|
【正文】 項(xiàng)目資源不足,，這似乎是項(xiàng)目管理亙古不變的話題,！要論資排輩的話,，可以排在第二位，排在第一位的當(dāng)然是需求變更,。以前自己在企業(yè)做項(xiàng)目經(jīng)理的時(shí)候,，對(duì)這兩個(gè)問題也是深惡痛絕，后來專門從事項(xiàng)目管理教學(xué)與咨詢工作之后,，接觸了各行各業(yè)的項(xiàng)目經(jīng)理,，才發(fā)現(xiàn)原來這是大家共同的問題。本文分為上下兩篇,，分別從項(xiàng)目經(jīng)理和企業(yè)治理兩個(gè)角度談?wù)劇绊?xiàng)目資源不足,，該怎么辦？”從項(xiàng)目經(jīng)理角度,，以前自己做項(xiàng)目經(jīng)理時(shí)遇到資源不足基本上是三板斧：1）罵娘,，先平復(fù)一下心情，然后捋一捋自己的目標(biāo)和計(jì)劃,，準(zhǔn)備好上中下三策,；2）抱大腿，設(shè)法取得老板的支持,；3）不要臉,，拉下臉來找部門經(jīng)理談判協(xié)商，基本上等于軟磨硬泡+燒香拜佛+求爺爺告奶奶+必要時(shí)拍拍桌子,。說實(shí)話,，當(dāng)初追女朋友都沒用這么多招數(shù)。從企業(yè)治理角度,，企業(yè)的資源有限性,，決定了項(xiàng)目的資源有限性，企業(yè)永遠(yuǎn)無法保證每個(gè)項(xiàng)目都有充足的資源,，企業(yè)要解決的是為項(xiàng)目合理配置資源,，通過項(xiàng)目組合最大化地創(chuàng)造商業(yè)價(jià)值。要徹底解決項(xiàng)目資源問題,，應(yīng)該跳出項(xiàng)目這個(gè)小系統(tǒng),，在企業(yè)這個(gè)大系統(tǒng)來解決項(xiàng)目的資源問題。孫子兵法曰：善戰(zhàn)者,，求于勢(shì),，而不責(zé)于人。接下來我們先從項(xiàng)目經(jīng)理的硬功夫與軟技能的角度談?wù)勅绾谓鉀Q項(xiàng)目資源的問題,。1,、做好項(xiàng)目頂層設(shè)計(jì)，明確資源需求項(xiàng)目的實(shí)施過程就是一次戰(zhàn)斗甚至戰(zhàn)役的過程,，很多軍事家都明確指出打仗,，打得就是后勤，說得再簡單一點(diǎn)要有人,、有槍和有物,。對(duì)項(xiàng)目而言資源是保障項(xiàng)目順利實(shí)施的必要條件，沒錢沒人,，再好的戰(zhàn)略也難落地,。《戰(zhàn)略中心組織》一書中給出一個(gè)數(shù)字,，“70%的情況是真正的問題不是戰(zhàn)略不好,，而是執(zhí)行不到位?！?/span>打仗需要兵,，帶項(xiàng)目需要資源，項(xiàng)目管理是一種計(jì)劃,、進(jìn)度和控制的系統(tǒng)方法,，項(xiàng)目經(jīng)理作為戰(zhàn)斗指揮員，出師之前先要做好計(jì)劃,，做計(jì)劃的目的是要搞清楚自己打仗的目的是什么,、怎么打、需要多少兵力,、需要什么樣的兵種配置這些基本的問題,。項(xiàng)目的常規(guī)計(jì)劃筆者不打算在這里重述，重點(diǎn)講講容易被項(xiàng)目經(jīng)理忽視的總體計(jì)劃,，在這里筆者稱之為項(xiàng)目的頂層設(shè)計(jì),。項(xiàng)目愿景，也是項(xiàng)目的總體目標(biāo),，簡單地說,，就是項(xiàng)目最終成果特性的定義，也就是項(xiàng)目完成之后應(yīng)該具備的狀態(tài),。描述愿景時(shí)通常會(huì)說明項(xiàng)目所指向的結(jié)果,，要達(dá)到的戰(zhàn)略地位，要實(shí)現(xiàn)的目的,，要取得的成果,，要生產(chǎn)的產(chǎn)品，或準(zhǔn)備提供的服務(wù),。
圖1 項(xiàng)目的頂層設(shè)計(jì)愿景和資源有什么關(guān)系呢,？當(dāng)然有，而且有非常強(qiáng)烈的關(guān)系,。因?yàn)轫?xiàng)目愿景是減少項(xiàng)目可能性的終極制約因素,。
圖2 項(xiàng)目愿景與項(xiàng)目資源的關(guān)系首先,，項(xiàng)目的可能性直接決定了項(xiàng)目的需求，我們做項(xiàng)目最憎恨的可能不是技術(shù)有難度和工作量大,，需求不確定才是我們恨中之恨,。我們?nèi)绾闻袛嘈枨蟮暮侠砼c否呢？答案就是與干系人明確項(xiàng)目的目標(biāo),，凡是與目標(biāo)一致的就是合理的需求,，凡是與目標(biāo)不一致的就是不合理的需求。項(xiàng)目的愿景設(shè)計(jì)就是為了明確項(xiàng)目的目標(biāo),。然后,，項(xiàng)目的需求決定了項(xiàng)目的工作范圍，項(xiàng)目的工作范圍決定了需要什么樣的資源以及需要多少,。很多失控的項(xiàng)目在中后期試圖用增加資源的方式來解決問題,，往往事與愿違，中了布魯克斯法則的圈套,。聰明一點(diǎn)的項(xiàng)目經(jīng)理試圖用控制需求和范圍的方式來解決問題,，但是無法與重要干系人達(dá)成一致意見，那么什么才是達(dá)成一致意見的前提呢,？顯然就是項(xiàng)目愿景,。所謂解決方案，有的行業(yè)叫做總體設(shè)計(jì)或高層級(jí)設(shè)計(jì),，有的叫做架構(gòu)設(shè)計(jì),，有的叫做服務(wù)方案。所以解決方案實(shí)際就是技術(shù)或業(yè)務(wù)系統(tǒng)的高層次描述,，該技術(shù)或業(yè)務(wù)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)高度依賴于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的專業(yè)知識(shí),。解決方案從總體上描述了項(xiàng)目的交付成果是什么樣子（交付成果可能是服務(wù)方案或產(chǎn)品方案），項(xiàng)目通過解決方案滿足客戶的需求,。很顯然搞清楚了項(xiàng)目的技術(shù)方案,，也就搞清楚了項(xiàng)目所需資源的種類；根據(jù)技術(shù)方案的復(fù)雜度和工作量估計(jì),，可以大體確定項(xiàng)目資源的數(shù)量,。
圖3 項(xiàng)目方案設(shè)計(jì)示例完成方案設(shè)計(jì)之后，項(xiàng)目需要的資源（種類和數(shù)量）基本上有底了,，為了確保解決方案能夠?qū)崿F(xiàn),，必須確保能夠獲得項(xiàng)目所需的資源并有效地管理這些資源。項(xiàng)目成功 = 資源x(完美的解決方案 + 完美的計(jì)劃),，所以沒有資源等于一切是空,。
圖4 項(xiàng)目組織分解結(jié)構(gòu)組織設(shè)計(jì)是為了保障項(xiàng)目的資源，通過項(xiàng)目的組織結(jié)構(gòu)還可以搞清楚資源的從屬關(guān)系,，這將是獲取項(xiàng)目資源的重要依據(jù),。
圖5 項(xiàng)目的組織結(jié)構(gòu)示例項(xiàng)目的組織結(jié)構(gòu)（職能型,，矩陣型和項(xiàng)目型）決定了項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)資源的控制權(quán)力以及獲取資源的方向（跟誰要資源）。項(xiàng)目的組織結(jié)構(gòu)決定了項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)項(xiàng)目資源的權(quán)力大小,，權(quán)力大小決定了責(zé)任大小,，在一個(gè)職能型和弱矩陣的組織中，項(xiàng)目經(jīng)理也就是跑跑腿,，傳傳話，基本上無法直接指揮團(tuán)隊(duì)成員,，在這種情況下要把職能經(jīng)理往前頂,，不要和他們對(duì)著干，否則項(xiàng)目經(jīng)理可能會(huì)死的很慘,。平衡矩陣雖然項(xiàng)目經(jīng)理有些權(quán)力了,，但資源主要還是控制在職能經(jīng)理手上。強(qiáng)矩陣或項(xiàng)目導(dǎo)向型組織,，項(xiàng)目經(jīng)理的權(quán)力最有保證,，資源主要來自高層。在這種組織中,，項(xiàng)目經(jīng)理要提升自身技能,，做好向上管理，處理好公司政治,，否則也可能成為替罪羊,。為了完成一個(gè)項(xiàng)目，需要兩類過程互相配合,，即項(xiàng)目技術(shù)實(shí)現(xiàn)過程和項(xiàng)目管理過程,。所謂項(xiàng)目技術(shù)實(shí)現(xiàn)過程，也稱作產(chǎn)品導(dǎo)向過程,，是為了將產(chǎn)品“干”出來所完成一系列的業(yè)務(wù)或技術(shù)相關(guān)的活動(dòng),，例如設(shè)計(jì)開發(fā)、產(chǎn)品調(diào)試,、培訓(xùn),、技術(shù)支持、技術(shù)服務(wù)等,。所謂項(xiàng)目管理過程是為了保障實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)所開展的一系列的管理活動(dòng),，例如項(xiàng)目啟動(dòng)、項(xiàng)目規(guī)劃,、項(xiàng)目執(zhí)行,、項(xiàng)目監(jiān)控收尾、項(xiàng)目范圍,、項(xiàng)目質(zhì)量,、項(xiàng)目進(jìn)度,、項(xiàng)目資源管理、項(xiàng)目溝通管理,、項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理等等,。
項(xiàng)目的過程設(shè)計(jì)為動(dòng)態(tài)的管理項(xiàng)目資源提供了依據(jù)，即什么階段需要什么資源以及需要多少資源,。獲取項(xiàng)目必要的資源是一個(gè)持續(xù)過程,，沒有哪個(gè)項(xiàng)目在一開始就給你全部的資源，項(xiàng)目的獨(dú)特性也決定了,，在項(xiàng)目早期很難準(zhǔn)確預(yù)測(cè)到底需要多少資源,。過早的投入資源，是一種投資浪費(fèi),。以上詳細(xì)內(nèi)容可參考筆者的公眾號(hào)（簡單項(xiàng)：EasyPMP）文章《項(xiàng)目的四種頂層設(shè)計(jì)》,。2、全面認(rèn)識(shí)權(quán)力的來源,，有權(quán)才能調(diào)動(dòng)資源要獲得項(xiàng)目的資源,，我們不得不思考一個(gè)很基本的問題，別人憑什么把資源給你,？是因?yàn)轫?xiàng)目經(jīng)理是光明正義的化身嗎,？是因?yàn)轫?xiàng)目經(jīng)理做項(xiàng)目一心為公嗎？這些都是原因,，但不是全部,。筆者認(rèn)為在實(shí)踐中，項(xiàng)目經(jīng)理很容易忽略一個(gè)更加本質(zhì)的原因,，能夠獲得資源是因?yàn)椤皺?quán)力”,。
圖7 項(xiàng)目經(jīng)理的權(quán)力來源一提到權(quán)力，很多項(xiàng)目經(jīng)理可能會(huì)說,，我有什么權(quán)力,，充其量就是個(gè)臨時(shí)工而已。的確,，項(xiàng)目的臨時(shí)性決定了,，哪怕是強(qiáng)矩陣型的組織，項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)資源的震懾力也很難超越部門經(jīng)理,。沒有權(quán)力,，就很難保障項(xiàng)目的資源，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該如何解決好權(quán)力的來源問題呢,？要獲得權(quán)力,，先要搞清楚項(xiàng)目經(jīng)理權(quán)力的來源。項(xiàng)目經(jīng)理權(quán)力的來源具體請(qǐng)參考圖7的說明。關(guān)于這些權(quán)力的解釋參加過PMP?培訓(xùn)的讀者應(yīng)該都清楚,，實(shí)在不行就通過搜索引擎查一下,，在這里我就不專門解釋這些權(quán)力的內(nèi)容來湊字?jǐn)?shù)了。筆者特別需要強(qiáng)調(diào)的是,，暗示的參照權(quán)（扯虎皮當(dāng)大旗）,，獎(jiǎng)勵(lì)權(quán)、職位權(quán),、懲罰權(quán),，這些都是來自項(xiàng)目的發(fā)起人。按專家權(quán)來自項(xiàng)目經(jīng)理個(gè)人的修煉,。因此如何管理好發(fā)起人,，如何抱緊這個(gè)大腿，是項(xiàng)目經(jīng)理要研究的頭等大事,。我的個(gè)人經(jīng)驗(yàn)總結(jié)下來就一句話,，讓其充分地參與項(xiàng)目,，當(dāng)然要做到充分參與,，還需要掌握以下信息：1）發(fā)起人對(duì)于項(xiàng)目的真正期待是什么？2）他/她是哪種類型的老板,？官僚主義型,、實(shí)效型、民主咨詢型,、專家獨(dú)斷型,、細(xì)節(jié)關(guān)注吹毛求疵型，關(guān)注全局抓大放小型等等,。3）老板的風(fēng)險(xiǎn)態(tài)度也很重要,，是風(fēng)險(xiǎn)追逐型還是風(fēng)險(xiǎn)回避型？我原來的老板就是一個(gè)風(fēng)險(xiǎn)回避型的,，有一次我想說服他購買一臺(tái)比較貴重的設(shè)備,。一開始我極力陳述購買設(shè)備的好處，他總是不為所動(dòng),。后來我改變策略開始結(jié)合實(shí)例多講沒有這個(gè)設(shè)備的壞處,，他的態(tài)度很快就松動(dòng)了，最后批準(zhǔn)購買這臺(tái)設(shè)備,。后來學(xué)習(xí)了心理學(xué)才知道,，這叫框架效應(yīng)。4）發(fā)起人的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)是什么,？6）什么事會(huì)讓老板特別開心（成就感爆棚）？7）什么事會(huì)讓老板特別糟心（他/她的壓力是什么）,？發(fā)起人一般都是高層領(lǐng)導(dǎo),，高層領(lǐng)導(dǎo)看待問題的角度與中層干部和基層員工不一樣,，例如同樣是企業(yè)變革，高層可能認(rèn)為這是賺錢的機(jī)會(huì),，而員工可能會(huì)認(rèn)為這是對(duì)工作的威脅,。因此需要項(xiàng)目經(jīng)理不斷提升自己的認(rèn)知層次，多一些戰(zhàn)略,、經(jīng)營,、企業(yè)管理、行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)之類知識(shí),。吹牛不在一個(gè)頻道上,，是很難搞定別人的。發(fā)起人也是項(xiàng)目的資源,，項(xiàng)目經(jīng)理要管好,、用好這個(gè)資源。大部分項(xiàng)目經(jīng)理成長自基層,，習(xí)慣被管,，這是思維慣性。在心理上,，認(rèn)為發(fā)起人或老板就應(yīng)該是明察秋毫的明君,，但事實(shí)恰恰相反。政治意識(shí)和政治能力,，是在大廠混得好的重要條件,。政治意識(shí)是指對(duì)正式和非正式權(quán)力關(guān)系的認(rèn)知，以及在這些關(guān)系中工作的意愿,。政治意識(shí)有助于項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)項(xiàng)目環(huán)境和組織的政治環(huán)境來管理項(xiàng)目,。理解組織戰(zhàn)略、了解誰能行使權(quán)力和施加影響,，以及培養(yǎng)與這些相關(guān)方溝通的能力,，都屬于政治意識(shí)的范疇。只要超過三個(gè)人以上的組織就此存在政治議題,，政治的底層邏輯是經(jīng)濟(jì)利益的分配問題,，對(duì)政治可以不喜歡，但卻不可不了解,。政治可以成為項(xiàng)目經(jīng)理最好的朋友或最殘酷無情的敵人,，尤其是在大的組織里面，政治意識(shí)薄弱,，通?；畈贿^前三集。為項(xiàng)目“搶”資源是項(xiàng)目經(jīng)理的職責(zé),，同時(shí)也是是項(xiàng)目經(jīng)理的態(tài)度。只有爭取到更多更好的資源,，項(xiàng)目的實(shí)施才能有保障,；努力爭取資源，也是在向團(tuán)隊(duì)成員和干系人表明,，我對(duì)項(xiàng)目是負(fù)責(zé)的,，我比誰都想把項(xiàng)目做好。那么,，如何為項(xiàng)目搶資源呢,？通常有以下幾種方法。●談判/協(xié)商,。一般情況下項(xiàng)目經(jīng)理處于矩陣型組織環(huán)境,，往往不能直接控制資源，所以談判這種人際關(guān)系技能就顯得特別重要,。通過談判來影響職能經(jīng)理,、其他項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)、外部供應(yīng)商等相關(guān)方,。注意談判是為了解決問題,，不是為了制造更多的問題,，不要把談判變成了“為了辯論真理”,。
圖8 談判注意事項(xiàng) [熊培霖《項(xiàng)目經(jīng)理的教戰(zhàn)守則》] 另外談判/協(xié)商是要交換利益或條件的，每一個(gè)項(xiàng)目的資源都不是從天上掉下來的,，都是需要項(xiàng)目經(jīng)理通過談判/協(xié)商爭取的,。下表是關(guān)于談判/協(xié)商過程中干系人的利益以及交換方式總結(jié)梳理，供大家參考,。
圖9 談判/協(xié)商的干系人利益與交換方式 [熊培霖《項(xiàng)目經(jīng)理的教戰(zhàn)守則》]最后,，談判協(xié)商還可以借助一些心理學(xué)的技巧，例如互惠原理,、承諾一致原理,、框架效應(yīng)、登門檻效應(yīng),、相似性原理,、參與效應(yīng)、峰終定律和反饋原理,。需要明確指出的是,，這些心理學(xué)技巧只是作為輔助手段，千萬不要把它們當(dāng)作所謂的終極武器使用，那樣就本末倒置了,。項(xiàng)目與企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略一致性越高,，就越容易得到資源，這是本,；企圖借助一些心理學(xué)的方法忽悠資源,，這是末。注：相關(guān)心理學(xué)知識(shí)讀者可以參考西奧迪尼所著的《影響力》和高屹所著的《不懂心理學(xué),，怎么管項(xiàng)目》,。●預(yù)分派。指事先確定項(xiàng)目的實(shí)物或團(tuán)隊(duì)資源,，可在下列情況下發(fā)生：在競(jìng)標(biāo)過程中承諾分派特定人員進(jìn)行項(xiàng)目工作,；項(xiàng)目取決于特定人員的專有技能；在完成資源管理計(jì)劃的前期工作之前,，制定項(xiàng)目章程過程或其它過程已經(jīng)指定了某些團(tuán)隊(duì)成員的工作分派,。●虛擬團(tuán)隊(duì)。資源是現(xiàn)實(shí)存在的,，但是沒法聚攏到一個(gè)物理地點(diǎn)工作,，這種情況下就需要考慮采用虛擬團(tuán)隊(duì)的方式。現(xiàn)代溝通技術(shù)（如電子郵件,、電話會(huì)議,、社交媒體、網(wǎng)絡(luò)會(huì)議和視頻會(huì)議等）使虛擬團(tuán)隊(duì)成為變得方便可行,。需要注意的是虛擬團(tuán)隊(duì)的環(huán)境中,，溝通規(guī)劃變得日益重要，可能需要花更多時(shí)間,，來設(shè)定明確的期望,、促進(jìn)溝通、制定沖突解決方法,、召集人員參與決策,、理解文化差異以及共享成功喜悅。●采購,。如果企業(yè)內(nèi)部資源不足以支撐項(xiàng)目的正常實(shí)施,，那么就需要評(píng)估外部資源，必要時(shí)通過采購獲取這些資源,。因?yàn)閺耐獠坎少彯a(chǎn)品,、服務(wù)或成果是通過合同進(jìn)行的，所以采購管理也是以“合同”為中心開展的,。所以作為項(xiàng)目經(jīng)理著實(shí)不容易,，十八般武藝都要會(huì),。管理一個(gè)項(xiàng)目和經(jīng)營一個(gè)公司要管的要素是一樣的，即管理好：人,、財(cái),、事，項(xiàng)目就是企業(yè)的二次經(jīng)營,。作為項(xiàng)目的CEO,，項(xiàng)目經(jīng)理當(dāng)然要充分發(fā)揮個(gè)人的積極性和主動(dòng)性，運(yùn)用一切合理的項(xiàng)目管理硬功夫和軟技能來保障項(xiàng)目的資源供給,，但是僅依靠項(xiàng)目經(jīng)理的個(gè)人能力解決項(xiàng)目資源不足的問題,，極有可能導(dǎo)致“會(huì)哭的孩子有奶吃”這種資源配置錯(cuò)位的現(xiàn)象；還有可能就是項(xiàng)目的成功過分依賴項(xiàng)目經(jīng)理的個(gè)人能力,，從組織的角度,，項(xiàng)目的成功往往是不可復(fù)制的。下篇我們從企業(yè)治理的角度談?wù)勅绾谓鉀Q項(xiàng)目資源合理配置的問題,，從而通過項(xiàng)目組合最大化地創(chuàng)造商業(yè)價(jià)值,。
|
