內(nèi)審網(wǎng) / 整編

為了進一步完善公司采購供應(yīng)流程,，促進建立和健全內(nèi)部控制制度，提高工作效率和有效控制成本,，根據(jù) 20XX年第四季度的工作安排,，審計部于20XX年10月20日至12月3日，對采購部及相關(guān)部門的采購情況和采購管理進行了審計調(diào)查,。

此次審計調(diào)查重點內(nèi)容：是否制定采購及采購管 理的相關(guān)流程,、制度并有效執(zhí)行，采購數(shù)量,、質(zhì)量,、時間、 價格（詢價,、議價,、定價）過程的有效控制，有關(guān)效率指標(biāo)的分析（充分履行崗位職責(zé),、自購與年實際采購量的百分比,、年采 購金額占年銷售額的實際百分比,、計劃采購?fù)?成率、新供應(yīng)商開發(fā)個數(shù),、錯誤采購次數(shù)）等,。

在審計調(diào)查前，我們與采購部進行了會議溝通,、了解基本情況,、制作并 送發(fā)有關(guān)問卷和收集相關(guān)制度。在審計調(diào)查過程中,，我們查閱合同及制度規(guī)范,、抽查會計憑證、對有關(guān)部門提供的數(shù)據(jù)整理,，采用了調(diào)查表,、詢問、實地觀察,、檢 查,、分析性復(fù)核等方法。現(xiàn)將審計調(diào)查情況匯報如下,。 

一,、基本情況 

采購部現(xiàn)有員工6名，其中總監(jiān),、副經(jīng)理,、文員和信息員各一名，采購員 兩名,。主要負(fù)責(zé)全公司原材料,、物料、設(shè)備等合同簽訂和采購及 供應(yīng)商管理工作,。采購部提供合格供應(yīng)商名錄49位（含項 目10位）,，按發(fā)貨頻率上進行ABCD分類，其中A類17位,， B類15位,C類17位,。采 購部共制定內(nèi)部管理文件17項，供應(yīng)商管理文件6項,，制定了采購部詢價與定價管理規(guī)范,、詢價小組工作流程。制定了相應(yīng)的供應(yīng)商管理程序和采購控制程序,。每月填制《供應(yīng)商OEC考評表》進行考評,。根據(jù)采購方式和結(jié)算方式的不同，把采購控制流程分為供應(yīng)商送貨流程和采購員自購流程,。在采 購時間分配上,，制訂了《供應(yīng)商供貨時間表》。根據(jù)賬務(wù)管理部提供的數(shù)據(jù),，20XX年2月至10月份共完成采購量25372159.56元,，自購部分757771.56元， 占采購總量的2.99%,。 

共查閱合同65份,，34個供應(yīng)商，其中14個A類供貨商,；7個B類供貨商,；4個C類供貨商。為保 證公司發(fā)展的需要,，20XX年引進新的供貨商(合作商)14個（工程類6個,，廣告商3個，原材料3個,，其他2個）,。 根據(jù)20XX年、20XX年的月定價表物品均價匯總 表,，104種物品略有下降,，168種物品略有上浮，39種物品保持原價,，平均上浮3.23%,。20XX年新增67個品種，減少86個品種,。 在原定價上承擔(dān)了稅金（增加了供貨門店）,、由原批發(fā) 價上7%降到了5%（增加了供貨門店）。 在開店投入過程中保證質(zhì)量,，通過“貨比三家,、公開議 價”，合同簽訂價比最低報價節(jié)約564654元,。根據(jù)合同,，物料單價均略有上漲。 

根據(jù)20XX年和20XX年7月,、8月,、9月ERP 系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù)，選擇了23種自購量較大的物品單價進行同期比較,，平均上浮1.02%,。其中泰輪王米，20XX年7月份為3.1元/kg,20XX年8月 份及以后月份為3.24元/kg,。大豆油的有關(guān)數(shù)據(jù)還在核對中,。采購部未能提供對詢價結(jié)果真實性,、準(zhǔn)確性的抽查報告、質(zhì)量抽查報告,、新供應(yīng)商資質(zhì)考評 表,、過期或沽清事件的處理報告和定價執(zhí)行情況抽查表。 

二,、存在的問題 

（一）不能提供年度采購計劃和部門工作目標(biāo)

采購計劃是采購管 理中“科學(xué)采購”的前提條件,，無采購計劃，公司所需各種物質(zhì)保質(zhì),、保量,、經(jīng)濟、及時的連續(xù)供應(yīng)得不到有效保障,。無工作目標(biāo),，部門及各崗位年度績效考評標(biāo)準(zhǔn)不完整。 

（二）采購流程有待完善

通過對采購部的采購控制程序制度的查閱,，并制作了相應(yīng)的流程測試,，發(fā)現(xiàn)存在以下問題： 

（1）未制訂供應(yīng)商送貨流程管理、自購產(chǎn)品的管理辦法,。 

制訂了供應(yīng)商送貨時間表,、供應(yīng)商管理制度，但未體現(xiàn) 相應(yīng)的餐廳訂購管理制度,。使用部門多以電話形式的報單,，容易造成物品驗收環(huán)節(jié)出現(xiàn)誤解。自購的產(chǎn)品由采購人員定點采購,， 但未進行合同管理,，也未列明相應(yīng)名稱、地點和產(chǎn)品規(guī)格,。餐廳物資采購（除 固定資產(chǎn),、新品外）金額不論多寡，不需總經(jīng)理的批復(fù),，不符合采購控 制程序管理的要求,。 

（2）無采購訂單

未制作采購訂單，造成采購部 對未完成的采購訂單進行合理分析和監(jiān)督管理,。

（3）申購單不統(tǒng)一 

餐廳報料單不統(tǒng)一,，如中餐報單使用統(tǒng)一報料單、水果 類及西餐類使用白紙報料,，不利于單據(jù)的收齊,、整理、統(tǒng)計和管理,。 

（4）采購控制程序制度的執(zhí)行無相關(guān)責(zé)任人檢視,、監(jiān)督,。

（三）采購數(shù)量、質(zhì)量 ,、時間,、價格過程的有效控制 

（1）采購時間不到位 

我們抽查了相關(guān)憑證，申購時間和送貨時間與制訂的規(guī) 定有所差異,。如： 8月93#申購合頁3月1日，供應(yīng)商送貨單3月25日,，入庫單5月9日,； 8月60#申購掛鎖7月2日，供應(yīng)商送貨單7月25日,，入庫單7月31日,。 

（2）采購的質(zhì)量、數(shù)量 問題

驗收由倉庫管理人員完成,，使用部門監(jiān)督,，無采購部抽查記錄，采 購部未能對產(chǎn)品質(zhì)量進行有效控制,。原材料的驗收對應(yīng)圖示,，采 購部對其他物資未詳細(xì)說明。如侯家塘調(diào)料品鮮花椒,，物品包裝袋標(biāo)明規(guī)格500g,，而實際凈含量400g。物資的驗收,，未對應(yīng)相應(yīng)申購單明細(xì),。申購單所列品名與采購部制定的品名、規(guī)格型號,、數(shù)量不一致,。申購與到貨可能不是同一品種，且采購部之前無此類物品的定價,，導(dǎo)致付款審核依據(jù)不足,。如：8月28#申購單：紅外線消毒柜，規(guī)格1800*1500*500,；送貨單：康庭638B消毒柜,；入庫單：康庭638B消毒柜（康庭638B消毒柜規(guī) 格：1130*510*1625）。8月125#申購憑證封面300套,、憑證包角150張,，實際送貨憑證封面320個，憑證包角18個,。庫存數(shù)量,，是財務(wù)部每月監(jiān)盤的數(shù)據(jù),。采購部對庫存、使用數(shù)量不能做到有效 統(tǒng)計,，對物資的采購計劃,、審批和供應(yīng)商的選擇不能做到有 效管理。

（3）采購價格問題

采購的價格有詢價,、定價,、比價。

a. 詢價 

詢價小組的不完全執(zhí)行,，和工作單上無相關(guān)預(yù)算 日常原材料由詢價小組完成,。在抽查的6、7,、8月,、 周原材料詢價單，有賬務(wù)管理部,、采購部,、財務(wù)管理部、使 用部門和供應(yīng)商的簽名,，但新品的詢價僅財務(wù)管理部,、采購部 相關(guān)人員的簽名，新品價格存在由一個供應(yīng)商提供的情況,。工作單未提供預(yù)算金額,，使用部門對采 購的物資未能做到合理監(jiān)督。 在查閱的2009年1-10月月定價表中,，我們發(fā) 現(xiàn)：

>>  2月基本上建議定價=上期價,，本期無詢價；

>> 7月,、8月基本上建議定價=詢價,、報價、上期 價,； 

>> 9月基本上建議定價高于本期詢價,、低于或等于上 期價及報價（本期共計200個品種，其中詢價低于報價及上期價的有152個品種,。

b.定價 

價格執(zhí)行不到位,、入賬價格不一致，無基準(zhǔn)價格 

定價由采購委員會完成,。在抽查的6,、7、8月、周原材料定價單,，僅財務(wù)管理部,、采購部負(fù)責(zé)人簽名。根據(jù)周,、月定價表,，核對入庫單入賬價格。在8月份的憑證抽查 中：SEVEN店雞汁脆筍定價單為11.5元/斤,，入庫單17.2元/斤,；火培魚分為大、小火培魚,，大劇院統(tǒng)一入庫名稱為火培魚,，入庫價格21元/斤，而采購部大火培魚為21元/斤,，小火培魚為16.5元/斤。入庫單與定價單的價格不一 致,，執(zhí)行不到位,，使財務(wù)付款存在一定的風(fēng)險。由于ERP系統(tǒng)未能限定價格,、規(guī)格,，有可能的導(dǎo)致錯誤資金流出。無基準(zhǔn)價格,，使價格的波動無相關(guān)可比性,，對采購價格信息無確定性。
根據(jù)ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)統(tǒng)計,，對2009年1-10月各 門店平均價格的分析比較,，各店價格不一： 

①、百潔布的平均價1.36元,，店平均價46.70 元,；

②、玻璃刮的平均價21.00元,，店平均價 36.00元,； 

……

采購部對物品入庫名稱、規(guī)格未進行監(jiān)督管理,。供應(yīng)商送貨單品名與采購部制定的品名不符,，入庫單品名、規(guī)格不統(tǒng)一,。

如： 8月28#申購單：粘板（無規(guī)格）,；送貨單：粘板45*15；入庫單：粘板（無規(guī)格）。采 購部制定的不同規(guī)格的粘板不同定價,，由于申購單未能列明規(guī)格,，使物資的驗收入庫帶來難度；入庫單不規(guī)范使物資價格同店不 同期不可比,、同期不同店不可比,。 

c.比價不規(guī)范  

比價由采購部ERP系統(tǒng)操作員負(fù)責(zé)，但數(shù)據(jù)的提供無其他詢價小組成員認(rèn)同,。 由于價格信息不對稱,，2008年大豆油儲存的往來核 對差異為9.2萬（2008年2月入庫價分別是214元、232元,、272元,、296元、315元）,。   

（四）采購政策有待調(diào)整,。 

定價：在采購部制訂的《詢價與定價管理規(guī)范》中，西冷,、調(diào)料不高于市場批發(fā)價的5%,，而實際定 價依據(jù)與規(guī)定不一致； 

現(xiàn)金預(yù)支：在制訂的《采購控制程序》中,，采 購員預(yù)支現(xiàn)金上限不能超過10000元,；

《餐廳申購單管理及財務(wù)報賬規(guī)范》中：采購部預(yù)先向財務(wù)部預(yù)十天的備用金，上限不能超過60000元,。 

（五）采購合同管理不規(guī)范 

物料合同的簽訂,，無相關(guān)規(guī)格、產(chǎn)地,、生產(chǎn)廠商,，致使價格無法比較，致使對采購價格無法合理評價,。大部分供貨渠道和定價標(biāo)準(zhǔn)近年以來沒有調(diào)整,。

供應(yīng)商合同管理存在瑕疵。通過65份合同抽查,，34 個供貨商(合作商)中27個是長期供貨商,，其中合同未到期（含續(xù)簽）的只有5個。

供應(yīng)商管理有待完善,。未提供除原材料外其他物品的驗 收標(biāo)準(zhǔn),、新供應(yīng)商的引進未制作《新供應(yīng)商引進表》；根據(jù)供應(yīng)商OEC考核標(biāo)準(zhǔn),，制定并進行了供應(yīng)商考核,，但未能全部參照執(zhí)行,。如制度規(guī)定：供應(yīng)商一月累計3次以上未按時送貨，可解除合同,，并支付1000元違約金,；在供應(yīng)商9月份評分表中，遲到5次,，扣除125元,，在供應(yīng)商4月份評分表中，遲到4次,，沽清1 次,，共罰款200元。 

三,、審計建議 

根據(jù)以上問題,，提出如下審計意見和建議

（一） 根據(jù)公司戰(zhàn)略規(guī)劃制定 當(dāng)年采購政策及工作重點。 

（二）完善采購流程并有效執(zhí)行,，加強物資采購的計劃管理,。根據(jù)各部門上報的年度所需物資計劃及倉存情況，每年第四季度統(tǒng)籌做好 第二年的物資供應(yīng)計劃,，力爭按時準(zhǔn)確上報公司年度材料計劃,。 

（三）使用采購訂單，按照采購緊急,、時間順序，跟進采購訂單,，提高效率,。 

（四）做到物料統(tǒng)一管理，提高性價比,。對公司所需物料統(tǒng)一名稱,、產(chǎn)地、生產(chǎn)廠家,、規(guī)格,、材質(zhì)等并統(tǒng)一采購， 爭取價格優(yōu)惠和品質(zhì)保證,。 

（五）掌握采購物資的成本信息,，建立基準(zhǔn)價格庫，嘗試價格比較分析,，保存采購信息并定期更新,，為公司財務(wù)分析提供數(shù)據(jù)、經(jīng)營決策提供信息支持,。 

（六）與資源市場供應(yīng)商建立友好,、長期合作關(guān)系，加強合同管理，優(yōu)化供應(yīng)商數(shù)量,，選擇戰(zhàn)略性供應(yīng)商,，為公司營造一個寬松有效的資源環(huán)境。 

（七）必須規(guī)范原始數(shù)據(jù)的錄入,，不允許將同一品名不 同規(guī)格并在一個科目,，以保證貨款支付的準(zhǔn)確性。

集團審計部

20XX年X月X日

內(nèi)審網(wǎng)

審計干貨,必讀,！分享內(nèi)部審計實務(wù)方法案例,，理論資料報告模板，解讀內(nèi)審內(nèi)控,合規(guī)經(jīng)營,風(fēng)險管理要義,，中國內(nèi)部審計,內(nèi)部控制,監(jiān)察財稅行業(yè)資源協(xié)會訊息共享平臺,，行業(yè)精英聚集地！官網(wǎng)：www.neishen.com.cn

139篇原創(chuàng)內(nèi)容

公眾號

【轉(zhuǎn)載提示】轉(zhuǎn)載內(nèi)審網(wǎng)原創(chuàng)文章,，請在頁面頂部注明：本文轉(zhuǎn)載自公眾號:內(nèi)審網(wǎng)（ID:neishenwang）,，并標(biāo)識作者信息。