|
文書檔案的整理方法 一,、概念 文書檔案主要是指各單位從事社會(huì)管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，即法規(guī)性文件和行政性文件,。法規(guī)性文件是本單位制定和頒發(fā)的,。具有法律性和強(qiáng)制性的文件。行政性文件是本單位為貫徹執(zhí)行法規(guī),、在日常政務(wù)活動(dòng)中形成的文件材料,。目前我國黨政軍機(jī)關(guān)、部門使用和形成的文件主要由：命令（令）,、指令,、決議,、決定,、指示,、布告,、公告、通知,、通告,、通報(bào)、報(bào)告,、請(qǐng)示,、批復(fù)、函,、會(huì)議紀(jì)要等,。簡單地說,，就是各單位制發(fā)的“紅頭文件”和“白頭文件”（如總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話,、情況匯報(bào),、合同、協(xié)議等等）,。 歸檔文件材料：立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的,、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料,。 二,、歸檔文件規(guī)范整理的基本要求和基本步驟 1、歸檔文件規(guī)范整理基本要求 歸檔文件規(guī)范整理是檔案管理工作的核心和基礎(chǔ),，是一項(xiàng)重要的,、承上啟下的工作，整理工作的質(zhì)量直接關(guān)系到檔案的保管和利用,。歸檔文件的收集范圍應(yīng)按國家檔案局第8號(hào)令公布的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》和經(jīng)區(qū)檔案局審批的“三合一”制度執(zhí)行,。整理方法應(yīng)符合《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22）和《湖北省歸檔文件整理實(shí)施細(xì)則》（鄂檔[2001]45號(hào)）的規(guī)定，在計(jì)算機(jī)和專用檔案管理軟件輔助歸檔的前提下,，遵循文件的形成規(guī)律,，保持文件之間的有關(guān)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值,，便于保管,、利用和移交進(jìn)國家綜合檔案館。文件歸檔工作應(yīng)按照國家“雙軌制”管理的業(yè)務(wù)要求,，將紙質(zhì)歸檔文件與電子歸檔文件同步規(guī)范整理,。 2、歸檔文件規(guī)范整理基本步驟 歸檔文件規(guī)范整理按《歸檔文件整理規(guī)則》,、《湖北省歸檔文件整理實(shí)施細(xì)則》的規(guī)定進(jìn)行,。以“件”為單位進(jìn)行規(guī)范整理?；静襟E為：收集,、裝訂、分類,、排列,、編號(hào)、編目,、裝盒等七個(gè)環(huán)節(jié),。 三、歸檔文件的整理方法 1、收集,。即是對(duì)本單位應(yīng)歸檔的文件材料的接收,。如何確保文件材料的收集齊全完整？概括為十句話： 一是處理完畢的文件材料要隨時(shí)收,； 二是經(jīng)常用的文件,，要履行借用手續(xù)定期收； 三是本單位發(fā)文,，在蓋章時(shí)當(dāng)時(shí)收,； 四是會(huì)議材料，要事先做好工作及時(shí)收,； 五是內(nèi)部形成的材料,，要注意掌握線索有針對(duì)性地收； 六是常規(guī)性的文件材料,，要逐項(xiàng)收,； 七是在機(jī)構(gòu)人員變動(dòng)時(shí)，要提前收,； 八是結(jié)合年終檢查,，集中收； 九是年末立卷需要全面收,； 十是在立卷過程中,，發(fā)現(xiàn)不全要反復(fù)收。 那么,，是不是所有收集起來的材料都要?dú)w檔呢,？回答是否定的。國家檔案局8號(hào)令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》明確界定了機(jī)關(guān)應(yīng)歸檔的文件材料和不應(yīng)歸檔的文件材料的范圍,。 機(jī)關(guān)應(yīng)歸檔的文件材料： （1）上級(jí)文件材料,。需要貫徹執(zhí)行的政策法規(guī)性文件,；代上級(jí)機(jī)關(guān)草擬并被采用的文件最后草稿和印件,；文件中涉及到本單位的文件材料等。 （2）本機(jī)關(guān)的文件材料,。這是重點(diǎn),，也更加符合8號(hào)令關(guān)于收集的核心是“以我為主”的要求。包括各類紅頭文件和白頭文件等,。主要是指反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的,，對(duì)本機(jī)關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料,；本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國家,、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料等。 （3）同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)的文件材料。主要包括雖不是本單位主管業(yè)務(wù)但需要貫徹執(zhí)行的法規(guī)文件,；對(duì)本單位檢查的重要文件,；重要的來往文件等。 （4）下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料,。如報(bào)來的重要工作計(jì)劃,，總結(jié)等法規(guī)性備案文件。 強(qiáng)調(diào)一點(diǎn)：凡屬機(jī)關(guān)歸檔范圍的文件材料,，必須按有關(guān)規(guī)定向本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)檔案工作的部門移交,，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔,。 機(jī)關(guān)不應(yīng)歸檔的文件材料： （1）上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中,，普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料，任免,、獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料,，供工作參考的抄件等； （2）本機(jī)關(guān)文件材料中的重份文件,，無查考利用價(jià)值的事務(wù)性,、臨時(shí)性文件，一般性文件的歷次修改稿,、各次校對(duì)稿,；無特殊保存價(jià)值的信封，不需辦理的一般性人民來信,、電話記錄,，機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無關(guān)的文件材料,，有關(guān)工作參考的文件材料,； （3）同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料,，不需辦理的抄送文件材料,； （4）下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，供參閱的簡報(bào),、情況反映,，抄報(bào)或越級(jí)抄報(bào)的文件材料。 2,、裝訂 （1）文件的修整,。修裱破損文件、拆除金屬物或塑膠殼,，復(fù)制字跡模糊或易褪變的文件（主要指傳真件）,。 （2）文件的裝訂,。采用袋裝結(jié)合線裝的方法。袋裝即是將金屬排除后,，放入梯形無酸牛皮紙（即斜口袋）中,。較厚的文件，先線裝（“三孔一線”）,，再裝入斜口袋,。 3、分類,。即依據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn),，按照文件的來源、時(shí)間,、內(nèi)容和形式特征的異同點(diǎn),，對(duì)文件進(jìn)行有層次的區(qū)分，并組成具有一定從屬關(guān)系和平行關(guān)系的管理體系,。 分類方案的設(shè)置： 一般機(jī)關(guān)按“年度—機(jī)構(gòu)或問題—保管期限”三級(jí)分類,；歸檔文件少的單位可按“年度—保管期限”兩級(jí)分類。保管期限最低一級(jí)類目,，分為永久和定期,。其中定期分為30年、10年,。 如何準(zhǔn)確劃分保管期限,？國家檔案局8號(hào)令中也有明確規(guī)定： 永久保管的文書檔案主要包括： （1）本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料； （2）本機(jī)關(guān)召開重要會(huì)議,、舉辦重大活動(dòng)等形成的主要文件材料,； （3）本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料； （4）本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù),、批示,，重要的報(bào)告、總結(jié),、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表等,； （5）本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料,； （6）本機(jī)關(guān)房屋買賣,、土地征用,，重要的合同協(xié)議,、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料； （7）上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料,； （8）同級(jí)機(jī)關(guān),、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函,、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料,。 定期保管的文書檔案主要包括： （1）本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料,； （2）本機(jī)關(guān)召開會(huì)議、舉辦活動(dòng)等形成的一般性文件材料,； （3）本機(jī)關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料,； （4）本機(jī)關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料； （5）本機(jī)關(guān)關(guān)于一般性問題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù),、批示,，一般性工作報(bào)告、總結(jié),、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等,； （6）上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料； （7）上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料,； （8）同級(jí)機(jī)關(guān),、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函,、批復(fù)等文件材料,； （9）下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的年度或年度以上計(jì)劃、總結(jié),、統(tǒng)計(jì),、重要專題報(bào)告等文件材料。 機(jī)關(guān)形成的人事,、基建,、會(huì)計(jì)及其他專門文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限，按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行,。這些門類檔案的保管期限仍為永久,、長期、短期,。除科技檔案中的設(shè)備類檔案的保管期限為長期外,，其他的都是永久保存。 4,、排列 （1）盒內(nèi)歸檔文件排列,。在同一保管期限下，按“事由結(jié)合時(shí)間”排列,。運(yùn)用電腦和軟件輔助歸檔的,，可采用隨辦隨歸，按文件辦理時(shí)間先后順序排列,。會(huì)議文件,、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件集中排列,。 一件文件的排列順序： 發(fā)文與定稿為一件，發(fā)文在前,； 收文處理簽和文件為一件,，收文處理簽在前； 正件與附件為一件,，正件在前,； 請(qǐng)示與批復(fù)為一件，批復(fù)在前,； 轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件,，轉(zhuǎn)發(fā)件在前； 原件與復(fù)制件為一件,，復(fù)制件在前,； 無定稿的發(fā)文與簽發(fā)單為一件，發(fā)文在前,。 （2）檔案盒上架排列,。按“三合一”制度中分類方案設(shè)置的順序上架排列，按年度—類別—保管期限或年度—保管期限上架排列,。注意排列順序?yàn)閺纳系较?，從左到右?span lang=EN-US> 5、編號(hào) （1）檔號(hào)的編制,。由全宗號(hào)—年度號(hào)—類別號(hào)—保管期限—件號(hào)組成,。 在編制檔號(hào)時(shí)，注意五點(diǎn)： ①全宗號(hào)是指區(qū)檔案館給各單位的代號(hào),。 ②年度號(hào)是指歸檔文件形成的年度,。 ③類別號(hào)用大寫拼音字母和阿拉伯?dāng)?shù)字混合編制。拼音字母為檔案的類代號(hào),，阿拉伯?dāng)?shù)字為類別號(hào),。如“W ④保管期限按照永久、30年,、10年編制,。用“Y”代表永久、“ ⑤件號(hào)（即文件的排列順序號(hào)）規(guī)定為三位數(shù)阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，如“001”,。編制方法：在同一保管期限內(nèi)編寫流水號(hào),。即同一個(gè)保管期限的，件號(hào)都是從“1”開始,。也就是說,，同一年度,、同一保管期限,、同一類別（或問題）的,，從“1”開始編一個(gè)流水號(hào)；同一年度,、同一類別（或問題）,、不同保管期限的，從“1”開始編一個(gè)流水號(hào),；同一年度,、不同類別（或問題）的，從“1”開始編一個(gè)流水號(hào),。這三句話,，大家一定要牢牢記住。 檔號(hào)舉例：如“013—2009—W01—Y—001”表示13號(hào)全宗2009年文書檔案綜合類（或辦公室）永久保管期限的第1件,；“013—2009—W01—30—001”表示13號(hào)全宗2009年文書檔案綜合類（或辦公室）30年保管期限的第1件,；“013—2009—W01—10—001”表示13號(hào)全宗2009年文書檔案綜合類（或辦公室）10年保管期限的第1件。 (2),、頁數(shù)的編制： 頁數(shù)指每件文件的總頁數(shù)（包括處理簽,、發(fā)文稿紙、底稿等）,，在每件文件首頁的右上角,，用鉛筆編寫。 （3）歸檔章的編制 歸檔文件依分類方案和排列順序逐件編號(hào),，以歸檔章的形式在歸檔文件上注明,。歸檔章蓋在每份文件首面上方的空白處。歸檔章統(tǒng)一用碳素墨水或中性筆填寫,，不得用紅筆,、原珠筆、鉛筆,、藍(lán)色筆填寫,。 歸檔章規(guī)范式樣 規(guī)格：16＊45mm
歸檔章填寫式樣如下：
“013”為全宗號(hào)；“2009”為年度號(hào),；“001”為室編件號(hào),，不同保管期限的文件，不允許混編一個(gè)流水件號(hào),；“W01”為機(jī)構(gòu)（問題）代號(hào),；30為保管期限； 填寫時(shí)注意一點(diǎn)：館編件號(hào),，機(jī)關(guān)檔案室不編,，待進(jìn)館時(shí),，由國家檔案館編制。其他編寫方法與檔號(hào)的編寫一樣,。 （4）袋號(hào)章的編制 袋號(hào)章由檔案部門監(jiān)制,，印在斜口袋上，項(xiàng)目包括檔號(hào),、頁數(shù),。統(tǒng)一用碳素墨水或中性筆填寫。 袋號(hào)章規(guī)范式樣
袋號(hào)章填寫式樣如下：
“檔號(hào)欄”填寫每件文件的文件級(jí)檔號(hào),，全宗號(hào),、年度號(hào)、機(jī)構(gòu)或問題代號(hào),、保管期限代號(hào),、件號(hào)等項(xiàng)目必須齊全完整， 檔號(hào)的編寫方法與前邊的一致,。 “頁數(shù)欄”填寫每件文件的總頁數(shù),，空白頁不計(jì)頁數(shù)，即見字為一頁,，收文含收文處理簽,、正式文件；發(fā)文含正式文件,、發(fā)文簽,、定稿。 6,、編目 即編制歸檔文件目錄（一式兩份：一份放入檔案盒,，一份作為檢索工具）。歸檔文件目錄的項(xiàng)目：檔號(hào)（編在目錄的左上角）,、件號(hào),、責(zé)任者、文號(hào),、題名,、日期、頁數(shù),、備注等,。不同類別的歸檔文件目錄要制作目錄封面，便于區(qū)分,、查找,。 歸檔文件目錄編制式樣如下： 歸檔文件目錄 檔號(hào)：013-2009-W01-Y
“檔號(hào)”：與前邊介紹的檔號(hào)編寫方法有點(diǎn)不一致，不編件號(hào)。 “件號(hào)”：盒內(nèi)文件的排列順序號(hào)（小流水號(hào)）,。 “責(zé)任者”：文件的署名者或發(fā)文機(jī)關(guān),，要用全稱或規(guī)范性簡稱。 “文號(hào)”：文件制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào),，包括機(jī)關(guān)代字,、年度、順序號(hào)等要全部填寫,。如咸安政辦發(fā)（2008）8號(hào),。 “題名”：即文件標(biāo)題,，沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的,，應(yīng)自擬標(biāo)題，用方括號(hào)“[ ]”區(qū)別,。如任免文件中有本單位干部的,，一定要用方括號(hào)“[ ]”單獨(dú)標(biāo)識(shí)。如標(biāo)題只是“通知”或“批復(fù)”的,，要自擬標(biāo)題,，外加方括號(hào)“[ ]”。 “日期”：即文件的形成時(shí)間,，用8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年,、月、日,，中間不用任何分隔號(hào),，如19990810。 “頁數(shù)”：即文件的總頁數(shù),，與袋號(hào)章的頁數(shù)對(duì)應(yīng) “備注”：填寫本盒內(nèi)文件的變化情況或需要注明的情況（有就填）,。 7、裝盒 （1）盒內(nèi)材料：按歸檔文件目錄—?dú)w檔文件—備考表順序存放,。 （2）裝盒步驟 第一步：在同一年度,、同一類別、同一保管期限下,，按件號(hào)順序裝盒,。一盒裝不下，可裝第二盒,，排放在一起,。在室編起止件號(hào)中區(qū)分,。 第二步：填寫檔案盒封面,，只填寫單位名稱。 第三步：填寫檔案盒脊背各欄目。 “全宗號(hào)”：填寫區(qū)檔案館給定的全宗號(hào),，暫未給定的不填寫,； “年度”：填寫盒內(nèi)文件形成的年度,，用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫,； “保管期限”：填寫盒內(nèi)文件的保管期限，用漢字或數(shù)字（永久,、30,、10）表示,； “機(jī)構(gòu)（或問題）”：填寫分類方案中相應(yīng)機(jī)構(gòu)（或問題）名稱或代號(hào),； “起止件號(hào)”：起止件號(hào)分為室編欄和館編欄。機(jī)關(guān)檔案室只填寫室編欄,，館編欄由檔案館填寫,。用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫本盒內(nèi)歸檔文件的起止號(hào)，中間用“—”連接,。如“12—18”表示盒內(nèi)第12件到第18件文件,。如遇到一盒裝不下，需另裝一盒的同一類別,，同一保管期限的,，室編起止件號(hào)順編,。如第一盒為“1—24”，第二盒為“25—38”…… “盒號(hào)”：按年度和分類方案排列順序編流水號(hào)，一年一個(gè)流水號(hào),。盒號(hào)用鉛筆填寫（如固定好的,，可用中性筆寫）,，其他欄目填寫用碳素墨水或中性筆,，也可用黑色印泥蓋章。 |
|
|
