1.文件裝訂之前的準(zhǔn)備工作

為使檔案能夠長期保存和有效利用，裝訂之前必須對歸檔文件逐件進(jìn)行檢查,，凡是不符合要求的均要進(jìn)行修整,，如破損修裱、易褪變字跡材料的復(fù)制,、去金屬物,、超大紙張折疊等。

(1)修裱破損文件

破損的文件包括殘缺,、孔洞,、折疊處磨損等，對這些破損的文件要選用宣紙或質(zhì)地優(yōu)良的紙張和黏合劑進(jìn)行修補(bǔ)或托裱,，以恢復(fù)文件原來的面貌,，延長其壽命。

如破損文件材料特別珍貴,、重要(如歷史檔案,，中央和省級領(lǐng)導(dǎo),、名人題詞等)，可委托檔案館專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行托裱,。

(2)字跡模糊文件的處理

對于字跡模糊的文件,，要根據(jù)文件的特征考證清楚，然后按照文件原件內(nèi)容重新抄寫或者打印,，并使用字跡固定劑對文件原件的字跡進(jìn)行固定,，防止繼續(xù)擴(kuò)散。

抄件或者打印復(fù)制件必須和原件放在一起,并在抄件上加蓋“復(fù)制件”印章,。

(3)易褪變字跡材料的復(fù)制

已列入歸檔的永久保管的文件材料中,，凡是使用鉛筆、圓珠筆,、彩筆,、復(fù)寫紙和彩色墨水、純藍(lán)墨水等擬寫,、打印的文件材料,，均屬于易褪變的、不耐久的字跡材料,，必須進(jìn)行復(fù)制,。

復(fù)印時墨粉濃度不宜太大，顏色也不宜太深,，最好采用單面復(fù)印,，以減少復(fù)制件粘連的幾率。

(4)去金屬物

裝訂文件使用的曲別針,、大頭針,、訂書釘?shù)龋?其材質(zhì)以鐵、鋁等金屬物為主,，容易被空氣中的二氧化碳,、二氧化硫等腐蝕，使文件紙張受到損害,。

因此,，在整理歸檔文件材料時，必須將其中的金屬物全部去掉,，以防止日久生銹腐蝕文件,。

(5)超大紙張折疊

由于檔案盒的尺寸是以A4紙張大小為準(zhǔn)制作的,，所以,，為了方便歸檔文件裝盒,，對超大紙張需要加以折疊,。

折疊時注意：一是要盡量減少折疊次數(shù),；二是折疊處盡量位于文字,、圖表字跡之外,；三是單張折疊。

2.歸檔文件裝訂排序

歸檔文件應(yīng)當(dāng)按“件”裝訂,?！稓w檔文件整理規(guī)則》較之于文書立卷最突出的特點是以“件”為單位，進(jìn)行文件級整理,。

《歸檔文件整理規(guī)則》在對“件”的規(guī)定中表述為：“件”是歸檔文件的整理單位,。

一般以每份文件為一件，文件的正本與定稿(包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿)作為一件,；正件與附件為一件,；收文處理單與來文作為一件；原件與復(fù)印件或手抄件作為一件,；轉(zhuǎn)發(fā)文件與被轉(zhuǎn)發(fā)文件作為一件(被轉(zhuǎn)發(fā)的來文原件與轉(zhuǎn)發(fā)后的文本應(yīng)分開保存),；報表、名冊,、圖表類文字材料應(yīng)按其原裝訂方式,，一冊(本)作為一件；請示與批復(fù),、報告與批示,、問函與復(fù)函等來往文書作為一件；歸檔文件中的中文與外文作為一件,。

在具體確定一“件”時,，要體現(xiàn)出原則性與靈活性的統(tǒng)一。一般來說,， 文件的正本與定稿為一件,，但定稿過厚不易裝訂的，也可單獨(dú)作為一件,；正文與附件為一件,，但如果附件數(shù)量較多或者太厚不易裝訂時，也可各為一件,。

文件裝訂前首先必須對它們進(jìn)行排序,，一般來說順序如下：正本在前，定稿在后,，發(fā)文處理單在正本之后稿之前,；正文在前，附件在后,；原件在前,，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前,，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后,；來文與復(fù)文作為一件時,，復(fù)文在前，來文在后,；結(jié)論性材料在前,，依據(jù)性材料在后；不同文字的文本,，無特殊規(guī)定的,，中文本在前，外文本在后,，或者漢文本在前,，少數(shù)民族文字本在后。

此外,，有收文處理單的,，可放在最前面，編號時作為首頁加蓋歸檔章,，以便更好地保護(hù)正本的原始面貌,。

裝訂前應(yīng)將“件”內(nèi)的各頁按一定方式對齊，便于將來翻閱利用,。

一般來說,，采用左上角裝訂的，應(yīng)將左,、上側(cè)對齊,；采用左側(cè)裝訂的，應(yīng)將左,、下側(cè)對齊,。裝訂要牢固，達(dá)到文件不損頁,、不倒頁,、不壓字。

3.裝訂方法

對于裝訂方式和用品的選擇,，在《歸檔文件整理規(guī)則》中并未進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)定,，只是提出“裝訂材料應(yīng)符合檔案保護(hù)要求”。

在具體選擇裝訂方法時應(yīng)考慮以下要求：材質(zhì)符合檔案保護(hù)要求,裝訂方式能較好地維護(hù)文件的原始面貌,；成本低廉,，簡便易用。

目前常見的裝訂方法有:

(1)線裝法,。

對于頁數(shù)較少的歸檔文件,，可以采用“兩孔一線'(細(xì)線)法左上角裝訂，背后打活結(jié)的方法,，或用縫紉機(jī)在文件左上角或左側(cè)軋邊的方法,。對于頁數(shù)較多的歸檔文件,可以采用傳統(tǒng)的“三孔一線”法左側(cè)裝訂,。

用縫紉機(jī)裝訂的,，存在著針腳過密,、易造成從裝訂處折斷的問題?！皟煽滓痪€”或“三孔一線”的方法,需要一件一件地裝訂,，操作比較繁瑣。

(2)變形材料裝訂法,。

變形材料對材質(zhì)的要求較高,，金屬制品的必須采用質(zhì)地優(yōu)良的不銹鋼制品，如不銹鋼夾,、燕尾夾等,，且要根據(jù)所在地區(qū)的氣候條件以及庫房保管條件，謹(jǐn)慎使用,。

如果要對檔案進(jìn)行微波消毒,，不能有金屬物，否則易引起火災(zāi),。另外,，也可使用回形針等塑料制品，但必須有足夠的強(qiáng)度,，以免年久老化斷裂,。

(3)粘接法。

一般采用糨糊及膠水粘貼的辦法粘接歸檔文件,。

優(yōu)點是成本較低,；缺點是復(fù)印及掃描時不能拆除，糨糊和膠水的可靠性也有待進(jìn)一步認(rèn)識,。

(4)封套法,。

即用80克左右無酸紙制成的右上兩側(cè)開口的封套，將歸檔文件以件為單位夾裝其中,。封套上可以直接印制歸檔章,，利用時可以起到保護(hù)檔案的作用。

優(yōu)點是簡便易行,；缺點是使用無酸封套會增加檔案的厚度,，占用存貯空間。

以上裝訂方法相比較,，歸檔文件線裝法相對優(yōu)點多一些,。文件較薄的可用縫紉機(jī)裝訂；文件較厚的則采用“三孔一線”左側(cè)裝訂,。