【原】菜鳥的Excel函數(shù)修煉手冊第1課公式函數(shù)基礎(chǔ)知識(shí)——公式三板斧第一式

Excel學(xué)習(xí)園地 2020-09-16

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Excel基礎(chǔ)學(xué)習(xí)園地

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1.1 一個(gè)概念和六個(gè)符號(hào)

所謂公式三板斧,，是指要想用好公式函數(shù)，必須熟練使用的三項(xiàng)基本功,。

第一式：是一個(gè)符號(hào)的熟練使用,，這個(gè)符號(hào)就是$；

第二式：是兩個(gè)值的熟練使用,，這兩個(gè)值是TRUE和FALSE,；

第三式：是三種數(shù)列構(gòu)造方法的熟練使用，這三種數(shù)列是等差數(shù)列,、循環(huán)數(shù)列和重復(fù)數(shù)列,。

第一個(gè)概念：什么是公式？

其實(shí)很簡單,，在Excel中,，公式就是以等號(hào)（=）開頭的可以得到一個(gè)結(jié)果的表達(dá)式。

例如,，在單元格中輸入=5+3,，回車后就會(huì)看到8，結(jié)果如圖1-1所示,。

圖1-1

六個(gè)符號(hào)：第一個(gè)符號(hào)在上面的例子中已經(jīng)看到了,，就是加號(hào)：“+”。

另外的五個(gè)符號(hào)是：減號(hào)（-）,、乘號(hào)（*）,、除號(hào)（/）,、乘方（^）和百分號(hào)（%）。

在Excel的公式中,，與數(shù)學(xué)算式不同的是,，乘號(hào)（×）用星號(hào)（*）代替，除號(hào)（÷）用斜杠（/）代替,；乘方運(yùn)算用符號(hào)^,，這個(gè)符號(hào)使用shift和6鍵即可輸入。例如,，10的5次方,，數(shù)學(xué)式為：105，Excel中則是：=10^5,。

這六個(gè)符號(hào)中,，百分號(hào)（%）是一個(gè)比較有意思的符號(hào)，看一個(gè)例子：

在C2單元格輸入一個(gè)數(shù)字1200,，在D2單元格輸入公式：=C2%,，回車后可以看到計(jì)算結(jié)果為12，如圖1-2所示,。

圖1-2

這和公式=C2/100的效果相同,，也就是說，一個(gè)%相當(dāng)于將數(shù)字縮小100倍,。那么問題來了,，如果想把一個(gè)數(shù)字縮小一萬倍，用%該怎么寫公式,？

想要學(xué)好函數(shù),，建立自信心是非常重要的，在圖1-3所示的問題中,，大膽的去驗(yàn)證自己的想法，這是你入門的第一步,。

圖1-3

通過以上內(nèi)容,，我們知道了什么公式，還認(rèn)識(shí)了六個(gè)算術(shù)運(yùn)算符,。

算術(shù)運(yùn)算符的用法通過圖1-4可以有更加直觀的理解：

圖1-4

提示：在Excel公式中,，數(shù)學(xué)算式里的中括號(hào)和大括號(hào)一律用小括號(hào)代替，中括號(hào)和大括號(hào)在Excel公式中有其他的含義,，后文會(huì)有詳細(xì)介紹,；公式中的所有符號(hào)請?jiān)谟⑽妮斎肽Ｊ较峦瓿伞?/span>

在Excel中，除了算術(shù)運(yùn)算符之外,，還有一類非常重要的運(yùn)算符：比較運(yùn)算符,。

下一節(jié)內(nèi)容將告訴你：會(huì)做比較也是一門手藝,。

本節(jié)要點(diǎn)：

1. 公式必須以等號(hào)開頭；

2. 在輸入公式時(shí)請關(guān)閉輸入法,，或者切換為英文狀態(tài),；

3. 要敢于測試自己的想法，電腦不會(huì)因?yàn)楣藉e(cuò)誤而損壞,，地球也不會(huì)因?yàn)楣藉e(cuò)誤就不轉(zhuǎn),。

1.2 會(huì)做比較也是一門手藝

上一節(jié)我們知道了算術(shù)運(yùn)算符一共有六個(gè)，非常巧合的是,，比較運(yùn)算符也是六個(gè),，分別是：=（等于）、>（大于） ,、<（小于）>=（大于或等于） ,、<=（小于或等于）、<>（不等號(hào)）

這幾個(gè)符號(hào)的意義很好理解,，需要強(qiáng)調(diào)的是：Excel中,，大于或等于是>=，不是≥,，小于或等于是<=,，不是≤，不等于是<>,，不是≠,。

例如：=(A1<=b1)，=(a1>B1)*10,，=A1=”優(yōu)秀”,，這三個(gè)公式中用到了比較運(yùn)算符，比較運(yùn)算的結(jié)果是邏輯值,，邏輯值的重要性在本書的開頭就說了,，那是三板斧的第二式。

以下通過兩個(gè)實(shí)際案例說明比較運(yùn)算的強(qiáng)大：

示例1：計(jì)算年假,。

僅使用比較運(yùn)算就可以計(jì)算出每個(gè)員工的年假天數(shù),，公式為：

=(C2="是")*(5+(B2="女")*3+(E2>=10)*5+(D2>=40)*2)，結(jié)果如圖1-5所示,。

圖1-5

示例2：天然氣的階梯計(jì)費(fèi)計(jì)算,。

階梯計(jì)費(fèi)也是生活中很常見的一類問題，同樣只用比較運(yùn)算就能完成階梯計(jì)費(fèi)的計(jì)算,，公式為：

=D2*1.7+(D2>300)*(D2-300)*0.3+(D2>500)*(D2-500)*0.5,，結(jié)果如圖1-6所示。

圖1-6

由此可見,，會(huì)做比較確實(shí)是一門手藝,，關(guān)于比較運(yùn)算和邏輯值的原理,，在第2.1.1節(jié)“邏輯值不是從石頭縫里蹦出來的”中會(huì)詳細(xì)介紹，本節(jié)了解比較運(yùn)算符的寫法即可,。

在Excel中,，有一個(gè)專門用來連接數(shù)據(jù)的運(yùn)算符&，這個(gè)符號(hào)使用shift和7鍵輸入,。

動(dòng)手試一下,，A11單元格中輸入：學(xué)習(xí)，B11單元格中輸入：公式函數(shù),，C11單元格中輸入：=A11&B11,，回車后可以看到，這個(gè)公式會(huì)把兩個(gè)單元格的內(nèi)容連接起來,，如圖1-7所示,。

圖1-7

使用&得到的值是文本類型，例如,，公式=3&5可以得到35,，但這個(gè)35是文本類型的數(shù)字。關(guān)于數(shù)字類型的知識(shí)將在第6.6節(jié)“真假數(shù)字”[A1] 中詳細(xì)講解,。

在Excel的公式中,，還有一個(gè)非常重要的符號(hào)，下節(jié)內(nèi)容將為你詳細(xì)介紹這個(gè)Excel中最值錢的符號(hào),。

1.3 最值錢的一個(gè)符號(hào)

使用Shift鍵和4鍵可以得到一個(gè)符號(hào)：$（英文輸入狀態(tài)下操作）,。這個(gè)符號(hào)涉及三個(gè)概念：相對引用、絕對引用和混合引用,。

1.引用

下面介紹一個(gè)在公式中非常重要的概念：引用,。

引用給Excel公式運(yùn)算帶來了極大的便利，在使用公式的過程中無須逐一輸入數(shù)值,，可以直接引用單元格或單元格區(qū)域進(jìn)行計(jì)算,，而且在更改單元格中的數(shù)值時(shí)，公式將自動(dòng)根據(jù)更改后的數(shù)值更新計(jì)算結(jié)果,。例如根據(jù)定價(jià)和降價(jià)比例計(jì)算折扣價(jià)的時(shí)候,，公式為=B2*(1-C2)，B2和C2就是引用,，如圖1-8所示。

圖1-8

當(dāng)定價(jià)或者降價(jià)比例變化時(shí),，我們只需要修改B2或者C2的內(nèi)容,，公式就會(huì)自動(dòng)計(jì)算出最新的折扣價(jià)。例如,，男式外衣定價(jià)從720調(diào)整到680,，降價(jià)比例從25%調(diào)整到20%,，折扣價(jià)會(huì)自動(dòng)計(jì)算出結(jié)果，如圖1-9所示,。

圖1-9

2.相對引用

明白了什么是引用,，再來看什么是相對引用。

在復(fù)制公式時(shí),，公式中引用的單元格會(huì)自動(dòng)改變,，而與復(fù)制到的單元格的相對位置保持不變，這種引用即為“相對引用”,。

在D2單元格輸入公式：=B2*(1-C2),，復(fù)制公式后，查看D5單元格的公式,，可以發(fā)現(xiàn)公式中引用的單元格自動(dòng)從B2,、C2變成了B5、C5,，如圖1-10所示,。

圖1-10

可以顯示公式再查看變化，這樣會(huì)更直觀,，如圖1-11所示,。

圖1-11

記得再次按下顯示公式按鈕，恢復(fù)正常狀態(tài),。

3.絕對引用

在實(shí)際應(yīng)用中,，有時(shí)候需要公式中的引用位置一直保持不變，這就要用到絕對引用,，在圖1-12所示的例子中,，所有商品的降價(jià)比例都要從B12單元格進(jìn)行引用。

圖1-12

要在公式中使用絕對引用,，可以按照以下步驟操作：

（1）在C15單元格輸入：=B15*（1-B12,，如圖1-13所示。

圖1-13

（2）B12單元格要使用絕對引用,，按一下F4鍵（一些鍵盤需要同時(shí)按fn鍵）,，B12會(huì)變成$B$12，再輸入）后按回車鍵,，結(jié)果如圖1-14所示,。

圖1-14

復(fù)制公式后，觀察C18單元格,，與C15單元格比較發(fā)現(xiàn),，公式中引用的B15單元格變成了B18，而$B$12保持不變，如圖1-15所示,。

圖1-15

4.混合引用

除了相對引用和絕對引用,，還有一種“混合引用”。在輸入公式時(shí),，選定公式中的單元格,，重復(fù)按下F4鍵，即可切換絕對引用,、行的絕對引用,、列的絕對引用以及相對引用。

在圖1-16所示的示例中,，存在兩種不同的降價(jià)比例,，計(jì)算折扣價(jià)時(shí)就需要用到混合引用。

圖1-16

要在公式中使用混合引用可以按照以下步驟操作：

（1）在C24單元格輸入=B24,，如圖1-17所示,。

圖1-17

混合引用有兩種方式：固定行或者固定列，具體使用哪種方式對于新手來說是個(gè)難點(diǎn),。

要結(jié)合公式復(fù)制的方向來考慮,，當(dāng)公式向下復(fù)制的時(shí)候，會(huì)變成B25,、B26……當(dāng)公式向右復(fù)制的時(shí)候,，會(huì)變成C24、D24,。由此可知,，需要固定的是列，確保公式在復(fù)制的時(shí)候,，定價(jià)所在的列不會(huì)變化,，因此需要在B前面添加$，可以按三次F4鍵,，直到變成$B24,，如圖1-18所示。

圖1-18

（2）繼續(xù)輸入公式,，=$B24*（1-C22,，如圖1-19所示。

圖1-19

C22又該使用哪種混合引用呢,？向下復(fù)制就會(huì)變成C23,，就不對了，向右復(fù)制變成D22這沒問題,，因此需要固定的是行,，按兩次F4,，直到變成C$22，繼續(xù)輸入）后回車,，如圖1-20所示。

圖1-20

將公式復(fù)制到其他需要計(jì)算的單元格后,，對比C24與D27可以看出混合引用的效果,，如圖1-21所示。

圖1-21

關(guān)于相對引用,、絕對引用和混合引用,，一共有四種形式，如果去死記硬背的話,，很難,！但是只要理解了$這個(gè)符號(hào)的意義，用很簡單的兩句話去記就好了：不管行還是列,，給錢它就不動(dòng),。

本節(jié)介紹了在編輯公式的時(shí)候直接用F4功能鍵切換引用方式，如果是修改已有的公式,，可以根據(jù)實(shí)際需要在合適的位置按Shift和數(shù)字4輸入$即可,。

提示：千萬不要去死記硬背，你可以按照自己的想法去寫公式,，然后橫向和縱向復(fù)制公式后查看結(jié)果是否正確,，如果不正確的話，再去判斷需要固定的是行還是列,，只要搞清楚這個(gè)點(diǎn),，一切都不是問題了。

1.4 再來一個(gè)概念和五個(gè)操作

1.4.1 最重要的概念來了

前3節(jié)學(xué)習(xí)了公式,、運(yùn)算符和引用的概念,，本節(jié)要介紹的是函數(shù)。

在Excel中有大量預(yù)設(shè)的函數(shù),，每個(gè)函數(shù)在使用不同的參數(shù)后都可以得到各種結(jié)果,，函數(shù)可以看作是Excel預(yù)置的公式,，輸入函數(shù)和參數(shù)后,，Excel將自動(dòng)進(jìn)行一系列的運(yùn)算，并得出最終結(jié)果,。

例如：=SUM(A:A),，這個(gè)公式用到了SUM函數(shù)，可以實(shí)現(xiàn)求和功能,。

新手最迫切想知道的問題通常是：函數(shù)在哪里,？怎么輸入函數(shù),？下面介紹三種輸入函數(shù)的方法,。

1.通過“插入函數(shù)”按鈕

通過“插入函數(shù)”按鈕輸入函數(shù)，如圖1-22所示,。在Excel中單擊fx按鈕或者同時(shí)按下Shift鍵和F3功能鍵,，就可以打開“插入函數(shù)”對話框，如圖1-23所示,。選擇全部函數(shù)，找到需要的函數(shù)后,，可以查看函數(shù)說明或者單擊有關(guān)該函數(shù)的幫助,。

圖1-22

圖1-23

2.通過菜單輸入

通過“公式”選項(xiàng)卡，在函數(shù)庫中選擇并輸入函數(shù),，如圖1-24所示,。

圖1-24

3.手工輸入

初學(xué)階段建議使用第一種方法，熟練后可以直接輸入函數(shù),。

要學(xué)習(xí)和使用函數(shù),，就必須了解函數(shù)的結(jié)構(gòu)特點(diǎn)。

函數(shù)的結(jié)構(gòu)：函數(shù)名,，一對括號(hào),，參數(shù)；每個(gè)函數(shù)的參數(shù)數(shù)量不盡相同,，兩個(gè)參數(shù)之間需要用逗號(hào)分開,，如果僅有一個(gè)參數(shù)，就不需要逗號(hào),，也有的函數(shù)是不需要參數(shù)的,。

例如：=NOW()，這個(gè)函數(shù)前面加等號(hào),，可以直接構(gòu)成公式,，得到當(dāng)前日期和時(shí)間，是個(gè)不需要參數(shù)的函數(shù),。

=SUM(A:A,D:D),，這個(gè)函數(shù)有兩個(gè)參數(shù)，即A:A和D:D,，兩個(gè)參數(shù)之間用逗號(hào)分開,，公式得到A列和D列所有數(shù)字之和,。4.公式和函數(shù)的關(guān)系

函數(shù)是公式的一部分，公式中使用不同的函數(shù)可以實(shí)現(xiàn)多種多樣的功能,。公式中除了函數(shù),，還可以使用運(yùn)算符、引用和常量,。常量是不用計(jì)算的值,，如果在公式中使用常量而不是單元格的引用（例如：=30+70+110），則只有在自己更改公式中的常量時(shí)其結(jié)果才會(huì)更改,；漢字、字母,、數(shù)字,、符號(hào)、日期,、時(shí)間這些都可以作為常量,。

在A1單元格輸入一個(gè)1到12之間的數(shù)字，B1單元格輸入一個(gè)1到20之間的數(shù)字,，C1單元格輸入公式： ="今天是"&A1&"月"&B1&"日" ,，可以根據(jù)A1和B1的內(nèi)容得到一句話，如圖1-25所示,。

圖1-25

這個(gè)公式里用了三個(gè)常量（都是漢字的）和兩個(gè)引用（A1和B1）,，還用了文本連接符&。

提示：在公式里（包括函數(shù)里）使用常量時(shí),，只要不是數(shù)字,，常量一律要加雙引號(hào)（是英文狀態(tài)的）。

1.4.2 公式操作第一式：批量創(chuàng)建公式

示例：需要計(jì)算出每名業(yè)務(wù)員四個(gè)季度的完成率,，公式很簡單,，直接在D3單元格輸入：=C3/B3即可，如圖1-26所示,?？墒沁@么多地方都要用公式，怎么才能一次就創(chuàng)建所有的公式呢,？

圖1-26

下面講解操作步驟：

（1）選擇數(shù)據(jù)區(qū)域,，如圖1-27所示。

圖1-27

（2）按下Ctrl G 組合鍵（或者F5功能鍵）,，打開“定位”對話框,，單擊“定位條件”按鈕，如圖1-28所示,。選擇“空值”后單擊“確定”按鈕,，如圖1-29所示,。

圖1-28

圖1-29

可以看到，所有需要填寫公式的單元格都被選中了,，接下來不要單擊表格的任何位置,，直接輸入公式：=C3/B3。

見證奇跡的時(shí)刻到了,，請你按住Ctrl鍵再按下回車鍵,，所有的公式一次完成輸入，如圖1-30所示,。

圖1-30

最后請你同時(shí)按住Ctrl和shift鍵,，再按下數(shù)字5鍵，完成率就會(huì)以百分比的形式呈現(xiàn),，如圖1-31所示,。

圖1-31

1.4.3 公式操作第二式：快速復(fù)制公式

示例：要計(jì)算每個(gè)學(xué)生的總分和平均分，總分：=B2+C2+D2,；平均分：=E2/3,，如圖1-32所示。

圖1-32

與上一節(jié)示例的區(qū)別在于,，總分和平均分使用的公式不同,，顯然不能一次完成所有的公式創(chuàng)建，遇到這種情況,，就需要掌握快速復(fù)制公式的技能了,。準(zhǔn)備好了就一起操作：

首先需要在每一列寫出第一個(gè)公式，然后將鼠標(biāo)放置于公式所在單元格的右下角,，當(dāng)光標(biāo)變成“?”時(shí),，雙擊鼠標(biāo)左鍵就可以完成整列公式的復(fù)制，如圖1-33所示,。

圖1-33

用同樣的方法可以完成平均分的計(jì)算,，完成后的效果如圖1-34所示。

圖1-34

提示：還可以將總分與平均分的第一個(gè)公式寫完后同時(shí)選中,，雙擊填充柄,，一次完成兩列公式的復(fù)制。

1.4.4 公式操作第三式：批量修改公式

掌握了批量創(chuàng)建公式和快速復(fù)制公式的你是不是覺得很有成就感,，先別急著開心,，看看假如你遇到下面這種情形會(huì)如何去處理。

示例：圖1-35是一張已經(jīng)完成了公式編輯的表格,，原定的傭金比例是18%,，傭金的計(jì)算公式是=B2*18%。現(xiàn)在要把傭金比例調(diào)整為15%,，這就需要將所有的傭金計(jì)算公式進(jìn)行修改,。接下來要學(xué)習(xí)如何批量修改公式的技能,。

圖1-35

首先要使用定位功能。按下Ctrl G組合鍵（或F5功能鍵）打開“定位”對話框,，單擊“定位條件”按鈕,，彈出“定位條件”對話框，選擇“公式”單選項(xiàng)后單擊“確定”按鈕,，如圖1-36所示,。

圖1-36

有公式的單元格都被選中了，不要點(diǎn)擊任何位置,，直接按下Ctrl h組合鍵打開查找替換對話框,，在【查找內(nèi)容】中輸入18%，【替換為】中輸入15%,，點(diǎn)一下全部替換,，如圖1-37所示。

圖1-37

所有公式一次完成修改,，結(jié)果如圖1-38所示:

圖1-38

1.4.5 公式操作第四式：隱藏和保護(hù)公式

在使用公式的時(shí)候，會(huì)有顯示公式和隱藏公式的需要,，顯示公式的方法在1.3節(jié)已經(jīng)介紹了,，本節(jié)重點(diǎn)介紹隱藏公式的方法。

要隱藏公式只需要三步就能實(shí)現(xiàn),，第一步：使用定位功能選中公式所在的單元格（具體操作步驟參閱1.4.4節(jié)內(nèi)容）,，打開設(shè)置單元格格式，如圖1-39所示,。

圖1-39

第二步：在設(shè)置單元格格式對話框中,，選中保護(hù)選項(xiàng)卡，鎖定和隱藏兩項(xiàng)前面都打上勾,，點(diǎn)擊確定,，如圖1-40所示。

圖1-40

第三步：打開審閱選項(xiàng)卡,，點(diǎn)擊保護(hù)工作表,，根據(jù)自己的需要填寫密碼（不填也可），點(diǎn)擊確定,，如圖1-41所示,。

圖1-41

經(jīng)過這三步設(shè)置，在編輯欄就無法看到公式了,，效果如圖1-42所示,。

圖1-42

雙擊公式所在的單元格時(shí)會(huì)彈出對話框，禁止修改公式,，效果如圖1-43所示,。

圖1-43

這樣就實(shí)現(xiàn)了隱藏和保護(hù)公式的目的,，如果需要修改公式是，點(diǎn)擊撤銷保護(hù)工作表按鈕即可,，如圖1-44所示,。

圖1-44

1.4.6 公式操作第五式：批量刪除公式

刪除公式也是很常見的一種操作，刪除有兩種形式：

1.僅刪除公式但保留公式的計(jì)算結(jié)果,，可以選擇數(shù)據(jù)區(qū)域,，復(fù)制，然后點(diǎn)右鍵,，點(diǎn)擊選擇性粘貼數(shù)值選項(xiàng)即可,，如圖1-45所示。

圖1-45

2．刪除公式,，同時(shí)刪除結(jié)果,，可以使用定位功能選擇公式所在單元格，然后按del鍵或者點(diǎn)右鍵,，點(diǎn)擊清除內(nèi)容即可,，如圖1-46所示。

圖1-46

1.5 給你三件救命法寶

1.5.1 F9大法

在使用Excel操作復(fù)雜公式的時(shí)候,，有時(shí)需要對公式的每一步進(jìn)行計(jì)算,，以便分析公式的原理或者排除公式中錯(cuò)誤。此時(shí)可以使用F9功能鍵,，Excel會(huì)將公式中的一部分結(jié)果顯示出來,。

例如公式=B2+C2+D2中，想要看到C2+D2這部分的結(jié)果,，可以在編輯欄中選中這部分,，可以看到選中的部分是被抹黑的效果，如圖1-47所示,。

圖1-47

此時(shí)按下F9鍵（部分鍵盤或者筆記本需要同時(shí)按下fn鍵）,，就可以看到抹黑部分的結(jié)果了，如圖1-48所示,。

圖1-48

若希望返回運(yùn)算前的公式段狀態(tài),，只需要按下Ctrl Z組合鍵來撤銷或者按下ESC鍵取消操作即可。

F9鍵是必須掌握的功能鍵,，在實(shí)際工作中應(yīng)用的意義在于能提升函數(shù)公式的閱讀能力,，其功能類似于閱讀外文資料時(shí)的翻譯工具。只有在具備一定的函數(shù)公式閱讀理解能力之后,，才能將函數(shù)高手寫的那些好思路運(yùn)用到自己的工作中去,。

1.5.2 公式求值

除了使用F9鍵，也可以通過公式求值這個(gè)功能了解公式每一步的計(jì)算結(jié)果，公式求值的位置如圖1-49所示,。

圖1-49

圖1-50是一個(gè)完整的公式求值過程,。

圖1-50

和F9的區(qū)別在于，使用公式求值是按照公式的計(jì)算順序一步一步展示結(jié)果的,，而F9只是對我們希望看到的部分才顯示結(jié)果,。

在某些情況中，執(zhí)行計(jì)算的次序會(huì)影響公式的返回值,，因此,，了解如何確定計(jì)算次序以及如何更改次序以獲得所需結(jié)果非常重要。

如果一個(gè)公式中有若干個(gè)運(yùn)算符,，Excel將按圖1-51中的次序進(jìn)行計(jì)算,。如果一個(gè)公式中的若干個(gè)運(yùn)算符具有相同的優(yōu)先順序（例如，如果一個(gè)公式中既有乘號(hào)又有除號(hào)）,，Excel 將從左到右進(jìn)行計(jì)算,。

圖1-51

若要更改計(jì)算順序，就要把先計(jì)算的部分用括號(hào)括起來,。

例如,，公式=5+2*3的結(jié)果是11，因?yàn)镋xcel先進(jìn)行乘法運(yùn)算后進(jìn)行加法運(yùn)算,。將2與3相乘,，然后再加上5，即得到結(jié)果,。

但是，如果用括號(hào)對該公式進(jìn)行更改為=(5+2)*3,，Excel將先求出5加2之和,，再用結(jié)果乘以3得21。