常用檔案檢索工具

常用檔案檢索工具及其編制方法

1.歸檔文件目錄

歸檔文件目錄是以“件”為單位，依據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》整理檔案的順序組織起來的,，固定歸檔文件位置,，統(tǒng)計(jì)歸檔文件數(shù)量，監(jiān)督,、保護(hù)檔案材料的一種管理工具,；也是檔案室最基本的使用較為頻繁的一種檢索工具。

 它既是查找檔案最基本的工具,，又是編制其他檢索工具所必須使用的工具,。

檔案室為開展利用工作和發(fā)揮歸檔文件目錄的更大作用，還可將歸檔文件目錄匯編成冊(cè)印發(fā)機(jī)關(guān)單位各部門使用,。

歸檔文件目錄的匯編原則一般以全宗或年度為單位，或根據(jù)所有目錄的數(shù)量狀況編成一冊(cè)或若干分冊(cè),。

2.專題目錄

專題目錄是系統(tǒng)揭示檔案室內(nèi)有關(guān)某一專門題目檔案內(nèi)容和成分的一種檢索工具,。它的特點(diǎn)，是以專門題目為對(duì)象,，把檔案室有關(guān)某一專門題目的檔案線索集中起來有利于檔案工作人員按專題系統(tǒng)地查找檔案材料，也便于利用者了解和查找有關(guān)題目的系統(tǒng)材料,。

專題目錄的編制方法大致如下:

(1)選題

選定專題是編制專題目錄工作的一個(gè)特點(diǎn),，也是編制工作的重要環(huán)節(jié)。

專題題目的選擇和確定對(duì)這一專題目錄是否切合實(shí)際,、是否具有現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值有著很大的關(guān)系,。選定題目，一般應(yīng)考慮機(jī)關(guān)單位各項(xiàng)工作的需要或一定的利用者某些特定的迫切要求,，并根據(jù)本檔案室所保存有關(guān)該題目檔案材料的狀況來確定,。

(2)制訂計(jì)劃

對(duì)一些較大的專題， 在編制工作開始之前應(yīng)制訂計(jì)劃,。計(jì)劃的主要內(nèi)容包括：

①專題的名稱,；

②題目?jī)?nèi)容大綱和選材標(biāo)準(zhǔn)，即草擬專題目錄的系統(tǒng)分類方案及其說明,；

③題目所包括的年限,。

(3)選材

選材是在確定題目和擬定計(jì)劃之后的一項(xiàng)重要工作，也是編制專題目錄的一個(gè)特點(diǎn),。

在檔案室里,，往往由于有關(guān)某一題目所涉及的檔案數(shù)量很多，需要對(duì)檔案進(jìn)行選擇,。

(4)填寫目錄

填寫工作一般是在選材過程中結(jié)合進(jìn)行。

通常先粗選,，隨時(shí)將所選的檔案目錄填寫在專題目錄草表內(nèi)，然后篩選好再正式填寫,。如果選材標(biāo)準(zhǔn)和范圍明確也可邊選邊填，一次完成,。

3.文號(hào)索引

文號(hào)索引是將檔案的文號(hào)與檔號(hào)相對(duì)應(yīng)，提供按文號(hào)檢索檔案途徑的檢索工具,。

文號(hào)索引一般采用表格形式,，所以通常稱之為文號(hào)檔號(hào)對(duì)照表。對(duì)于從文號(hào)角度提出的查尋要求,，只有利用文號(hào)索引才能順利查出,。尤其是對(duì)發(fā)文較多的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、專業(yè)主管機(jī)關(guān)單位,，編制這種檢索工具更有必要,。

文號(hào)索引應(yīng)按年度、發(fā)文文種分別編制,，即將同一年度,、同一發(fā)文文種的文件編制一張表，然后將所有的表裝訂成冊(cè),，便成為一套文號(hào)索引,。

文號(hào)索引的格式不限，較常見的有號(hào)碼對(duì)應(yīng)式和位置對(duì)應(yīng)式兩種,。號(hào)碼對(duì)應(yīng)式是將文號(hào)一一列出,，然后在與該文號(hào)對(duì)應(yīng)的空格中填寫該文件的檔號(hào),；位置對(duì)應(yīng)式文號(hào)索引在制表時(shí)不一一列出文號(hào),，而是用一定的格式確定每一發(fā)文號(hào)在表格中的位置，然后在該位置上直接填寫該份文件的檔號(hào)。

4.全宗指南(全宗介紹)

全宗指南是以文章敘述的形式介紹某一個(gè)全宗檔案內(nèi)容和成分及其意義的一種檢索工具,，又稱為全宗介紹,，同時(shí)也是種編研材料。

 全宗指南的內(nèi)容主要包括三個(gè)部分:

(1)立檔單位和全宗的歷史概況

立檔單位和全宗的歷史概況主要包括：立檔單位名稱,，隸屬關(guān)系,，立檔單位性質(zhì)、任務(wù),、內(nèi)部組織機(jī)構(gòu),、主要領(lǐng)導(dǎo)人等方面的情況和沿革。

立檔單位和全宗的歷史概況的作用是幫助利用者了解和認(rèn)識(shí)全宗內(nèi)檔案的特點(diǎn)和意義,，從而正確地利用該全宗的檔案,。

關(guān)于立檔單位和全宗歷史概況的內(nèi)容與編寫方法，基本上類似“立檔單位和全宗歷史考證”,，只是簡(jiǎn)略一些,。對(duì)立檔單位歷史比較簡(jiǎn)單的全宗，也可將立檔單位和全宗歷史概況不單獨(dú)編寫,，而只作為全宗指南的序言敘述,。

(2)全宗內(nèi)檔案概況

全宗內(nèi)檔案概況主要包括檔案的來源、整理,、保管,、鑒定情況，完整程度,，所編制的檢索工具等內(nèi)容,。

(3)檔案的內(nèi)容與成分

全宗內(nèi)檔案材料的內(nèi)容與成分的介紹是全宗指南的主體。這部分介紹是否準(zhǔn)確,、清晰是編寫全宗指南的關(guān)鍵問題,。關(guān)于全宗檔案內(nèi)容和成分的介紹方式，一般有按檔案內(nèi)容和立檔單位的組織機(jī)構(gòu)兩種,。究竟采用何種介紹方式,，需要依據(jù)整理體系和便于利用為原則加以介紹。

所謂對(duì)檔案內(nèi)容和成分的介紹,，主要是敘述檔案的來源(文件的作者)、內(nèi)容,、形式(文件的種類,、制成材料等)、可靠程度,、時(shí)間和利用價(jià)值,。

在具體介紹全宗內(nèi)各部分檔案時(shí)，可采取如下三種方法：

①簡(jiǎn)要介紹。即將各案卷綜合,、概括地介紹,。這種方法的好處是篇幅短小精練，編寫迅速,，閱讀方便,，但由于比較簡(jiǎn)略，可能難于滿足某些利用者的要求,。

②詳細(xì)介紹,。即將案卷逐個(gè)介紹,甚至注明卷號(hào)、起止日期,、頁(yè)數(shù)等,。它可以為利用者提供較多的信息，但篇幅較為龐大不便閱讀,。因此,，這種方法一般適用于具有特別重要價(jià)值的全宗。

③重點(diǎn)與全面相結(jié)合的介紹,。即對(duì)一般案卷作綜合,、概括介紹，同時(shí)對(duì)特別重要的案卷或個(gè)別文件作比較詳細(xì)的介紹,，并指明卷號(hào)(盒號(hào)),、起止日期、頁(yè)數(shù)等具體情況,。這就避免了上述兩種方法的缺陷,，且具有兩者的長(zhǎng)處。