很多人使用透視表都是使用其缺省格式，頂多改變一下透視表的字體,，邊框和顏色,。其實(shí)，透視表的格式化有很多講究,，用好了格式化，會(huì)讓你做出很多以前做不出的報(bào)表,，也可以直接在Dashboard中使用透視表作為可視化的一部分,。

這里我們說到的格式化，包括透視表的布局,，配色,，分類字段和值字段的字體字號,，不同分組之間的安排,，不同數(shù)據(jù)內(nèi)容的顯示等等,。Excel提供了大量的手段幫助我們完成透視表的格式化。內(nèi)容比較多,，我們分為幾篇介紹,，今天是第一篇，著重介紹透視表布局及顯示設(shè)置的一些小技巧,，看看這些布局設(shè)置的小技巧是如何幫助我們提升透視表的顏值的,。

下面讓我們進(jìn)入主題

缺省的透視表字段名稱是這樣的：行標(biāo)簽，求和項(xiàng):數(shù)量,，如果最后的報(bào)告中是這樣的內(nèi)容，非常影響展示效果：

有些同學(xué)還沒有嘗試過,，你可以直接在單元格中修改這個(gè)字段名稱：

但是值字段名稱的修改有一個(gè)小陷阱。例如,，我們要修改“求和項(xiàng):數(shù)量”,，首先,，如果你鼠標(biāo)雙擊這個(gè)單元格,，并不會(huì)像其他普通單元格那樣進(jìn)入編輯狀態(tài)，而是會(huì)彈出一個(gè)對話框提示你修改值匯總方式??,。所以,，你要么在編輯欄里修改這個(gè)單元格的內(nèi)容，要么按F2鍵進(jìn)入編輯狀態(tài),。

其次,，比如我們將“求和項(xiàng):數(shù)量”中的“求和項(xiàng):”去掉，只保留數(shù)量,，修改完成，按Enter后退出編輯狀態(tài),，Excel會(huì)彈出一個(gè)對話框：

這個(gè)提示是說你的源數(shù)據(jù)表上已經(jīng)有一個(gè)數(shù)量字段了,，透視表就不能叫這個(gè)名字了。

應(yīng)該怎么辦呢,？改個(gè)名字就好了，比如可以叫做“總數(shù)量”,，或者采用我最經(jīng)常的做法,，加個(gè)空格，叫做“數(shù)量 ”

透視表有3種主要的布局方式：

• 壓縮

• 大綱

• 表格

缺省的透視表都是壓縮格式的：

所謂的壓縮格式是指不管有多少行字段,，它們都會(huì)顯示在一列中。像上面這個(gè)透視表,，產(chǎn)品類別,，產(chǎn)品名稱，銷售日期,，都顯示在A列中,，不同的字段以縮進(jìn)來區(qū)別。同時(shí),，每一行顯示的都是在該行上行字段的匯總,。例如，第一行“芬達(dá)”,，對應(yīng)的匯總數(shù)量就是所有芬達(dá)下面的產(chǎn)品銷售數(shù)量的合計(jì),。

在“數(shù)據(jù)透視表工具-設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡中，點(diǎn)擊“報(bào)表布局”,，第二項(xiàng)就是“以大綱形式顯示”：

點(diǎn)擊該項(xiàng)后,，透視表就顯示為大綱形式：

在大綱布局中,，我們會(huì)看到不同的行標(biāo)簽字段顯示在不同的列中。但是這些行標(biāo)簽字段的列是以類似Word大綱的形式顯示的：每一行只有一列有內(nèi)容,。

在“數(shù)據(jù)透視表工具-設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡中,，點(diǎn)擊“報(bào)表布局”，第三項(xiàng)是“以表格形式顯示”：

點(diǎn)擊后,，透視表就以表格形式顯示：

注意表格形式與大綱形式的區(qū)別：缺省的表格形式每組的第一行是所有的列都有內(nèi)容的。并且與大綱相比,，表格形式的透視表多了一些行：匯總,。例如“芬達(dá) 匯總”，“芬達(dá)蘋果200 匯總”,。

缺省情況下的表格形式不顯示重復(fù)字段。例如,，第一列中第一行是芬達(dá),，在其后所有的芬達(dá)的行中，“芬達(dá)”都是不顯示的,。這個(gè)可以通過在“數(shù)據(jù)透視表工具-設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡中“報(bào)表布局”的后兩個(gè)按鈕控制：

點(diǎn)擊“重復(fù)所有項(xiàng)目標(biāo)簽”，即可顯示所有的行字段標(biāo)簽：

在透視表中,，缺省會(huì)顯示分類匯總：

在任意分類匯總行的行標(biāo)簽字段上點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵,，都會(huì)看到該分類匯總行的字段：

去掉該選項(xiàng)前面的勾選，在透視表中就不顯示該匯總項(xiàng)了：

你可以這樣逐個(gè)行字段進(jìn)行設(shè)置,，去掉所有的分類匯總行,。如果一次行去掉所有的分類匯總行，可以在“數(shù)據(jù)透視表工具-設(shè)計(jì)”中,，點(diǎn)擊“分類匯總”，點(diǎn)擊“不顯示分類匯總”：

點(diǎn)擊后,，所有的分類匯總就不顯示了：

剛才介紹的是不顯示分類匯總的方法,。如果你希望顯示分類匯總的話，Excel讓你可以控制顯示的位置,。

例如,，缺省情況下,，分類匯總顯示在每個(gè)分組的頂部：

在“數(shù)據(jù)透視表工具-設(shè)計(jì)”選顯卡中,，點(diǎn)擊“分類匯總”,，點(diǎn)擊“在組的底部顯示所有分類匯總”：

透視表變成了下面這樣的：

可以看到，在壓縮布局下,，原來在分類行直接顯示匯總結(jié)果,，現(xiàn)在是在每個(gè)分組的下面添加了一個(gè)匯總行。你可以嘗試一下其他布局下的變化,。

在“數(shù)據(jù)透視表工具-設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡中,，點(diǎn)擊“空行”，可以為每個(gè)項(xiàng)目添加一個(gè)空白行：

點(diǎn)擊該按鈕后,，透視表變成下面這樣了：

并不好看！實(shí)際上除了一些特殊情形外,，我們很少這么用,。但是你可以選擇為哪個(gè)分組添加一個(gè)空白行。

在透視表區(qū)域,，選擇“產(chǎn)品”列的任意單元格,，點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，點(diǎn)擊“字段設(shè)置”：

在彈出的對話框中,，“布局和打印”選項(xiàng)卡下,，勾選“在每個(gè)項(xiàng)目標(biāo)簽后插入空行”：

點(diǎn)擊確定后，透視表變成下面這樣：

像這樣在特殊分組下面添加空行的方法,，可以讓報(bào)表更加容易讀懂。

缺省的透視表中是含有總計(jì)的,，有行總計(jì)和列總計(jì),，還有全部的總計(jì)：

有些時(shí)候我們并不希望在報(bào)表中出現(xiàn)總計(jì)項(xiàng)。在“數(shù)據(jù)透視表工具-設(shè)計(jì)”中,，點(diǎn)擊“總計(jì)”,，可以選擇需要顯示和不需要顯示的總計(jì)：

對行和列禁用后，透視表是這樣的：

靈活使用這些功能可以讓我們做出更加專業(yè)的透視表,，也可以讓透視表更加符合我們的需求。

趕緊用起來吧