談到項(xiàng)目經(jīng)理的核心技能,，不同的項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)說(shuō)出很多技能來(lái),，比如溝通能力、領(lǐng)導(dǎo)力,、團(tuán)隊(duì)管理能力等,，我在《項(xiàng)目經(jīng)理需要哪些個(gè)人能力》這篇文章中也著重介紹了一些能力，今天聊聊一個(gè)很重要,、卻容易被忽視的能力----文檔書(shū)寫(xiě)能力,。
項(xiàng)目經(jīng)理都是要寫(xiě)文檔的，目前我還沒(méi)有發(fā)現(xiàn)不需要寫(xiě)文檔的項(xiàng)目經(jīng)理,，這里的文檔,，可以是一個(gè)寬泛的概念，包括word,、ppt,、excel等格式,，寫(xiě)商業(yè)論證,、項(xiàng)目章程、需求分析說(shuō)明書(shū),、分包商申請(qǐng),、寫(xiě)一封郵件,、給領(lǐng)導(dǎo)寫(xiě)講話稿，都可以歸結(jié)為寫(xiě)文檔,，說(shuō)白了,，就是寫(xiě)文字表達(dá)的，而不是動(dòng)嘴表達(dá)的,。不管項(xiàng)目經(jīng)理喜歡不喜歡,，文檔書(shū)寫(xiě)能力還是能夠很真實(shí)的反映出項(xiàng)目經(jīng)理的個(gè)人能力的。
我們以前有個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理,，文檔書(shū)寫(xiě)能力弱,，但是特別能說(shuō)，特別會(huì)協(xié)調(diào),，到處要人,，要資源，當(dāng)面接觸過(guò)的,，好像覺(jué)得還行,，說(shuō)得好像頭頭是道的，反正是一直在說(shuō),，滔滔不絕,，再看看項(xiàng)目交付的文檔，好像不行,，錯(cuò)字連篇,，詞不達(dá)意。
下面是他發(fā)的一封郵件：“張總您好,！現(xiàn)XXX系統(tǒng)需執(zhí)行外延流程,。XXXX，使用當(dāng)初試點(diǎn)驗(yàn)收的文檔進(jìn)行外延流程,，煩請(qǐng)批準(zhǔn),。”
領(lǐng)導(dǎo)的郵件回復(fù)是這樣的,，只有一句話：“正式郵件中這么多錯(cuò)別字,，重新發(fā)”。
這個(gè)真實(shí)的案例中,，可見(jiàn),，項(xiàng)目經(jīng)理，最低級(jí)的錯(cuò)別字都經(jīng)常出現(xiàn)的話,，在領(lǐng)導(dǎo)那里的印象不會(huì)好的,，尤其在注重細(xì)節(jié)的領(lǐng)導(dǎo)面前。
不出現(xiàn)錯(cuò)別字,，這應(yīng)該是最低級(jí)的要求了,。要做到這一點(diǎn),，看似很簡(jiǎn)單，其實(shí)還需要在平時(shí)多加注意,，才能在緊急時(shí)刻,，也不出現(xiàn)錯(cuò)別字，或者極少情況下出現(xiàn)錯(cuò)別字,。有時(shí)客戶或領(lǐng)導(dǎo)會(huì)突然向項(xiàng)目經(jīng)理要一段話,，十分鐘就要提供出來(lái)，項(xiàng)目經(jīng)理在這樣的情形下,，一著急,，可能會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)別字。有效的手段就是最后發(fā)出去之前,，再過(guò)一眼,，看看語(yǔ)句是否通順，有無(wú)錯(cuò)別字,。如果實(shí)在沒(méi)有時(shí)間檢查,，只能靠日常不寫(xiě)錯(cuò)別字的習(xí)慣了。
在寫(xiě)文檔的時(shí)候,，最重要的是用正確合適的語(yǔ)句表達(dá)出清晰的思路來(lái),。比如，寫(xiě)一個(gè)項(xiàng)目目標(biāo),、寫(xiě)項(xiàng)目的必要性,，這些都是非常重要，需要一針見(jiàn)血,、表明觀點(diǎn)的,，這往往需要項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目成員反復(fù)推敲，最終通過(guò)簡(jiǎn)練的語(yǔ)句概況表達(dá)出來(lái),，然后再進(jìn)一步展開(kāi),。項(xiàng)目目標(biāo)的書(shū)寫(xiě)，可以朝著幾個(gè)數(shù)字來(lái)表達(dá),，讓聽(tīng)到匯報(bào)的領(lǐng)導(dǎo),，容易對(duì)這個(gè)目標(biāo)有一定印象，起碼是覺(jué)得項(xiàng)目組把目標(biāo)梳理清楚的印象,。例如目標(biāo)寫(xiě)成“建設(shè)XXX平臺(tái),，實(shí)現(xiàn)XXX，達(dá)到XXX等等”,，圍繞建設(shè)目標(biāo),，建設(shè)內(nèi)容包括“1個(gè)平臺(tái)、2個(gè)示范應(yīng)用、1套標(biāo)準(zhǔn)”,，類似這種“121”,，就比較好記,，至少讓人感到有條理性,。必要性的話，最好能總結(jié)出3個(gè)必要性,，從提升效益,、提升效率、降低成本等方面,，描述出項(xiàng)目非常有必要建設(shè),。清晰的思路可通過(guò)反復(fù)的思考與研討，漸進(jìn)明細(xì)下來(lái),，推薦看看《金字塔原理》這本書(shū),，并付出實(shí)踐。我總覺(jué)得金字塔原理就是小學(xué)寫(xiě)作文的套路,，總分式寫(xiě)法,，重要的是把結(jié)論一下子亮出來(lái)。
注重文檔的思路,、條理性,，需要根據(jù)具體的項(xiàng)目，進(jìn)行剖析,。每個(gè)項(xiàng)目的目標(biāo),、內(nèi)容均不一樣，具體內(nèi)容的邏輯性,，還得區(qū)分對(duì)待,。總的原則就是要前后一致,，相互對(duì)應(yīng),。不能前面列了一堆需求，但跟后面的功能需求沒(méi)有什么關(guān)系,，這樣就鬧笑話了,。
文檔的格式也很重要，我們這里有個(gè)小伙子,，把word的樣式弄了一個(gè)模板,，字體、間距,、表格,、圖片、標(biāo)題、列表等等,，都做成了自定義的樣式,，大家寫(xiě)文檔的時(shí)候，直接應(yīng)用里面的樣式,，文檔內(nèi)容很容易統(tǒng)一,，先不看具體內(nèi)容邏輯如何，起碼看著很整潔,，而且寫(xiě)文檔,、合稿的工作效率提高了一大截。文檔一大,，書(shū)寫(xiě)的人一多,，合稿、調(diào)格式的工作量是很大的,，一般人還不一定能搞得定,，應(yīng)用統(tǒng)一的樣式，合稿的時(shí)候,，復(fù)制粘貼,，再稍微調(diào)整調(diào)整，就完工了,，真是大快人心,。
如果說(shuō)寫(xiě)word的時(shí)候少，或者客戶,、領(lǐng)導(dǎo)也不怎么看word,，那么，PPT則是更重要的文檔了,。PPT的書(shū)寫(xiě),，除了思路、文字,，還要非常注重美觀,。思路這東西，怎么說(shuō)呢,，項(xiàng)目組可以有項(xiàng)目組的思路,，但這不代表客戶、領(lǐng)導(dǎo),、專家的思路,，無(wú)論怎樣寫(xiě)，總會(huì)有人有意見(jiàn),，有意見(jiàn)怎么辦,？不用爭(zhēng)論,，照著專家的意見(jiàn)改就是了。越爭(zhēng)論,，效果越不好,。當(dāng)然如果專家沒(méi)有理解項(xiàng)目，或者理解錯(cuò)了,，可以解釋解釋,。美觀方面，基本上都是能看出來(lái)的,。PPT最忌諱的就是寫(xiě)成了word,，一堆文字,，沒(méi)有圖表,，也沒(méi)有什么排版，這就很不好了,，讓看PPT和聽(tīng)PPT的人,，不知道該看什么，要聽(tīng)什么了,，感覺(jué)很不好,。上次有個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理，在一次專家評(píng)審會(huì)上,，正匯報(bào)著呢,，專家說(shuō)“你別念了，你這個(gè)不過(guò)”,。其他的項(xiàng)目,，都是專家們討論討論，給出意見(jiàn),。這哥們可好,，直接把項(xiàng)目給整沒(méi)了。也不難理解,，PPT寫(xiě)的亂七八糟,，全是文字，也沒(méi)匯報(bào)出個(gè)重點(diǎn)來(lái),，專家聽(tīng)得腦袋都大了,，不然也不會(huì)一點(diǎn)面子不給。
寫(xiě)好PPT是需要下大功夫,，長(zhǎng)期磨煉,，多學(xué)習(xí)，網(wǎng)上有很多PPT專家,，可以學(xué)一學(xué),。寫(xiě)多了,，就能形成合適的模板和套路了，也具備了一些素材,，PPT做得越來(lái)越漂亮,，文字越來(lái)越通順，項(xiàng)目也會(huì)越來(lái)越順利了,。
增強(qiáng)文檔書(shū)寫(xiě)能力,，可能沒(méi)有什么捷徑，主要是要多用心,、多模仿,、多練習(xí)、多推敲,，寫(xiě)的多了,，慢慢能力就上來(lái)了。當(dāng)項(xiàng)目經(jīng)理無(wú)法當(dāng)面與高層領(lǐng)導(dǎo)溝通時(shí),，書(shū)寫(xiě)的文檔,，就是高層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理的印象，具備優(yōu)秀的文檔書(shū)寫(xiě)能力,，是每個(gè)優(yōu)秀項(xiàng)目經(jīng)理必須追求的,。
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