發(fā)布時(shí)間：2022-11-28 04:07:46 瀏覽次數(shù)：419 次

文件一般是有保存期限的,，先按年份分開,，然后按類別分，制作目錄以及電子目錄,。照片屬于特種載體檔案,，要有照片和電子版的，還要有底片,。按活動(dòng)分,，完整的，一步步來,，按照活動(dòng)順序來..

辦公室一堆資料,，各種各樣的都有，我需要把這所有的資料放在一個(gè)檔案盒里,，怎么整理,？

一般來說辦公室的資料分為兩種，一種為紙質(zhì)文件,，另一種為電子文檔,，兩者文件分別有不同的整理方式。
1. 紙質(zhì)文件資料,。盡量別留,， 或者掃描或者用“CS”的ocr錄入電腦,，確保留下重要的文件。
其次建議購4孔A4活頁文件夾及配套透明活頁文件袋(可以在科力普省心購平臺(tái)看看,，是晨光旗下專門的辦公用品采購平臺(tái),，品類很多，需要可以私聊)和打孔機(jī),。能打孔的文件,，打孔直接放入文件夾；不能打孔的文件,，裝入透明活頁文件袋,，放入文件夾；
資料卡片,、票據(jù),、照片、信函,、明信片,、名片，有專用的A4活頁文件袋就買了用,，沒有的可以在科力普省心購平臺(tái)搜放郵票用的硬卡內(nèi)芯,，裝入活頁文件袋后放入文件夾。建議用標(biāo)簽貼好外殼,，分門別類放好,，會(huì)非常整齊。
2.電子文檔,。首先,， 名稱要統(tǒng)一。所有的文檔都要以關(guān)鍵詞+時(shí)間地點(diǎn)的形式進(jìn)行命名,。其次,，每一層次的文件夾一般不超過3個(gè)。并且定期做好備份和清理,，置辦個(gè)上T的移動(dòng)硬盤,，也建立對應(yīng)的文件夾，每月初將上月的電腦里的東東往里更新備份一份,，極好,。注意：名稱統(tǒng)一很重要，加上年月日時(shí),，再變文件夾或換電腦都不怕重復(fù),。

圖紙檔案怎么存放

圖紙檔案怎么存放

建筑工程圖是以投影原理為基礎(chǔ)，按國家規(guī)定的制圖標(biāo)準(zhǔn)，把已經(jīng)建成或尚未建成的建筑工程的形狀,、大小等準(zhǔn)確地表達(dá)在平面上的圖樣,，并同時(shí)標(biāo)明工程所用的材料以及生產(chǎn)、安裝等的要求,。以下我為大家整理了圖紙檔案怎么存放的相關(guān)內(nèi)容,，希望對大家有所幫助！

一,、組卷要求及方法：

1,、組卷要遵循工程文件的自然形成規(guī)律和成套性特點(diǎn)，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系,；分類科學(xué),，組卷合理；便于檔案利用和保管,。按照工程檔案《火電企業(yè)檔案分類表(6-9大類)》分類組卷,。

2、工程管理性會(huì)議文件如：工程會(huì)議紀(jì)要,、現(xiàn)場辦公會(huì)會(huì)議,，根據(jù)文件的數(shù)量（裝訂或不裝訂組卷，每卷的頁數(shù)不超過200頁）進(jìn)行組卷,。

3,、工程監(jiān)理、質(zhì)監(jiān),、調(diào)試,、生產(chǎn)準(zhǔn)備及試生產(chǎn)文件可按文種或?qū)I(yè)進(jìn)行組卷，組卷時(shí)要注意文件的閉環(huán),。

4,、工程簡報(bào)、月報(bào)等根據(jù)文件的數(shù)量,，按年度組成一卷，或數(shù)期一卷,，案卷題名一定要寫明xx年xx期xx工程簡報(bào)或月報(bào),。

5、引進(jìn)項(xiàng)目中的成套科技文件材料可不拆散組卷,。

6,、與施工圖有關(guān)的設(shè)計(jì)更改、現(xiàn)場洽商和材料變更單等文件材料單獨(dú)組卷,。在填寫卷內(nèi)文件目錄時(shí),，以“圖號”作為“文件編號”。對于一些生產(chǎn)輔助或生活區(qū)建筑(如：生產(chǎn)辦公樓、職工宿舍等)可與竣工文件編在一起,。

7,、工程施工技術(shù)文件按單位工程的專業(yè)、階段整理,；檢查驗(yàn)收記錄,、質(zhì)量評定及監(jiān)理文件按項(xiàng)目整理；竣工圖按建筑,、結(jié)構(gòu),、水電、暖通,、消防,、環(huán)保等順序組卷；設(shè)備文件按專業(yè),、臺(tái)件等組卷,；管理性文件按問題結(jié)合時(shí)間、責(zé)任者等因素組卷,。

8,、案卷內(nèi)所有反映問題的文件材料的份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整，文件不重份,。同一卷內(nèi)有不同保管期限的文件,，該卷保管期限從長。

二,、卷內(nèi)文件材料的排列要求

1,、卷內(nèi)文件材料一般按問題重要程度、相互間的'因果關(guān)系,，再結(jié)合責(zé)任者或時(shí)間順序排列,。如：試驗(yàn)報(bào)告有水泥的、鋼材的等,，應(yīng)將水泥的放在一起,，鋼材的放在一起；又如：鋼材又分10厘米的,、12厘米的,，則將同型號的放在一起。一定要考慮內(nèi)容,。

2,、密不可分的文件，要依序排列在一起,。一般結(jié)論（批復(fù)）性文件在前,，依據(jù)（請示）性文件在后,；正件在前，附件在后,；文字在前,，圖樣在后；有譯文的外文資料譯文在前,，原文在后,。

3、工程技術(shù)文件按管理,、依據(jù),、施工安裝記錄、檢測實(shí)驗(yàn),、評定,、證明排列。

4,、設(shè)備文件按依據(jù)性,、設(shè)備開箱驗(yàn)收、隨機(jī)圖樣,、設(shè)備安裝調(diào)試和設(shè)備運(yùn)行維修等材料排列,。

5、竣工圖按專業(yè),、圖號排列,。

三、案卷編目要求：

1,、卷內(nèi)文件編寫頁號：

（1）案卷內(nèi)文件材料均以有書寫內(nèi)容的頁面編寫頁號,。凡是有文字和圖表（包括原圖目錄）的卷內(nèi)文件材料，均需編寫頁號,。案卷封面,、卷內(nèi)目錄（不包括原圖紙目錄）、卷內(nèi)備考表不編寫頁號,。

（2）6-9大類的文字材料及圖紙?jiān)诿宽摰挠蚁陆蔷帉戫撎?，背面在左下角編號，圖樣頁號編寫在標(biāo)題欄外,。

（3）成套圖紙或印刷成冊的科技文件材料,，自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄,，不必重新編寫頁號；與其他科技文件材料組成一卷的,，應(yīng)排在卷內(nèi)文件材料的最后,，將其作為一份文件（“頁數(shù)”作為“1頁”）填寫卷內(nèi)目錄,，不必重新編寫頁號，可在備注中注明總頁數(shù),。

（4）照片編號編排在背面右下角,，底片號應(yīng)用鐵筆橫排列刻在膠片乳劑面處。

（5）頁號宜用鉛筆編寫,。

2,、案卷封面與脊背的編制：

（1）案卷封面：案卷一卷一盒，圖紙采用案卷外封面（硬卷皮）,，文字材料采用案卷內(nèi)封面（軟卷皮）,。

（2）檔號：由項(xiàng)目代號、分類號,、同類號下的案卷小流水號組成,。詳見分類編號大綱。

（3）案卷題名：應(yīng)簡明,、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容,。案卷題名的主要內(nèi)容包括項(xiàng)目名稱（代字、代號）及其組件,、部件,、階段的名稱（代號）等。項(xiàng)目名稱與批準(zhǔn)的原立項(xiàng),、設(shè)計(jì)（包括代號）應(yīng)相符,。歸檔外文資料的題名應(yīng)譯成中文；外文資料有中譯文的,，應(yīng)一并立卷,。

（4）立卷單位：填寫負(fù)責(zé)文件材料組卷的單位或項(xiàng)目負(fù)責(zé)單位。

（5）起止日期：填寫卷內(nèi)文件材料形成的起止日期,。

（6）保管期限：填寫組卷時(shí)劃定的保管期限,。

（7）密級：依據(jù)保密規(guī)定填寫。

（8）案卷脊背：填寫檔號和案卷題名,。

（9）封面及脊背應(yīng)暫用鉛筆填寫,。

3、卷內(nèi)目錄的編制：

（1）序號：用阿拉伯?dāng)?shù)字從1起,，依次標(biāo)注卷內(nèi)文件材料件數(shù)的順序,。

（2）責(zé)任者：填寫文件形成單位或主要責(zé)任者

（3）文件編號：填寫文件文號或圖樣的圖號、設(shè)備的代號等,。

（4）文件材料題名：填寫文件標(biāo)題全名,。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不能說明文件內(nèi)容的文件，可自擬標(biāo)題,，外加“[]”號,。

（5）日期：填寫文件形成日期,?？墒÷詽h字只填寫阿拉伯?dāng)?shù)字,，“年”標(biāo)注四位，“月”,、“日”各標(biāo)注兩位,。如：2004.01.12

（6）頁碼：填寫每份文件首頁上標(biāo)注的頁號（卷內(nèi)最后一份文件要填寫起止頁號）,。

（7）備注：注釋文件需說明的情況，（如：散裝以件組卷,，應(yīng)在備注中標(biāo)注出此件的實(shí)際頁數(shù)）,。

（8）卷內(nèi)目錄打印一式兩份，一份排列在卷內(nèi)文件材料首頁之前,，另一份用于編制全引目錄或分類目錄,。

4、卷內(nèi)備考表的編制：

（1）卷內(nèi)備考表要標(biāo)明卷內(nèi)文件的件數(shù),、頁數(shù),，不同載體形式文件的數(shù)量，如文字材料XX頁,，照片XX張,，附圖XX張。

（2）立卷人：由立卷人的責(zé)任人簽名,。

（3）檢查人：由檔案部門案卷質(zhì)量審核人簽名,。

（4）立卷時(shí)間：填寫立卷完成的日期。

（5）檢查時(shí)間：填寫審核的日期,。

（6）互見號：應(yīng)填寫同一內(nèi)容而形成不同且另行保管的檔案保管單位的檔號,。檔案號應(yīng)注明檔案載體的形式，并用括號括起,。

（7）卷內(nèi)備考表排列在文件尾頁之后,。

案卷封面、脊背,、卷內(nèi)目錄,、卷內(nèi)備考表格式見寧德發(fā)電公司清華紫光檔案管理系統(tǒng)。

四,、案卷裝訂要求：

案卷采用裝訂和不裝訂兩種形式,，要求如下:

1、案卷裝訂前要拆除金屬物,，對殘缺破損,，小于或大于卷面的和字跡偏左的要進(jìn)行修補(bǔ)、被糊和折疊,，圖樣要按A4幅面,，手風(fēng)琴式折疊,，圖面向里,，圖標(biāo)在右下面,。

2、字跡不清的重要文件,，應(yīng)進(jìn)行復(fù)制（打印或手抄）,，并與原件一起立卷。復(fù)制件在前,、原件在后,。

3、裝訂時(shí)做到右下齊,，無倒頁,，不漏訂。

4,、案卷采用三孔一線裝訂,，裝訂線長度為18CM，裝訂結(jié)實(shí),、整齊,、美觀。

5,、外文資料應(yīng)保持原來的案卷及文件排列順序,、文號及裝訂形式。

6,、單份文件裝訂時(shí),，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件首頁右上方加蓋填寫檔號章。

如何進(jìn)行檔案整理

如何進(jìn)行檔案整理

檔案整理是指將處于零亂的和需要進(jìn)一步條理化的檔案,，進(jìn)行基本的分類,、組合、排列,、編號,、編制目錄、建立全宗等,，組成有序體系的過程,。下面是我搜集整理的如何進(jìn)行檔案整理，歡迎閱讀,。

檔案整理的基本要求：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn),，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系;區(qū)分文件材料的價(jià)值，確定檔案的保管期限;便于保管和利用,。

檔案整理的文件范圍是：凡是本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的,，具有查考保存價(jià)值的文件材料,，包括收發(fā)文電、內(nèi)部文件,、會(huì)議文件,、電話記錄、圖表,、簿冊,、照片、錄音,、錄像,、計(jì)算機(jī)盤片、實(shí)物以及本機(jī)關(guān)編印的出版物等,，在辦理完畢后均須整理保存,。

檔案整理的方法有兩種：一是以“案卷”為單位整理。二是以“件”為單位整理,。以“案卷”為單位整理就是立卷,，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合為案卷。所謂案卷,，就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體,。立卷是一個(gè)分類、組合,、編目的過程,。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對文件材料進(jìn)行實(shí)體分類;組合即將經(jīng)過分類的文件材料,，按一定形式組合起來;編目即將經(jīng)過組合以后的文件材料,，進(jìn)行系統(tǒng)排列和編目。以“案卷”為單位整理的檔案,，其基本保管單位是案卷,。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮型號有1.2,，1.5,，2.0cm三個(gè)規(guī)格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒,，以案卷為單位整理文書材料時(shí)應(yīng)當(dāng)符合《文書檔案案卷格式》(GB/T9105-88)的規(guī)定,。以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位進(jìn)行整理。一般來講,，一份文書材料,、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書,、一面錦旗,、一個(gè)獎(jiǎng)杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件,，正文與文件處理單為一件(處理單包括：收文處理單,、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條等),，轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件,，正文與附件作為一件，原件與復(fù)制件為一件,，報(bào)表、名冊,、圖冊,、刊物等每冊為一件，來文與復(fù)文及其他相關(guān)文件可為一件,。以“件”為單位整理的檔案,，其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的檔案最后要裝入檔案盒內(nèi),。

全縣副科級以上各級黨的機(jī)關(guān),、行政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和其他組織需歸檔的文書檔案按“件”整理,，企事業(yè)單位有關(guān)黨群工作,、行政管理、經(jīng)營管理,、生產(chǎn)技術(shù)管理類歸檔文件材料按“件”整理,，整理的依據(jù)是2006年12月國家檔案局發(fā)布的8號令和2000年12月發(fā)布的《歸檔文件整理規(guī)則》。

各單位專門業(yè)務(wù)檔案按照上級業(yè)務(wù)主管部門或者縣檔案局有關(guān)要求以“卷”為單位整理,。大部分單位短期保管的(現(xiàn)10年)文書檔案,，鄉(xiāng)財(cái)政所、中心學(xué)校等二級機(jī)構(gòu)文書,、業(yè)務(wù)檔案按“卷”整理,。

聲像、電子,、實(shí)物檔案按“件”整理,，電子檔案整理要求按照國家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T 18894-2002)執(zhí)行。照片檔案整理按國家檔案局2002年發(fā)布的《照片檔案管理規(guī)范》(GB/T 11821-2002)執(zhí)行,。

科技檔案按“卷”整理,，整理要求按照國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局頒布的《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T 11822-2000)執(zhí)行。其中科研檔案還可按國家檔案局頒發(fā)的《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》DA/T2-92執(zhí)行?；üこ虣n案按照國家檔案局,、國家計(jì)委1988年頒發(fā)的《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。

會(huì)計(jì)檔案按“盒(卷)”整理,，整理的依據(jù)是財(cái)政部,、國家檔案局1998年發(fā)布的關(guān)于《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》(財(cái)會(huì)字〔1998〕32號)。

按“件”整理的檔案整理步驟是：文件分類,、鑒定保管期限,、裝訂、排列,、編號,、蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄,、裝盒,、填寫備考表、填寫檔案盒封面,、編寫歸檔文件整理說明,、編制歸檔文件目錄冊、檔案排架,。

按“卷”整理的文件整理步驟是：文件分類,、鑒定保管期限、排列,、編頁號,、編制卷內(nèi)文件目錄、裝訂案卷,、填寫備考表,、填寫案卷封面、編寫立卷說明,、編制案卷目錄,、編制全引目錄、檔案排架,。

一,、檔案的分類原則： 以各單位全部檔案為對象，依據(jù)其基本職能,，結(jié)合檔案內(nèi)容,、形成特點(diǎn)以及載體形式，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系,，實(shí)現(xiàn)檔案分類,、整理、排列、保管,、檢索,、編目的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，便于檔案的科學(xué)管理與開發(fā)利用,。

二,、檔案的分類和大類設(shè)置辦法

(一)大類的設(shè)置 原則上每各單位設(shè)置八個(gè)大類，即文書檔案,、業(yè)務(wù)檔案,、科技檔案(含科研、基建,、設(shè)備儀器等),、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案,、電子檔案,、實(shí)物檔案、圖書資料,。

(二)各類內(nèi)檔案的分類辦法

1、文書檔案分類有4種方法

(1)保管期限---年度分類法,，即先將歸檔文件按保管期限分類,，每個(gè)保管期限下按年度分類，我縣以“件”整理的檔案多數(shù)單位采用這種方法,，采用這種分類比較便于操作,，尤其對于小單位，而對于大一些的單位,，雖說不用份問題,，但為了查找方便，還是要遵照傳統(tǒng)立卷方法和歸檔無奈整理的原則,，將本單位上下級,、同級及非隸屬單位有密切聯(lián)系(針對本級)的材料組合在一起;將本單位各部門及與有關(guān)個(gè)人有聯(lián)系的組合在一起;將同一工作、同一問題,、同一案件,、同一會(huì)議、同一項(xiàng)目,、同一地區(qū),、同一事物等內(nèi)容上有聯(lián)系的文件材料組合在一起;將同一時(shí)間、同一地區(qū),、同一文種,、同一載體、同一規(guī)格等形式上有聯(lián)系的文件材料組合在一起;對于純上級文件或下級文件，在實(shí)際操作中,，如果上,、下級文件不多，則和本級合并裝盒歸檔,，如果上級文件和下級文件較多,，則將上、下級文件與本級文件分開,，上級排前,，本級排中，下級排后,。此種分類法盒號編制方法是同一保館期限下,，從“1”開始編制一個(gè)大流水號，件號編制方法是同一保管期限下,、同一年度內(nèi),，從“1”開始編制一個(gè)流水號。這種分類法檔案盒背脊 排列如圖：

(2)保管期限---年度---問題分類法,，即先將應(yīng)歸檔文件材料按保管期限分類,，每個(gè)保管期限下按年度分類。再在年度下按按問題(如綜合,、政工,、業(yè)務(wù))分類，此種分類法適合以“卷”整理的檔案和部分以“件”整理檔案數(shù)量特別多的單位,，以及上級業(yè)務(wù)主管部門有文件這樣規(guī)定的單位(如縣農(nóng)業(yè)發(fā)展銀行),。以“卷”為整理單位的，在按問題整理檔案前,，先要按級別分類,，上級、本級,、下級文件不得出現(xiàn)在同一卷中,，除非是針對本級的文件。,。以“件”為整理單位的,，上、下級文件又必須分到各個(gè)問題類目中,。此種分類法盒號編制方法是同一保館期限下,，從“1”開始編制一個(gè)大流水號，件號編制方法是同一保管期限下,、同一年度中,，同一個(gè)問題內(nèi)從“1”開始編制一個(gè)流水號,。

(3)問題---年度----保管期限分類法，即先將歸檔文件按問題分類,，每各問題下按年度分類,，再在年度下按保管期限分類。此種分類法只適合于按十大類分類的企業(yè)單位(如自來水公司),，此種分類法盒號編制方法是同一問題內(nèi),，從“1”開始編制一個(gè)大流水號，件號編制方法是同一年度內(nèi),，同一保管期限下,，從“1”開始編制一個(gè)流水號。

(4)年度---保管期限分類法,。即先將歸檔文件按年度分類,，每個(gè)年度下按保管期限分類，此種分類法我縣只有中國銀行,、工商銀行2個(gè)企業(yè)采用,，他們是按照上級業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)的規(guī)定辦的，此種分類法盒號編制方法是同一年度內(nèi),，從“1”開始編制一個(gè)流水號,，件號編制方法是同一保管期限下，從“1”開始編制一個(gè)流水號,。

2,、業(yè)務(wù)檔案按種類----保管期限---年度分類法。

3,、科技檔案采用種類--保管期限—年度分類法。

4,、會(huì)計(jì)類檔案分類有2種方法

(1)采用種類--保管期限—年度分類法,。即把報(bào)表、賬簿,、憑證,、其他分開，再按年度時(shí)間排列,，歷年各編一個(gè)案卷流水號,。這種方法適合會(huì)計(jì)檔案數(shù)量少的單位。

(2)年度---類別---保管期限的分類方法,，首先應(yīng)分開會(huì)計(jì)年度,，再按形式分為幾類(先報(bào)表、帳薄再憑證),，然后在各類內(nèi)按保管期限的長短順序排列,，一年編一個(gè)案卷流水號,。這種方法適合會(huì)計(jì)檔案數(shù)量特別多的單位。

5,、聲像檔案一般采用載體形式--年度--保管期限分類法,，按載體形式設(shè)置三級類目時(shí)，音像類可分為照片,、錄音帶,、錄像帶;

6、電子檔案按照載體形式--年度--保管期限分類法,。電子類可分為磁帶,、光盤;

7、實(shí)物檔案一般采用載體形式--年度分類法-,，實(shí)物類可分為榮譽(yù)類,、紀(jì)念品(禮品)類、印信類,，也可以分為可折疊類和不可折疊類等,。

8、圖書資料按照類別---年度分類法,。圖書資料類別一般分為政治,、法規(guī)、業(yè)務(wù),、其他,。

三、檔號(全宗號,、目錄號,、案卷號(件號)、頁號)的編制

(一)全宗號的編制 全宗號填寫檔案館給立檔單位編制的代號,，如邵東一中,，縣檔案館確定其全宗號為“142”， 標(biāo)識為“0142”,。未確定全宗號的在檔案未進(jìn)館之前該號可暫不填寫,。企業(yè)可填寫表達(dá)單位的漢語拼音代字.

(二)目錄號編制。 填寫全宗內(nèi)案卷所屬目錄的編號,，在同一個(gè)全宗內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷目錄號,，企業(yè)或參照《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》編制分類方案的單位，可填寫類別特征代碼 ,。案卷目錄號應(yīng)根據(jù)全宗內(nèi)檔案整理狀況設(shè)置,。可按不同時(shí)間,，不同組織結(jié)構(gòu),，不同保管期限,，不同專題或不同載體形態(tài)設(shè)置案卷目錄號。每一案卷目錄所含案卷數(shù)量一般以三位數(shù)為宜,。即,，案卷目錄內(nèi)案卷數(shù)量不足1000時(shí)，一般不另立案卷目錄,，亦不另編案卷目錄號;案卷數(shù)量超過1000時(shí),，一般應(yīng)另立案卷目錄，并另編案卷目錄號,。在一個(gè)全宗內(nèi)不應(yīng)有重復(fù)的案卷目錄號,。目錄號是由漢語拼音字母和阿拉伯?dāng)?shù)字組成的檔案類別代碼標(biāo)識。不同級位的類別之間可用間隔符“●”分開,。不產(chǎn)生誤解時(shí),，省略間隔符。

1,、一級類目的目錄號采用其類目中有代表性的一到二個(gè)漢字的大寫漢語拼音字母編寫,。即W代表文書檔案;Y代表業(yè)務(wù)檔案(如果一個(gè)單位的業(yè)務(wù)檔案門類很多，可以分別用Y1,、Y2,、Y3等標(biāo)識);J代表科技檔案;K代表會(huì)計(jì)檔案(報(bào)表K1、賬本K2,、憑證K3);X代表音像檔案;D代表電子檔案;SW代表檔案實(shí)物,。

2、采用阿拉伯?dāng)?shù)字“1”,、“2”,、“3”分別表示“永久”、“長期(或30年)”,、“短期(或10年)”三個(gè)不同的保管期限,。

3、目錄號編制示例

業(yè)務(wù)檔案 目錄號 y1 代表永久類的業(yè)務(wù)檔案;Y2 代表長期(或30年)類的業(yè)務(wù)檔案;y3 代表短期(或10年)類的業(yè)務(wù)檔案,。

(三)案卷(件)號、頁號

1,、案卷號是目錄內(nèi)案卷的順序編號,，案卷號用三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識。目錄內(nèi)的案卷按排列次序流水編號,，不應(yīng)有空號,，在同一個(gè)案卷目錄(或分類體系的最低一級類目)內(nèi)也不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷號，每一案卷目錄內(nèi)的全部案卷只應(yīng)編一個(gè)流水順序號,。如一個(gè)目錄出現(xiàn)兩個(gè)以上(含兩個(gè))案卷流水順序號時(shí)應(yīng)重新編案卷號或分設(shè)案卷目錄,。以“卷”整理的文書檔案,、業(yè)務(wù)、科技檔案分別在同一保管期限內(nèi)依次編寫案卷號,，再以案卷為單元依次編寫件號(填寫在順序號欄)和頁號,。會(huì)計(jì)檔案中的財(cái)務(wù)報(bào)表，賬本,，憑證,、其他按“大流水”形式編寫案卷號，在每一個(gè)案卷內(nèi)編寫頁號,。

2,、件號即歸檔文件的排列順序號，它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標(biāo)識,。分為“室編件號,、館編件號”。室編件號是歸檔文件在分類方案的最低一級類目內(nèi)從“1”開始編寫的順序號,，每一件內(nèi)編寫頁號,。館編件號是指歸檔文件移交進(jìn)館，重新鑒定,、整理,、排列后編制的順序號。音像,、電子,、實(shí)物檔案按類從“1”開始編寫件號。

3,、頁號是填寫卷內(nèi)文件材料所在之頁的編號,。頁號用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識。卷內(nèi)文件各頁按排列次序流水編號,，不應(yīng)有空號,。

四、檔案整理的質(zhì)量要求：

(一)組合(卷)要求;以問題為主,，兼顧其它特征,，使文書材料之間的聯(lián)系緊密，分級適當(dāng),，問題單一,，類型鮮明，年度不混,，保管期限準(zhǔn)確,。

1、齊全完整,。歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整,，一個(gè)問題的構(gòu)件不能缺漏,，字跡材料一律使用碳素墨水或藍(lán)黑墨水;收集工作應(yīng)立足本單位,注意業(yè)務(wù)部門形成的反映專業(yè)職能活動(dòng)的文件材料的收集;重大活動(dòng)事件材料的收集;文電合一;底稿隨印件一起收集。若底稿是直接在計(jì)算機(jī)上起草的打印件,，則一般只要收集發(fā)文稿紙與印件,，其中發(fā)文稿紙上除了領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)外還需加蓋單位公章以示效力。若計(jì)算機(jī)打印的底稿上有領(lǐng)導(dǎo)的重要修改或批示,，應(yīng)收集與印件一并歸檔;有重要領(lǐng)導(dǎo)批示的辦文單應(yīng)隨正文一起收集歸檔;附件隨正件收集歸檔;關(guān)于同一問題的請示和批復(fù)應(yīng)一起歸檔,。

2、分類科學(xué),。全宗內(nèi)檔案整理采用統(tǒng)一的分類方案,，分類層次清楚，類,、項(xiàng),、目概念明確，并列的類別之間界限分明,，不互相交叉或重合,。

3、保持文件內(nèi)在聯(lián)系,。

A.時(shí)間聯(lián)系,。要求區(qū)分年度，不同年度的文件不得混淆,，一份文件有多個(gè)時(shí)間特征的.分年度時(shí).以文件簽發(fā)日期(成文日期)為準(zhǔn),，據(jù)以判定文件所屬年度。計(jì)劃,、規(guī)劃,、總結(jié)、預(yù)決算,、統(tǒng)計(jì)報(bào)表以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件,，統(tǒng)一按簽發(fā)日期(成文日期)，電報(bào)以發(fā)出日期,，判定文件所屬年度,。遇到某些特殊情況，按以下原則處理：

(1)跨年度的請示與批復(fù),、來文與復(fù)文,，放在復(fù)文年度;沒有復(fù)文的，放在請示年度;多份文件(如組織關(guān)系,、工資關(guān)系、行政介紹信等)作為一件的,，可標(biāo)起止時(shí)間;跨年度的規(guī)劃,、計(jì)劃,、預(yù)算，放在文件內(nèi)容針對的第一個(gè)年度;跨年度的總結(jié),、報(bào)告,、決算，放在文件內(nèi)容針對的最后一個(gè)年度;跨年度的會(huì)議文件,，放在會(huì)議結(jié)束的年度;跨年度的非訴訟案件,，放在結(jié)案的年度;法規(guī)性文件放在公布或批準(zhǔn)的年度。

(2)按專門年度(如教學(xué)年度)形成的文件,，放在專門年度組卷,。

(3)沒有標(biāo)明落款日期的文件材料.應(yīng)通過對照等手段考證文件的準(zhǔn)確日期或推斷近似日期，據(jù)以按年度合理歸類,。

(4)臨時(shí)性機(jī)構(gòu),，存在時(shí)間不長(兩年以內(nèi))，文件材料較少.形成的文件可以不分年度.放在工作結(jié)束年度歸檔;如果每年文件數(shù)量較多亦可分散在各個(gè)年度內(nèi)歸檔,。

B.來源聯(lián)系,。要求區(qū)分級別，將上級機(jī)關(guān),、下屬機(jī)關(guān),、平級機(jī)關(guān)和本單位的文件分別組卷。對有密切聯(lián)系的上,、下級文件,，如本單位的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)，下屬機(jī)關(guān)的請示與本單位的批復(fù),，應(yīng)與本單位的文件放在一起組卷,。

C.內(nèi)容聯(lián)系。要求保持卷內(nèi)文件內(nèi)容的單一性和內(nèi)容相近的文件之間的聯(lián)系,。黨政工團(tuán)和業(yè)務(wù)管理活動(dòng)中形成的各種管理性,、業(yè)務(wù)性、規(guī)范性文件和調(diào)研材料等,，一般按問題進(jìn)行組合,。同一個(gè)問題、一次會(huì)議,、一項(xiàng)工程,、一個(gè)案件的文件以及正件與附件、正本與底稿,、請示與批復(fù),、轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件放在一起組卷。文電應(yīng)合一組卷。單一問題的文件數(shù)量少時(shí),，可將內(nèi)容相近的其他問題的文件合并組卷,。不同載體的文件材料，如錄音帶,、錄像帶,、照片、影片,、電腦軟盤等與內(nèi)容相關(guān)的文書檔案統(tǒng)一整理編目,，分別存放，并在目錄中加注說明,。在按問題分類時(shí),，文件歸檔應(yīng)按其主要內(nèi)容有規(guī)律地進(jìn)行，并保持連續(xù)性,，某個(gè)內(nèi)容的文件在去年放入哪類中,，今年亦歸入同一類中，不要根據(jù)一時(shí)的需要隨便更改,，以免給將來的查找利用帶來不便,。

4、正確劃分保管期限,。根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和立檔單位制定的檔案保管期限表,，將文書材料按不同的保管期限分開。

A,、文書檔案根據(jù)國家檔案局2006年8號令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》的規(guī)定和立檔單位制定的檔案保管期限表,，將文書材料按永久、定期(30年,、10年)二種不同的保管期限分開 ,。

(1)永久保存的.文件有以下八個(gè)重要方面：一是本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料。這一條從文種的專指性上理解,，可以細(xì)化為法律,、法規(guī)、條例和政策性文件材料,。二是本機(jī)關(guān)召開重要會(huì)議,、舉辦重大活動(dòng)等形成的主要文件材料。本機(jī)關(guān)召開的重要會(huì)議主要指本級黨*會(huì),、人代,、政協(xié)會(huì)、經(jīng)濟(jì)工作會(huì),、紀(jì)檢會(huì)及本機(jī)關(guān)召開的年度工作會(huì)議,、黨組(黨委)會(huì)議,、行政辦公會(huì)、重要的專題工作研討會(huì)的文件材料,。 要因機(jī)關(guān)性質(zhì)來比較,，對本機(jī)關(guān)只要具有重要影響力的活動(dòng)都算。比如本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)置,、撤并、名稱更改,、人事任免,、評先、組織簡則,、人員定編,、印信啟用和作廢等文件材料。三是本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料,。主要指本機(jī)關(guān)形成的年度或年度以上工作計(jì)劃,、總結(jié)、規(guī)范性文件,、重要業(yè)務(wù)事項(xiàng)的文件,、重要專題的調(diào)研材料、大事記,、組織沿革,、綜合性統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。四是本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問題的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù),、批示,、報(bào)告、總結(jié),、結(jié)合性統(tǒng)計(jì)報(bào)表等,。五是本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料,。六是本機(jī)關(guān)房屋買賣土地征用,，重要合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料,。七是上級機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料,，主要是指法律、法規(guī),、條例,、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、中長期發(fā)展規(guī)劃等,。八是同級機(jī)關(guān),、下級機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料,。把握機(jī)關(guān)文件材料重要性和一般性,，是否永久保管，要從機(jī)關(guān)職能活動(dòng)規(guī)模大小,、歸檔層次,、影響力、產(chǎn)生的文件材料是否具備政策性等諸多因素來考慮,。

(2)定期保管的文書檔案主要包括：一是本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料;主要是指本機(jī)關(guān)各部門在履行職能活動(dòng)形成一般性的規(guī)章,、辦法、意見等文件材料,。二是本機(jī)關(guān)召開會(huì)議,、舉辦活動(dòng)等形成的一般性文件材料，三是本機(jī)關(guān)形成的有關(guān)事務(wù)管理,、制度,、安全保衛(wèi)等一般性文件材料。四是本機(jī)關(guān)人事管理工作形成的一般性文件;包括工作計(jì)劃,、總結(jié),、專題調(diào)研材料等。 五是本機(jī)關(guān)關(guān)于一般性問題的請示與上級的批復(fù),、批示,。一項(xiàng)系統(tǒng)工程，是分階段進(jìn)行的,，那么在各階段形成的文件材料,，只能當(dāng)成一般性的業(yè)務(wù)。至于一般性的工作報(bào)告,、總結(jié),、統(tǒng)計(jì)表，是指機(jī)關(guān)各部門自己形成的,，僅反映一個(gè)部門或一個(gè)方面職能活動(dòng)的文件材料,。六是上級機(jī)關(guān)制發(fā)的關(guān)于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)，但要貫徹執(zhí)行的一般性文件材料(包括一般性的會(huì)議文件材料),，這一條幾乎大多數(shù)機(jī)關(guān)都有,，雖是普發(fā)性的，但不是事物性的,，而是需要貫徹執(zhí)行的,。七是上級機(jī)關(guān)和同級機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但需貫徹執(zhí)行的文件材料。在這一條中提到上級或同級,，不一定是本機(jī)關(guān)的主管業(yè)務(wù),，但又需參照執(zhí)行,，比如財(cái)政、人事,、勞動(dòng)等部門制發(fā)的調(diào)資,、勞保、福利,、差旅費(fèi)報(bào)銷,、稅務(wù)、職稱,、計(jì)生等文件材料,。八是同級機(jī)關(guān)、下級機(jī)關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函,、請示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料,。九是下級機(jī)關(guān)報(bào)送的年度或年度以上計(jì)劃(含長遠(yuǎn)規(guī)劃),、總結(jié)、統(tǒng)計(jì),、重要專題報(bào)告等文件材料,。以上定期保存的9條中有7條使用了“一般”這個(gè)詞。把握文件材料的“一般”要看文件材料涉及的問題是否常規(guī)性,、技術(shù)性等方面的問題,。

(3)根據(jù)本單位的保管期限表，對當(dāng)年歸檔文件進(jìn)行分類時(shí)要注意以下幾點(diǎn):一是原則上不要將多個(gè)保管期限的文件混在一起,。二是應(yīng)從一個(gè)問題或一組文件的重要程度劃定保管期限,，不要孤立地按單份文件的重要程度來劃定保管期限。如全縣教育工作會(huì)議材料,，除了先進(jìn)事跡是30年,，其余都是永久，那么我們可以把這個(gè)先進(jìn)事跡也做永久,。我縣統(tǒng)一規(guī)定重大活動(dòng),、主要工作職能會(huì)議材料成套性集中，全部定為永久,。三是上級業(yè)務(wù)主管部門文件永久從嚴(yán)(政策法規(guī),、方針性文件),部分重要的可定為30年,其他都是10年。四是本級內(nèi)部科室加掛縣機(jī)構(gòu)牌子,期限提高.五是本級簡報(bào)30年

B,、會(huì)計(jì)檔案,。

(1)會(huì)計(jì)憑證：保管15年。

(2)會(huì)計(jì)帳?。含F(xiàn)金日記帳,、銀行日記帳保管25年,，總帳、明細(xì)帳保管15年,固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年,。

(3)會(huì)計(jì)報(bào)表：決算報(bào)表永久保管(包括文字分析),，會(huì)計(jì)月報(bào)表保管15年。

(4)其他類：會(huì)計(jì)移交清冊保管15年,，會(huì)計(jì)檔案保管,、銷毀清冊為永久，銀行余額調(diào)節(jié)表,、銀行對帳單保管5年

,。

C、科技檔案,?；ā⒖蒲校河谰?，設(shè)備檔案：長期,。

E、音像,、電子,、實(shí)物檔案：永久。

F,、業(yè)務(wù)檔案保管期限按上級業(yè)務(wù)主管部門要求或縣檔案根據(jù)其單位業(yè)務(wù)檔案存在的價(jià)值確定,。