的是16開型,，國家行政機(jī)關(guān)公文普遍采用的是A4型,。
　　
　　2.排印字號不統(tǒng)一。黨的機(jī)關(guān)公文使用的字號比較多,有2號,、3號,、4號、5號字,，而行政機(jī)關(guān)公文除標(biāo)題外都用3號字,。如，黨的機(jī)關(guān)公文發(fā)文字號,、簽發(fā)人,、印發(fā)單位和印發(fā)日期用4號字、抄送機(jī)關(guān)名稱用5號字,，而行政機(jī)關(guān)都用3號字,。
　　
　　3.排印字體不統(tǒng)一。主要是份號,、簽發(fā)人姓名,、正文小標(biāo)題、主題詞和主題詞目字體不同,。如,，黨的機(jī)關(guān)公文簽發(fā)人姓名用仿宋，行政機(jī)關(guān)公文用楷體,；黨的機(jī)關(guān)公文主題詞目用書宋體,，行政機(jī)關(guān)公文用小標(biāo)宋體；黨的機(jī)關(guān)公文正文一級小標(biāo)題用黑體,，二級小標(biāo)題用楷體,，行政機(jī)關(guān)公文正文小標(biāo)題用仿宋,。
　　
　　4.標(biāo)注位置不統(tǒng)一。黨政機(jī)關(guān)公文一些格式要素標(biāo)注的位置也不同,，最容易使辦文人員忽略,。黨的機(jī)關(guān)公文不標(biāo)注保密期限的，密級標(biāo)注在份號的下方,，標(biāo)注密級期限的,，密級二字在首頁版心右上角，行政機(jī)關(guān)公文密級標(biāo)注在首頁版心右上角,，右側(cè)標(biāo)2號五角星與保密期限,；黨的機(jī)關(guān)不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)的公文，主送機(jī)關(guān)排印在印發(fā)傳達(dá)范圍處,，行政機(jī)關(guān)不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)的公文和主送機(jī)關(guān)名稱首頁排不下時,，主送機(jī)關(guān)排在主題詞之下，抄送機(jī)關(guān)之上,；黨的機(jī)關(guān)公文附件名稱在正文末行之下接著排印,，行政機(jī)關(guān)的公文在正文末行之下空一行排印,；黨的機(jī)關(guān)公文抄送兩字在左邊頂格排印,，行政機(jī)關(guān)的公文抄送兩字在左邊空一字排印,；黨的機(jī)關(guān)公文印發(fā)單位與印發(fā)日期左右各空半個4號字排印,，行政機(jī)關(guān)的公文印發(fā)單位與印發(fā)日期左右各空1字排印。
　　
　　5.標(biāo)注方式不統(tǒng)一,。黨政機(jī)關(guān)公文格式有些在標(biāo)注方式和要求上也不統(tǒng)一,，最容易讓辦文人員混淆。如,，黨的機(jī)關(guān)公文間接行文均用書名號將其標(biāo)題全部標(biāo)出,，行政機(jī)關(guān)公文除法規(guī)性文種用書名號外，其余文種均用綜合性標(biāo)題,，無標(biāo)點(diǎn)符號,；縣級與基層黨的機(jī)關(guān)行文，所有公文均署名,，三個以上行政機(jī)關(guān)聯(lián)合行文才署名,；黨的機(jī)關(guān)公文成文日期用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，行政機(jī)關(guān)公文用漢字標(biāo)注,；地市以上黨的機(jī)關(guān)有特定版頭的普發(fā)性公文不蓋章，行政機(jī)關(guān)的所有的公文均加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)的印章,；黨的機(jī)關(guān)公文主題詞用主題詞法標(biāo)注,，一般不超過10個主題詞詞目,，行政機(jī)關(guān)公文用分類法標(biāo)注，一般不超過5個主題詞詞目等等,。
　　
　　二,、黨政機(jī)關(guān)公文格式不統(tǒng)一的主要弊端
　　
　　從實(shí)際工作中來看，黨政機(jī)關(guān)公文格式不統(tǒng)一對基層公文處理工作有以下弊端:
　　
　　1.影響基層黨政機(jī)關(guān)公文的質(zhì)量,。公文是黨政機(jī)關(guān),、企事業(yè)單位和一切社會團(tuán)體實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、管理和處理公務(wù)時形成的具有特定效力和規(guī)范格式的文書,，因此,，公文格式必須實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化?；鶎狱h政機(jī)關(guān)（鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委,、政府和縣直科局）辦公室一般都未黨政分設(shè)，其文秘人員需同時掌握運(yùn)用多個系統(tǒng)的公文格式,，而黨政機(jī)關(guān)公文格式的差異,，繁復(fù)難記，容易混淆,，再加上基層辦公室人員換崗頻繁,、流動性大，因此,，公文的規(guī)范格式很難被基層辦公室人員真正熟練掌握,。在實(shí)際工作中，基層單位往往因業(yè)務(wù)不熟悉而出現(xiàn)“四不象”公文,。如,，以黨委名義發(fā)文卻使用行政機(jī)關(guān)公文格式，或黨政機(jī)關(guān)公文格式相互混淆,，有的公文格式甚至缺一些應(yīng)有的要素等,，使公文質(zhì)量大打折扣。
　　
　　2.影響基層黨政機(jī)關(guān)公文處理工作效率,。按照規(guī)范化的要求,，基層黨政機(jī)關(guān)給上級黨政機(jī)關(guān)報送或給下屬單位下發(fā)公文要分別按不同的格式去處理。譬如,同一內(nèi)容的公文分別報送上級黨政機(jī)關(guān),，采用的紙型和格式都不同,。黨政機(jī)關(guān)、部門聯(lián)合行文時,，其承辦單位文秘人員在送審過程中,，往往要數(shù)次更改格式，使文秘人員無所適從。另外,，每個單位還要相應(yīng)配套,、運(yùn)用不同的紙型、檔案卷皮,、文件處理箋,、發(fā)文簽批單、檔案柜等,，增加了不必要的麻煩,，影響工作效率。
　　
　　3.影響基層黨政機(jī)關(guān)公文的形象,。當(dāng)前,，很多閱文者對黨政機(jī)關(guān)公文格式不統(tǒng)一的現(xiàn)狀很不理解。比如說,，同一系列的公文或同一個會議下發(fā)的公文往往紙張大小不一,，文面格式不同，不僅影響歸檔保存,，而且導(dǎo)致閱文者對公文產(chǎn)生不整齊,、不規(guī)范的印象，甚至有人認(rèn)為黨政機(jī)關(guān)公文各行其是,。因此,，黨政機(jī)關(guān)公文格式不統(tǒng)一，從某種意義上說,，在一定程度上損害了黨政機(jī)關(guān)公文的形象,。
　　
　　三、統(tǒng)一黨政機(jī)關(guān)公文格式的建議
　　
　　黨政機(jī)關(guān)公文的屬性本無質(zhì)的區(qū)別,，在客觀上有條件實(shí)現(xiàn)格式統(tǒng)一,。因此，建議上級有關(guān)部門從實(shí)際出發(fā),，按照“精簡,、一致、高效”的原則對當(dāng)前黨政機(jī)關(guān)公文格式方面的規(guī)定進(jìn)行調(diào)整,，除現(xiàn)有相同的格式不變外,，將紙型、字體,、字號以及密級,、份號、發(fā)文機(jī)關(guān)署名,、簽發(fā)人,、附件名稱,、成文日期、印章,、主題詞,、抄送機(jī)關(guān)、印制版記等要素的標(biāo)注方式統(tǒng)一起來,。具體可從以下幾個方面統(tǒng)一：
　　
　　1.統(tǒng)一公文用紙。建議黨政機(jī)關(guān)公文統(tǒng)一采用A4型紙,。
　　
　　2.統(tǒng)一公文字體,。建議標(biāo)題和主題詞目用小標(biāo)宋體，副標(biāo)題用楷體,，主題詞,、密級、小標(biāo)題用黑體,，其他都用仿宋體排印,。
　　
　　3.統(tǒng)一公文字號。建議除標(biāo)題用2號字外,，其他統(tǒng)一用3號字排印,。
　　
　　4.統(tǒng)一標(biāo)注位置。①密級與保密期限,。建議統(tǒng)一標(biāo)注在首頁右上角,，如需同時標(biāo)注密級與保密期限，就在密級之后空1字標(biāo)注保密期限,。②主送機(jī)關(guān),。建議不標(biāo)注主送機(jī)關(guān)的公文和主送機(jī)關(guān)名稱首頁排不下時，主送機(jī)關(guān)統(tǒng)一排在主題詞之下,，抄送機(jī)關(guān)之上,。③附件名稱。建議統(tǒng)一在正文之后接著排印,，不空行,。④抄送機(jī)關(guān)。建議“抄送”二字左邊頂格排印,，不空字,。⑤印制版記。建議印發(fā)機(jī)關(guān)左邊頂格排印,，不空字,。印發(fā)時間右邊不空字。
　　
　　5.統(tǒng)一標(biāo)注方式,。①份號,。建議統(tǒng)一從“0000001”號開始,，用7位阿拉伯?dāng)?shù)字頂格標(biāo)注。②簽發(fā)人姓名,。建議統(tǒng)一用仿宋字標(biāo)注,。③標(biāo)題。如是雙文種公文,，建議統(tǒng)一用書名號將被批轉(zhuǎn),、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)的公文標(biāo)題全部標(biāo)出,，第一文種和第二文種都用仿宋字排印,。④正文。如有兩級小標(biāo)題的,，建議統(tǒng)一分別用黑體,、楷體排印。有多級小標(biāo)題的,，分別用小標(biāo)宋體,、黑體、楷體,、仿宋排印,。⑤發(fā)文機(jī)關(guān)署名。建議無論是什么文種,，發(fā)文機(jī)關(guān)都一一署名,。⑥成文日期。建議統(tǒng)一用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注,。⑦印章,。建議無論是哪一級機(jī)關(guān)發(fā)文，都一一加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章,。⑧主題詞,。建議統(tǒng)一按中共中央秘書局編印的《公文主題詞表》標(biāo)注，一篇公文主題詞目最多不超過10個,。