成功會議的六個原則

• 1.明確目的：每次會議都應(yīng)該有明確的目的,，但事實(shí)是很多人都會隨便開會,，可能他們認(rèn)為開會是個解決問題的方法。每次會議都應(yīng)該有一個目標(biāo),，這是我們舉行或參加會議的原因,，因此在安排會議并邀請其他人參加會議之前，首先要問自己這個問題,，我想從這次會議中得到什么結(jié)果,？

• 2.確認(rèn)時間：簡而言之，會議應(yīng)該開多長時間,？雖然會議長度沒有嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn),，但是我們的經(jīng)驗(yàn)表明，會議越短越好,。另外,，會議可能會經(jīng)常超時，簡短而安排有效的會議,，能迫使參會者在有限的會議時間內(nèi)做出明智的決定,。

• 3.必備議程：會議議程是參會者在會議中遵循的步驟大綱。議程可以幫助我們讓會議更加專注,，不讓會議隨意發(fā)散開來,。

• 4.做好準(zhǔn)備：在參加會議之前，每個參會者都應(yīng)該花一些時間準(zhǔn)備他們的問題,，以及如何讓他人明晰這些問題。

• 5.專注重點(diǎn)：專注并堅持會議的目的,，使會議參與者保持在正確的軌道上,，讓他們傾聽、保持專注,、避免多任務(wù)處理,。重點(diǎn)缺失會使會議參與者容易分心，不能夠?qū)Ｗ⒌亟鉀Q問題,。

• 6.會議負(fù)責(zé)人：會議由誰負(fù)責(zé),？會議負(fù)責(zé)人可以是行政人員、經(jīng)理或指定的會議主持人。無論這個人是誰或他們位居什么職位,，每次會議都應(yīng)該有會議負(fù)責(zé)人,，會議負(fù)責(zé)人確保會議遵循以上五個有效的會議原則。他們使會議專注于目標(biāo)并實(shí)現(xiàn)目標(biāo),、確保會議按時開始和結(jié)束,，并幫助其他人為會議做好準(zhǔn)備且保持專注。

管理者越多使用上述六個高效會議原則：明確目的,、確認(rèn)時間,、必備議程、做好準(zhǔn)備,、專注重點(diǎn)以及會議負(fù)責(zé)人,，會讓會議變得更成功而高效。

會議中的具體工具準(zhǔn)備

隨著技術(shù)的進(jìn)步,，我們開會的工具也在變化,，例如投影、電視或在線會議等,，相信不少人都有過因?yàn)楣ぞ叩募夹g(shù)問題而造成會議停滯或拖延的經(jīng)驗(yàn),，不過技術(shù)的進(jìn)步也讓各種會議工具的體驗(yàn)越來越流暢了。

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在任何會議中,，確保每個人都有機(jī)會被聽到和看到是會議負(fù)責(zé)人的工作,，會議中的具體工具，需要你根據(jù)自己實(shí)際需求進(jìn)行評估,，例如網(wǎng)絡(luò)攝像頭,、投影儀以及在線會議系統(tǒng)等，并詢問 “如果我購買使用” 這些工具,，它會極大地 “提高會議質(zhì)量” 嗎,？

選取會議負(fù)責(zé)人

如何選擇會議負(fù)責(zé)人可以根據(jù)你的方法來，一種簡單的方法是基于職位,，即讓會議中最高職位者來做會議負(fù)責(zé)人,，如技術(shù)經(jīng)理、技術(shù)總監(jiān),、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或首席技術(shù)官等,，都可以擔(dān)當(dāng)會議負(fù)責(zé)人。這種方式的好處是已經(jīng)包含了匯報架構(gòu)和問責(zé)制,，這種方法的缺點(diǎn)則是其他參會者可能就不會有機(jī)會來負(fù)責(zé)會議,，另外，將職位最高者指定為會議負(fù)責(zé)人有時會讓其他人覺得會議始終是由一個人控制或主導(dǎo)的,。

選擇會議負(fù)責(zé)人的另一種方法是輪換,，讓每個會議參與者都有機(jī)會來擔(dān)當(dāng),，任何方式的輪換都可以。這種方式的優(yōu)勢在于,，它為通常不具備管理或領(lǐng)導(dǎo)職位的參會者提供了發(fā)展和實(shí)踐領(lǐng)導(dǎo)力的機(jī)會,，并且可以增加團(tuán)隊(duì)成員的工作滿意度。同時,，如果該小組的每個成員都有機(jī)會讓其他人對基本規(guī)則負(fù)責(zé),，那么通常會增加他們對這些規(guī)則的遵循程度。

這種方法的缺點(diǎn)可能是,，不同會議負(fù)責(zé)人帶來的基本規(guī)則執(zhí)行和重點(diǎn)不一致,，小組內(nèi)也有可能存在不想管理或領(lǐng)導(dǎo)的成員，強(qiáng)迫他們負(fù)責(zé)會議可能會帶來反效果,。另外,，臨時負(fù)責(zé)人可能不會像有經(jīng)驗(yàn)的持續(xù)負(fù)責(zé)人那樣做好準(zhǔn)備，需要進(jìn)行必要的輔導(dǎo)和指引才能很好勝任,。

不論選取哪種方式,，只要你選擇一種方式并始終如一地使用，并不斷修正該方法的弊端,，都會取得不錯的會議效果,。因此，無論是現(xiàn)在,，還是在下次會議開始時,，確保你的每次會議都有一位會議負(fù)責(zé)人。

會議議程

這里有一個會議議程的模板,，根據(jù)你選擇會議的類型,，模板的某些部分不一定完整匹配你的需求，你可以隨意調(diào)整這個議程模板并創(chuàng)建屬于自己的議程模板,。

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跟進(jìn)承諾任務(wù)

與會者在上次會議中確定的工作任務(wù)或承諾,，需要在本次會議時進(jìn)行匯報。這個過程實(shí)際上非常簡單,，會議負(fù)責(zé)人利用上一次會議的會議記錄,，朗讀每個人的承諾，并簡單地問道：“你這樣做了嗎,？”,，如果答案是肯定的，那么會議負(fù)責(zé)人可以提供簡短的回答,，如 “干得好” 或 “謝謝”,。

但如果答案是否定的,，會議負(fù)責(zé)人需要問對方“是什么妨礙你完成,？” 或者 “遇到了什么障礙,？”等類似的問題， 這比詢問諸如 “你為什么不這樣做,？” 之類的問題要有效得多,，因?yàn)楹笳叻浅?qiáng)硬，并且經(jīng)常會讓人感覺是責(zé)備,。這里我們不想責(zé)備或羞辱他人,，相反，我們是要試圖找到幫助他們完成工作的解決方案,。

會議負(fù)責(zé)人應(yīng)避免參與有關(guān)此人未完成承諾工作的延伸討論,，我們需要的只是簡要解釋發(fā)生的事情。如果此說明生成了一個主題,，小組或會議負(fù)責(zé)人希望與所有與會者進(jìn)一步討論,，那么可以將其添加到任務(wù)列表中，以便稍后討論,。

如果他們未能完成任務(wù),，則需要讓他們對完成任務(wù)的日期和時間作出新的承諾，并在新的期限之前完成它,。

在收到關(guān)于上次會議的待辦事項(xiàng)或任務(wù)列表完成情況的簡要報告后,，你需要在其之上記錄任何新的承諾，然后保持會議繼續(xù)進(jìn)行,。通過采用這種方法,，你可以提高承諾的完成率，并使會議更有意義,。

如果你發(fā)現(xiàn)某人一直未能完成承諾的工作,，那就需要進(jìn)行一對一會議溝通了，而不要在小組會議中直接進(jìn)行批評或指責(zé),。一對一會議是管理者協(xié)助員工履行承諾,，以及探索導(dǎo)致員工缺乏后續(xù)行動力的深層原因的好方法。

另外,，在會議上,，你可以尋找每個參與者都做得好的事情并對其進(jìn)行評論，給予對方簡短,、真誠的贊美,，表明你已經(jīng)看到他們的努力和付出。

結(jié)束會議

會議議程的最后一步是審查每個人的待辦事項(xiàng)或工作任務(wù),，在整個會議期間,，與會者可能都已經(jīng)承諾將在某個時間內(nèi)完成某些事情，通常在這一點(diǎn)上,，會議負(fù)責(zé)人會將其轉(zhuǎn)交給記錄員,，并要求他們總結(jié)承諾,。

會議記錄員會使用“誰、什么和何時”這三個要素總結(jié)每個人的承諾,。換句話說,，誰做出了承諾，他們要做什么,，他們將在何時實(shí)現(xiàn)它,，就這么簡單。

在會議記錄員通讀列表時,，每個與會者都應(yīng)該密切關(guān)注并確保他們同意正在審核的承諾,。

在審核了每個人的待辦事項(xiàng)后，會議負(fù)責(zé)人就可以結(jié)束會議了,，可以通過簡單地確認(rèn)下次會議的時間,、會議地點(diǎn)以及確認(rèn)任何其他會議來做到這一點(diǎn)。

如果需要在常規(guī)會議日程之外更詳細(xì)地討論有爭議的話題,，會議負(fù)責(zé)人將提醒每個人特別會議,，并確保會議排上了他們的日程。