畢業(yè)五年，從大學校園走上工作崗位,，工作中參加各種會議占據了大部分的工作時間,；和大部分的職場人一樣,，聽到開會就頭疼,，因為大多數會議效率低下，開完會感覺收獲甚少,。

縱觀各行業(yè)，大部分會議現狀都是數量多,、時間長,，伴隨天馬行空的侃侃而談，受眾抓不到重點,，于是乎打開電腦,、手機忙自己的事情、隨意走動接打電話,，部分涉及決策的會議尚未結束時核心內容就已經發(fā)送致競爭對手處。

所以,，我們都不喜歡開會，投入了人員成本,、時間成本,、場地成本,，但總覺性價比低,，被各種參會通知白嫖了好時光,。

會議的類型有很多種,，比如匯報會,、決策會、交流會,、培訓會等,，但是會議的宗旨都是一群人同時接受同樣的信息,，并且有顯著收獲并及時反饋,。

而面對如今普遍的低效率，我不禁想追問,，為什么“會議”作為很好的管理工具,，被用成了現在這般模樣,？

讓我們拉一個時間軸,，分階段解讀“如何開好會”這件“小事”,。

一,、開會前

先明確會議主題,，再根據主題定性我們要開什么樣的會（會議目的），是匯報,、還是決策,、還是交流,；性質不同,，那么參會的人員也有不同,，參會人員不是越多越好,，畢竟每個人都有自己的事情要做,；控制參會人員,，如無必要無需參會，則可以做到會議的基本保密,。

確定好會議主題、會議目的,，則需要明確一個主持人,，會議主持人是會議進程的動力和向導,，也是會議節(jié)奏把控者,。將會議開得有組織,、有紀律也是效率必不可少的條件之一。

會議形式的選擇可以選擇面對面會議,，也可以選擇線上會議（推薦釘釘APP）,，投屏、加密會議都很方便,；但是線上會議方式也有缺點：信號時好時壞,、視頻可能會出現回音問題等。

二、會議中

小學一年級,，老師就開始培養(yǎng)我們預習,、復習的好習慣,。就會議而言，我也建議在開會前12小時,，將會議相關PPT發(fā)送至參會人員處,；參會人員帶著問題和思考參會，進行高效討論,；同時也可以在PPT上進行筆記，此處推薦一個APP：OneNote,，可以將PPT、PDF提前導入,，同時也有同步錄音功能,。

會議時長也需要控制，建議每隔45分鐘設置休息時間,，專業(yè)術語為attention span,，和人不同成長階段的自我控制能力有關,。適當的休息有助于延長下一個階段的關注時間長度,，相對來說孩子的自制力較差，30分鐘左右就需要放松否則容易產生倦怠感,，使學習失去效率,；而成年人一般自制力高于孩子,，因此45分鐘較為合適。

匯報人參會前,，除熟悉匯報材料外，更應該提前思考參會人員會提出哪些問題,，并進行事先準備,，提高會議效率。如果會議內容涉及決策,，則盡量現場決定,，表決流程的設置應遵循：不重疊、無遺漏原則,。

三、會議后

形成決議后,，參會人員進行簽收，留存書面,、錄音記錄（若有反對意見,，則可在決議中進行標注）,。若會議涉及行動部署,，則應設立反饋收集人,，規(guī)定時間限制，并制定對應的獎懲制度,。

四,、律師視角

開會是日常工作的片段,，那么從目前發(fā)生的弊端中，作為律師能提煉出哪些經驗可以落地到日常工作呢,？

1,、明確服務對象,，開會,、匯報、溝通時排除無關人員,，降低泄密的可能,；

2、探索任務背后的需求,，有的放矢，同時在給出答復的時候傾向性給建議：淺顯易懂+數據支撐，而不是代替客戶決策（杜絕不明不白地背鍋）,。

3,、分清開會和溝通的區(qū)別，開會是多對多,，溝通是一對一,；開會的時候更多的是商務表達，而溝通時則可以走溫情路線,、勵志路線等,。所以，在會議上一定要自我提醒精確表達,、圍繞主題核心,，不能天馬行空，浪費受眾的時間,。

4,、會議時盡量保持商務表達：表達、思考,、解決問題,、演示的四種邏輯各有不同，但大致都是依據“金字塔原理”：搭建框架結構,，組織語句順序,，用最短的時間講清觀點，簡而言之就是理論先行,，以上統(tǒng)下,，歸類分組，邏輯遞進,。

5,、明確職責，學會拒絕,；雖然律師可以兼任很多工作,，但是“多做多錯”是避免不了的定律，不屬于工作范疇的任務務必拒絕,。

快節(jié)奏的社會,，效率至上；但生活還是離不開平衡,，多思多想,，在十字路口時還是得讓腳步慢下來。

數量遠不如質量重要,，做好,、做精確每一件小事，開好每一次會，讓每一次交流都有回音,，讓每一次工作都變得更有價值,。

參考文獻：

1、《金字塔原理》,，【美】芭芭拉·明托,，南海出版社2019年4月版。

2,、《Developmental Differences in the Relationship Between Visual Attention Span and Chinese Reading Fluency》,，Huang Chen; Lorusso Maria Luisa; Luo Zheng; Zhao Jing.