1 采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)流程

1.1 采購(gòu)業(yè)務(wù)流程

1．請(qǐng)購(gòu),。業(yè)務(wù)部門或倉(cāng)庫(kù)管理部門提出采購(gòu)申請(qǐng),，請(qǐng)購(gòu)權(quán)的分配方式會(huì)隨著企業(yè)經(jīng)營(yíng)性質(zhì)發(fā)生變化，企業(yè)本著提高效率的原則安排請(qǐng)購(gòu)活動(dòng),。

（1）原材料或低值易品請(qǐng)購(gòu),。由生產(chǎn)或使用部門根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)訂單及通知單提出請(qǐng)購(gòu)單,。倉(cāng)管收到請(qǐng)購(gòu)單后與庫(kù)存核對(duì),，確定實(shí)際需采購(gòu)數(shù)量。

（2）日常物料或勞務(wù)請(qǐng)購(gòu),。由使用部門直接提出,，由本部門主管和財(cái)務(wù)資金預(yù)算主管人員審批，由采購(gòu)部門采購(gòu),。

（3）例外事項(xiàng)的請(qǐng)購(gòu),。不定期發(fā)生設(shè)備或價(jià)值較大資產(chǎn)的采購(gòu)，經(jīng)過(guò)特別授權(quán)指定專門人員提出采購(gòu)申請(qǐng),。

請(qǐng)購(gòu)中要編制采購(gòu)申請(qǐng)單,，一式三份，本部門一份,，一份財(cái)務(wù)部門,，作為編制采購(gòu)資金預(yù)算的依據(jù)，另一份傳遞給采購(gòu)部門,，作為編制采購(gòu)實(shí)物預(yù)算的依據(jù),。采購(gòu)申請(qǐng)單傳遞中要審核批準(zhǔn)。

2．采購(gòu)實(shí)施,。采購(gòu)部門首先進(jìn)行詢價(jià),，初步確定供應(yīng)商的選擇范圍。然后安排競(jìng)標(biāo)投標(biāo)事項(xiàng),，確定供應(yīng)商,。再一步與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。最后由采購(gòu)人員編制采購(gòu)訂單,，確認(rèn)采購(gòu)業(yè)務(wù),。同時(shí)采購(gòu)人員將商品分批運(yùn)回企業(yè)，并監(jiān)督運(yùn)輸過(guò)程,。

3．驗(yàn)收,。驗(yàn)收部門根據(jù)采購(gòu)訂單及采購(gòu)合同執(zhí)行驗(yàn)收,，對(duì)商品質(zhì)量,、數(shù)量等考察,，形成驗(yàn)收單，驗(yàn)收單一式三份,，驗(yàn)收部門一份,，倉(cāng)管部門一份，作為入庫(kù)和保管的依據(jù),，會(huì)計(jì)部門一份,，作為采購(gòu)業(yè)務(wù)核算的原始憑證。

4．會(huì)計(jì)處理,。采購(gòu)人員將請(qǐng)購(gòu)單,、采購(gòu)訂單、采購(gòu)合同和有關(guān)憑證及時(shí)傳遞給會(huì)計(jì)人員,，驗(yàn)收部門,、倉(cāng)庫(kù)部門和使用部門將驗(yàn)收單、入庫(kù)單交轉(zhuǎn)會(huì)計(jì)部門,，會(huì)計(jì)人員編制記賬憑證,，復(fù)核后交會(huì)計(jì)主管根據(jù)復(fù)核和審核后的憑證編制匯總表，并登記總賬和明細(xì)賬,。

1.2 付款業(yè)務(wù)流程

付款業(yè)務(wù)程序大致包括申請(qǐng),、審批、資金支付,、會(huì)計(jì)記錄和資料保管,。采購(gòu)部門提出付款申請(qǐng)，會(huì)計(jì)部門從兩條線處理該業(yè)務(wù),，一是出納人員的付款流程,，二是會(huì)計(jì)人員的核算流程。

1．付款流程,。

（1）相關(guān)人員審核供應(yīng)商發(fā)票,；

（2）出納人員根據(jù)審核后的供應(yīng)商發(fā)票支付款項(xiàng)，在付款憑證后附付款支票,、采購(gòu)訂單,、驗(yàn)收入庫(kù)單、供應(yīng)商發(fā)票,；

（3）出納人員編制付款記賬憑證,，并進(jìn)行審核；

（4）根據(jù)記賬憑證編制記賬憑證匯總表,，并據(jù)以登記銀行存款日記賬,。同時(shí)與采購(gòu)部門共享原始憑證,，采購(gòu)部門登記采購(gòu)明細(xì)賬。

2．會(huì)計(jì)核算流程,。

（1）會(huì)計(jì)人員根據(jù)采購(gòu)部門申請(qǐng)確定科學(xué),、合理、有效率的結(jié)算方式,；

（2）根據(jù)結(jié)算方式確定采購(gòu)業(yè)務(wù)形成的負(fù)債,；

（3）根據(jù)出納人員付款情況編制記賬憑證，并傳遞給相關(guān)部門審核,；

（4）會(huì)計(jì)主管依據(jù)審核后的記賬憑證編制匯總表,，并據(jù)以登記總賬和明細(xì)賬。

（5）定期與采購(gòu)付款有關(guān)的總賬和明細(xì)賬核對(duì),；定期將應(yīng)付賬款明細(xì)賬和供應(yīng)商提供的發(fā)票核對(duì),。

2 采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)中的不相容職務(wù)及部門職責(zé)

2.1 不相容職務(wù)

企業(yè)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的不相容崗位至少包括：

（一）請(qǐng)購(gòu)與審批；

（二）詢價(jià)與確定供應(yīng)商,；

（三）采購(gòu)合同的訂立與審核,；

（四）采購(gòu)、驗(yàn)收與相關(guān)會(huì)計(jì)記錄,；

（五）付款的申請(qǐng),、審批與執(zhí)行。

2.2 采購(gòu)與付款部門職責(zé)

1．采購(gòu)部門,。主要負(fù)責(zé)建立,、實(shí)施本企業(yè)和供應(yīng)商、市場(chǎng)主體的采購(gòu)契約關(guān)系,，編制和處理請(qǐng)購(gòu)單,，簽署采購(gòu)訂單或合同，執(zhí)行企業(yè)的采購(gòu)流程,，并對(duì)采購(gòu)活動(dòng)過(guò)程進(jìn)行控制和監(jiān)督,。主管人員或?qū)徍耸跈?quán)人員還要負(fù)責(zé)審核采購(gòu)發(fā)票的內(nèi)容是否完整、合法,。

2．財(cái)務(wù)部門,。負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)活動(dòng)資金運(yùn)動(dòng)過(guò)程進(jìn)行控制，確認(rèn),、計(jì)量采購(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)的會(huì)計(jì)信息,，進(jìn)行采購(gòu)資金的結(jié)算和使用控制。主要控制活動(dòng)包括負(fù)責(zé)制定采購(gòu)資金預(yù)算和使用規(guī)范,；傳遞采購(gòu)資金運(yùn)動(dòng)的結(jié)算單據(jù)和憑證,；通過(guò)設(shè)置專門管理采購(gòu)業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)崗位對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算。

3．使用部門,?？疾毂静块T物料和勞務(wù)的短缺情況,，提出采購(gòu)申請(qǐng)，按規(guī)定格式編制請(qǐng)購(gòu)單據(jù),。評(píng)價(jià)供應(yīng)商勞務(wù)或物料質(zhì)量和服務(wù)等信息,，監(jiān)督采購(gòu)實(shí)施過(guò)程。

使用部門要指定專門人員為申請(qǐng)購(gòu)買人員,，負(fù)責(zé)編制申請(qǐng)購(gòu)買的文字材料及相關(guān)業(yè)務(wù)的處理,。

4．倉(cāng)庫(kù)管理部門。負(fù)責(zé)采購(gòu)商品的暫時(shí)接收,、貯存和保管，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)商品在倉(cāng)庫(kù)內(nèi)的安全,。負(fù)責(zé)制定倉(cāng)庫(kù)管理制度,，對(duì)接近商品的人員進(jìn)行控制。根據(jù)商品的庫(kù)存情況審核使用部門的請(qǐng)購(gòu)單,。倉(cāng)庫(kù)自身需要商品的請(qǐng)購(gòu),。

5．驗(yàn)收部門。按照合同的標(biāo)準(zhǔn)負(fù)責(zé)對(duì)購(gòu)進(jìn)商品及勞務(wù)的數(shù)量,、規(guī)格,、質(zhì)量等屬性進(jìn)行檢查。評(píng)價(jià)供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量,，協(xié)助采購(gòu)部門進(jìn)行供應(yīng)商選擇決策,。按照使用部門的要求制定驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，并將信息傳達(dá)給采購(gòu)部門,；制定有關(guān)驗(yàn)收程序和驗(yàn)收人員管理制度,。

3 采購(gòu)與付款關(guān)鍵控制點(diǎn)及控制活動(dòng)

3.1 請(qǐng)購(gòu)

請(qǐng)購(gòu)活動(dòng)控制首先明確請(qǐng)購(gòu)權(quán)的歸屬，并予以制度化,，按采購(gòu)商品性質(zhì)和特點(diǎn)確定歸口管理部門,，給予相應(yīng)的請(qǐng)購(gòu)權(quán)，明確相關(guān)人員職責(zé),，并將請(qǐng)購(gòu)程序化,。

1．請(qǐng)購(gòu)實(shí)物預(yù)算的編制與審批。財(cái)務(wù),、使用及倉(cāng)庫(kù)管理部門應(yīng)該通過(guò)預(yù)算和資料分析確認(rèn)需求,，編制采購(gòu)商品的有關(guān)實(shí)物和資金預(yù)算，明確采購(gòu)商品的種類,、數(shù)量,、購(gòu)買時(shí)間等。實(shí)物預(yù)算編制過(guò)程中要根據(jù)采購(gòu)商品的市場(chǎng)需求狀況,、企業(yè)自身的生產(chǎn)情況和規(guī)模經(jīng)濟(jì)分析確定有關(guān)經(jīng)濟(jì)采購(gòu)批量,、庫(kù)存成本和采購(gòu)價(jià)格區(qū)間等計(jì)算表,，形成最初的采購(gòu)預(yù)算單。

采購(gòu)預(yù)算方案控制的主要內(nèi)容有：編制所需物料的數(shù)量信息和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn),、規(guī)格,；確定物料采購(gòu)過(guò)程中的業(yè)務(wù)分工，主要是進(jìn)行限制接近控制,，防止實(shí)物采購(gòu)過(guò)程中的實(shí)物損失風(fēng)險(xiǎn),；對(duì)企業(yè)的產(chǎn)能進(jìn)行估計(jì)，說(shuō)明采購(gòu)計(jì)劃的可行性,；分析企業(yè)是否還能通過(guò)購(gòu)買物料擴(kuò)大生產(chǎn)規(guī)模,，以實(shí)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的規(guī)模經(jīng)濟(jì)效益。

根據(jù)采購(gòu)物料性質(zhì)和類型劃分各級(jí)管理部門的審批權(quán)限,，并保持請(qǐng)購(gòu)權(quán)與審批權(quán)的職務(wù)分離,。事關(guān)全局的物料或勞務(wù)采購(gòu)，審批權(quán)在總經(jīng)理層,，零星的,、金額較小的物料采購(gòu)由使用部門主管批準(zhǔn)。審批內(nèi)容包括：采購(gòu)預(yù)算和企業(yè)的生產(chǎn),、銷售計(jì)劃以及實(shí)際經(jīng)營(yíng)情況是否一致,；采購(gòu)預(yù)算的內(nèi)容是否足夠全面具體；采購(gòu)預(yù)算方案是否具有可行性,；采購(gòu)權(quán)責(zé)分配是否合理,。

2．采購(gòu)資金預(yù)算的編制。財(cái)務(wù)部門和請(qǐng)購(gòu)部門共同完成采購(gòu)資金預(yù)算的編制,。主要包括采購(gòu)資金需要量的確定,、采購(gòu)資金來(lái)源的確定、采購(gòu)資金使用監(jiān)控和采購(gòu)資金收付控制,。

3．采購(gòu)計(jì)劃的編制,。根據(jù)采購(gòu)預(yù)算由采購(gòu)部門組織，會(huì)同財(cái)務(wù),、倉(cāng)庫(kù)及使用部門編制詳細(xì)的采購(gòu)計(jì)劃,，對(duì)采購(gòu)細(xì)節(jié)進(jìn)行說(shuō)明，如采購(gòu)合同基本要求,、商品質(zhì)量特征和品質(zhì),、采購(gòu)包裝、售后服務(wù),、運(yùn)輸方式及成本,、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和入庫(kù)方式等。

3.2 采購(gòu)

1．采購(gòu)商品實(shí)物控制,。對(duì)采購(gòu)過(guò)程中的重要物料,，企業(yè)監(jiān)督部門隨時(shí)檢查采購(gòu)人員的業(yè)務(wù)執(zhí)行情況,，并核對(duì)供貨商的發(fā)貨單和實(shí)際到貨情況，防止貨物在運(yùn)輸途中的丟失和損壞,，在必要的情況下要對(duì)在途物資進(jìn)行保險(xiǎn),。

2．供應(yīng)商的評(píng)價(jià)與選擇。企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立供應(yīng)商評(píng)價(jià)制度,，由企業(yè)的采購(gòu)部門,、請(qǐng)購(gòu)部門、生產(chǎn)部門,、財(cái)會(huì)部門,、倉(cāng)儲(chǔ)部門等相關(guān)部門共同對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)，包括對(duì)所購(gòu)商品的質(zhì)量,、價(jià)格,、交貨及時(shí)性、付款條件及供應(yīng)商的資質(zhì),、經(jīng)營(yíng)狀況等進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，并根據(jù)評(píng)價(jià)結(jié)果對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)整,。

企業(yè)應(yīng)當(dāng)對(duì)緊急,、小額零星采購(gòu)的范圍、供應(yīng)商的選擇作出明確規(guī)定,。同一企業(yè)（或企業(yè)集團(tuán)）下屬的分支機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)盡量避免多頭對(duì)同一供應(yīng)商,。對(duì)單價(jià)高、數(shù)量多的物資采購(gòu),，企業(yè)應(yīng)當(dāng)制定嚴(yán)格的比質(zhì)比價(jià)采購(gòu)制度,。

3．采購(gòu)方式的確定。企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)商品或勞務(wù)等的性質(zhì)及其供應(yīng)情況確定采購(gòu)方式,。一般物品或勞務(wù)等的采購(gòu)可以采用訂單采購(gòu)或合同訂貨等方式,，小額零星物品或勞務(wù)等的采購(gòu)可以采用直接購(gòu)買等方式。企業(yè)應(yīng)當(dāng)對(duì)例外緊急需求,、小額零星采購(gòu)等特殊采購(gòu)處理程序作出明確規(guī)定,。

企業(yè)應(yīng)當(dāng)成立由企業(yè)管理層，以及來(lái)自采購(gòu),、請(qǐng)購(gòu),、生產(chǎn)、財(cái)會(huì),、內(nèi)審,、法律等部門的負(fù)責(zé)人組成的采購(gòu)價(jià)格委員會(huì)，明確采購(gòu)價(jià)格形成機(jī)制,。大宗商品或勞務(wù)采購(gòu)等必須采用招投標(biāo)方式確定采購(gòu)價(jià)格,，并明確招投標(biāo)的范圍,、標(biāo)準(zhǔn)、實(shí)施程序和評(píng)標(biāo)規(guī)則,。其他商品或勞務(wù)的采購(gòu),，應(yīng)當(dāng)根據(jù)市場(chǎng)行情制定最高采購(gòu)限價(jià)，不得以高于采購(gòu)限價(jià)的價(jià)格采購(gòu),。以低于最高采購(gòu)限價(jià)進(jìn)行采購(gòu)的應(yīng)以適當(dāng)方式予以獎(jiǎng)勵(lì),。企業(yè)應(yīng)根據(jù)市場(chǎng)行情的變化適時(shí)調(diào)整最高采購(gòu)限價(jià)。委托中介機(jī)構(gòu)進(jìn)行招投標(biāo)的,，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)中介機(jī)構(gòu)的監(jiān)督,。

3.3 驗(yàn)收及保管

1．驗(yàn)收過(guò)程控制。驗(yàn)收工作獨(dú)立于請(qǐng)購(gòu),、采購(gòu)和會(huì)計(jì)部門的工作,。驗(yàn)收中將發(fā)貨單與訂單核對(duì)，并點(diǎn)清商品數(shù)量,；按采購(gòu)合同標(biāo)準(zhǔn)對(duì)采購(gòu)商品進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn),，如外形、新舊程度和規(guī)格等,，需要測(cè)試的設(shè)備等,，需有專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行調(diào)試，并出具質(zhì)量驗(yàn)收意見,，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)上報(bào),，并由采購(gòu)部門與供應(yīng)商聯(lián)系。驗(yàn)收后,，驗(yàn)收部門編制一式多聯(lián)并預(yù)先編號(hào)的驗(yàn)收單,，并將商品交給倉(cāng)庫(kù)或使用部門，移交時(shí)要求對(duì)方在驗(yàn)收單副聯(lián)上簽收,。

2．收貨控制,。收貨人與驗(yàn)收人及采購(gòu)人職務(wù)應(yīng)當(dāng)分離。收貨人檢查貨物后編制收貨憑證,，連同供應(yīng)商單據(jù)作為附件一起傳遞,。商品入庫(kù)時(shí)要編制入庫(kù)商品清單。

3．倉(cāng)庫(kù)保管,。倉(cāng)庫(kù)管理部門要將已經(jīng)檢驗(yàn)和未檢驗(yàn)的商品進(jìn)行分離存放,。對(duì)倉(cāng)庫(kù)保管中的實(shí)物資產(chǎn)，要對(duì)接近商品人員進(jìn)行授權(quán)審批控制,，任何未經(jīng)授權(quán)的人員不準(zhǔn)接近采購(gòu)商品,，有效防止采購(gòu)商品的濫用和丟失。

3.4 付款控制

付款業(yè)務(wù)程序大致包括申請(qǐng)、審批,、資金支付,、會(huì)計(jì)記錄和資料保管。不相容職務(wù)包括：記錄和支付,，往來(lái)賬管理和資金賬戶管理,、審核和執(zhí)行、審核和記錄等,。

1．付款申請(qǐng),。采購(gòu)部門應(yīng)該嚴(yán)格審核請(qǐng)購(gòu)申請(qǐng)資料、驗(yàn)收入庫(kù)材料,、供應(yīng)商出具的稅費(fèi)和其他的付款材料,，然后才能將采購(gòu)付款通知書傳遞給會(huì)計(jì)和出納人員。

2．采購(gòu)及付款資料的審查,。出納和會(huì)計(jì)人員執(zhí)行采購(gòu)及付款業(yè)務(wù)處理時(shí)要嚴(yán)格審查采購(gòu)合同,、發(fā)票、運(yùn)輸結(jié)算交易所,、驗(yàn)收費(fèi)用票據(jù),、驗(yàn)收入庫(kù)報(bào)告、入庫(kù)單等資料的內(nèi)容是否完整,、業(yè)務(wù)程序是否齊全,、計(jì)算是否準(zhǔn)確、支付金額是否超出了付款權(quán)限等,。

3．會(huì)計(jì)記錄控制。包括應(yīng)付賬款,、應(yīng)付票據(jù),、預(yù)付賬款等業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)處理控制，如憑證的審核,、總賬明細(xì)賬的核對(duì),、與供應(yīng)商的對(duì)賬等。

4．建立嚴(yán)格的退貨,、退款管理制度,，規(guī)范折扣管理。采購(gòu)商品驗(yàn)收發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量或數(shù)量問(wèn)題,，采購(gòu)和驗(yàn)收部門要合作填寫退貨退款通知,，主要內(nèi)容包括：采購(gòu)合同編號(hào)和內(nèi)容摘要、退貨商品數(shù)量質(zhì)量及金額,、退貨原因等,。