引知老師不止一次地強(qiáng)調(diào),，你應(yīng)當(dāng)與老師,、教授建立良好的關(guān)系。雖然你與教授的大部分互動(dòng)都是在課堂上或辦公室答疑時(shí)間進(jìn)行的,，但通過(guò)電子郵件以專業(yè)和恰當(dāng)?shù)姆绞脚c教授交流也十分重要,。在與業(yè)內(nèi)德高望重的教授交談時(shí)，最好不要表現(xiàn)得太過(guò)于正式或僵硬,，但更加不要顯得漫不經(jīng)心,。不管此次談話的目的是為了詢問(wèn)某份作業(yè)的詳情這種小事，還是為了索要一封推薦信這樣的大事,，都要確保你給對(duì)方留下了恰當(dāng)?shù)挠∠蟆?/p>

電子郵件的書寫方式與即時(shí)短消息不同,，平日里只使用微信和短信的同學(xué)可能一下子難以習(xí)慣，例如寫郵件的時(shí)候忘記寫主題,，老師可能會(huì)以為是不重要的或者垃圾郵件直接忽略了,，或者寫完郵件卻忘記加上附件，點(diǎn)擊“發(fā)送”按鈕的那一刻才意識(shí)到,，這時(shí)拔掉網(wǎng)線也無(wú)法阻止這封愚蠢的郵件被送到教授收件箱里,。為了防止大家以后再遇到這種恨不得掘地三尺的尷尬局面，引知顧問(wèn)老師整理了一份詳細(xì)的電子郵件寫作指南：

寫給教授的電子郵件應(yīng)當(dāng)以“Dear Professor X”開(kāi)頭,， 一個(gè)恰當(dāng)?shù)奶岱Q語(yǔ)和稱謂將讓你事半功倍,。如果這是你第一次聯(lián)系這位教授，你可以用“Dear”或“Hello”來(lái)開(kāi)頭,；如果你和這位教授已經(jīng)有過(guò)多次通信往來(lái)了,，也可以只說(shuō)“Hi”,，但需要注意的是，如果是第一次給對(duì)方寫信的話,，使用“Hi”來(lái)開(kāi)頭可能會(huì)顯得過(guò)于隨意,。

接著需要寫收件人的稱謂，例如“Professor”或者“Dr.”,，簡(jiǎn)寫成“Prof.”也可以,。一般來(lái)說(shuō)“Professor”是最常見(jiàn)的稱謂，但如果你的導(dǎo)師只擁有博士學(xué)位,，而還沒(méi)當(dāng)上教授,，例如可能還是一個(gè)博士后研究員,，那么你可以稱他為“Dr.”,。不要用“Mr.”或“Mrs.”這種區(qū)分性別的稱謂去稱呼你的教授，雖然美國(guó)高中里經(jīng)常會(huì)用這類稱謂去稱呼老師,，但用在和大學(xué)教授的郵件中就會(huì)顯得不夠成熟,、沒(méi)有專業(yè)風(fēng)范。

在這里要強(qiáng)調(diào)的是,，我們前文給出的模板是“Dear Professor X”,，但自己寫的時(shí)候一定要記得把這里的X替換成收件人的名字，并確保你把對(duì)方的名字拼寫正確了,，更加不要直接套用發(fā)給A教授的郵件,，草草修改后又發(fā)給B教授，卻忘了把稱謂改成B教授,。一些老師的名字里可能有連字符,，或者獨(dú)特的拼寫方式和大小寫規(guī)則，因此在撰寫電子郵件的時(shí)候要格外注意這些特殊的小細(xì)節(jié),，這將會(huì)讓收件人感到你的誠(chéng)意和尊重,。

寫信時(shí)不能一開(kāi)場(chǎng)就直奔主題，而要說(shuō)一些寒暄語(yǔ),，為你的郵件奠定友好真誠(chéng)的基調(diào),。如果你不太了解收件人，你可以說(shuō)些比較空泛的寒暄語(yǔ),，例如“hope you’re enjoying the weather today（今天天氣真不錯(cuò)）”或者“hope you had a lovely break（希望你在假期里度過(guò)了一段愉快的時(shí)光”等,。這種客套寒暄會(huì)讓對(duì)方覺(jué)得你把他當(dāng)做一個(gè)有血有肉的人來(lái)看待，向?qū)Ψ秸故灸愕年P(guān)心,，而不是讓對(duì)方覺(jué)得你只是沖著推薦信或別的請(qǐng)求來(lái)的,。不管是寫給誰(shuí)的郵件，在正文開(kāi)頭寫寒暄語(yǔ)將會(huì)顯得你很有禮貌,。

雖然你很容易就能記住教授的名字和長(zhǎng)相,，但如果課堂規(guī)模很大,、學(xué)生很多，或者學(xué)期才剛剛開(kāi)始的話,，這位教授可能根本就不記得你,。因此需要你表明自己的身份，告訴教授你是如何獲得他的聯(lián)系方式的,，例如是他某門課上的學(xué)生嗎,？還是希望下學(xué)期能夠選修他的課程，但是已經(jīng)選滿了,，所以想要向他爭(zhēng)取多一個(gè)聽(tīng)課名額,？又或者你們是在某場(chǎng)社交活動(dòng)或教職工活動(dòng)上認(rèn)識(shí)的？表明身份,、向教授解釋了你們是如何認(rèn)識(shí)的之后,，下一步就是要提出自己的請(qǐng)求了。

到了這里你就可以明確提出你的請(qǐng)求了,，例如作業(yè)沒(méi)來(lái)得及寫完,，請(qǐng)求教授讓你延期交作業(yè)，或者想要預(yù)約一個(gè)辦公室答疑時(shí)間,，又或者是作業(yè)里有個(gè)要求沒(méi)有看懂,，希望教授能夠進(jìn)一步解釋。向教授提出請(qǐng)求之前一定要三思,，這個(gè)問(wèn)題是不是已經(jīng)在教學(xué)大綱里解釋過(guò)了,？你是不是拖到最后一刻不得已才寫信請(qǐng)求教授讓你延期交作業(yè)，而他可能沒(méi)有來(lái)得及看,？你是真的遇到突發(fā)狀況導(dǎo)致來(lái)不及完成作業(yè),，還是在為自己時(shí)間管理不當(dāng)找借口？

提出請(qǐng)求之前需要確定這個(gè)問(wèn)題是你自己無(wú)法解決的,，而不要提出一大堆你本應(yīng)該自己能夠找到答案的問(wèn)題,，反而會(huì)使得教授厭煩。例如假設(shè)你打算問(wèn)教授周一的課上你有沒(méi)有漏掉哪些知識(shí)點(diǎn),，這個(gè)問(wèn)題你完全可以向其他同學(xué)求教或借閱他們的筆記,，而不必寫一封郵件給教授，讓他知道你周一沒(méi)有好好聽(tīng)課,。

如果你的請(qǐng)求非常具體,，例如請(qǐng)教授幫忙看一篇論文草稿，或者幫你填寫某個(gè)表格之類的,，最好能夠指定一個(gè)截止日期,，告訴教授你希望在X月X日之前能夠拿到需要的材料。指定明確的截止日期可以讓教授馬上把這件事添加到他的行程表和待辦事項(xiàng)中,，而不會(huì)丟失在茫茫的數(shù)千封電子郵件里,。

結(jié)束郵件之前，你應(yīng)當(dāng)清楚地復(fù)述一遍你的請(qǐng)求,，但是語(yǔ)氣要格外禮貌,、充滿感激，向教授表達(dá)你很感謝他在學(xué)術(shù)方面為你傾注的時(shí)間和經(jīng)歷,。

結(jié)尾的致謝方式有很多種,，例如“Thank you”、“Thanks”,、 “Sincerely”,、“Best”等，基本上沒(méi)有什么差別,。如果寫信的目的是請(qǐng)求教授幫忙的話,，一般最好還是說(shuō)“Thank you”，這樣看起來(lái)更加有禮貌,、飽含感激之情,。

能夠撰寫專業(yè)的電子郵件是一項(xiàng)十分寶貴的技能，不管是在大學(xué)里還是在職場(chǎng)中,，都將讓你裨益無(wú)窮,。一封清晰又有禮貌的郵件還能讓收件人更有可能認(rèn)真回答你的問(wèn)題，同時(shí)也培養(yǎng)了你和教授之間的關(guān)系,。看完了引知老師給出的小貼士后,，希望你現(xiàn)在已經(jīng)清楚了給教授的電子郵件需要包括哪些結(jié)構(gòu)、注意哪些措辭等,，相信下一封郵件你將能把這些知識(shí)要點(diǎn)都派上用場(chǎng),。千萬(wàn)記住的是，提問(wèn)題之前一定要仔細(xì)閱讀課程大綱和材料,，不要去問(wèn)教授那些你本來(lái)就可以在材料中找到的問(wèn)題,。

編輯丨Jessie 排版丨Ellie

引知

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