如何處理企業(yè)檔案管理工作與ISO9000質(zhì)量管理體系的關(guān)系
2011-11-22 10:59| 發(fā)布者: admin| 原作者: why
天津天女化工集團(tuán)成立于2002年11月18日，其控股,、參股企業(yè)共16家,，擁有油墨和表面活性劑兩大產(chǎn)品系列。其中集團(tuán)本部生產(chǎn)的“天女”牌油墨,、天津東洋油墨有限公司的“天獅” 牌油墨,、天津云興油墨有限公司的“晶瑩” 牌油墨構(gòu)成了天女化工集團(tuán)的油墨制造體系，產(chǎn)銷(xiāo)量連年位居中國(guó)第一,；以烷基本磺酸,、AES、叔胺等產(chǎn)品構(gòu)成了以陰,、陽(yáng),、非離子表面活性劑產(chǎn)品已逐步確立了規(guī)模、工藝等在國(guó)內(nèi)同行業(yè)的領(lǐng)先地位,。集團(tuán)的核心層企業(yè)——天津天女化工集團(tuán)股份有限公司是由成立于1949年的天津油墨股份有限公司吸收合并天津市合成洗滌劑廠組建的,，作為中國(guó)油墨行業(yè)的副理事長(zhǎng)單位，在中國(guó)油墨的發(fā)展史上具有舉足輕重的地位,。目前公司的主導(dǎo)產(chǎn)品“天女”牌油墨系列產(chǎn)品及“黎明”牌叔胺系列產(chǎn)品行銷(xiāo)全國(guó)各省,、市、自治區(qū),，油墨產(chǎn)品已銷(xiāo)往世界53個(gè)國(guó)家和地區(qū),。“天女”牌被天津市工商局認(rèn)定為“天津市著名商標(biāo)”,，“天女”牌油墨被天津市政府授予“天津市名牌產(chǎn)品”稱(chēng)號(hào),。預(yù)計(jì)至2005年天女化工集團(tuán)的銷(xiāo)售收入將達(dá)到13.3億元，利潤(rùn)超過(guò)8000萬(wàn)元,，比集團(tuán)組建之處的2002年的6.7億元和3869萬(wàn)元翻了一番,。
如果說(shuō)榮譽(yù)的取得來(lái)源于經(jīng)營(yíng)規(guī)模和經(jīng)濟(jì)效益的快速增長(zhǎng)，那么企業(yè)的跨越發(fā)展則離不開(kāi)管理工作的持續(xù)規(guī)范,。無(wú)論是原來(lái)的天津油墨股份有限公司和現(xiàn)在的天女化工集團(tuán)股份有限公司,，在企業(yè)管理工作方面都有著光榮的歷史和驕人的業(yè)績(jī)。1998年，原天津油墨股份有限公司在中國(guó)油墨行業(yè)首批通過(guò)GB/T19001-1994idtISO 9001:1994ISO9001質(zhì)量體系標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)證,；2003年,，天女化工集團(tuán)股份有限公司又通過(guò)了北京中大遠(yuǎn)華認(rèn)證中心的審核，通過(guò)了GB/T19001-2000idtISO 9001:2000的質(zhì)量管理體系認(rèn)證證書(shū),。
追溯企業(yè)8年的質(zhì)量認(rèn)證貫標(biāo)歷史,，質(zhì)量管理工作不斷與傳統(tǒng)的工作規(guī)范甚至習(xí)慣進(jìn)行整合，使抽象的標(biāo)準(zhǔn)不斷貼近企業(yè)的實(shí)際工作,，企業(yè)的管理流程持續(xù)優(yōu)化,。在檔案管理工作方面，傳統(tǒng)的管理模式與ISO9001標(biāo)準(zhǔn)實(shí)現(xiàn)了互為促進(jìn),、持續(xù)發(fā)展的效果,，公司的檔案管理工作于2001年通過(guò)了檔案工作目標(biāo)管理國(guó)家二級(jí)的驗(yàn)收。下面,，我們從四個(gè)方面介紹天女集團(tuán)是如何處理好檔案管理與質(zhì)量體系的關(guān)系,。
一,、企業(yè)檔案與質(zhì)量體系在內(nèi)容上是相互關(guān)聯(lián)的
企業(yè)檔案是直接記述和反映企業(yè)活動(dòng),，保存?zhèn)洳榈母鞣N企業(yè)文件材料的總稱(chēng)，即企業(yè)檔案,，來(lái)源于市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo),、技術(shù)管理、產(chǎn)品生產(chǎn)與開(kāi)發(fā),、勞動(dòng)人事管理,、資產(chǎn)管理、設(shè)備能源管理等一系列和質(zhì)量管理有關(guān)的活動(dòng),，并以書(shū)面文件,、圖紙、磁盤(pán),、電子媒體等形式保存下來(lái),，因此質(zhì)量管理形成的文件都是檔案管理的內(nèi)容。
從ISO9001：2000標(biāo)準(zhǔn)的概念分析,，質(zhì)量體系貫穿了產(chǎn)品設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā),、生產(chǎn)制造、試驗(yàn)檢測(cè),、售后服務(wù)等產(chǎn)品質(zhì)量形成的全部過(guò)程,，在企業(yè)貫標(biāo)的過(guò)程中必然產(chǎn)生著大量的企業(yè)檔案。同時(shí)ISO9001標(biāo)準(zhǔn)要求建立并保持文件化的質(zhì)量體系,，保持文件的適用性,。具體講，就是要質(zhì)量手冊(cè),、程序文件和作業(yè)指導(dǎo)性文件共三個(gè)層次的文件,，這些文件必然是企業(yè)質(zhì)量管理檔案歸檔保存的重點(diǎn)內(nèi)容,。
為保證質(zhì)量管理體系的貫徹實(shí)施，公司將質(zhì)量手冊(cè),、程序文件及作業(yè)文件作為受控文件,，下發(fā)各管理職能部門(mén)，并做到在使用中通過(guò)對(duì)出現(xiàn)問(wèn)題的分析,，采取糾正預(yù)防措施予以修訂補(bǔ)充,，保證文件記錄的有效性和可控制性，保證了質(zhì)量管理體系的持續(xù)有效進(jìn)行,。
所以,，從理論上講，企業(yè)檔案大量地來(lái)源于企業(yè)質(zhì)量管理活動(dòng),。質(zhì)量體系文件,，質(zhì)量記錄從內(nèi)容到載體形式與企業(yè)檔案有著密不可分的聯(lián)系。
二,、檔案管理專(zhuān)業(yè)職責(zé)與ISO9000質(zhì)量管理職責(zé)既有區(qū)別又有聯(lián)系檔案管理與ISO9000質(zhì)量管理在行使職責(zé)方面存在各自的工作職責(zé)范圍,。檔案管理系針對(duì)各類(lèi)檔案綜合管理。企業(yè)在ISO9000質(zhì)量管理中形成的檔案在很大程度上具有其獨(dú)立性,，在管理手段,，工作職責(zé)，檔案劃分及組成保管單位方面有較大區(qū)分,，比如天女化工集團(tuán)股份有限公司在開(kāi)展質(zhì)量體系的工作中產(chǎn)生大量的部門(mén)受控文件及相關(guān)的記錄清單,，按照質(zhì)量體系的管理規(guī)定，由部門(mén)自行保存,，便于隨時(shí)管理記錄和定期的外部審核,，這就產(chǎn)生了文件的整理保管的責(zé)任和權(quán)力分散在各個(gè)部門(mén)的問(wèn)題。
例如公司的人力資源部門(mén)在管理體系中涉及的人力資源控制程序產(chǎn)生相關(guān)的受控文件：《崗位任職要求》,，即對(duì)公司各部門(mén)的每一個(gè)崗位制定了任職要求及相關(guān)人員的考核上崗過(guò)程,，所涉及的記錄清單中就包括了《人員培訓(xùn)臺(tái)帳》、《人員培訓(xùn)登記》等,，作為日常管理工作的考核目標(biāo)及質(zhì)量審核的依據(jù)材料,，需要隨時(shí)利用檢索；又如公司的設(shè)備動(dòng)力部承擔(dān)著為保證生產(chǎn)及產(chǎn)品的質(zhì)量提供完善的基礎(chǔ)設(shè)施的工作,，部門(mén)產(chǎn)生的記錄如《日巡檢記錄》,，即每天需要對(duì)生產(chǎn)用的電器儀表、生產(chǎn)設(shè)備的日常巡查工作,，同時(shí)還要保留相關(guān)的巡查記錄作為后期工作參考憑證,。
針對(duì)上述具體問(wèn)題，如果一味執(zhí)行檔案管理規(guī)定，要求各部門(mén)嚴(yán)格檔案的移交規(guī)定,，勢(shì)必給各部門(mén)在材料利用統(tǒng)一歸檔方面帶來(lái)矛盾,，這也從根本上違反了檔案管理工作中“便于查找利用”的原則。因此,，將這部分質(zhì)量記錄按要求保管在職能夠部門(mén),，使得工作現(xiàn)場(chǎng)的文件都是有效和受控的，從而更便于質(zhì)量文件的作用的發(fā)揮,。
三,、企業(yè)檔案與質(zhì)量體系在管理目的手段上實(shí)現(xiàn)有效整合
ISO9000標(biāo)準(zhǔn)要求企業(yè)建立并執(zhí)行質(zhì)量記錄的檔案管理程序，在標(biāo)準(zhǔn)中的“4.2.3文件控制”和“4.2.4記錄控制”對(duì)文件的管理和質(zhì)量記錄的管理進(jìn)行了明確的定義,，無(wú)論是文件發(fā)布前的批準(zhǔn),、評(píng)審、更改,、修訂,、發(fā)放、保存廢止,，還是質(zhì)量記錄的標(biāo)別,、貯存、保護(hù),、檢索,、保存和處置等等都和檔案管理工作如出一轍，非常便于為評(píng)價(jià)產(chǎn)品過(guò)程和服務(wù)是否符合規(guī)定要求和質(zhì)量體系有效運(yùn)行,，提供分析依據(jù)?？梢?jiàn) “質(zhì)量記錄” 從管理程序到管理目的乃至名詞術(shù)語(yǔ)都與檔案管理要求相似,。因此，“質(zhì)量記錄” 相當(dāng)一部分屬于 “企業(yè)檔案” 的范疇,。 “質(zhì)量記錄” 的控制需要必須依靠檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)提供保證和支持,。
在技術(shù)檔案管理上，其完整性,、準(zhǔn)確性對(duì)產(chǎn)品的設(shè)計(jì)生產(chǎn)具有舉足輕重的指導(dǎo)意義,，任何一個(gè)失誤都可能給企業(yè)造成嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。因此,，天女化工集團(tuán)股份有限公司在開(kāi)展ISO9000標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)證中原有的檔案管理體系對(duì)資料的控制發(fā)揮了重要作用,，所以企業(yè)檔案和質(zhì)量體系在管理目的、管理手段,、管理要求上較為相似,，檔案業(yè)務(wù)同質(zhì)量體系緊密相聯(lián)。
四、通過(guò)貫徹ISO9001標(biāo)準(zhǔn),，有效的促進(jìn)了天女化工集團(tuán)各分有限公司檔案管理工作規(guī)范化
企業(yè)檔案管理工作和質(zhì)量體系兩者的關(guān)系可以說(shuō)有交叉,，有銜接，既相互制約,、相互作用,、相互依存又相輔相成。理解和處理好兩者的關(guān)系,，既有利于企業(yè)檔案管理的加強(qiáng),，又有力地推動(dòng)質(zhì)量體系認(rèn)證工作的順利開(kāi)展。貫徹ISO9000標(biāo)準(zhǔn)就要求加強(qiáng)文件和資料的控制,，統(tǒng)一文件生成,、審批程序，統(tǒng)一文件的格式,，做好文件材料的分類(lèi)和標(biāo)識(shí),，既保證了文件材料的統(tǒng)一性和準(zhǔn)確性，同時(shí)也保證了檔案的完整性,、統(tǒng)一性和有效性,。
由于質(zhì)量體系貫標(biāo)工作的不斷深入開(kāi)展以及技術(shù)手段的不斷進(jìn)步，對(duì)天女集團(tuán)的檔案工作的要求不斷提升,。集團(tuán)組建以來(lái),，我們一方面，對(duì)于原有的天津油墨股份有限公司和天津市合成洗滌劑廠的全部檔案進(jìn)行了全宗整理,，并進(jìn)行了封存,，編制了編研材料。并以新的全宗號(hào),，對(duì)天女化工集團(tuán)經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中產(chǎn)生的檔案進(jìn)行整理歸檔,，遵照2000年新頒布的檔案整理規(guī)范，結(jié)合企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的實(shí)際劃分了檔案歸檔整理的類(lèi)目,，做好新舊檔案材料整理方式的銜接工作,，保證了公司日常檔案的管理。另一方面,，為了促進(jìn)公司的質(zhì)量管理體系作用的發(fā)揮,，結(jié)合檔案管理工作既要符合制度規(guī)定又要符合使用部門(mén)的利用查找的原則，辦公室結(jié)合質(zhì)量管理體系的要求,，對(duì)歸檔范圍,、歸檔方式等制度進(jìn)行修改，使其從內(nèi)容上在全面完整的涵蓋了質(zhì)量管理體系中涉及的檔案管理內(nèi)容,；在管理方式上,，公司制定的受控文件由集團(tuán)綜合檔案室集中統(tǒng)一歸檔管理,。參照檔案管理規(guī)定，本著便于利用和版本有效的原則,，質(zhì)量體系運(yùn)行中所產(chǎn)生的質(zhì)量記錄及部門(mén)使用的受控文件由各使用部門(mén)分別保管,，并制定部門(mén)文件和質(zhì)量記錄清單，便于部門(mén)的使用及內(nèi),、外部審核時(shí)的查閱,。同時(shí)我們?cè)诠靖鞑块T(mén)內(nèi)部設(shè)立兼職檔案管理人員，通過(guò)培訓(xùn)方式將公司的《檔案管理制度匯編》貫徹落實(shí)到每個(gè)部門(mén),，使質(zhì)量體系運(yùn)行中產(chǎn)生的文件材料在保管,、存放、利用方式上符合檔案制度要求,，使集團(tuán)公司的檔案管理工作與質(zhì)量管理體系實(shí)現(xiàn)了有機(jī)融合,。
綜上所述，盡管ISO9000系列標(biāo)準(zhǔn)沒(méi)有把檔案工作作為一項(xiàng)單獨(dú)的要素列入標(biāo)準(zhǔn),，但由于檔案工作的職能作用及其與質(zhì)量體系中各要素的關(guān)系,，形成了檔案工作與貫徹ISO9000標(biāo)準(zhǔn)間相輔相成的聯(lián)系，企業(yè)檔案管理工作是質(zhì)量管理體系的重要環(huán)節(jié)之一,，也是保證質(zhì)量體系持續(xù)有效運(yùn)行不可缺少的部分,。因此，我們可以得出這樣的結(jié)論,，質(zhì)量管理體系工作有力地促進(jìn)了企業(yè)檔案管理工作及其基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的完善,，檔案管理工作通過(guò)發(fā)揮其對(duì)質(zhì)量管理工作的指導(dǎo)、輔助等作用,，使企業(yè)檔案的利用價(jià)值得到更充分的發(fā)揮,。與此同時(shí)，要使貫標(biāo)工作與檔案管理自身規(guī)范有機(jī)的結(jié)合,，既要重視質(zhì)量體系,，也要杜絕片面地把貫標(biāo)工作與檔案管理工作對(duì)立起來(lái)的錯(cuò)誤做法，甚至破壞了檔案工作自身的規(guī)范,。總之,，只有正確地處理好質(zhì)量體系工作與檔案工作的關(guān)系,。才能推進(jìn)檔案管理工作與質(zhì)量體系認(rèn)證工作不斷的向前發(fā)展，最終實(shí)現(xiàn)不斷持續(xù)改進(jìn),、規(guī)范企業(yè)基礎(chǔ)管理工作的目標(biāo),。
本資料來(lái)源：天津檔案網(wǎng) |
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