Word之郵件合并基礎教程

一,、基本概念和功能

　　“郵件合并”這個名稱最初是在批量處理“郵件文檔”時提出的,。具體地說，就是在郵件文檔（主文檔）的固定內容中,，合并與發(fā)送信息相關的一組通信資料（數(shù)據(jù)源：如Excel表,、Access數(shù)據(jù)表等），從而批量生成需要的郵件文檔,，因此大大提高工作的效率,。

“郵件合并”功能除了可以批量處理信函、信封等與郵件相關的文檔外,，還可以輕松地批量制作標簽,、工資條、成績單等,。

二,、適用范圍

需要制作的數(shù)量比較大且文檔內容可分為固定不變的部分和變化的部分（比如打印信封，寄信人信息是固定不變的,，而收信人信息是變化的部分）,，變化的內容來自數(shù)據(jù)表中含有標題行的數(shù)據(jù)記錄表,。

三,、基本的合并過程

   郵件合并的基本過程包括三個步驟,，只要理解了這些過程，就可以得心應手地利用郵件合并來完成批量作業(yè),。

1,、建立主文檔

主文檔是指郵件合并內容的固定不變的部分，如信函中的通用部分,、信封上的落款等,。建立主文檔的過程就和平時新建一個Word文檔一模一樣，在進行郵件合并之前它只是一個普通的文檔,。唯一不同的是,，如果你正在為郵件合并創(chuàng)建一個主文檔，你可能需要花點心思考慮一下,，這份文檔要如何寫才能與數(shù)據(jù)源更完美地結合,，滿足你的要求（最基本的一點，就是在合適的位置留下數(shù)據(jù)填充的空間）,；另一方面,，寫主文檔的時候也可以反過來提醒你，是否需要對數(shù)據(jù)源的信息進行必要的修改,，以符合書信寫作的習慣,。

2、準備數(shù)據(jù)源

    　數(shù)據(jù)源就是數(shù)據(jù)記錄表,，其中包含著相關的字段和記錄內容,。一般情況下，我們考慮使用郵件合并來提高效率正是因為我們手上已經(jīng)有了相關的數(shù)據(jù)源,，如Excel表格,、Outlook聯(lián)系人或Access數(shù)據(jù)庫。如果沒有現(xiàn)成的,，我們也可以重新建立一個數(shù)據(jù)源,。

    需要特別提醒的是，在實際工作中,，我們可能會在Excel表格中加一行標題,。如果要用為數(shù)據(jù)源，應該先將其刪除,，得到以標題行（字段名）開始的一張Excel表格,，因為我們將使用這些字段名來引用數(shù)據(jù)表中的記錄。

3,、將數(shù)據(jù)源合并到主文檔中

利用郵件合并工具,，我們可以將數(shù)據(jù)源合并到主文檔中,，得到我們的目標文檔。合并完成的文檔的份數(shù)取決于數(shù)據(jù)表中記錄的條數(shù),。

四,、應用示例

   下面我們將通過幾個實例來實踐一下郵件合并的操作。這里假設的環(huán)境是Office 2003,，如果使用的是更早的版本,，在界面上會有所差別。

　　1,、信函合并

出于個人信息的保密需要,，我們經(jīng)常需要給一組聯(lián)系人各發(fā)一封內容大致相同而稱呼與關鍵信息不同的信函。一種做法是打印出模板,，然后手填有區(qū)別的信息,。但是，我們可以做得更完美一些,，使這些信函看起來像是專門為某個人寫的,，而不會看起來明顯是一批類似信函中的一份。郵件合并可以幫我們輕松實現(xiàn)這個愿望,。

舉個例子,，春節(jié)將至，人力資源部接到一個指令,，要求給所有已經(jīng)接受錄用通知的新聘教師發(fā)出新年的問候,。

（1）主文檔（見下文下劃線部分），書名號內為變化的信息,，將被數(shù)據(jù)表中的相關字段代替,。

尊敬的《姓名和稱呼》：

值此新春之際，謹代表人力資源部及學院全體同仁,，向您致以誠摯的問候,，祝您新年快樂，萬事如意,！

非常感謝您接受我院《系部》《職稱》崗位,，相信您的加盟將會對我院師資隊伍建設大有幫助！嘉庚學院作為一所飛速發(fā)展中的學校,，也必將為您提供事業(yè)發(fā)展的廣闊舞臺,。

如果您有任何疑問，歡迎隨時與我們保持聯(lián)系：聯(lián)系電話為0596-6288506或0596-6288411,，電子信箱為[email protected],。

期待我們正式成為同事的一天，相信這是您正確的選擇,，也是我們學院正確的選擇,。

 

此致

 

敬禮

 

廈門大學嘉庚學院人力資源部

2006年1月24日

    （2）準備數(shù)據(jù)源

    我們有一份現(xiàn)成的數(shù)據(jù)表,，即當前新聘教師信息的匯總表。其中包括姓名,、性別,、系部、職稱,、答復情況,、電子信箱聯(lián)系方式等必要的信息,。根據(jù)需求,，我們對這個數(shù)據(jù)表另存一份備份，對將其中多余的字段刪除,，并把性別一欄的“男”,、“女”分別替換為“先生”、“女士”,。

    （3）將數(shù)據(jù)源合并到主文檔中

    打開主文檔,，點擊菜單欄的工具->信函與郵件->郵件合并，在Word工作區(qū)的右側將會出現(xiàn)郵件合并的任務窗格,。它將引導我們一步一步,、輕松地完成郵件合并。在同一個菜單,，我們還可以選擇顯示郵件合并工具欄,，方便操作。

    ①首先需要選擇文檔的類型,，使用默認的“信函”即可,，之后在任務窗格的下方點擊“下一步：正在啟動文檔”；

   

    ②由于主文檔已經(jīng)打開,，選擇“使用當前文檔”作為開始文檔即可,，進入下一步；

    ③選擇收件人,，即找到數(shù)據(jù)源,。我們使用的是現(xiàn)成的數(shù)據(jù)表，選擇“使用現(xiàn)有列表”,，并點擊下方的“瀏覽”,，選擇數(shù)據(jù)表所在位置并將其打開（如果工作簿中有多個工作表，選擇數(shù)據(jù)所在的工作表并將其打開）,。在隨后彈出的“郵件合并收件人”對話框中,，我們可以對數(shù)據(jù)表中的數(shù)據(jù)進行篩選和排序，具體操作方法與Excel表格類似,，這里不贅述,。在這個例子中,，我們對“答復情況”這個字段進行篩選，只選擇其值為“接受”的,。當然,，我們也可以在準備數(shù)據(jù)源的過程中直接完成這一步，將多余的記錄刪除,。相應地,，篩選之后得到的信函的份數(shù)將是篩選結果的記錄條數(shù)，而不再是整個表的記錄條數(shù),。完成之后進入下一步,；

④撰寫信函，這是最關鍵的一步,。這時任務窗格上顯示了“地址塊”,、“問候語”、“電子郵政”和“其他項目”四個選項,。前三個的用途就如他們的名字一樣顯而易見,，是我們常用到的一些文檔規(guī)范，我們可以將我們自己的數(shù)據(jù)源中的某個字段映射到標準庫中的某個字段,，從而實現(xiàn)自動按規(guī)范進行設置,。不過，更靈活的做法是當然是自己進行編排,。在這個例子中,，我們選擇的就是“其他項目”。

    選中主文檔中將要被替換的部分,，將其刪除,。點擊任務窗格的“其他項目”，在彈出的“插入合并域”對話框中,，選擇“姓名”這個字段,，并選擇“插入”，繼續(xù)選擇“性別”這個字段并插入,。重復這些步驟,，將“系部”和“職稱”的信息填入。我們可以看到,，合并之后的文檔中出現(xiàn)了四個引用字段,，他們被書名號“包圍”了。我們可以像編輯普通文字一樣編輯這些引用字段,，因此在插入字段的過程中,，其實我們也可以一次性把需要的所有字段取出，再將他們放到合適的位置,?？雌饋砗芎唵?，下面我們進入下一步來看一下成果；

    ⑤預覽信函,，可以看到一封一封已經(jīng)填寫完整的信函,。如果在預覽過程中發(fā)現(xiàn)了什么問題，還可以進行更改,，如對收件人列表進行編輯以重新定義收件人范圍,，或者排除已經(jīng)合并完成的信函中的若干信函。完成之后進入最后一步,；

 ⑥現(xiàn)在我們可以直接將這一批信件打印出來了,，大功告成！當然,，也許其中有一些信函,，你覺得需要再加一些個性化的內容，那么你可以單擊“編輯個人信函”,，它的作用是將這些信函合并到新文檔，你可以根據(jù)實際情況選擇要合并的記錄的范圍,。之后可以對這個文檔進行編輯,，也可以將它保存下來留備后用。

    現(xiàn)在我們已經(jīng)圓滿地完成任務了,，可以把這些信函打印出來,，分別寄給每位新聘的教師。

    針對這個例子,，也許你會覺得有點遺憾,。在信息化程度如此高的今天，如果可以用電子郵件來表達問候,，將會節(jié)省很多時間,。非常幸運，郵件合并也提供了這樣的功能：

    2,、電子郵件合并

也許你還有點印象,，在上一個例子的第一步，我們曾經(jīng)看到過“電子郵件”這一文檔類型,。沒錯,，只要回到這里，就可以把傳統(tǒng)的信函打印轉換成電子郵件的批量發(fā)送,。作為Microsoft的系列產品之一,，Word的郵件合并調用的是同系統(tǒng)的Outlook程序。因此,，在使用郵件合并之前,，請務必正確設置你的Outlook Express 或Microsoft Outlook,，我們可以根據(jù)自己的偏好，在Internet Explorer的工具菜單->選項->程序中選擇要使用的電子郵件程序,。

在郵件合并的第一步,，將文檔類型選擇為“電子郵件”。之后的操作與之前一模一樣,，直到最后一步,。與信函合并不同，你將看到的是“合并到電子郵件”的鏈接,。單擊它,，在彈出的“合并到電子郵件”對話框中，我們首先需要指定收件人對應的字段,，在上面的例子中是“電子信箱”,，然后在主題行中輸入郵件的主題，將郵件格式設定為HTML或純文本,，最后選擇合并的范圍,，點擊確定。接下來,，你就會看到郵件自動地一封一封發(fā)出去了,。看起來很神奇,，但確實就是這么容易,！

前面已經(jīng)講了郵件合并文檔的兩種類型，可以清楚地看到,，其實不同類型文檔之間的操作都是大同小異的,，不難掌握。除了這最核心部分的這些操作,，在實際工作中,，我們還需要掌握一些技巧、積累一些經(jīng)驗才能真正用好郵件合并功能,。

3,、標簽合并

與前兩個例子不同，標簽適用于信息量和篇幅都小得多的文檔,，如地址信息,、商品的基本信息、考生座位上張貼的個人信息等,。我們還是以同一個數(shù)據(jù)表為例,，來打印新教師的地址標簽。

新建一個文檔，打開郵件合并任務窗格,，選擇文檔類型為“標簽”,，進入下一步，單擊“標簽選項”,，在彈出的對話框中選擇合適的標簽,。如果沒有合適的，我們可以自己創(chuàng)建一個,。單擊“新建標簽”,，在彈出的對話框中完成各種設置，如選定紙張,、命名,、設定各個參數(shù)等。在這個例子中,，我們將使用A4紙來打印標簽,，每張紙上將打印出2列、7行,，共14個標簽,。

選擇這個自定義的標簽，文檔中將出現(xiàn)2列7行的表格,，如果對預設的表格大小不滿意,，還可以向操作一般表格一樣進行手動調整。下面我們將地址信息填過這些表格中,。

 現(xiàn)在我們將光標停在第一個標簽上，與上面一樣,，我們可以插入數(shù)據(jù)表中的一些字段來完成地址標簽,。但是，郵件合并提供了方便地處理地址塊的功能,，我們可以選擇“地址塊”,，在彈出的對話框中單擊“匹配域”，之后在彈出窗口中設置匹配信息,。之后我們在地址塊下面打上固定的信息,，即寄件人地址部分，點擊“更新所有標簽”,，將看到類似下圖的一頁標簽：

 下面的步驟與上面的例子相同,，不贅述。

（全文終）

郵件合并是一個非常有用的工具,，正確地加以運用,，可以提高工作的質量和效率。經(jīng)驗有限，見識粗淺,，希望閱讀者能不吝指正,，謝謝！