有的文字秘書可能文字基礎非常好，但不一定能寫好機關公文稿,，只能說具備了寫好機關文稿的條件,。這是因為機關文稿有其獨特的性質、特點和作用,，起草機關文稿有其獨特的思維方式和寫作要求,，如果把握得不好、不準,，即使你駕馭文字的能力再強,，文章也未必能對得上路。

機關文稿無論是領導講話,、重要文件,、工作總結、調(diào)研文章等“大塊頭”文章,，還是通知,、批復、紀要,、信息等“小塊頭”文章,，都必然涉及政治、經(jīng)濟,、歷史,、哲學、文化、教育,、法律乃至宗教,、涉外、軍事,、保密,、統(tǒng)一戰(zhàn)線等多方面的知識，每一門知識又包括了方針政策,、專用術語,、不同時期的任務與要求等大量具體的知識。如果缺乏這些方面的知識,，不僅材料寫不下去,、寫不對路，還難免說外行話,，甚至還可能說錯話,。這一點，對于黨委,、政府文字綜合部門的工作人員尤為重要,。

作為專業(yè)部門的秘書人員，也許你對部門工作的相關知識爛熟于心,，但你也不能不了解其他有關方面的專門知識,。因為一個部門的工作不可能孤立運行，而要在黨委,、政府統(tǒng)一領導下,，與其他各部門各單位的工作協(xié)調(diào)、配合運行,。如果各部門文秘人員不努力掌握多方面的知識,，僅僅知道或者僅僅強調(diào)本部門的工作和利益重要，寫起材料來各行其是,，那就有可能出現(xiàn)政策打架,、步調(diào)不一的現(xiàn)象，就會影響機關總體工作的有效運轉,。

所以,，作為一名稱職或者基本稱職的文字秘書，除了要掌握語言文字基礎知識和各種機關文稿的寫作常識外,，還要重點掌握以下方面的基本知識：

一是歷史知識,。以史為鏡，可以知替興,。忘記歷史意味著背叛,，不懂歷史意味著淺薄,。我們的民族歷史悠久、文化燦爛,，其中很多東西值得我們?nèi)フJ識,、把握和繼承、利用,。作為文秘人員,，除非畢業(yè)于歷史專業(yè)，不可能都對歷史有全面的,、詳細的了解,，但對人類社會發(fā)展演變的主要階段、主要歷史人物和重大歷史事件,、重要經(jīng)驗教訓等應有較清楚的了解,，對黨史、建國以來的發(fā)展史特別是改革開放以來的發(fā)展史更應熟記于心,，對地方史和有關專業(yè)史也應有所掌握。這不僅是拓寬知識面的需要,，也是勝任本職工作的需要,。起草文稿很多時候會用到歷史知識，不少領導同志發(fā)表講話也會運用有關史實,，或用于探討事物發(fā)展規(guī)律,，或用于闡釋某種道理，或用于印證觀點,、警示世人,，如果我們不懂得一定的歷史知識，常常會陷入對某個問題知其然不知其所以然,，想說清楚但說不清楚,，想說透徹但說不透徹的窘境，文章就會欠缺深意和厚度而顯得單薄,、干澀,。

二是理論知識。理論來源于實踐又指導實踐,，沒有正確的理論就沒有正確的實踐,，而理論的運用又經(jīng)常且大量地出現(xiàn)于機關文稿中，所以文秘人員掌握理論知識的重要性是不言而喻的,。理論知識的貧乏必然造成思維的蒼白,，甚至帶來是非觀念的模糊和政治立場的偏頗。因此必須努力學習和掌握馬列主義,、毛澤東思想,，在現(xiàn)階段特別要全面、準確地領會和把握鄧小平理論，用這一理論武裝頭腦,，指導寫作,。也許有同志會說，理論都是些玄而又玄甚至使人厭煩的大道理,，我們不是搞理論的干嗎要學,？學了用得著嗎?芽這話大錯特錯。首先,，既然你在機關從事文秘工作,，理論不能不學，政治不能不講,，否則就要犯錯誤,；即使別人厭學、不愿學或者裝模作樣地學,，但文秘人員非得老老實實,、認認真真地學不可。其次,，說到用得著用不著的問題,，關鍵看你怎么用。不動腦筋,，照抄照搬,，當然沒用；空洞說教,，脫離實際,，當然沒用；望文生義,，牽強附會,，當然沒用；固守教條,，缺乏創(chuàng)意,，當然沒用。我們所需要的是,，通過打牢理論功底,，增強對實際問題的理性思考，學會用馬列主義的立場,、觀點,、方法觀察問題和分析問題，并以此貫穿于文稿寫作之中,。

三是經(jīng)濟知識,。經(jīng)濟建設是黨的全部工作的中心,，包括起草文稿在內(nèi)的各項工作都要圍繞這個中心來進行。很難想象,，一個不懂得起碼經(jīng)濟常識的文秘人員能夠勝任本職工作,。這對于黨委綜合部門和各職能部門的文秘人員尤為重要，因為黨委是對兩個文明建設起核心領導作用的,，組織,、紀檢、宣傳,、統(tǒng)戰(zhàn)等各項工作無不與經(jīng)濟工作密切相關,，而客觀上，文秘人員接觸黨務工作多,，接觸經(jīng)濟工作少,，但起草文稿又必然接觸大量的、多個方面的經(jīng)濟問題,，所以在學習經(jīng)濟知識方面應比其他部門文秘人員更主動,、更自覺一些。政府綜合部門和專業(yè)經(jīng)濟部門的文秘人員似乎好辦一些,，因為你天天都在和各種經(jīng)濟政策,、報表、動態(tài)乃至各種矛盾和問題打交道,，但也有一個懂得多與少,、深與淺的問題,。概而言之,，無論哪個行業(yè)的文秘人員，都必須努力學經(jīng)濟,、懂經(jīng)濟,。這包括經(jīng)濟理論、經(jīng)濟發(fā)展規(guī)律,、經(jīng)濟政策及常用名詞術語等,，尤其要注意學習市場經(jīng)濟理論和有關知識，把握市場經(jīng)濟運行的規(guī)律和特點,；隨著我國加入ＷＴＯ和知識經(jīng)濟時代的到來,，還必須學習有關新理論、新概念和涉外經(jīng)濟知識,。有了這些知識,，我們才能貼近改革與建設的實際需要，通過起草文稿為加快發(fā)展獻計出力,。

四是科技知識,?？茖W技術是第一生產(chǎn)力。經(jīng)濟和社會發(fā)展離不開科技,，因而起草機關文稿也離不開對科技知識的掌握,。要了解科技革命的歷史，了解科技創(chuàng)新對于經(jīng)濟發(fā)展的重大意義,，了解國內(nèi)外高新技術發(fā)展趨勢,，以適應推進科技進步、轉變經(jīng)濟增長方式的需要,。同時要積極掌握現(xiàn)代化辦公有關技能,，使自己成為學科學、懂科學,、用科學的新型人才,。

五是法律知識。依法治國是黨中央提出的宏偉治國方略,。隨著我國社會主義法制的逐步完善,，各種法律法規(guī)正日益廣泛地覆蓋全部經(jīng)濟和社會活動，有法必依,、執(zhí)法必嚴,、違法必究也越來越為推動經(jīng)濟發(fā)展和社會進步所必需。因此,，作為機關文秘人員,，毫無疑問要努力學法、懂法,，包括基本法和有關專門性的法律法規(guī),，即使不可能全部學深學透，也要盡可能地多學,、多懂一些,。這樣，起草文稿時才能體現(xiàn)依法辦事的原則,，正確使用有關法律概念和規(guī)定,，不至于出現(xiàn)與法律法規(guī)相悖的現(xiàn)象。當然,，作為政法機關和行政執(zhí)法部門的文秘人員,，則應學得更精、懂得更多一些,，在學法,、守法、用法方面當表率,。特別在對外經(jīng)濟交往當中,，很多關系需要依*法律來調(diào)整,，很多矛盾需要運用法律來解決，所以不僅單位負責人要懂法,，文秘人員也應懂法,，否則就可能給經(jīng)濟造成不必要的損失。

六是領導科學知識,。文秘人員雖然不是領導,，但所從事的工作是直接為領導服務的，就必須懂得一定的領導科學知識,。領導科學所包含的內(nèi)容很深,、很廣，文秘人員不可能全部掌握,，但對最基本的內(nèi)容,，如決策要素、決策過程和決策實施方面的知識,，駕馭全面,、組織指揮、化解矛盾方面的知識,，市場經(jīng)濟條件下如何改進工作方法,、提高領導水平方面的知識等等，都應有一定的了解,。只有掌握這些知識,，才能在起草文稿中全面、準確地領會和反映領導意圖,，才能在決策中當好領導的參謀助手,。實際上，文秘人員天天與領導打交道,，包括請示匯報,、參加會議,、陪同搞調(diào)查研究等,，對領導的決策過程、領導方法和工作風格等方面可謂耳濡目染,，只要你有“心”,，這方面的知識不難掌握。怕就怕“不識廬山真面目,，只緣身在此山中”,，不善于捕捉和積累這方面的知識，自覺不自覺地把自己隔離于領導活動之外,，僅僅從“做文章”的角度去考慮學什么和思考什么,。

除上述方面之外,，還有其他一些必須掌握的知識，各部門也還有各自的專業(yè)知識,，這里就不一一列舉了,。總之,，學歷史可以使人深刻,，學理論可以使人清醒，學經(jīng)濟可以使人精明,，學科技可以使人聰慧,，學法律可以使人機敏，學領導科學可以使人成熟,，一句話,，有了這些知識，工作中就能得心應手,，左右逢源,。當然，如果能懂得一些文學和音樂知識,，那就更好了,。

世界上的知識浩如煙海，一個人的精力和時間是有限的,，這就需要我們掌握一些正確的學習方法,，不斷充實和更新知識。第一,，根據(jù)本人的知識基礎和工作需要,，采取缺什么補什么的方法，做好學習計劃,，選定一批必讀的書目,；第二，根據(jù)難易程度和業(yè)務的關聯(lián)程度,，把必讀書目分為粗讀和通讀兩大類,，粗讀即一般了解，把主要的東西記住就可以了,，哪怕一目十行也不要緊,；通讀要逐字、逐句,、逐段認真閱讀,，做到基本弄懂弄通；第三,，在粗讀,、通讀的同時,，擇定個人的主攻領域，即“?！钡姆较?，然后重點研讀這方面的書目，即精讀,，并結合實踐進行思考,，舉一反三，加深記憶和理解,，達到觸類旁通,、融會貫通的目的；第四,，在精讀的同時,，不能疏忽了粗讀和通讀有關書目，即不能片面求“?！倍栌谇蟆巴ā?，要通過合理分配學習時間?穴如零碎時間用于粗讀和通讀、整塊時間用于精讀?雪,、采用不同記憶方法?穴如一般內(nèi)容記大意,、重點內(nèi)容記原意?雪，區(qū)別不同理解程度（如全面理解和局部理解,，深度理解和一般理解）等,，使學到的知識既全面又有重點，既不因過于寬泛而停留于一知半解,，又不因過于偏狹而顯得孤陋寡聞,。

在市場經(jīng)濟不斷發(fā)展、知識經(jīng)濟新潮迭起的情況下,，新事物,、新矛盾、新問題,、新知識層出不窮,，如果我們不注意不斷充實和更新知識，就跟不上時代前進的步伐,，就難以勝任本職工作,。為此,，我們必須以一種強烈的“知識恐慌”感迫使自己：學習,、學習、再學習