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經(jīng)理人培訓(xùn)之開會的藝術(shù)講座提綱 作者：商振 1：經(jīng)理人為什么要開會,？ 你絕對沒有辦法避免開會,，但你可以讓會議更加有效率。 根據(jù)研究,，經(jīng)理人有非常大的時(shí)間比例花費(fèi)在開會上面,。 比得杜拉克：“如果經(jīng)理人花費(fèi)超過25%的時(shí)間來開會，這個(gè)組織大概就有問題,。” 中層經(jīng)理人的主要一項(xiàng)工作就是提供信息技術(shù),，并且傳授給管轄或影響的人較理想的行事方法，另外經(jīng)理人必須要指定決策或則幫助別人指定決策,。以上的經(jīng)理人職責(zé)都必須面對面的進(jìn)行,，也就是說要開會,。因此我們必須要重申一次，會議是管理中的重要媒介,，你絕對無法避免開會,，但你可以讓會議變得更有效率。 根據(jù)經(jīng)理人的職責(zé),，會議可以劃分為兩類型：第一種是為了知識技能與信息的交流,，是例行的過程導(dǎo)向會議；另外一種就是以為了解決特定問題的不可定期的任務(wù)導(dǎo)向會議,。 2：過程導(dǎo)向會議。 “規(guī)律化”是提升此類會議的最好方法,。也就是說，參加會議的人需要對會議的方式,、議題、流程,、目標(biāo)都有清楚的概念,。 分類：一對一,、部門、營運(yùn)檢討,。 3：營運(yùn)檢討會議 讓不常有機(jī)會合作的同事有互動和交流的機(jī)會,。因此在會議議程安排上應(yīng)該讓與會人員有機(jī)會向同事向其他人介紹他們工作的內(nèi)容,，使大家有機(jī)會增進(jìn)彼此的了解。 這種會議可以讓與會人員有機(jī)會彼此學(xué)習(xí)及分享經(jīng)驗(yàn),，這對新進(jìn)或資深的員工都有益。同時(shí)也有激勵(lì)作用,，這些參加會議的在開會提案時(shí)會力求表現(xiàn)。 營運(yùn)會議中的角色：會議召集人,、檢討負(fù)責(zé)人、提案人,、列席者,。 4：部門會議 部門會議的參加人員有部門主管與部屬，因此提供了一個(gè)同事間相互交流的機(jī)會,。 在部門會議中,，管理者可以清楚的了解部屬之間的互動關(guān)系，并且?guī)椭@種關(guān)系的發(fā)展,。在互動同事之間也能互相加深認(rèn)識，經(jīng)理人也學(xué)會當(dāng)角色轉(zhuǎn)換,，他必須和其他經(jīng)理人共事時(shí)，要如何才能有效率,。 部門會議也讓上司能夠在會議的沖突或是交換意見中更了解事情。對管理人員來講,，在開這種會議時(shí)，如果有兩個(gè)人對同一議題有不同意見,，通常管理人可以從他們的爭論中更加清楚了解事情。 部門會議的內(nèi)容,。只要問題牽涉到兩個(gè)部屬以上,，都應(yīng)該是會議討論的議題,。 部門會議的結(jié)構(gòu),。會議必須有計(jì)劃的進(jìn)行，而且與會人員必須事先知道討論的事項(xiàng),，以進(jìn)行會議準(zhǔn)備。 上司的角色,。是領(lǐng)導(dǎo)會議進(jìn)行？冷眼旁觀,？是密切監(jiān)視會議進(jìn)展,？還是直接參與？答案是以上都是,。但請注意：開部門會議并不是讓經(jīng)理人扮演一個(gè)高高在上的角色的時(shí)候。部門會議的主要目的是自由討論而不是一言堂,。 經(jīng)理人在會議中的角色應(yīng)當(dāng)是協(xié)調(diào)者，負(fù)責(zé)會議的進(jìn)度和化解紛爭,。會議的議題應(yīng)當(dāng)讓部屬負(fù)責(zé)，經(jīng)理人的責(zé)任是不讓會議跑題,。 5：一對一會議 一對一會議通常是由經(jīng)理人和部屬所召開的會議。主要的目的是在于互通信息的有無及彼此學(xué)習(xí),。經(jīng)過對特定事情的討論，上司可以將其技能和經(jīng)驗(yàn)傳給下屬,，并同時(shí)建議他切入問題的方式。下屬也可以在工作中的問題向上司報(bào)告,。 會議的頻率,、議程長短與地點(diǎn)。一對一會議應(yīng)該開多久,，應(yīng)當(dāng)取決于下屬對工作的熟悉程度,。他對手中的工作到底有多少經(jīng)驗(yàn)？特別注意這里所指的經(jīng)驗(yàn)并不是一般概括性的經(jīng)驗(yàn),。另外一個(gè)考慮的因素是在這項(xiàng)工作中事情的變化速度,。會議的時(shí)間沒有明確的規(guī)定,，但必須讓部屬覺得時(shí)間足夠讓他提出一些棘手的問題。會議的地點(diǎn)最好是在部屬的地方,，因?yàn)槌丝梢宰屜聦儆X得輕松外，你還可以考察他的工作,。 會議的準(zhǔn)備,。應(yīng)當(dāng)由部屬來準(zhǔn)備會議的議題和流程,，因?yàn)椴繉偈菍δ硞€(gè)問題僅次于上司的關(guān)心,，并比上司更清楚事情的始末,。同時(shí)也可以降低上司的工作量（1-8,，8-1）。 經(jīng)理人的角色,。協(xié)調(diào)者,，讓下屬能暢言他工作的狀況或有什么不順情形。這個(gè)上司集學(xué)生和教練于一身,。比得說：“善用時(shí)間的經(jīng)理人不必告訴部署他們的問題，他知道如何讓下屬告訴他他們的問題,。“。”在多問一個(gè)問題“,，在經(jīng)理人認(rèn)為下屬已經(jīng)講完他要講的話后，他應(yīng)該再多問一個(gè)問題,。他應(yīng)該借著發(fā)問讓雙方的思想開始交流,。 更有效率的方式,。會議筆記,、保留檔案、講心理話,、會議綱要,、確定下次會議的時(shí)間。 會議的杠桿率,。會議時(shí)間與所起到的實(shí)際影響的時(shí)間之比。 |
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