(1)將自然語言轉(zhuǎn)化為規(guī)范的檢索標(biāo)識(shí)的依據(jù),。

在揭示和比較檢索信息的過程中,，首先都需要將自然語言轉(zhuǎn)化為檢索語言，即著錄人員需要以規(guī)范檢索標(biāo)識(shí)表示科技檔案的主題,，利用者也要用規(guī)范檢索標(biāo)識(shí)準(zhǔn)確表達(dá)自己的利用意圖,。

這種語言的轉(zhuǎn)換都要按照檢索語言的規(guī)定來實(shí)施。

(2)進(jìn)一步明確檢索標(biāo)識(shí)的含義和范圍,。

在檢索中遇到意思相近的檢索標(biāo)識(shí)時(shí),，檢索語言能進(jìn)一步揭示各檢索標(biāo)識(shí)之間的差別與邏輯關(guān)系，便于人們準(zhǔn)確地把握其含義,，從而提高檢索語言使用的準(zhǔn)確性,。

其中，分類語言通過等級(jí)關(guān)系明確類目之間的關(guān)系,；主題語言則通過參照系統(tǒng)細(xì)化概念的內(nèi)涵,。

(3)擴(kuò)大檢索途徑,。

檢索語言通過揭示檢索標(biāo)識(shí)之間的關(guān)系,，形成了一種隱含的語義環(huán)境，將更多相關(guān)的概念聯(lián)系起來,，便于人們根據(jù)概念關(guān)系調(diào)整檢索途徑,。

例如，利用者通過“航空攝影測量”的類目關(guān)系,，了解到它屬于“攝影測量”范疇,，與此相關(guān)的還有“衛(wèi)星攝影測量”、“多波段攝影測量”,、“紅外攝影測量”,、“多光譜攝影測量”等等，幫助利用者深化對“攝影測量”概念的理解,，進(jìn)一步準(zhǔn)確調(diào)整查找范圍,。

(4)提供檢索條目排列的依據(jù)。

檔案檢索工具的快速查找優(yōu)勢,，建立在檢索條目有序化的基礎(chǔ)上,，而其排序的依據(jù)就是檢索標(biāo)識(shí)。

例如,，分類號(hào)是按其數(shù)位和數(shù)值大小排序,；主題詞則按照字順排序,。

檔案檢索語言的功能及編制特點(diǎn)

1.檔案分類語言功能及編制特點(diǎn)

《中國檔案分類法》是根據(jù)體系分類原理建立的一種專用分類檢索語言。

 它是通過對揭示檔案內(nèi)容特征的概念進(jìn)行邏輯分類,，以分類號(hào)作為檢索標(biāo)識(shí)的一種列舉式檢索語言,。

(1)《中國檔案分類法》的功能

第一，便于進(jìn)行族性檢索,?！吨袊鴻n案分類法》集中體現(xiàn)了類目的系統(tǒng)性。充分反映了類目的等級(jí)關(guān)系,，便于按學(xué)科成專業(yè)集中查找科技檔案,。

第二，容易識(shí)別,?！吨袊鴻n案分類法》以分類號(hào)作為檢索標(biāo)識(shí)，其結(jié)構(gòu)簡單,，類目關(guān)系清晰,，容易識(shí)別。

第三,，不適宜反映狹窄主題和交叉關(guān)系的類目,。《中國檔案分類法》是以類目共性為基礎(chǔ),，不適宜反映類目的細(xì)微差別,，其專指性不夠強(qiáng)。其類目的排他性不允許反映類目的交叉關(guān)系,，難以反映知識(shí)的多元性,，不能滿足多學(xué)科查找的要求。

第四,，分類思路比較復(fù)雜,，使用需要一定的知識(shí)背景。使用《中國檔案分類法》需要了解其分類標(biāo)準(zhǔn)與類目體系,，才能正確判斷查找對象所屬的類別,，縮小查找的范圍。如果有一個(gè)類目歸屬判斷不當(dāng),，就難以找到其他下位類目,。

(2)《中國檔案分類法》的編制特點(diǎn)

為了建立全國的檔案檢索體系，實(shí)現(xiàn)我國檔案信息分類與檢索的規(guī)范化,，建立檔案目錄中心和咨詢中心,，《中國檔案分類法》于1987年出版。它由編制說明,，主表,、復(fù)分表組成,。其編制特點(diǎn)如下:

第一，分類依據(jù)特點(diǎn),?！吨袊鴻n案分類法》的最大特點(diǎn)是采用不同于一般分類的基本分類依據(jù)，以適應(yīng)檔案形成特點(diǎn)的“職能分工”劃分一級(jí)類目,。分類依據(jù)決定了類目體系結(jié)構(gòu),，因此《中國檔案分類法》的類目體系結(jié)構(gòu)與一般分類法的類目體系存在顯著區(qū)別。

第二,，結(jié)構(gòu)特點(diǎn),。《中國檔案分類法》是一個(gè)套表,，由體例相同的“中華人民共和國檔案分類表”,、“新民主主義檔案分類表”、“民國檔案分類表”,、“清代檔案分類表”組成,。使用時(shí)首先要正確選擇相應(yīng)的分類表。

2.《中國檔案主題詞表》的功能與編制特點(diǎn)

(1)《中國檔案主題詞表》的功能

《中國檔案主題詞表》是一部由反映檔案內(nèi)容的主題詞組成的規(guī)范化詞典,，是供檔案部門和文書處理部門標(biāo)引和檢索檔案,、文件時(shí)使用的詞語控制工具。其功能特點(diǎn)如下:

第一,，使用方便,。主題詞接近自然語言，不需其他知識(shí)背景就能順利地使用,。

第二,，容量大,，便于擴(kuò)充,。與分類語言相比主題詞表的容量是無限的，需要增加新的主題詞時(shí),，只要按字順插入即可,。

第三，專指性強(qiáng),，適合檢索狹窄主題,。主題詞是從揭示事物個(gè)性出發(fā)而建立的，能夠反映事物的具體特征,，加上它具有較強(qiáng)的組配功能,，善于反映事物的細(xì)微差別，可以隨意調(diào)整檢索的范圍與深度,，適合檢索具體的檔案內(nèi)容和新概念,。

第四,，標(biāo)引難度較大。主題詞標(biāo)引中組配標(biāo)引占有較大比重,，而概念組配的思路復(fù)雜,，標(biāo)引難度大，制約了標(biāo)引速度,。

(2)《中國檔案主題詞表》的編制特點(diǎn)

第一,，選詞特點(diǎn)?！吨袊鴻n案主題詞表》的選詞突出了檔案的特點(diǎn),，力求思想性、科學(xué)性和實(shí)用性的統(tǒng)一,。主要選收20世紀(jì)以來,，反映政黨、政府機(jī)關(guān)各項(xiàng)管理工作內(nèi)容的名詞,，黨政公文中經(jīng)常涉及的政治活動(dòng),、科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù),、經(jīng)濟(jì)建設(shè)等方面的名詞術(shù)語,，反映新事物概念的專用名詞，以及常用的詞和詞組,。標(biāo)引科技檔案概念時(shí)可以參考相關(guān)專業(yè)主題詞表,。

第二，范疇索引的特點(diǎn),?！吨袊鴻n案主題詞表》的范疇索引沒有采用一般按學(xué)科或?qū)I(yè)的組織方法，而是與《中國檔案分類法》的類目體系相一致,；為適應(yīng)漢字查找的特點(diǎn),，還增設(shè)了“詞條筆畫索引”。

第三,，參照系統(tǒng)關(guān)系的特點(diǎn),。為適應(yīng)檔案的性質(zhì)特點(diǎn)，規(guī)范時(shí)使用了一些特殊的處理方法,，使用《中國檔案主題詞表》時(shí)一定要注意,，以免發(fā)生使用錯(cuò)誤。