所有的活動(dòng)都可以看做一個(gè)項(xiàng)目來(lái)管理。在企業(yè)中更是這樣,。
　　所以項(xiàng)目管理平臺(tái),，對(duì)于任何一個(gè)高科技企業(yè)來(lái)講都是必不可少的。
　　OpenProject（以下簡(jiǎn)稱OP）就是一個(gè)不錯(cuò)的項(xiàng)目管理平臺(tái),，軟件開(kāi)源,，文檔齊備,。對(duì)于大多中小型公司來(lái)講，免費(fèi)版也已經(jīng)足以滿足工作要求,。最新版本的OP還對(duì)手機(jī)小屏幕的瀏覽進(jìn)行了優(yōu)化,，完全可以做到使用手機(jī)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行管理。

建立賬號(hào)

        作為企業(yè)管理中私密性比較強(qiáng)的一類,，OP用戶賬號(hào)的建立需要由管理員完成,。
　　其中的賬戶實(shí)際只有普通用戶和管理員兩種，后者有權(quán)限對(duì)OP系統(tǒng)的設(shè)置進(jìn)行維護(hù)和調(diào)整,。前者則是正常的項(xiàng)目管理使用賬戶,。
　　項(xiàng)目管理賬戶在具體項(xiàng)目中可以體現(xiàn)為不同的身份，這個(gè)后面我們?cè)僦v,。

首頁(yè)和登錄

        OP系統(tǒng)頁(yè)面都是可以定制的,，也可以選擇默認(rèn)語(yǔ)言。使用出廠設(shè)置的情況下,，通常首頁(yè)語(yǔ)言是你電腦操作系統(tǒng)使用的語(yǔ)言,。首頁(yè)有項(xiàng)目的瀏覽功能，但是這里可以出現(xiàn)的項(xiàng)目,，都是在建立項(xiàng)目時(shí)指定為“公開(kāi)”的項(xiàng)目,。
　　右上角點(diǎn)擊“Sign In”按鈕可以出現(xiàn)登錄框,，登錄框出現(xiàn)后,，鼠標(biāo)不要移到其它網(wǎng)頁(yè)菜單欄位置，不然登錄框又會(huì)消失,。

OP設(shè)計(jì)思想和工作原則

        OP定位是一個(gè)項(xiàng)目管理全流程的產(chǎn)品,，可以管理從立項(xiàng)到完成的完整生命期。
　　在OP管理下的項(xiàng)目和人,，基本都處于“任務(wù)驅(qū)動(dòng)”的工作模式下,。
　　因此就類似平常使用Email系統(tǒng)那樣，每天一上班,，OP頁(yè)面就處于打開(kāi)狀態(tài),。隨時(shí)響應(yīng)、處理,、并更新每一項(xiàng)任務(wù),。
　　雖然OP設(shè)計(jì)可以將所有的時(shí)間轉(zhuǎn)發(fā)到Email，但通常的主要項(xiàng)目執(zhí)行人員,，會(huì)不斷的被大量任務(wù)郵件淹沒(méi),，最終還是直接工作在OP頁(yè)面上更方便。

建立新項(xiàng)目

        首頁(yè)上,，還有頁(yè)面左上角的下拉菜單中,，都有新建項(xiàng)目的按鈕,。
　　項(xiàng)目名稱必須以“標(biāo)識(shí)符”開(kāi)頭，標(biāo)識(shí)符是以小寫(xiě)字母開(kāi)頭,，只包含小寫(xiě)字母,、數(shù)字、下劃線和短劃線,。這跟通常企業(yè)的檔案管理要求是吻合的,，便于項(xiàng)目的管理和歸檔。之后可以使用中文或者你喜歡的語(yǔ)言,，給項(xiàng)目起一個(gè)簡(jiǎn)潔易懂的名稱,。
　　項(xiàng)目的描述是對(duì)項(xiàng)目進(jìn)一步的解釋。
　　之后的“標(biāo)識(shí)符”一欄,，通常能自動(dòng)從項(xiàng)目名稱中提取,，如果提取的不滿意，可以自己修改一下,。
　　項(xiàng)目的類型默認(rèn)有兩種,，這個(gè)可以由管理員，根據(jù)團(tuán)隊(duì)的實(shí)際情況增減,。這個(gè)類型并不影響OP對(duì)項(xiàng)目的具體處理,，主要是提醒項(xiàng)目成員，根據(jù)企業(yè)的文化,、共識(shí),、習(xí)慣，選擇何種方式對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行管理,。
　　默認(rèn)的兩種類型,，Standard project是指標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)目；Scrum team一般是指當(dāng)前比較流行的敏捷開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)管理模式,。
　　最后的“公開(kāi)”選項(xiàng),，就是指項(xiàng)目是否在首頁(yè)、不需要登錄就能供查看,。
　　這部分介紹的比較詳細(xì)是因?yàn)槲覀儎倓偨佑|OP,實(shí)際上除了項(xiàng)目名稱,，都是可以不填寫(xiě)或者使用默認(rèn)值的。
　　完成項(xiàng)目的創(chuàng)建后,，在左上角下拉菜單里面項(xiàng)目的列表里就能查看到項(xiàng)目,。對(duì)于新項(xiàng)目，一般還有兩件事情需要做：
　　選擇左下角“項(xiàng)目設(shè)置”菜單,，屏幕右側(cè),，選擇Tab中的第二列“模塊”，在其中勾選在本項(xiàng)目中需要使用的工具,。這些工具包含：

• Backlogs: 未完成工作的列表,，可以理解為項(xiàng)目級(jí)別上的todo list,。

• Cost control: 對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行成本管理，成本管理主要包括人員成本,、設(shè)備成本和現(xiàn)金成本,。（當(dāng)然項(xiàng)目管理本身默認(rèn)包含了時(shí)間成本）

• Cost reports: 形成項(xiàng)目成本報(bào)告。

• Documents: 允許你上傳項(xiàng)目文檔,，并對(duì)文檔進(jìn)行分類管理,。

• Meetings: 項(xiàng)目的會(huì)議信息，通常是起到會(huì)議通知的作用,，并可以成為項(xiàng)目的溝通記錄,。

• 代碼庫(kù): 支持SNV/GIT兩種版本化的代碼管理工具。

• 工作報(bào)告跟蹤：這是整個(gè)項(xiàng)目管理的核心

• 新聞：通常是項(xiàng)目組相關(guān)的內(nèi)部消息發(fā)布,。

• 日歷：相當(dāng)于形成項(xiàng)目維度的日常工作計(jì)劃,。

• 時(shí)間線：形成項(xiàng)目的甘特圖。這個(gè)模塊是我比較喜歡的,，不過(guò)官方已經(jīng)計(jì)劃使用工作包中的時(shí)間線工具替代掉了,，并計(jì)劃于8.0版本中取消此功能。希望到時(shí)候工作包中的時(shí)間線也能擁有這樣方便的定制能力吧,。

• 時(shí)間跟蹤：用于在用戶活動(dòng)中統(tǒng)計(jì)時(shí)間的消耗,。

• 活動(dòng)：這是對(duì)于管理人員比較有用的一個(gè)模塊，用于實(shí)施了解到項(xiàng)目的具體工作,，跟工作包的管理方式相比更微觀,。

• 維基：用于發(fā)布項(xiàng)目的最新進(jìn)展、技術(shù)積累或者觀點(diǎn)等內(nèi)容,，是項(xiàng)目的博客,，通常的項(xiàng)目都是用于對(duì)項(xiàng)目組外的溝通,。

• 論壇：通常用于項(xiàng)目組內(nèi)的溝通,、討論及知識(shí)積累。

        這些功能模塊,，根據(jù)項(xiàng)目的需求自主添加,，理論上越多越好，但對(duì)于小項(xiàng)目,，過(guò)多的模塊會(huì)顯著的分散工作人員的注意力,，起到反面的作用。
　　另外一個(gè)必要的項(xiàng)目設(shè)置是Tab中的第四項(xiàng)：版本,。國(guó)內(nèi)軟件開(kāi)發(fā)通常缺乏版本化的管理和規(guī)劃,，但實(shí)際上幾乎沒(méi)有軟件不需要版本化的管理，所以強(qiáng)烈建議你在新建項(xiàng)目時(shí)就在這里建立最初的版本計(jì)劃,。
　　一個(gè)比較特殊的用法是敏捷開(kāi)發(fā)中的Sprint（沖刺）概念,，可以在工作類型中添加（后面會(huì)介紹）,。但更貼切的一個(gè)方式是把項(xiàng)目劃分的足夠小，然后用Sprint版本的方式來(lái)管理,。

　　項(xiàng)目可以添加項(xiàng)目成員,，默認(rèn)的身份是Member，就是普通工作人員,，也可以指定為項(xiàng)目管理員,，就是中國(guó)俗稱的項(xiàng)目經(jīng)理。
　　每個(gè)項(xiàng)目成員都可以指定成員的Cost,，這是指在這個(gè)項(xiàng)目中,，該成員的成本是多少。換言之,，每個(gè)不同的項(xiàng)目,，同樣的人，可以有不同的成本,，這是合理的,。因?yàn)轫?xiàng)目不同、崗位不同,、參與度不同,，當(dāng)然都會(huì)帶來(lái)人員成本的不同。
　　(貨幣符號(hào)當(dāng)前版本尚不支持修改,，請(qǐng)?jiān)趫F(tuán)隊(duì)中自行規(guī)定使用方式,，比如直接把歐元符號(hào)當(dāng)做人民幣。)
　　其他的合法用戶,，不是項(xiàng)目成員,，也不是項(xiàng)目管理員，則自動(dòng)成為Reader角色,，就是可以了解項(xiàng)目,，但不能參與和修改項(xiàng)目。
　　那么更高要求的保密項(xiàng)目怎么辦,？這個(gè)在OP中并沒(méi)有給出特別的處理,。通常來(lái)說(shuō)，反正是一個(gè)免費(fèi)的系統(tǒng),，服務(wù)器的需求又不高,，需要保密的系統(tǒng)單獨(dú)部署一套就好了。
　　

項(xiàng)目任務(wù)的添加

        項(xiàng)目建立后,，可以根據(jù)具體工作,，向項(xiàng)目中添加具體的任務(wù)條目。
　　在OP中,，項(xiàng)目條目是分類型進(jìn)行管理的,，這個(gè)類型可以在項(xiàng)目設(shè)置中增減和修改,，但通常直接使用默認(rèn)的7種類型已經(jīng)可以滿足大多項(xiàng)目。這其中類型分別是：

• Task: 通常意義上的任務(wù),。

• Milestore: 里程碑,，指項(xiàng)目的階段成果。

• Phase: 階段,。

• Feature: 產(chǎn)品特征,。

• Epic: 史詩(shī)，其實(shí)就是大的用戶故事,。

• User story: 用戶故事,。

• Bug: 故障、缺陷,。

        這些類型,，要根據(jù)自己團(tuán)隊(duì)的習(xí)慣來(lái)選擇，或者再設(shè)置增減,。作為一個(gè)通用的軟件平臺(tái),，OP肯定提供了多于一般需求的重復(fù)、或者類似的類型,，不加區(qū)分的在一個(gè)項(xiàng)目中使用往往會(huì)導(dǎo)致成員的困惑,。
　　這些類型的重要之處是，對(duì)于每一個(gè)不同的類型,，會(huì)有不同的工作流程與之相對(duì)應(yīng),。Bug是在各種項(xiàng)目管理流派中歧義最少的概念，我們以Bug為例,，可以有如下的工作（或者工作狀態(tài)）：

• New: 測(cè)試人員提交一個(gè)新Bug,。

• Confirmed: 開(kāi)發(fā)人員確認(rèn)這是一個(gè)Bug。

• In development: 正常開(kāi)發(fā)解決這個(gè)Bug,。

• Developed: 開(kāi)發(fā)已經(jīng)完成

• In Testing: 正在測(cè)試Bug是否仍然存在,。

• Tested: 測(cè)試結(jié)束。

• Test failed: 測(cè)試失?。ㄍǔＶ窧ug仍未解決,。本Bug解決了,，又導(dǎo)致了新Bug一般需要溝通,，也有可能會(huì)新申報(bào)一個(gè)Bug)

• Closed: 問(wèn)題解決，Bug流程關(guān)閉,。

• On hold: 本問(wèn)題存在,，但因技術(shù)限制、資源限制,、項(xiàng)目版本限制無(wú)法解決,，暫時(shí)存檔,，將來(lái)會(huì)解決。

• Rejected: 駁回,，經(jīng)開(kāi)發(fā)人員確認(rèn)這不是Bug,。

        關(guān)于對(duì)于某一工作類型的工作流設(shè)置，需要由系統(tǒng)管理員在系統(tǒng)設(shè)置中修改,。此外項(xiàng)目管理對(duì)于項(xiàng)目類型的增減,，實(shí)際也是在系統(tǒng)管理員設(shè)置的多種工作類型范圍內(nèi)進(jìn)行增減。
　　繼續(xù)說(shuō)項(xiàng)目任務(wù)的添加,。對(duì)于每個(gè)任務(wù),，指定任務(wù)的執(zhí)行人（指定人）和責(zé)任人是很重要的，因?yàn)轫?xiàng)目管理的核心是對(duì)人力資源的調(diào)配,。執(zhí)行人跟責(zé)任人可以是同一個(gè)人,，也可以不是。兩者的區(qū)別可以參考《完全責(zé)任觀》課程或者《當(dāng)責(zé)》暢銷書(shū),。
　　項(xiàng)目管理的另外一個(gè)重要維度是時(shí)間,，所以雖然新建一個(gè)項(xiàng)目和新建一個(gè)任務(wù)，有很多字段都可以空缺,，但時(shí)間指標(biāo)還是一定要填寫(xiě)的,。OP支持絕對(duì)進(jìn)度和相對(duì)進(jìn)度兩種時(shí)間跟蹤方式，前者指類似“本項(xiàng)目預(yù)計(jì)32個(gè)工時(shí)完成”,，后者則指好像“本項(xiàng)目計(jì)劃8月10日開(kāi)始,，到8月20日完成”。兩種方式都可以根據(jù)自己團(tuán)隊(duì)特點(diǎn)選用,，但一般不需要都用,，否則計(jì)劃調(diào)整時(shí)候，每個(gè)項(xiàng)目都需要通過(guò)計(jì)算填寫(xiě)兩次,。因?yàn)榇蠖嗟捻?xiàng)目計(jì)劃都需要輸出甘特圖,，所以建議使用日期計(jì)劃的方式。（僅供參考,，我也見(jiàn)過(guò)很多規(guī)范的項(xiàng)目計(jì)劃是兩者都列出來(lái)）,。
　　此外就是剛才說(shuō)過(guò)的版本化管理，每個(gè)新建任務(wù),，除非是共有性的,，否則盡量從屬于某一個(gè)版本。而且這樣分配,，很多先進(jìn)的特征,，比如路線圖管理，才能幫你自動(dòng)的生成一些報(bào)告。
　　任務(wù)條目可以上傳文檔,，用于描述更詳細(xì)的內(nèi)容,，比如開(kāi)發(fā)需求文檔。理論上講這個(gè)文檔可以使任意格式,。但通常的習(xí)慣,，這個(gè)文檔主要供閱讀使用，所以最好是pdf之類,，直接可以在網(wǎng)頁(yè)打開(kāi)的文檔,。而可以編輯的版本歸類到源代碼進(jìn)行版本化管理或者文檔共享模塊中管理。
　　任務(wù)條目建立后,，在項(xiàng)目列表中就會(huì)出現(xiàn)該項(xiàng)內(nèi)容,，點(diǎn)擊列表最后的“！”圖標(biāo),，可以查看條目的詳細(xì)內(nèi)容及再次編輯和工作狀態(tài)更新,。在最上面Tab條中的“關(guān)系”一欄，可以設(shè)置項(xiàng)目的前置項(xiàng)和后置項(xiàng),。對(duì)于很多強(qiáng)合作類的項(xiàng)目中,，這個(gè)設(shè)置是很必要的。否則會(huì)出現(xiàn),，本來(lái)B任務(wù)需要等待A任務(wù)的結(jié)果才能執(zhí)行,，但甘特圖中，A與B并列的情況,。
　　

日常執(zhí)行工作

        執(zhí)行工作通常都圍繞著工作包這個(gè)模塊進(jìn)行,，當(dāng)然實(shí)際上很多其它維度的瀏覽界面中也能進(jìn)行。比如對(duì)于任意一個(gè)具體的工作人員,，每次登陸后的首頁(yè)中,，就有了大部分涉及到他自己的工作項(xiàng)目。
　　工作人員只需要根據(jù)具體條目的內(nèi)容,，完成自己的工作,，隨后在條目的狀態(tài)一欄修改項(xiàng)目的進(jìn)展?fàn)顟B(tài)，就可以讓項(xiàng)目的整體進(jìn)展更新,。
　　注意強(qiáng)調(diào)一下,，在一個(gè)規(guī)劃很好的項(xiàng)目中，通常項(xiàng)目和項(xiàng)目?jī)?nèi)容建立后,，是不需要進(jìn)行大量修改的,。日常的工作都是只需要更新項(xiàng)目的狀態(tài)和補(bǔ)充上傳項(xiàng)目的文檔、代碼即可,。
　　如果一個(gè)項(xiàng)目在執(zhí)行過(guò)程中需要不斷的調(diào)整項(xiàng)目的內(nèi)容,、項(xiàng)目設(shè)置,、修改具體條目的內(nèi)容和時(shí)間計(jì)劃,，只能說(shuō)項(xiàng)目從立項(xiàng)的規(guī)劃就存在了大量問(wèn)題,。
　　項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中的溝通協(xié)調(diào)，是通過(guò)論壇,、WIKI,、新聞、會(huì)議的形式來(lái)完成的,。項(xiàng)目成員都應(yīng)當(dāng)養(yǎng)成每天定時(shí)查看項(xiàng)目信息的習(xí)慣,，特別是為了避免大量的垃圾郵件而關(guān)閉了郵件通知的情況下。
　　

日常管理工作

        項(xiàng)目日常的管理工作同執(zhí)行工作可能類似,，但更多的在于使用OP的多個(gè)維度的瀏覽或者報(bào)表,，對(duì)項(xiàng)目的內(nèi)容和執(zhí)行情況進(jìn)行把控、分析,。從中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,，隨后對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行具體的溝通、協(xié)調(diào)或者輔導(dǎo),。
　　也較多會(huì)對(duì)項(xiàng)目的具體內(nèi)容和項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整的情況,。
　　通常是因?yàn)椋趪?guó)內(nèi)的開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)中,，雖然是由項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)大家進(jìn)行任務(wù)安排,，但隨后是由具體執(zhí)行人員完成文檔工作和指定執(zhí)行計(jì)劃。
　　如果項(xiàng)目經(jīng)理認(rèn)為執(zhí)行人員的理解有偏差,，或者計(jì)劃制定的有缺陷,，項(xiàng)目經(jīng)理也會(huì)直接對(duì)已經(jīng)存在的條目進(jìn)行編輯修改。但請(qǐng)注意,，這種修改,，通常要在線下的溝通完成之后。以免發(fā)生管理層面的誤會(huì),。
　　這些工作內(nèi)容,，因?yàn)橥ǔ６际窃诰€下進(jìn)行，所以在OP平臺(tái)上往往并不會(huì)留下痕跡,。但正因如此,，管理人員一定要督促自己通過(guò)OP平臺(tái)對(duì)項(xiàng)目的細(xì)節(jié)進(jìn)行掌控，避免出現(xiàn)具體工作人員已經(jīng)在平臺(tái)上對(duì)項(xiàng)目狀態(tài)進(jìn)行了更新,，或者發(fā)布了論壇求助信息,，而得不到響應(yīng)的事情。
　　本應(yīng)雙向的信息得不到響應(yīng),，或者線上線下需要兩次溝通,，都會(huì)影響項(xiàng)目執(zhí)行人員的心情和工作狀態(tài),。
　　

參考資料

OpenProject官網(wǎng)
OpenProject使用文檔