1,、編輯技巧

1 編輯技巧

（1） 分?jǐn)?shù)的輸入

如果直接輸入“1/5”,，系統(tǒng)會將其變?yōu)?#8220;1月5日”，解決辦法是：先輸入“0”,，然后輸入空格,，再輸入分?jǐn)?shù)“1/5”。

（2） 序列“001”的輸入

如果直接輸入“001”,，系統(tǒng)會自動判斷001為數(shù)據(jù)1,，解決辦法是：首先輸入“'”（西文單引號），然后輸入“001”,。

（3） 日期的輸入　

如果要輸入“4月5日”,，直接輸入“4/5”,，再敲回車就行了。如果要輸入當(dāng)前日期，按一下“Ctrl+,；”鍵,。

（4） 填充條紋 　

如果想在工作簿中加入漂亮的橫條紋,，可以利用對齊方式中的填充功能。先在一單元格內(nèi)填入“*”或“~”等符號,，然后單擊此單元格,，向右拖動鼠標(biāo),，選中橫向若干單元格，單擊“格式”菜單,，選中“單元格”命令,，在彈出的“單元格格式”菜單中,，選擇“對齊”選項卡,，在水平對齊下拉列表中選擇“填充”,，單擊“確定”按鈕（如圖1）。
圖１


（5） 多張工作表中輸入相同的內(nèi)容

幾個工作表中同一位置填入同一數(shù)據(jù)時,，可以選中一張工作表,，然后按住Ctrl鍵，再單擊窗口左下角的Sheet1,、Sheet2......來直接選擇需要輸入相同內(nèi)容的多個工作表,，接著在其中的任意一個工作表中輸入這些相同的數(shù)據(jù)，此時這些數(shù)據(jù)會自動出現(xiàn)在選中的其它工作表之中,。輸入完畢之后,，再次按下鍵盤上的Ctrl鍵，然后使用鼠標(biāo)左鍵單擊所選擇的多個工作表,，解除這些工作表的聯(lián)系，否則在一張表單中輸入的數(shù)據(jù)會接著出現(xiàn)在選中的其它工作表內(nèi),。

（6） 不連續(xù)單元格填充同一數(shù)據(jù)

選中一個單元格,，按住Ctrl鍵,，用鼠標(biāo)單擊其他單元格,，就將這些單元格全部都選中了。在編輯區(qū)中輸入數(shù)據(jù),，然后按住Ctrl鍵,，同時敲一下回車,，在所有選中的單元格中都出現(xiàn)了這一數(shù)據(jù),。

（7） 在單元格中顯示公式

如果工作表中的數(shù)據(jù)多數(shù)是由公式生成的，想要快速知道每個單元格中的公式形式,，以便編輯修改,，可以這樣做：用鼠標(biāo)左鍵單擊“工具”菜單,，選取“選項”命令，出現(xiàn)“選項”對話框,，單擊“視圖”選項卡，接著設(shè)置“窗口選項”欄下的“公式”項有效,，單擊“確定”按鈕（如圖2）,。這時每個單元格中的分工就顯示出來了。如果想恢復(fù)公式計算結(jié)果的顯示,，就再設(shè)置“窗口選項”欄下的“公式”項失效即可,。
圖２


（8） 利用Ctrl＋*選取文本

如果一個工作表中有很多數(shù)據(jù)表格時,，可以通過選定表格中某個單元格,，然后按下Ctrl＋*鍵可選定整個表格。Ctrl＋*選定的區(qū)域為：根據(jù)選定單元格向四周輻射所涉及到的有數(shù)據(jù)單元格的最大區(qū)域,。這樣我們可以方便準(zhǔn)確地選取數(shù)據(jù)表格,，并能有效避免使用拖動鼠標(biāo)方法選取較大單元格區(qū)域時屏幕的亂滾現(xiàn)象,。
（9） 快速清除單元格的內(nèi)容

如果要刪除內(nèi)容的單元格中的內(nèi)容和它的格式和批注，就不能簡單地應(yīng)用選定該單元格,，然后按Delete鍵的方法了,。要徹底清除單元格,可用以下方法：選定想要清除的單元格或單元格范圍；單擊“編輯”菜單中“清除”項中的“全部”命令,，這些單元格就恢復(fù)了本來面目,。

2,、單元格內(nèi)容的合并
http://www./pc/oa/excel2k/ex2k1302.htm
根據(jù)需要,，有時想把B列與C列的內(nèi)容進(jìn)行合并,，如果行數(shù)較少,，可以直接用“剪切”和“粘貼”來完成操作，但如果有幾萬行,，就不能這樣辦了,。

解決辦法是：在C行后插入一個空列（如果D列沒有內(nèi)容,，就直接在D列操作）,，在Ｄ1中輸入“=B1&C1”,，D1列的內(nèi)容就是B,、C兩列的和了。選中D1單元格,，用鼠標(biāo)指向單元格右下角的小方塊“■”,，當(dāng)光標(biāo)變成"＋"后,，按住鼠標(biāo)拖動光標(biāo)向下拖到要合并的結(jié)尾行處，就完成了B列和C列的合并,。這時先不要忙著把B列和C列刪除,，先要把D列的結(jié)果復(fù)制一下,，再用“選擇性粘貼”命令，將數(shù)據(jù)粘貼到一個空列上,。這時再刪掉B,、C,、D列的數(shù)據(jù),。

下面是一個“&”實際應(yīng)用的例子。用AutoCAD繪圖時,，有人喜歡在EXCEL中存儲坐標(biāo)點，在繪制曲線時調(diào)用這些參數(shù),。存放數(shù)據(jù)格式為“x,，y”的形式,，首先在Excel中輸入坐標(biāo)值,，將x坐標(biāo)值放入A列，y坐標(biāo)值放入到B列,，然后利用“&”將A列和B列合并成C列,，在C1中輸入：=A1&"，"&B1,，此時C1中的數(shù)據(jù)形式就符合要求了,，再用鼠標(biāo)向下拖動C1單元格，完成對A列和B列的所有內(nèi)容的合并（如圖3-4）,。

合并不同單元格的內(nèi)容,，還有一種方法是利用CONCATENATE函數(shù),，此函數(shù)的作用是將若干文字串合并到一個字串中,，具體操作為“=CONCATENATE（B1,C1）”。比如,，假設(shè)在某一河流生態(tài)調(diào)查工作表中,，B2包含“物種”、B3包含“河鱒魚”,，B7包含總數(shù)45,，那么： 輸入“=CONCATENATE（"本次河流生態(tài)調(diào)查結(jié)果："，B2,，"",，B3，"為",，B7,，"條/公里。"）” 計算結(jié)果為：本次河流生態(tài)調(diào)查結(jié)果：河鱒魚物種為45條/公里。
圖３　　　　　　　　　　　　　　　　　　　圖４

3,、條件顯示

我們知道,，利用If函數(shù)，可以實現(xiàn)按照條件顯示,。一個常用的例子,，就是教師在統(tǒng)計學(xué)生成績時，希望輸入60以下的分?jǐn)?shù)時,，能顯示為“不及格”,；輸入60以上的分?jǐn)?shù)時，顯示為“及格",。這樣的效果,，利用IF函數(shù)可以很方便地實現(xiàn)。 假設(shè)成績在A2單元格中,，判斷結(jié)果在A3單元格中,。那么在A3單元格中輸入公式： =if（A2<60，“不及格”,，“及格”） 同時,，在IF函數(shù)中還可以嵌套IF函數(shù)或其它函數(shù)。 　　

例如,，如果輸入： =if（A2<60,，“不及格”，if（A2<=90,，“及格”,，“優(yōu)秀"）） 就把成績分成了三個等級?！?

如果輸入　=if（A2<60,，“差"，if（A2<=70,，“中”,，if（A2<90，“良”,，“優(yōu)”））） 就把成績分為了四個等級,。 　　

再比如，公式： =if（SUM（A1：A5>0,，SUM（A1：A5）,，0） 此式就利用了嵌套函數(shù)，意思是,，當(dāng)A1至A5的和大于0時,，返回這個值,，如果小于0，那么就返回0,。 還有一點要提醒你注意：以上的符號均為半角,，而且IF與括號之間也不能有空格。

4,、自定義格式

Excel中預(yù)設(shè)了很多有用的數(shù)據(jù)格式,，基本能夠滿足使用的要求，但對一些特殊的要求,，如強(qiáng)調(diào)顯示某些重要數(shù)據(jù)或信息,、設(shè)置顯示條件等，就要使用自定義格式功能來完成,。 Excel的自定義格式使用下面的通用模型：正數(shù)格式,，負(fù)數(shù)格式，零格式,，文本格式,，在這個通用模型中，包含三個數(shù)字段和一個文本段：大于零的數(shù)據(jù)使用正數(shù)格式,；小于零的數(shù)據(jù)使用負(fù)數(shù)格式,；等于零的數(shù)據(jù)使用零格式；輸入單元格的正文使用文本格式,。 我們還可以通過使用條件測試,，添加描述文本和使用顏色來擴(kuò)展自定義格式通用模型的應(yīng)用。

（1）使用顏色 　要在自定義格式的某個段中設(shè)置顏色,，只需在該段中增加用方括號括住的顏色名或顏色編號,。Excel識別的顏色名為：[黑色]、[紅色],、[白色],、[藍(lán)色]、[綠色],、[青色]和[洋紅],。Excel也識別按[顏色X]指定的顏色,，其中X是1至56之間的數(shù)字,，代表56種顏色(如圖5）。
圖５


（2）添加描述文本 　要在輸入數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)之后自動添加文本,，使用自定義格式為：＂文本內(nèi)容＂@,；要在輸入數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)之前自動添加文本，使用自定義格式為：@＂文本內(nèi)容＂,。@符號的位置決定了Excel輸入的數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)相對于添加文本的位置,。

（3）創(chuàng)建條件格式 　可以使用六種邏輯符號來設(shè)計一個條件格式：>（大于）、>=（大于等于）、<（小于）,、<=（小于等于）,、=（等于）、<>（不等于）,，如果你覺得這些符號不好記,，就干脆使用“>”或“>=”號來表示。

由于自定義格式中最多只有3個數(shù)字段,，Excel規(guī)定最多只能在前兩個數(shù)字段中包括2個條件測試,，滿足某個測試條件的數(shù)字使用相應(yīng)段中指定的格式，其余數(shù)字使用第3段格式,。如果僅包含一個條件測試,，則要根據(jù)不同的情況來具體分析。

自定義格式的通用模型相當(dāng)于下式：[>,；0]正數(shù)格式,；[<；0]負(fù)數(shù)格式,；零格式,；文本格式。

下面給出一個例子：選中一列,，然后單擊“格式”菜單中的“單元格”命令,，在彈出的對話框中選擇“數(shù)字”選項卡，在“分類”列表中選擇“自定義”,，然后在“類型”文本框中輸入“"正數(shù):"($#,##0.00);"負(fù)數(shù):"($ #,##0.00);"零";"文本:"@”,，單擊“確定”按鈕，完成格式設(shè)置,。這時如果我們輸入“12”,，就會在單元格中顯示“正數(shù)：（$12.00）”，如果輸入“-0.3”,，就會在單元格中顯示“負(fù)數(shù)：（$0.30）”,，如果輸入“0”，就會在單元格中顯示“零”,，如果輸入文本“this is a book”,，就會在單元格中顯示“文本：this is a book”。 如果改變自定義格式的內(nèi)容,，“[紅色]"正數(shù):"($#,##0.00);[藍(lán)色]"負(fù)數(shù):"($ #,##0.00);[黃色]"零";"文本:"@”,，那么正數(shù)、負(fù)數(shù),、零將顯示為不同的顏色,。如果輸入“[Blue];[Red];[Yellow];[Green]”,，那么正數(shù)、負(fù)數(shù),、零和文本將分別顯示上面的顏色（如圖6）,。
圖６


再舉一個例子，假設(shè)正在進(jìn)行帳目的結(jié)算,，想要用藍(lán)色顯示結(jié)余超過$50,，000的帳目，負(fù)數(shù)值用紅色顯示在括號中,，其余的值用缺省顏色顯示,，可以創(chuàng)建如下的格式： “[藍(lán)色][>50000] $#,##0.00_);[紅色][<0]( $#,##0.00); $#,##0.00_)” 使用條件運算符也可以作為縮放數(shù)值的強(qiáng)有力的輔助方式，例如,，如果所在單位生產(chǎn)幾種產(chǎn)品,，每個產(chǎn)品中只要幾克某化合物，而一天生產(chǎn)幾千個此產(chǎn)品,，那么在編制使用預(yù)算時,，需要從克轉(zhuǎn)為千克、噸,，這時可以定義下面的格式： “[>999999]#,##0,,_m"噸"";[>999]##,_k_m"千克";#_k"克"” 可以看到,，使用條件格式，千分符和均勻間隔指示符的組合,，不用增加公式的數(shù)目就可以改進(jìn)工作表的可讀性和效率,。

另外，我們還可以運用自定義格式來達(dá)到隱藏輸入數(shù)據(jù)的目的,，比如格式＂,；＃＃；0＂只顯示負(fù)數(shù)和零,，輸入的正數(shù)則不顯示,；格式“；,；,；”則隱藏所有的輸入值。 自定義格式只改變數(shù)據(jù)的顯示外觀,，并不改變數(shù)據(jù)的值,，也就是說不影響數(shù)據(jù)的計算。靈活運用好自定義格式功能,，將會給實際工作帶來很大的方便,。

5、繪制函數(shù)圖象

做教學(xué)工作的朋友們一定會遇到畫函數(shù)曲線的問題吧,！如果想快速準(zhǔn)確地繪制一條函數(shù)曲線,，可以借助EXCEL的圖表功能，它能使你畫的曲線既標(biāo)準(zhǔn)又漂亮,。你一定會問,，是不是很難學(xué)呀？其實這一點兒也不難,，可以說非常簡便,，不信你就跟我試一試。

以繪制y=|lg（6+x^3）|的曲線為例,，其方法如下： 在某張空白的工作表中,，先輸入函數(shù)的自變量：在A列的A1格輸入"X="，表明這是自變量,，再在A列的A2及以后的格內(nèi)逐次從小到大輸入自變量的各個值,；實際輸入的時候，通常應(yīng)用等差數(shù)列輸入法,，先輸入前二個值,，定出自變量中數(shù)與數(shù)之間的步長，然后選中A2和A3兩個單元格,，使這二項變成一個帶黑色邊框的矩形,，再用鼠標(biāo)指向這黑色矩形的右下角的小方塊“■”，當(dāng)光標(biāo)變成"＋"后,，按住鼠標(biāo)拖動光標(biāo)到適當(dāng)?shù)奈恢?，就完成自變量的輸入?

輸入函數(shù)式：在B列的B1格輸入函數(shù)式的一般書面表達(dá)形式，y=|lg（6+x^3）|,；在B2格輸入“=ABS（LOG10（6+A2^3））”,，B2格內(nèi)馬上得出了計算的結(jié)果。這時,，再選中B2格,，讓光標(biāo)指向B2矩形右下角的“■”，當(dāng)光標(biāo)變成"＋"時按住光標(biāo)沿B列拖動到適當(dāng)?shù)奈恢眉赐瓿珊瘮?shù)值的計算,。
圖７


繪制曲線：點擊工具欄上的“圖表向?qū)?#8221;按鈕,，選擇“X，Y散點圖”（如圖7）,，然后在出現(xiàn)的“X,，Y散點圖”類型中選擇“無數(shù)據(jù)點平滑線散點圖”；此時可察看即將繪制的函數(shù)圖像,，發(fā)現(xiàn)并不是我們所要的函數(shù)曲線,，單擊“下一步”按鈕，選中“數(shù)據(jù)產(chǎn)生在列”項,，給出數(shù)據(jù)區(qū)域,，這時曲線就在我們面前了（如圖8）,。
圖８


需要注意：如何確定自變量的初始值，數(shù)據(jù)點之間的步長是多少,，這是要根據(jù)函數(shù)的具體特點來判斷,，這也是對使用者能力的檢驗。如果想很快查到函數(shù)的極值或看出其發(fā)展趨勢,，給出的數(shù)據(jù)點也不一定非得是等差的,，可以根據(jù)需要任意給定。

從簡單的三角函數(shù)到復(fù)雜的對數(shù),、指數(shù)函數(shù),，都可以用EXCEL畫出曲線。如果用得到,，你還可以利用EXCEL來完成行列式,、矩陣的各種計算，進(jìn)行簡單的積分運算,，利用迭代求函數(shù)值（如x^2=x^7+4,，可用迭代方法求x值），等等,，凡是涉及計算方面的事,，找EXCEL來幫忙，它一定會給你一個滿意的答案,。

6,、自定義函數(shù)

雖然Excel中已有大量的內(nèi)置函數(shù)，但有時可能還會碰到一些計算無函數(shù)可用的情況,。假如某公司采用一個特殊的數(shù)學(xué)公式計算產(chǎn)品購買者的折扣,，如果有一個函數(shù)來計算豈不更方便？下面就說一下如何創(chuàng)建這樣的自定義函數(shù),。

自定義函數(shù),，也叫用戶定義函數(shù)，是Excel最富有創(chuàng)意和吸引力的功能之一,，下面我們在Visual Basic模塊中創(chuàng)建一個函數(shù),。 在下面的例子中，我們要給每個人的金額乘一個系數(shù),，如果是上班時的工作餐,，就打六折；如果是加班時的工作餐,，就打五折,；如果是休息日來就餐，就打九折。首先打開“工具”菜單,，單擊“宏”命令中的“Visual Basic編輯器”,，進(jìn)入Visual Basic編輯環(huán)境，在“工程－VBAobject”欄中的當(dāng)前表上單擊鼠標(biāo)右鍵,，選擇“插入”-“模塊”,，在右邊欄創(chuàng)建下面的函數(shù)rrr,，代碼如下： Function rrr(tatol, rr) If rr = "上班" Then rrr = 0.6 * tatol ElseIf rr = "加班" Then rrr = 0.5 * tatol ElseIf rr = "休息日" Then rrr = 0.9 * tatol End If End Function （如圖9）,。
圖９


這時關(guān)閉編輯器，只要我們在相應(yīng)的列中輸入rrr(F２,，B２),，那么打完折后的金額就算出來了（如圖10）。
圖10

7,、矩陣計算

Excel的強(qiáng)大計算功能,，不但能夠進(jìn)行簡單的四則運算，也可以進(jìn)行數(shù)組,、矩陣的計算,。

（1）數(shù)組和矩陣的定義 　　

矩陣不是一個數(shù)，而是一個數(shù)組,。在Excel里,，數(shù)組占用一片單元域，單元域用大括號表示,，例如{A1：C3},，以便和普通單元域A1：C3相區(qū)別。設(shè)置時先選定單元域,，同時按Shift＋Ctrl＋Enter鍵,，大括弧即自動產(chǎn)生，數(shù)組域得以確認(rèn),。 　

一個單元格就是一個變量,，一片單元域也可以視為一組變量。為了計算上的方便,，一組變量最好給一個數(shù)組名,。例如A={A1：C3}、B={E1:G3}等,。數(shù)組名的設(shè)置步驟是：選定數(shù)組域,，單擊“插入”菜單，選擇“名稱”項中的“定義”命令,，輸入數(shù)組名,，單擊“確定”按鈕即可。更簡單的命名辦法為：選擇數(shù)組域,，單擊名稱框,，直接輸入名稱就行了,。 　　

矩陣函數(shù)是Excel進(jìn)行矩陣計算的專用模塊。用“插入”－“函數(shù)”命令打開“粘貼函數(shù)”對話框（如圖11）,，選中函數(shù)分類欄中的“數(shù)學(xué)與三角函數(shù)”,，在右邊欄常用的矩陣函數(shù)有： MDETERM——計算一個矩陣的行列式； MINVERSE——計算一個矩陣的逆矩陣,； MMULT——計算兩個矩陣的乘積,； SUMPRODUCT——計算所有矩陣對應(yīng)元素乘積之和。
圖11


（2）矩陣的基本計算 　　

數(shù)組計算和矩陣計算有很大的區(qū)別,，比如下面這個例子中,，A和B都是定義好的數(shù)組，因為這兩個數(shù)組都是3×3的,，輸出結(jié)果也是3×3個單元格,。計算時先選定矩陣計算結(jié)果的輸出域，為3×3的單元格區(qū)域,，然后輸入公式,。如果輸入“=A＋B”或“=A-B”，計算結(jié)果是數(shù)組對應(yīng)項相加或相減,，輸入“=A*B”表示數(shù)組A和B相乘,，輸入“=A/B”表示數(shù)組A除數(shù)組B。如果要進(jìn)行矩陣計算,，就要用到相應(yīng)的矩陣函數(shù),。矩陣相加、相減與數(shù)組的加減表達(dá)形式是一樣的,，也是“=A＋B”和“=A-B”,，表示矩陣相乘可以輸入“=MMULT(A，B)”,，而矩陣相除是矩陣A乘B的逆矩陣,，所以計算公式是“=MMULT(A，MINVERSE（B）)”,。公式輸入后,，同時按Shift＋Ctrl＋Enter鍵得到計算結(jié)果。 對于更復(fù)雜的矩陣計算,，可以采用分步計算,。

8、自動切換輸入法

在一張工作表中,，往往是既有數(shù)據(jù),，又有文字，這樣在輸入時就需要來回在中英文之間反復(fù)切換輸入法，非常麻煩,。 如果你要輸入的東西很有規(guī)律性,，比如這一列全是單詞，下一列全是漢語解釋,，你可以用以下方法實現(xiàn)自動切換,。方法是：

（1）選中要輸入英文的列，單擊“數(shù)據(jù)”菜單,，選擇“有效性...”命令,，在彈出的“數(shù)據(jù)有效性”對話框中，選中“輸入法模式”選項卡,，在“模式”框中選擇“關(guān)閉（英文模式）”命令,，單擊“確定”按鈕（如圖12）,。
圖12


（2）選中要輸入漢字的列,，在“有效數(shù)據(jù)”對話框中，單擊“IME模式”選項卡,，在“模式”框中選擇“打開”命令,，單擊“確定”按鈕。這樣,，當(dāng)光標(biāo)在前一列時,，可以輸入英文，在下一列時,，直接可以輸入中文,，從而實現(xiàn)了中英文輸入方式之間的自動切換。

9,、批量刪除空行

有時我們需要刪除Excel工作薄中的空行,，一般做法是將空行一一找出，然后刪除,。如果工作表的行數(shù)很多,，這樣做就非常不方便。我們可以利用“自動篩選”功能,，把空行全部找到,，然后一次性刪除。 做法：先在表中插入新的一個空行,，然后按下Ctrl+A鍵,，選擇整個工作表，用鼠標(biāo)單擊“數(shù)據(jù)”菜單,，選擇“篩選”項中的“自動篩選”命令,。這時在每一列的頂部，都出現(xiàn)一個下拉列表框，在典型列的下拉列表框中選擇“空白”,，直到頁面內(nèi)已看不到數(shù)據(jù)為止（如圖13）,。
圖13


在所有數(shù)據(jù)都被選中的情況下，單擊“編輯”菜單,，選擇“刪除行”命令,，然后按“確定”按鈕。這時所有的空行都已被刪去,，再單擊“數(shù)據(jù)”菜單,，選取“篩選”項中的“自動篩選”命令，工作表中的數(shù)據(jù)就全恢復(fù)了,。插入一個空行是為了避免刪除第一行數(shù)據(jù),。

如果想只刪除某一列中的空白單元格，而其它列的數(shù)據(jù)和空白單元格都不受影響,，可以先復(fù)制 此列,，把它粘貼到空白工作表上，按上面的方法將空行全部刪掉,，然后再將此列復(fù)制,，粘貼到原工作表的相應(yīng)位置上。

10,、如何避免錯誤信息

在Excel中輸入公式后,，有時不能正確地計算出結(jié)果，并在單元格內(nèi)顯示一個錯誤信息,，這些錯誤的產(chǎn)生,，有的是因公式本身產(chǎn)生的，有的不是,。下面就介紹一下幾種常見的錯誤信息,，并提出避免出錯的辦法。

１）錯誤值：＃＃＃＃ 　　

含義：輸入到單元格中的數(shù)據(jù)太長或單元格公式所產(chǎn)生的結(jié)果太大,，使結(jié)果在單元格中顯示不下,。或是日期和時間格式的單元格做減法,，出現(xiàn)了負(fù)值,。

解決辦法：增加列的寬度，使結(jié)果能夠完全顯示,。如果是由日期或時間相減產(chǎn)生了負(fù)值引起的,，可以改變單元格的格式，比如改為文本格式,，結(jié)果為負(fù)的時間量,。 　　

２）錯誤值：＃DIV/0! 　　

含義：試圖除以0,。這個錯誤的產(chǎn)生通常有下面幾種情況：除數(shù)為0、在公式中除數(shù)使用了空單元格或是包含零值單元格的單元格引用,。

解決辦法：修改單元格引用,，或者在用作除數(shù)的單元格中輸入不為零的值。 　　

３）錯誤值：＃VALUE! 　　

含義：輸入引用文本項的數(shù)學(xué)公式,。如果使用了不正確的參數(shù)或運算符,，或者當(dāng)執(zhí)行自動更正公式功能時不能更正公式，都將產(chǎn)生錯誤信息＃VALUE!,。 　　

解決辦法：這時應(yīng)確認(rèn)公式或函數(shù)所需的運算符或參數(shù)正確,，并且公式引用的單元格中包含有效的數(shù)值。例如,，單元格C4中有一個數(shù)字或邏輯值,，而單元格D4包含文本，則在計算公式=C4＋D4時,，系統(tǒng)不能將文本轉(zhuǎn)換為正確的數(shù)據(jù)類型,，因而返回錯誤值＃VALUE!。 　　

４）錯誤值：＃REF! 　　

含義：刪除了被公式引用的單元格范圍,。

解決辦法：恢復(fù)被引用的單元格范圍,，或是重新設(shè)定引用范圍。

５）錯誤值：＃N/A 　　

含義：無信息可用于所要執(zhí)行的計算,。在建立模型時，用戶可以在單元格中輸入#N/A,，以表明正在等待數(shù)據(jù),。任何引用含有#N/A值的單元格都將返回#N/A。

解決辦法：在等待數(shù)據(jù)的單元格內(nèi)填充上數(shù)據(jù),。

６）錯誤值：＃NAME? 　　

含義：在公式中使用了Excel所不能識別的文本,，比如可能是輸錯了名稱，或是輸入了一個已刪除的名稱,，如果沒有將文字串括在雙引號中,，也會產(chǎn)生此錯誤值

解決辦法：如果是使用了不存在的名稱而產(chǎn)生這類錯誤，應(yīng)確認(rèn)使用的名稱確實存在,；如果是名稱,，函數(shù)名拼寫錯誤應(yīng)就改正過來；將文字串括在雙引號中,；確認(rèn)公式中使用的所有區(qū)域引用都使用了冒號（：）,。例如：SUM（C1：C10）。 　　注意將公式中的文本括在雙引號中,。

７）錯誤值：＃NUM! 含義：提供了無效的參數(shù)給工作表函數(shù),，或是公式的結(jié)果太大或太小而無法在工作表中表示,。

解決辦法：確認(rèn)函數(shù)中使用的參數(shù)類型正確。如果是公式結(jié)果太大或太小,，就要修改公式,，使其結(jié)果在-1×10307和1×10307之間。

８）錯誤值：＃NULL,！ 含義：在公式中的兩個范圍之間插入一個空格以表示交叉點,，但這兩個范圍沒有公共單元格。比如輸入：“=SUM(A1:A10 C1:C10)”,，就會產(chǎn)生這種情況,。

解決辦法： 取消兩個范圍之間的空格。上式可改為“=SUM(A1:A10 ,C1:C10)”

11,、宏的應(yīng)用

宏是一個指令集,，用來告訴EXCEL來完成用戶指定的動作。宏類似于計算機(jī)程序,，但是它是完全運行于EXCEL之中的,，我們可以使用宏來完成枯燥的、頻繁的重復(fù)性工作,。 宏完成動作的速度比用戶自己做要快得多,。例如，我們可以創(chuàng)建一個宏,，用來在工作表的每一行上輸入一組日期,，并在每一單元格內(nèi)居中對齊日期，然后對此行應(yīng)用邊框格式,。我們還可以創(chuàng)建一個宏,，在“頁面設(shè)置”對話框中指定打印設(shè)置并打印文檔。

由于宏病毒的影響和對編程的畏懼心理,，使很多人不敢用“宏”,，或是不知道什么時候可以找宏來幫忙。其實你盡管放心大膽地去用,，如果只是用“錄制宏”的方法,，根本就沒有什么難的，只是把一些操作象用錄音機(jī)一樣錄下來,，到用的時候,，只要執(zhí)行這個宏，系統(tǒng)就會把那操作再執(zhí)行一遍,。

下面給出了宏的應(yīng)用場合,，只要用“錄制宏”就可以幫你完成任務(wù)，而不需要編程,。如果想對所錄制的宏再進(jìn)行編輯,，就要有一定的VBA知識了,。

* 設(shè)定一個每個工作表中都需要的固定形式的表頭；

* 將單元格設(shè)置成一種有自己風(fēng)格的形式,；

* 每次打印都固定的頁面設(shè)置,；

* 頻繁地或是重復(fù)地輸入某些固定的內(nèi)容，比如排好格式的公司地址,、人員名單等,；

* 創(chuàng)建格式化表格；

* 插入工作表或工作薄等,。

需要指出的是,，EXCEL中的宏與WORD中的宏有些不同之處，對于錄制的操作,，它會記住單元格的坐標(biāo)（即所有的引用都是絕對的）,，所以在涉及到與位置有關(guān)的操作時，要格外注意,。如果相用相對引用,，可以借助于Offset方法，比如下面的語句： ActiveCell.Offset(1,0). range("A1").select 宏的應(yīng)用是很廣的,，上面提到的只是一點點,，如果真的用起來，你會發(fā)現(xiàn)它有更豐富的內(nèi)容和更靈活的應(yīng)用方法,。

12,、圖表的應(yīng)用技巧

Excel提供了14種標(biāo)準(zhǔn)的圖表類型，每一種都具有多種組合和變換,。在眾多的圖表類型中,，選用那一種圖表更好呢？ 根據(jù)數(shù)據(jù)的不同和使用要求的不同,，可以選擇不同類型的圖表。圖表的選擇主要同數(shù)據(jù)的形式有關(guān),，其次才考慮感覺效果和美觀性,。 下面給出了一些常見的規(guī)則。

面積圖：顯示一段時間內(nèi)變動的幅值,。當(dāng)有幾個部分正在變動,，而你對那些部分總和感興趣時，他們特別有用,。面積圖使你看見單獨各部分的變動,，同時也看到總體的變化。

條形圖：由一系列水平條組成,。使得對于時間軸上的某一點,，兩個或多個項目的相對尺寸具有可比性,。比如：它可以比較每個季度、三種產(chǎn)品中任意一種的銷售數(shù)量,。條形圖中的每一條在工作表上是一個單獨的數(shù)據(jù)點或數(shù),。因為它與柱形圖的行和列剛好是調(diào)過來了，所以有時可以互換使用,。

柱形圖：由一系列垂直條組成,，通常用來比較一段時間中兩個或多個項目的相對尺寸。例如：不同產(chǎn)品季度或年銷售量對比,、在幾個項目中不同部門的經(jīng)費分配情況,、每年各類資料的數(shù)目等。條形圖是應(yīng)用較廣的圖表類型,，很多人用圖表都是從它開始的,。

折線圖：被用來顯示一段時間內(nèi)的趨勢。比如：數(shù)據(jù)在一段時間內(nèi)是呈增長趨勢的,，另一段時間內(nèi)處于下降趨勢,，我們可以通過折線圖，對將來作出預(yù)測,。例如：速度-時間曲線,、推力-耗油量曲線、升力系數(shù)-馬赫數(shù)曲線,、 壓力-溫度曲線,、疲勞強(qiáng)度-轉(zhuǎn)數(shù)曲線、轉(zhuǎn)輸功率代價-傳輸距離曲線等,，都可以利用折線圖來表示,，一般在工程上應(yīng)用較多，若是其中一個數(shù)據(jù)有幾種情況,，折線圖里就有幾條不同的線,，比如五名運動員在萬米過程中的速度變化，就有五條折線,，可以互相對比,，也可以對添加趨勢線對速度進(jìn)行預(yù)測。

股價圖：是具有三個數(shù)據(jù)序列的折線圖,，被用來顯示一段給定時間內(nèi)一種股標(biāo)的最高價,、最低價和收盤價。通過在最高,、最低數(shù)據(jù)點之間畫線形成垂直線條,，而軸上的小刻度代表收盤價。股價圖多用于金融,、商貿(mào)等行業(yè),，用來描述商品價格,、貨幣兌換率和溫度、壓力測量等,，當(dāng)然對股價進(jìn)行描述是最拿手的了,。

餅形圖：在用于對比幾個數(shù)據(jù)在其形成的總和中所占百分比值時最有用。整個餅代表總和,，每一個數(shù)用一個楔形或薄片代表,。比如：表示不同產(chǎn)品的銷售量占總銷售量的百分比，各單位的經(jīng)費占總經(jīng)費的比例,、收集的藏書中每一類占多少等,。餅形圖雖然只能表達(dá)一個數(shù)據(jù)列的情況，但因為表達(dá)得清楚明了,，又易學(xué)好用,，所以在實際工作中用得比較多。如果想多個系列的數(shù)據(jù)時,，可以用環(huán)形圖,。

雷達(dá)圖：顯示數(shù)據(jù)如何按中心點或其他數(shù)據(jù)變動。每個類別的坐標(biāo)值從中心點輻射,。來源于同一序列的數(shù)據(jù)同線條相連,。你可以采用雷達(dá)圖來繪制幾個內(nèi)部關(guān)聯(lián)的序列，很容易地做出可視的對比,。比如：你有三臺具有五個相同部件的機(jī)器,，在雷達(dá)圖上就可以繪制出每一臺機(jī)器上每一部件的磨損量。

XY散點圖：展示成對的數(shù)和它們所代表的趨勢之間的關(guān)系,。對于每一數(shù)對,，一個數(shù)被繪制在X軸上，而另一個被繪制在Y軸上,。過兩點作軸垂線,，相交處在圖表上有一個標(biāo)記。當(dāng)大量的這種數(shù)對被繪制后,，出現(xiàn)一個圖形,。散點圖的重要作用是可以用來繪制函數(shù)曲線，從簡單的三角函數(shù),、指數(shù)函數(shù)、對數(shù)函數(shù)到更復(fù)雜的混合型函數(shù),，都可以利用它快速準(zhǔn)確地繪制出曲線,，所以在教學(xué)、科學(xué)計算中會經(jīng)常用到,。

還有其他一些類型的圖表,，比如圓柱圖,、圓錐圖、棱錐圖,，只是條形圖和柱形圖變化而來的,，沒有突出的特點，而且用得相對較少,，這里就不一一贅述,。這里要說明的是：以上只是圖表的一般應(yīng)用情況，有時一組數(shù)據(jù),，可以用多種圖表來表現(xiàn),，那時就要根據(jù)具體情況加以選擇。 對有些圖表,，如果一個數(shù)據(jù)序列繪制成柱形,，而另一個則繪制成折線圖或面積圖，則該圖表看上去會更好些,。

在EXCE中L允許這創(chuàng)建這樣的組合圖表,，但如果想創(chuàng)建一種EXCEL不允許的組合圖表類型，比如不可能將一個二維圖同一個三維圖表混在一起,，這種組合是不可能的,，系統(tǒng)就會顯示錯誤信息。怎么建立混合圖表呢,？單擊“圖表向?qū)?#8221;按鈕,，選擇“自定義類型”選項卡，這里還躲著二十種圖表類型（如圖14）,，也有各種組合形式,。如果你對這些內(nèi)部定義的形式還不滿意，就單擊“自定義”選項鈕,，按照向?qū)ё约憾x全新的圖表類型,。