【原】傳統(tǒng)企業(yè)檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)指南

湘江數(shù)評(píng) 2022-07-18 發(fā)布于湖南

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首先來(lái)談一下什么是檔案系統(tǒng),。從百度查詢相關(guān)資料獲知：從古至今,，中國(guó)人就有保存有價(jià)值的信息資料的習(xí)慣，而這些都被稱之為檔案,。檔案關(guān)系到國(guó)家,、企業(yè)甚至每一個(gè)人的發(fā)展。過(guò)去的檔案管理難度很大,，而現(xiàn)在在數(shù)字化技術(shù)支持下,，檔案管理完全改變了。檔案系統(tǒng),，就是指檔案管理系統(tǒng),，是通過(guò)建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)以規(guī)范整個(gè)文件管理，包括規(guī)范各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的文件管理的完整的檔案資源信息共享服務(wù)平臺(tái),，主要實(shí)現(xiàn)檔案流水化采集功能,。它可以把當(dāng)前的檔案信息錄入電腦，在電腦中構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫(kù),，并把各種檔案信息在電腦頁(yè)面中顯示,，以方便用戶的查詢和借閱，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的科學(xué),、規(guī)范和有效的管理,，為用戶提供高效率的檔案利用服務(wù)。

檔案信息系統(tǒng)主要涉及兩部分,，一部分是實(shí)物方案,，另一部分是電子檔案,；實(shí)物檔案可以在系統(tǒng)中錄入不同檔案的位置或者名稱,，這樣可以通過(guò)系統(tǒng)收索直接找到所找資料位置，方便查閱,；電子檔案包括：辦公檔案,、合同檔案、項(xiàng)目（業(yè)務(wù)）檔案等,，系統(tǒng)中可以存儲(chǔ)公司正常使用的文件,、公司規(guī)章制度、行業(yè)法規(guī),、國(guó)家政策等,，重要檔案可以設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，只用授權(quán)的人員才可以閱覽或者下載文件，這樣可以很好得利用企業(yè)數(shù)據(jù)資源,，建立安全的訪問(wèn)權(quán)限保證數(shù)據(jù)的安全,。今天老楊就來(lái)談一下傳統(tǒng)企業(yè)的檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)。

一,、傳統(tǒng)企業(yè)在檔案收集,、管理、應(yīng)用層存在的問(wèn)題：

1.檔案收集層：

1.1.項(xiàng)目過(guò)程中的各類檔案收集困難,、在OA系統(tǒng)中蓋章審批完成后的檔案也無(wú)法及時(shí)進(jìn)行歸檔,。·

1.2.檔案采集機(jī)制不健全，缺乏有效的信息工具支撐,，依靠檔案人員催交檔案,，效率低收集不及時(shí)。

2.檔案在管理層面：

2.1.檔案管理采取傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式已經(jīng)跟不上業(yè)務(wù)發(fā)展要求,，缺乏對(duì)檔案的全生命周期管理,。

2.2.檔案的安全性難以保障，散落在各個(gè)項(xiàng)目上,、存在泄密風(fēng)險(xiǎn),；人員變化可能導(dǎo)致資料丟失。

2.3.紙質(zhì)檔案歸檔難,，檔案的完整性無(wú)法保證,。

2.4.各類檔案散落在各業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，如OA,、ERP系統(tǒng)等,，數(shù)據(jù)分散難以滿足共享和交互的需求。

3.檔案在應(yīng)用層面∶

3.1.日常檔案通過(guò)Excle表格進(jìn)行管理,，查詢,、鑒定、利用,、分析等功能薄弱,，無(wú)法快速查詢到檔案，造成檔案利用率整體低下,。

3.2.檔案借閱只能線下進(jìn)行,，造成借閱困難。實(shí)物和電子檔案嚴(yán)重脫節(jié),，借閱后監(jiān)管困難。

二,、如何進(jìn)行檔案管理項(xiàng)目建設(shè),？

企業(yè)可從強(qiáng)化檔案收集能力、管理能力,、應(yīng)用能力三個(gè)方面進(jìn)行檔案管理項(xiàng)目建設(shè),。目的是為了優(yōu)化解決以下問(wèn)題：

電子檔案收集難的問(wèn)題,；

紙質(zhì)檔案與電子檔案對(duì)應(yīng)統(tǒng)一的問(wèn)題，以及版本不一致問(wèn)題；

檔案工作程序環(huán)節(jié)不清晰,、職責(zé)不明確,、工作行為不規(guī)范問(wèn)題；

手工參與檔案管理工作量大的問(wèn)題,；

查詢利用不便的問(wèn)題；

檔案信息動(dòng)態(tài)推廣的問(wèn)題。

2.1.針對(duì)傳統(tǒng)企業(yè)檔案資料收集困難的問(wèn)題,，首先應(yīng)強(qiáng)化檔案收集能力,，應(yīng)從線上、線下兩方面進(jìn)行建設(shè)∶

在線上層面：加強(qiáng)線上相關(guān)檔案審批流程管理,，例如合同審批流程通過(guò)蓋章后，XX個(gè)工作日未進(jìn)行歸檔的,，自動(dòng)進(jìn)行消息提醒,，并對(duì)未歸檔的檔案進(jìn)行記錄,、形成報(bào)表，以此加強(qiáng)線上檔案信息管理,。

在線下層面：加強(qiáng)制度監(jiān)管過(guò)程管理,，通過(guò)線下的檔案管理制度，線上系統(tǒng)結(jié)合線下管理手段,，可根據(jù)歸檔目錄樹(shù)打印出目錄樹(shù)層級(jí)的年度,、月度、季度報(bào)表,、檔案管理員可通過(guò)報(bào)表查看該歸檔部門(mén)按時(shí)間節(jié)點(diǎn)歸檔了哪些檔案,、歸檔的數(shù)量,，通過(guò)數(shù)據(jù)線下的對(duì)檔案進(jìn)行督查。

2.2.在強(qiáng)化檔案管理能力方面：

企業(yè)要建設(shè)統(tǒng)一的檔案管理平臺(tái),，使相關(guān)人員可以快速完成檔案類目定義,、歸檔入庫(kù)、版本權(quán)限,、安全管控的工作,，通過(guò)配置操作即可實(shí)現(xiàn)檔案/文檔的全面管理，并且可以針對(duì)不同的部門(mén),、文檔,、檔案設(shè)定獨(dú)立的管理監(jiān)控策略。

嚴(yán)格遵循“收,、整,、存、用”規(guī)范,，建立能夠支撐集團(tuán)及各業(yè)務(wù)板塊對(duì)于檔案業(yè)務(wù)的工作要求,，滿足各個(gè)全宗下檔案的產(chǎn)生、移交,、審核,、發(fā)布、歸檔,、銷毀/鑒定全生命周期的應(yīng)用場(chǎng)景,。并在過(guò)程中進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)：統(tǒng)一編碼規(guī)范、規(guī)范模板應(yīng)用,、統(tǒng)一流程重塑,、規(guī)范執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，確保全集團(tuán)檔案管理差異化,、有序高效的執(zhí)行,。

2.3.在強(qiáng)化檔案應(yīng)用能力方面：

通過(guò)線上檔案管理平臺(tái)，用戶可通過(guò)系統(tǒng)對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行快速查詢,、檔案屬性檢索,、文件名稱檢索、文件內(nèi)容檢索,，通過(guò)線上發(fā)起借閱,，檔案管理員在系統(tǒng)中進(jìn)行審批，通過(guò)后可進(jìn)行電子文件預(yù)覽,，不同分子公司,、部門(mén)檔案進(jìn)行統(tǒng)一存儲(chǔ)、權(quán)限進(jìn)行管控,、實(shí)物檔案和電子檔案對(duì)應(yīng),，通過(guò)以上工作提高對(duì)檔案管理及利用的效率,。

三,、企業(yè)檔案管理體系建設(shè)內(nèi)容有哪些,？

企業(yè)要以“收、整,、存,、用”階段性建設(shè)原則，整體規(guī)劃,，分步實(shí)施,，圍繞檔案制度從數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù),、利用,、信息化、智慧化五個(gè)方面建立一套科學(xué)的,、符合國(guó)家及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的,、符合企業(yè)自身管理特色的檔案館系統(tǒng)。

3.1.在制度管理層面：企業(yè)要將信息化操作與檔案制度充分融合,，要整理,、制定、優(yōu)化檔案工作管理規(guī)范,；

3.2.在數(shù)據(jù)管理層面：參照國(guó)家及行業(yè)相關(guān)規(guī)范,，結(jié)合企業(yè)自身特點(diǎn)建立企業(yè)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)；打通與其他應(yīng)用系統(tǒng)的數(shù)據(jù)連接,，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)自動(dòng)采集,、歸檔；

3.3.在業(yè)務(wù)管理層面：建立企業(yè)檔案全生命周期管理,；其內(nèi)容主要包括：檔案收集,、檔案整理、檔案管理,、檔案利用,、鑒定銷毀、檔案統(tǒng)計(jì) ,。

3.4.在檔案利用層面：企業(yè)要滿足檔案利用便利性,，實(shí)現(xiàn)檔案移交普適性，建立人人有歸檔意識(shí),、人人參與檔案管理,、人人高效利用檔案數(shù)據(jù)的機(jī)制。

3.5.在檔案信息化建設(shè)層面：企業(yè)需要統(tǒng)一檔案系統(tǒng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),，夯實(shí)集團(tuán)信息化基礎(chǔ),；檔案系統(tǒng)不僅要滿足海量數(shù)據(jù)存儲(chǔ)支持,，同時(shí)又要兼顧開(kāi)放性的需求。

3.6.在檔案智慧化建設(shè)層面：檔案管理要實(shí)現(xiàn)自動(dòng)采集,、智能分類,、內(nèi)容識(shí)別、智能推薦,、智能搜索等,，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化過(guò)程管理、精準(zhǔn)化個(gè)性服務(wù),。

四,、檔案管理信息化建設(shè)內(nèi)容有哪些？

4.1檔案制度體系建設(shè)：

內(nèi)容包括：檔案工作規(guī)劃設(shè)計(jì),、制度體系設(shè)計(jì),、已有制度規(guī)范完善、缺失的制度規(guī)范建設(shè),、各級(jí)制度規(guī)范統(tǒng)一,、建立修訂和完善機(jī)制、培訓(xùn)和宣貫,。

4.2.基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)：

內(nèi)容包括：基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)規(guī)劃與設(shè)計(jì),、主要技術(shù)路線規(guī)劃與設(shè)計(jì)、軟硬件的配置設(shè)計(jì),、數(shù)據(jù)安全保障措施設(shè)計(jì)與制定,、終端設(shè)備的購(gòu)置。

4.3.功能需求的收集與整理：

內(nèi)容包括：面向電子文件歸檔和電子檔案管理,、滿足企業(yè)各分子公司業(yè)務(wù)需求,、符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、實(shí)現(xiàn)集中存儲(chǔ)和資源共享,、支持智能技術(shù)應(yīng)用

4.4.系統(tǒng)部署：

內(nèi)容包括：支持平臺(tái)化部署和現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)環(huán)境,、多全宗上下級(jí)管理、支持集中部署方式,。

4.5.多系統(tǒng)集成：

內(nèi)容包括：單點(diǎn)登錄,、統(tǒng)一身份認(rèn)證、審批流程集成,、待辦消息集成,、多系統(tǒng)數(shù)據(jù)在線歸檔集成。

4.6.檔案庫(kù)房建設(shè)：

內(nèi)容包括：智能檔案室應(yīng)用平臺(tái)建設(shè),、檔案庫(kù)房環(huán)境監(jiān)控系統(tǒng)建設(shè),、檔案存儲(chǔ)設(shè)備建設(shè)、實(shí)體檔案管理設(shè)備建設(shè)、檔案庫(kù)房安全防范設(shè)備建設(shè),、其他系統(tǒng)輔助設(shè)備建設(shè),、現(xiàn)有檔案室改造裝修、建設(shè)檔案室消防安全設(shè)備建設(shè),、有條件的企業(yè)可進(jìn)行虛擬展廳建設(shè),。

4.7.系統(tǒng)數(shù)據(jù)化建設(shè)：

內(nèi)容包括：數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)、數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)建設(shè),、數(shù)據(jù)安全體系建設(shè),。

五,、如何實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案電子化

傳統(tǒng)企業(yè)初次進(jìn)行紙質(zhì)檔案電子化工作,，建議聘請(qǐng)專業(yè)的服務(wù)團(tuán)隊(duì)，檔案系統(tǒng)供應(yīng)商一般都有此團(tuán)隊(duì),，只是需額外收費(fèi),，收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)一般按掃描頁(yè)數(shù)、檔案整理標(biāo)準(zhǔn)盒數(shù)收費(fèi),，該服務(wù)團(tuán)隊(duì)擁有高速掃描儀用來(lái)掃描識(shí)別紙質(zhì)文件,，并將關(guān)鍵信息按照編目要求，整理成檔,，導(dǎo)入系統(tǒng)。工作步驟大致分為如下：

① 紙質(zhì)檔案掃描,；

②OCR識(shí)別,；

③ 編目及元數(shù)據(jù)錄入；

④自動(dòng)分類 ,；

⑤檔案上架

值得注意的是在紙質(zhì)檔案電子化的同時(shí)，企業(yè)要制定檔案整理標(biāo)準(zhǔn),，進(jìn)行規(guī)范化,、制度化建設(shè)。

六,、檔案庫(kù)房建設(shè)有哪些具體要求與標(biāo)準(zhǔn)？

6.1.檔案庫(kù)房設(shè)計(jì)需求（含檔案臨時(shí)存放室）

1）檔案庫(kù)房以東或南朝向?yàn)橐?。檔案庫(kù)房應(yīng)遠(yuǎn)離易燃,、易爆場(chǎng)所,，不能緊鄰衛(wèi)生間等潮濕,、有污染源的部位,。

2）檔案庫(kù)區(qū)內(nèi)不應(yīng)設(shè)置其他用房，其他用房之間的交通也不得穿越庫(kù)區(qū),。

3）為防止溢水流入庫(kù)房,，檔案庫(kù)室內(nèi)比室外樓地面應(yīng)高出20mm。當(dāng)檔案庫(kù)房與其他用房同層布置且樓地面有高差時(shí),，應(yīng)采用坡道連通,。

4）檔案庫(kù)內(nèi)嚴(yán)禁設(shè)置明火設(shè)施，庫(kù)房的電源開(kāi)關(guān)應(yīng)設(shè)于庫(kù)房外,，并應(yīng)設(shè)有防止漏電的安全保護(hù)設(shè)置,，控制導(dǎo)線和供電導(dǎo)線應(yīng)用銅芯導(dǎo)線。配電線路宜采用穿金屬管暗敷方式,?？照{(diào)設(shè)施應(yīng)單獨(dú)設(shè)置配電線路，并采用穿金屬管保護(hù),。庫(kù)房?jī)?nèi)不應(yīng)設(shè)置消防以外的給水點(diǎn),，給、排水管道不應(yīng)穿越庫(kù)區(qū),。上下水立管不應(yīng)安裝在與檔案庫(kù)相鄰的內(nèi)墻上,。

5）每個(gè)檔案庫(kù)應(yīng)設(shè)兩個(gè)獨(dú)立的出入口，且不宜采用串通或套間布置方式,。

6）檔案庫(kù)門(mén)應(yīng)為保溫門(mén),；窗應(yīng)為雙層窗，開(kāi)啟扇應(yīng)有密閉措施,；當(dāng)采用高窗時(shí),，墻的下部應(yīng)增設(shè)通風(fēng)口，通風(fēng)口應(yīng)設(shè)金屬網(wǎng),，并應(yīng)有密閉的可開(kāi)啟保溫門(mén),。每間檔案庫(kù)的窗洞面積與外墻面積比不應(yīng)大于1:10，檔案庫(kù)不得采用跨層或跨間的通長(zhǎng)窗,。

7）檔案庫(kù)房門(mén)窗既要便于通風(fēng),，又要便于密閉，門(mén)應(yīng)具備防火防盜功能,，密封性能好,，且宜采用金屬防盜門(mén)，庫(kù)房門(mén)與地面的縫隙不應(yīng)大于5mm,；窗應(yīng)為雙層窗,，開(kāi)啟窗應(yīng)有密閉措施，設(shè)紗窗；當(dāng)采用高窗時(shí),，墻的下部應(yīng)增設(shè)通風(fēng)口,，通風(fēng)口設(shè)金屬網(wǎng)。檔案庫(kù)房不得采用跨層或跨間的通長(zhǎng)窗,。檔案庫(kù)房外門(mén),、外窗均應(yīng)安裝防盜網(wǎng)等安全防護(hù)措施。

8）檔案庫(kù)樓面承重,，采用密集架時(shí),，不應(yīng)小于12kN/m2。

6.2.檔案室安全防護(hù)設(shè)計(jì)需求

檔案室的安全防護(hù)內(nèi)容應(yīng)包括外圍護(hù)結(jié)構(gòu)的保溫,、隔熱,，溫濕度要求，防潮,、防水,、防日光及紫外線照射，防塵,、防污染、防有害生物(霉,、蟲(chóng),、鼠等)和防盜等。

1)溫濕度要求：需配置相應(yīng)設(shè)備,，在此略過(guò),。

2)防潮：需配置相應(yīng)設(shè)備，在此略過(guò),。

3)防水：館區(qū)內(nèi)應(yīng)排水通暢,，防止積水。

4)防日光直射和紫外線照射：檔案庫(kù),、檔案整理室應(yīng)防日光直射,，人工照明時(shí)，宜選乳白色燈罩的白熾燈,，不宜使用日光燈,。

5)防塵和防污染：檔案室的綠化設(shè)計(jì)，應(yīng)有防塵,、凈化空氣,、降溫、防噪聲等措施,。檔案庫(kù)樓地面應(yīng)光潔,、平整、耐磨。其他內(nèi)部裝修,、家具和固定家具等設(shè)計(jì)應(yīng)表面平整,、構(gòu)造簡(jiǎn)潔。

6)防蛀和防鼠：管道通過(guò)墻壁或樓,、地面處均應(yīng)用不燃材料填塞密實(shí),，其他墻身孔洞也應(yīng)采取防護(hù)措施。庫(kù)房門(mén)與地面的縫隙不應(yīng)大于5mm,，且宜采用金屬門(mén)或下緣包鐵皮的木門(mén),。檔案庫(kù)外窗的開(kāi)啟扇應(yīng)設(shè)紗窗。

7)防盜：檔案室的外門(mén)及首層外窗均應(yīng)有可靠的安全防護(hù)設(shè)施,，如防盜網(wǎng),。

8)防火：檔案庫(kù)區(qū)外應(yīng)設(shè)室外消防給水系統(tǒng)，檔案庫(kù)房可采用水噴霧滅火系統(tǒng)或非鹵代烷氣體滅火系統(tǒng),。

七．保障體系建設(shè)

7.1.組織和制度保障體系建設(shè)：

1）明確企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)和職能部門(mén),；

2）將電子文件歸檔與數(shù)字檔案室建設(shè)納入企業(yè)信息化建設(shè)發(fā)展規(guī)劃；

3）建立檔案部門(mén),、信息化部門(mén),、文件形成部門(mén)、保密部門(mén)聯(lián)合管理機(jī)制,；

4）數(shù)字檔案室建設(shè)與管理工作納入有關(guān)人員崗位職責(zé)和年度考核,；

5）數(shù)字檔案室建設(shè)相關(guān)規(guī)章制度完備，執(zhí)行到位,。

7.2.資金保障：

數(shù)字檔案室建設(shè)、管理,、升級(jí)和運(yùn)維等費(fèi)用納入企業(yè)年度預(yù)算，要能滿足檔案工作正常開(kāi)展的需要,。

7.3.人才保障：

人力資源組織配備符合企業(yè)實(shí)際檔案管理要求，具有滿足管理需求的數(shù)字檔案室管理人才,。

八.相關(guān)評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)

8.1.數(shù)字檔案室建設(shè)評(píng)價(jià)指標(biāo)中滿分100分的組成,；組織建設(shè)5分,，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)15分，應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)30分,，數(shù)字檔案資源建設(shè)35分，保障體系建設(shè)15分,，加分10分。

8.2.數(shù)字檔案館系統(tǒng)測(cè)試指標(biāo)表中滿分100分的組成∶基礎(chǔ)設(shè)施12分,；系統(tǒng)功能12分,；檔案資源52分；保障體系14分；服務(wù)績(jī)效10分,。

8.3.數(shù)字檔案館系統(tǒng)測(cè)試辦法∶測(cè)試結(jié)果達(dá)到80分以上認(rèn)定為“通過(guò)國(guó)家級(jí)數(shù)字檔案館測(cè)試”,，達(dá)到90分以上認(rèn)定為“全國(guó)示范數(shù)字檔案館”。