原文地址：http://majk5168.blog.163.com/blog/static/27419181200992933635945

常看推理小說的朋友一定有這樣的感覺：相比之下,，小說中的罪犯往往比偵探更聰明,，因為那些高智商罪犯總是擁有驚人的創(chuàng)意，從策劃到布 局,，從細節(jié)執(zhí)行到時間控制,，都令偵探們撓頭不已。而偵探,，做得卻是一件解釋工作,，他們的目的是把嫌疑人復(fù)雜而周密的犯罪行為解釋得簡單易懂，并尋找證據(jù),， 在各個環(huán)節(jié)表明“我沒有猜錯”,。
      事實上，做PPT也是一種解釋工作,。我們要借助PPT這種形式,，把我們腦子里錯綜復(fù)雜的思路和創(chuàng)意加以梳理，從而讓我們的受眾（客戶,、學(xué)生,、領(lǐng)導(dǎo)或其他） 能夠更加輕易地接受我們的想法。因此,，就算你是個創(chuàng)意的天才,，也絕對不要把任何謎題留在PPT中,，因為，PPT需要的是邏輯,，而不是懸念,。在我們的日常 PPT制作中，最常見的表達邏輯的小道具,，就是流程圖,。

第三講  簡約至上，做人人都能看懂的流程圖

         說到流程圖,，不管是學(xué)校的師生還是企業(yè)的職員,，大家都不會感到陌生：課程表、行事歷,、聯(lián)歡會的節(jié)目單,、頭腦風(fēng)暴的會議紀要……這些都是最常見的流程圖形 式。然而,，你有沒有想過不用流程圖,，而是像寫作文那樣記一份課程表呢？你一定會說：“噢買嘎的,！孔乙己死了好多年,，課程表有一種寫法就夠了！”是的,，這就 是我們?yōu)槭裁匆赑PT中插入流程圖——對于這種用純文字表達就會麻煩死的東西,，還是畫張流程圖最省心。
          問題是,，不管是在商務(wù)還是教學(xué)PPT中,，這種“麻煩死”的東西都不勝枚舉。我們要解釋復(fù)雜的概念,，我們要匯報工作進度,，我們還要告訴學(xué)生一個超級麻煩的實驗可以分為多少步。別猶豫,，每當(dāng)你為這種細節(jié)解釋而發(fā)愁的時候,，就輪到流程圖登場了。

  化繁為簡——流程圖的鐵則
         細心的讀者不難發(fā)現(xiàn),，我們在前兩講中再三強調(diào)了一個重點,，即：PPT的最終目標(biāo)是溝通。因此,，制作流程圖和插入圖片一樣,，也是我們實現(xiàn)高效溝通的一種手 段。它們的區(qū)別在于,，圖片的作用是把深奧的觀點變淺顯,，而流程圖則可以把復(fù)雜的流程變清晰,。換句話說，如果一個流程圖把本來簡單明了的東西變得復(fù)雜難懂,， 那它就沒有存在的必要,。不信的話，看了下面這個反面教材你就會明白了,。
        某仁兄設(shè)計了一個線上活動,，并用PPT來演示活動的流程，如圖1所示,。實事求是地說,，這一頁PPT風(fēng)格獨到，不僅用不同顏色的箭頭標(biāo)示出用戶的體驗流程,， 較為隨意的線條風(fēng)格也符合活動的休閑特色,。但是，致命的問題在于,，這個流程圖恰恰實現(xiàn)了“化簡為繁”的負面效果,。

【圖1】亂到恐怖的活動流程，你能看懂嗎,？

      當(dāng)我們從眼花繚亂的流程中梳理出它所表達的含義之后,，才發(fā)現(xiàn)，原來它只用一句話就可以概括出來：用戶可以在“活動中心”參與“訂閱信息”,、“發(fā)表博客”、 “新聞評論”,、“論壇交流”和“PK臺”,，實現(xiàn)多種體驗的同時，有機會贏取大獎,。更要命的是,，單純的文字表達比這個流程圖更容易被人理解。所以,，這個流程 圖完全沒有存在的必要,，應(yīng)當(dāng)予以刪除。
       當(dāng)然,，也有一些較為特殊的情況,，令復(fù)雜的流程圖變得有必要存在。比如,，有時我們需要向客戶或領(lǐng)導(dǎo)表明,，我們做了許多功課，我們努力了（含有“苦肉計”或 “邀功”的意味）,，于是做出一個巨細靡遺的流程圖來忽悠人,。在這種情況下,，我們并不需要閱讀者過多關(guān)注流程圖的細節(jié)，該流程圖在本質(zhì)上與一張復(fù)雜的圖片無 異,。
請記?。喝绻豢紤]信息的高效溝通，那么,，我們只要把流程圖做得簡單,、清晰就可以了，更復(fù)雜,、更漂亮的流程圖有時只能起到相反的效果,。

  簡約，不簡單
         美國著名策略咨詢機構(gòu)羅蘭?貝格（Roland Berger）曾在其PPT設(shè)計的“九大原則”中指出,，“不要使用小圖形（方格,、箭頭等）制作流程，代之以含有小方格背景的數(shù)字（配合文字表達流程）”,。 許多初學(xué)者見到這一條時,，都不太理解——這難道不是在禁止我們制作流程圖嗎？其實不然,。在實際操作中,，許多剛剛開始制作PPT的朋友常常會過于注重形式， 有一種恨不得把所有文字都做成流程圖的沖動,。它直接帶來的結(jié)果就是“簡單,，不簡約”，作者看得懂,，讀者看不懂,，比如圖2所示的這則例子。

 
【圖2】很常見的一種流程說明,，不過似乎缺少了一些東西

      作為活動步驟的說明,，這頁PPT的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容都可謂清晰明了。然而,，如果你仔細看那三個步驟中的文字,，就會發(fā)現(xiàn)它們之間似乎缺少了一些東西——當(dāng)你看過之 后，立刻把目光從這一頁上移開,，我相信你很難再次回想起它的內(nèi)容,。沒錯，問題就出在,，這三個步驟之間缺乏明顯的邏輯關(guān)聯(lián),！由于該流程圖使用了“箭頭”聯(lián)結(jié) 三個部分，而“箭頭”本身又有“承接”,、“遞進”的含義,，當(dāng)三部分的內(nèi)容不具備承接和遞進關(guān)系時,，聽眾就會對這頁的內(nèi)容感到困惑了。
         那么,，對于這樣的情況,，我們應(yīng)該如何加以改進呢？有經(jīng)驗的朋友一定已經(jīng)想到了,，就是提取三個步驟所對應(yīng)的時間,，作為流程圖的主干，原本的流程圖部分在形式 上成為每個時間段的具體說明,。這樣一來,，流程圖的主干就是時間，這一頁內(nèi)容的重點從雜亂無章的內(nèi)容,，轉(zhuǎn)變成了“一個月的時間,，分三期完成”，聽眾顯然能夠 更加迅速地對活動步驟產(chǎn)生印象,。

【圖3】以時間為主干,，整個流程圖就更加流暢

          通過這個例子，我們不難看出,，“簡約,，不簡單”絕對不是一句空話，它的關(guān)鍵是,，在我們制作流程圖的時候,，一定要先提取它在邏輯上的主干。這個主干可以是時 間順序,、地點順序,、人物順序，以及各部分內(nèi)容之間的內(nèi)在關(guān)聯(lián),。總之,，邏輯上的主干一定要讓人一看就知道這里面有明確的邏輯關(guān)聯(lián),，這樣才能將流程圖的作用最 大化。

          做結(jié)構(gòu)圖,，就這么幾招
       雖然我們上面舉的兩個例子都與“流程”有關(guān),，但事實上，PPT文檔中常見的結(jié)構(gòu)圖也屬于流程圖之列,，如班級結(jié)構(gòu)圖,、人事關(guān)系圖、品牌架構(gòu)圖,，等等,。但由于 制作結(jié)構(gòu)圖基本上不用考慮“主干”,、“繁簡”等問題，更多地只是把若干事物的層次關(guān)系表達出來,，所以相對簡單,。對此，我也沒有太多可以傳授的經(jīng)驗,，姑且和 大家分享一些做得不錯的結(jié)構(gòu)圖,，權(quán)當(dāng)幫您拓展思路吧。

【圖4】商務(wù)PPT中最常見的一種結(jié)構(gòu)流程圖,，適合闡釋概念,、理清結(jié)構(gòu)

【圖5】當(dāng)被敘述的概念擁有三個分支時，這種三角概念圖就很受用

【圖6】同樣是三角概念圖,，也可以做得很炫目

【圖7】細分條目比較多且占主要地位的時候,，可以考慮采用此頁的布局

【圖8】屋頂圖擁有相當(dāng)普遍的邏輯關(guān)系，是商務(wù)PPT中最常用的結(jié)構(gòu)圖之一

         另外,，我還得提醒你,，不管你制作的流程圖有多復(fù)雜，如果其中包括很多圖形,，最好讓這些圖形能夠充分對齊,。你可以借助PowerPoint的“自定義工具 欄”功能，把“左對齊”,、“右對齊”,、“上對齊”、“下對齊”,、“橫向?qū)R”,、“縱向?qū)R”、“橫向平分間距”和“縱向平分間距”8個按鈕加進來,，它們將 為你的流程圖制作節(jié)省大量時間,。另外，繪圖參考線也是推薦使用的一個工具,，它的吸附特性可以幫你輕松制作出整潔劃一的PPT頁面,。在PowerPoint 的背景上點擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“網(wǎng)格和參考線”,，并在彈出的窗口中選中“在屏幕上顯示繪圖參考線”,，即可讓參考線出現(xiàn)在頁面當(dāng)中。

天下流程一大抄
         看到這里,，有人一定會問：豬,！你說了這么多，我們明白了“化繁為簡”的流程圖不能用，“簡單,，不簡約”的流程圖不能用,，那好，你告訴我,，什么樣的流程圖能 用,！我怎么才能迅速搞出一堆像樣的流程圖來？說真的,，做流程圖有點像攝影,，老師只能很明確地告訴你一些禁忌，但無法手把手地去教你如何把范偉拍成林志玲,。 如果說流程圖的制作有一些取巧的捷徑,，我想，積極地借鑒流程圖庫,，算得上一種行之有效的做法,。
         網(wǎng)上最常被人借鑒的，除了著名的羅蘭貝格PPT圖庫,，ThemeGallery的水晶圖庫也是極常見的借鑒范例,，在搜索引擎上找一下，都不難發(fā)現(xiàn),。另 外,，Office 2007中的PowerPoint增加了SmartArt功能，可以幫助初學(xué)者輕松設(shè)計出較為專業(yè)的流程圖,，也非常值得一用,。不過，不管如何借鑒,，真正的 重點并不是流程圖的形式,，而是它的邏輯關(guān)系和內(nèi)容。當(dāng)你經(jīng)過了持之以恒的聯(lián)系,，掌握了PPT制作的更多技能之后,，終會有一天，你會發(fā)現(xiàn),，流程圖,，還是自己 做出來的最合適！

       雖然流程圖是一種展現(xiàn)某一頁內(nèi)信息邏輯的工具,，但對于整個PPT方案而言,，頁面之間的邏輯也是不可忽視的,。這一點我們將在第5講給大家詳細說明,。對PPT中各種數(shù)據(jù)的用法抱有疑問的朋友，千萬不要錯過下期的《誰會做PPT》哦！